CGN - Instructivo No. 001 de 2019

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN INSTRUCTIVO No. 001 (17 de diciembre de 2019} REPRESENTANTES LEGALES Y OTROS DIRECTIVOS, JEFES DE ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LAS ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS DE LOS NIVELES NACIONAL Y TERRITORIAL REFERENCIA: Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable.

Respetados señores: Este Despacho, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, seguidamente se permite impartir las instrucciones generales que deben seguir las entidades sujetas al Régimen de Contabilidad Pública (RCP), con el propósito de que se garantice la realización de las actividades administrativas, operativas, técnicas y contables para un exitoso cierre del periodo contable 2019 y el respectivo reporte de la información financiera a la Contaduría General de la Nación {CGN). Lo anterior, sin perjuicio de que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo y que se deriven de la correcta y completa aplicación del RCP, en especial lo establecido en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, incorporado mediante la Resolución 193 de 2016.

Las instrucciones que se imparten aplican a todas las entidades públicas sujetas al ámbito del Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en el respectivo Marco Normativo, es decir, en las siguientes resoluciones y sus respectivas modificatorias: Resolución 533 de 2015, para Entidades de Gobierno; Resolución 461 de 2017, para Entidades en Liquidación;

Normativo, es decir, en las siguientes resoluciones y sus respectivas modificatorias: Resolución 533 de 2015, para Entidades de Gobierno; Resolución 461 de 2017, para Entidades en Liquidación; Resolución 037 de 2017, para las Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público; así como lo establecido en la Resolución 414 de 2014, observable por las Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni AdministranContinuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntas del p_roceso contable". Ahorro del Público, incluidas las sociedades de economía mixta de que trata el parágrafo 2 del artículo 22 de dicha Resolución.

l. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE CONTABLE DEL AÑO 2019

Con el propósito de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable, las directivas de las entidades sujetas al RCP adoptarán las estrategias administrativas necesarias para promover y facilitar todas las actividades operativas requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos económicos, así como todo el apoyo técnico y logístico necesarios para un adecuado y exitoso cierre del periodo contable del año 2019. 1.1. Actividades administrativas 1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar Las acciones administrativas que la entidad debe adelantar para la finalización del periodo contable entre otras, son: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos

1.1. Actividades administrativas 1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar Las acciones administrativas que la entidad debe adelantar para la finalización del periodo contable entre otras, son: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, y anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas. Adicionalmente, en relación con el control interno contable, las entidades públicas verificarán la realización de las gestiones administrativas contempladas en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016. 1.1.2. Flujo de información Atendiendo las políticas de operación, la entidad deberá establecer todas aquellas acciones y estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable. Esto con el propósito de garantizar el reconocimiento y revelación de la totalidad de los hechos económicos, los que deberán estar debidamente soportados. 1.1.3. Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP} Las entidades sujetas al RCP garantizarán que, a la fecha de reporte con corte a 31 de diciembre, se encuentren debidamente actualizados en el Sistema CHIP los datos sobre los responsables de la información contable, así como aquellos básicos y complementarios de la entidad. Para ello, ingresarán a la página www.chip.gov.co con su respectivo usuario y contraseña, a las opciones:

se encuentren debidamente actualizados en el Sistema CHIP los datos sobre los responsables de la información contable, así como aquellos básicos y complementarios de la entidad. Para ello, ingresarán a la página www.chip.gov.co con su respectivo usuario y contraseña, a las opciones: Datos de la entidad/Datos básicos/Datos complementarios/Responsables y actualizarán todos los campos que hayan tenido cambios, se deberá suministrar la dirección, correos electrónicos y números telefónicos institucionales. Para los casos en que aplique, las entidades verificarán que la tabla de composición patrimonial se encuentre debidamente actualizada. Página No. 2 de 33Continuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del período contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable". Así mismo estas incorporarán en la información el código postal de la entidad, conforme a lo dispuesto en el Decreto 0852 de 2013 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El procedimiento de actualización de la información básica en el Sistema CHIP se adelantará cuando se presenten modificaciones en la información registrada. 1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable 1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes Previo a la realización de1·· cierre contable, se tendrán en cuenta, entre otros asuntos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, deterioros y amortizaciones; reconocimiento y revelación de activos y pasivos por impuesto diferido y de pasivos pensionales, regulados en los respectivos marcos normativos. También se garantizará el

las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, deterioros y amortizaciones; reconocimiento y revelación de activos y pasivos por impuesto diferido y de pasivos pensionales, regulados en los respectivos marcos normativos. También se garantizará el reconocimiento o revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica y/o por la dependencia encargada de valorar los riesgos en la respectiva entidad, aplicando para el efecto, el marco normativo de contabilidad correspondiente. Igualmente, en relación con los activos, se revisará el valor residual, la vida útil y el método de depreciación y amortización, si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio, así como garantizar de manera completa la revelación a que haya lugar. Las entidades también deberán efectuar la depuración de las cuentas de orden y acopiar la información suficiente para la preparé!ción de las notas a los estados financieros. 1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable Previo a la realización del proceso de cierre contable de 2019 y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuarán las respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás áreas proveedoras de información para lograr la integridad de este proceso. Lo anterior, de acuerdo con las disposiciones señaladas en fos

tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás áreas proveedoras de información para lograr la integridad de este proceso. Lo anterior, de acuerdo con las disposiciones señaladas en fos numerales 3.2.14 Análisis, verificación y conciliación de información y 3.2.16 Cierre contable, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016. 1.2.3. Ajuste de saldos de beneficios a empleados Las entidades públicas revisarán y, si es el caso, ajustarán los saldos por beneficios a los empleados a corto plazo, a largo plazo, posempleo y por terminación del vínculo laboral para que estos reflejen el valor de la obligación por dichos conceptos. Para tal efecto, se tendrá en cuenta lo establecido en la Norma de beneficios a los empleados, del marco normativo respectivo y, cuando corresponda, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con el pasivo pensiona! y con los recursos que lo financian. Página No. 3 de 33Continuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable". 1.2.4. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soportes idóneos Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas necesarias para con ello poder determinar y garantizar la veracidad de los saldos presentados en los estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones, así como la efistencia de los documentos

Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas necesarias para con ello poder determinar y garantizar la veracidad de los saldos presentados en los estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones, así como la efistencia de los documentos soportes idóneos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.2.3. 1-Soportes documentales; 3.2.11-lndívídualización de bienes, derechos y obligaciones; 3.2.12Reconocímiento de estimaciones; 3.2.13-Actualízación de los valores y 3.2.15-Depuración contable permanente y sostenible; del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a fa Resolución 193 de 2016. 1.2.5. Costos de Producción Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN realizarán a 31 de diciembre, el traslado de los costos al inventarío o al costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente; luego, efectuarán el cierre de estas cuentas debitando la subcuenta "Traslado de costos (Cr}" y acreditando las subcuentas que registran los diferentes conceptos de costos de producción de la cuenta que corresponda. 1.2.6. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos Con el fin de cumplir a cabalídad con el Principio de Devengo, las entidades deberán emitir, comunicar y enviar oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes para facilitar el reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable como en el de las entidades con las que hayan realizado transacciones y operaciones.

para facilitar el reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable como en el de las entidades con las que hayan realizado transacciones y operaciones. 1.2. 7. Agregación de información Las entidades de gobierno que agregan información y las entidades agregadas cumplirán lo establecido en la Norma de proceso contable y sistema documental contable, contenida en la Resolución 385 de 2018. Así mismo, las entidades agregadoras adoptarán los criterios necesarios que deben tenerse en cuenta para efectos de elaborar, de forma oportuna, los formularios agregados de fas diferentes categorías y reportarlos a fa CGN, en fas fechas definidas en fa Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones. 1.3. Situaciones especiales del proceso contable 1.3.1. Reconocimiento de obligaciones pensiona/es 1.3.1.1. En las entidades de gobierno En los fondos de pensiones administrados por Colpensíones se verificará el reconocimiento y medición de las obligaciones pensionales exigibles, las provisiones relacionadas con obligaciones pensionales, los recursos que financian el pago de obligaciones pensíonales, y los ingresos y Página No. 4 de 33Continuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable". gastos por la administración de los recursos. Adicionalmente, se verificará la revelación y medición de 1) la garantía estatal como activo contingente y 2) la emisión de bonos pensionales o cuotas partes de bonos pensionales y el cálculo actuaria! como pasivo contingente.

medición de 1) la garantía estatal como activo contingente y 2) la emisión de bonos pensionales o cuotas partes de bonos pensionales y el cálculo actuaria! como pasivo contingente. Las demás entidades de gobierno, verificarán el reconocimiento y medición de las obligaciones pensiona les _y de los recursos que las financian, para lo cual considerarán lo establecido en la Norma de beneficios a los empleados en lo relacionado con los beneficios posempleo y en el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con el pasivo pensiona! y con los recursos que lo financian. De acuerdo con la referida regulación, las entidades de gobierno deben 1) utilizar una metodología de reconocido valor técnico para determinar el valor presente del pasivo por beneficios posempleo y, cuando corresponda, los costos del servicio presente o pasado relacionados; y 2) realizar las evaluaciones actuariales y reconocer las ganancias o pérdidas actuariales con una frecuencia máxima de tres años, considerando las suposiciones actuariales relativas a la población que hace parte del cálculo actuaria l. Las entidades territoriales que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley 549 de 1999, deban realizar su cálculo actuaria! a través de Pasi vocol, registrarán la información sobre el cálculo actuaria! suministrada por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Mi nisterio de Hacienda y Crédito Público. Las entidades territoriales fierificarán que en las subcuentas 190404-Encargos fiduciarios de la cuenta 1904-PLAN DE ACTIVOS PARA BENE FICIOS POSEMPLEO esté reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales (FONPE T),

cuenta 1904-PLAN DE ACTIVOS PARA BENE FICIOS POSEMPLEO esté reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales (FONPE T), suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Mi nisterio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 92 de la Ley 549 de

1999. Adicional mente, las entidades territoriales revelarán en notas a los estados financieros el plan de activos que respalda los pasivos, entre otros, el valor de los recursos en el FON PET, en los fondos territoriales de pensiones y en patrimonios autónomos.

Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), en la contabilidad del Fondo Nacional de Pensiones Territor iales (FONPET), incorporará los recursos recibidos, constitución de inversiones y su actualización, traslado para pago de pasivo pensiona! o devolución de recursos a las entidades territoriales, gastos por gestión, retiros y control de recursos, rendimientos y aportes recaudados originados en la admin istración de los recursos conforme a la Resolución 428 de 2018. Cuando, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, la Nación o las entidades territoriales deban concurrir para el pago de pensiones de universidades oficiales e instituciones oficiales de educación superior o de entidades del sector salud, el Ministerio de Educación Nacional y el Mi nisterio de Salud y Protección Social, en representación de la Nación, y las entidades territoriales, en su calidad de entidades concurrentes, reconocerán una provisión por concepto de la concurrencia, con independencia de que se haya suscrito o no un convenio de

entidades territoriales, en su calidad de entidades concurrentes, reconocerán una provisión por concepto de la concurrencia, con independencia de que se haya suscrito o no un convenio de concurrencia. Por su parte, la entidad beneficiaria de la concurrencia continuará reconociendo la obligación pensiona! y, adic ionalmente, reconocerá un derecho por concurrencia. Página No. 5 de 33Continuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable". 1.3.1.2. En las empresas que se encuentran bajo el ámbito de la Resolución 414 de 2014 y sus modificaciones Estas empresas verificarán el reconocimiento y medición de las oblig aciones pensionales y de los recursos que las financian, para lo cual consideraran lo establecido en la Norma de beneficios a los empleados en lo relacionado con los beneficios posempleo. De acuerdo con la referida regulación, las empresas deben 1) utilizar una metodología de reconocido valor técnico para determinar el valor presente del pasivo por beneficios posempleo ; y 2) realizar las evaluaciones actuariales y reconocer las ganancias o pérdidas actuariales con una frecuencia máxima de tres años, considerando las suposiciones actuaria les relativas a la población que hace parte del cálculo actuaria!. Cuando una entidad, por disposiciones legales, tenga la competencia para realizar el cálculo actuaria! de otras entidades, la empresa que reconoce el pasivo pensiona! medirá la obl igación con base en la información reportada por la entidad que realiza el cálculo actuaría l. Cuando, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, la Nación o las entidades

actuaria! de otras entidades, la empresa que reconoce el pasivo pensiona! medirá la obl igación con base en la información reportada por la entidad que realiza el cálculo actuaría l. Cuando, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, la Nación o las entidades territoriales deban concurrir para el pago de pensiones de entidades del sector salud, la entidad beneficiaria de la concurrencia continuará reconociendo la obligación pensiona! y, adicionalmente, reconocerá un derecho por concurrencia.

2. ASUNTOS RELACIONADOS CON EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA

GENERAL DE LA NACIÓN 2.1. Plazos La información contable con corte a 31 de diciembre de 2019 deberá trasmitirse a la CGN, en los siguientes plazos: 2.1.1. Información contable pública - Convergencia Para el reporte de la información contable pública, las entidades atenderán lo dispuesto en el artículo 16 de la Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones, es decir, la fecha límite de presentación es el 15 de febrero de 2020. 2.1.2. Evaluación de Control Interno contable Para el corte a 31 de diciembre de 2019, las entidades públicas deberán reportar el informe anual de evaluación de control interno contable a la CGN, en aplicación y observancia de la Resolución 193 de 2016 "Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable", de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Resolución 706 de 2016 "Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la

acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Resolución 706 de 2016 "Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación"; al efecto, la fecha límite de reporte es el 28 de febrero de 2020. Página No. 6 de 33Continuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable". 2.2. Requisitos para la información a reportar a través del Sistema CHIP A través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), las entidades reportarán la información a 31 de diciembre de 2019 en las categorías: Información Contable Pública - Convergencia y Evaluación del Control Interno Contable, de acuerdo con la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones. 2.2.1. Formularios de la Categoría Información Contable Pública - Convergencia Los formularios que deben reportarse son los indicados en el artículo 72 de la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones, los cuales corresponden a:

• CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIM IENTOS_CONVERG ENCIA

• CGN2015 _002_0PERACIONE S_RECIPR OCAS_CONVERG ENCIA • CGN2016C01_ VARIACIONES_ TRIME STRALE S_SIGNIFICATIVAS Las entidades públicas a las cuales se les asignó código institucional en la vigencia 2019, teniendo en cuenta que el formulario CGN201 6C01_VARIACION ES_TRIM ESTRALES_SIGNIFIC ATIVAS es obligatorio, para el reporte deberán incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario

en cuenta que el formulario CGN201 6C01_VARIACION ES_TRIM ESTRALES_SIGNIFIC ATIVAS es obligatorio, para el reporte deberán incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario CGN201 5_001_SALDOS_Y_MOVIMIE NTOS_CONVERG ENCIA, en la columna "valor variación" digitar el valor "1" (Valor simbólico) y en la columna "detalle de la variación" digitar "E ntidad nueva CGN". 2.2.2. Reporte Formulario de la categoría Evaluación de Control Interno Contable A partir del corte de diciembre de 2019, las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Resolución 156 de 2018, deben reportar el formulario CGN201 6_EVALUACION_CONTRO L_INTE RNO_CONTABLE. El soporte técnico para el envío de los formularios a través del Sistema CHIP será prestado por la Mesa de Servicios Nivel 1 en el número telefónico 4926400 Ext. 633. 2.2.3. Presentación de Estados financieros Las entidades públicas deberán reportar al final del periodo contable, esto es, a 31 de diciembre de 2019, el juego completo de estados financieros comparativos con el periodo inmediatamente anterior, que incluye las notas a los estados financieros, en archivo PDF editable, en la Categoría Información Contable Pública - Convergencia, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Públi ca (CHIP), excepto para las Entidades que fueron creadas durante el año 2019. Los estados financieros que se someten a aprobación de los órganos corporativos deben corresponder con los reportados a la CGN; en caso de modific ación de dicha información debe quedar constancia en el acta de la reunión correspondiente, la cual se enviará a la CGN, junto con

corresponder con los reportados a la CGN; en caso de modific ación de dicha información debe quedar constancia en el acta de la reunión correspondiente, la cual se enviará a la CGN, junto con la carta de solicitud para el trámite de presentar nuevamente la información ajustada, dentro de los cinco días hábiles siguie ntes a la aprobación. Página No. 7 de 33Continuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable". De acuerdo con el pa rágrafo 1 del artículo 2º de la Resolución 484 de 2017, las Entidades de Gobierno están obligadas a presentar, con corte a diciembre de 2019, el Estado de Flujos de Efectivo. Fin almente, las alcaldías y las gobernaciones, con independencia de sus propios estados finan cieros ind ividuales de propósito general, deberán generar el conjunto completo de los estados fina ncieros agregados de final del periodo contable para efect.os de reportes a la CGN, a partir de la información obtenida mediante el proceso de agregación realizado, contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación del formulario

CGN2 015_001_SAL DOS_Y_MOVIM IEN TOS_CONVERGEN CIA y

CGN20 15_002_0PERACIO NES_RECIPROCAS_ CONVERGENCIA.

Así mismo, prepararán las notas a los estados financieros agregados con base en las revelaciones de sus propios estados indi viduales y las recibidas de las entidades que agregan. Estas notas deben referirse en conjunto a los saldos y situaciones de los estados finan cieros agregados, y se

de sus propios estados indi viduales y las recibidas de las entidades que agregan. Estas notas deben referirse en conjunto a los saldos y situaciones de los estados finan cieros agregados, y se estructuran a partir de la integración a las notas individ uales de las agregadoras de aquellos aspectos relevantes que se presenten en las notas preparadas por la entidad agregada, para los conceptos que correspondan. Los estados financ ieros agregados deberán ser firmados por el representante legal y el contador de la entidad responsable de la agregación. La responsabilidad se limita al proceso de agregación realizado y al reporte de la información a la CGN, con el usuario y contraseña asignado a la agregadora. Cada entidad agregada es responsable por la coherencia y consistencia de la información suminis trada para este proceso. 2.2.4. Certificación de la información con corte a 31 de diciembre de 2019 Los responsa bles de reportar y certificar la información financiera de la entidad pública, que se presenta a la CGN, a las autoridades de control y a los demás usuarios, serán el representante legal y el contador que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío a través del Sistema CH IP, con independencia de que esta se refiera al periodo inmediatamente anterior durante el cual los firmantes no eran titulares del cargo. Lo anterior, conforme a lo señalado en la Resolución 349 de 2018, y para alcaldes y gobernador es la Circular Externa 003 de 2019 «PROCESO DE EMP ALME ENTRE MANDATARIOS ENTRANTES Y SALIEN TES. Cumplimiento Ley 951 de 2005, Régimen de Contabilidad Pública y "Cier re Exitoso de Gobiernos Territoriales"». 2.3. Reporte de operaciones recíprocas en la categoría de Información Contable PúblicaConvergencia

Ley 951 de 2005, Régimen de Contabilidad Pública y "Cier re Exitoso de Gobiernos Territoriales"». 2.3. Reporte de operaciones recíprocas en la categoría de Información Contable PúblicaConvergencia Corresponden a las operaciones que relacionan a dos o más entidad es públicas por transacciones registradas entre sí, en subcuentas de activ os, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, y constituyen un insumo del proceso de consolidación. A continuación, se indican algunos aspectos referentes a la conciliaci ;ón de saldos de operaciones recíprocas a tener en cuenta al momento del envío de la información: Página No. 8 de 33Continuación del Instructivo No. 001 del 17 de diciembre de 2019 "Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2019-2020, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable". 2.3.1. Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas Las entidades reportarán los saldos de ope raciones recíprocas y garantizarán que estos correspondan a transacciones que se hayan realizado de manera directa o indi recta con otras entidades públicas. Para el reporte de las operaciones recíprocas con el Min isterio de Hacienda y Crédito Público (M HCP) se deberá tener en cuenta el Instructivo 001 del 4 de agosto de 2011, expedido por la CGN, que desagrega el MHCP en tres unidades de negocio. Las alcaldías y las gobernaciones, agregarán la información contable de los concejos y personerías municipales y distritales, asambl eas departam entales, contralorías territoriales, instituciones

Las alcaldías y las gobernaciones, agregarán la información contable de los concejos y personerías municipales y distritales, asambl eas departam entales, contralorías territoriales, instituciones educativas o fondos de servicios educativos, según corresponda, en el reporte del formulario CGN 2015_002_0PERACION ES_RECIPR OCAS_CONVERG ENCIA, a partir de la información contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación del proceso de agregación y revelada en el conjunto completo de los estados financieros agregados. Se exceptúan del reporte de operaciones recíprocas los Fondos de pensiones administrados por Colpensiones, Fondos Parafiscales, Patrimonios Autónomos de Pensiones y Entidades en Liq uidación; en tal sentido, ninguna entidad deberá reportar operacio nes recíprocas con estos. 2.3.2. Consulta del instrumento de apoyo para el reporte de operaciones recíprocas Con el fin de facilitar y agilizar el proceso de análisis, conciliación y reporte de las ope raciones recíprocas, la CGN publica trimestralme nte las reglas de eliminación, en su página web, en la siguiente ruta: http:// www.co ntaduria.gov.co/ Productos / Reglas de Elimi nación. 2.3.3. Conciliación de operaciones recíprocas Las entidades reali