CGN - Instructivo No. 001 de 2020

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CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

INSTRUCTIVO No. 001

(4 DE DICIEMBRE DE 2020)

REPRESENTANTES LEGALES Y OTROS DIRECTIVOS, JEFES DE ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LAS ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS DE LOS

NIVELES NACIONAL Y TERRITORIAL

REFERENCIA: Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 20 20-2021, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable.

Respetados señores:

Este Despacho, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, seguidamente se permite impartir las instrucciones generales que deben seguir las entidades sujetas al Régimen de Contabilidad Pública (RCP), con el propósito de que se realicen las actividades administrativas, operativas y contables para el cierre del periodo contable 2020 y el reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación (CGN). Lo anterior, sin perjuicio de que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo y que se deriven de la correcta y completa aplicación del RCP, en especial lo establecido en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, incorporado mediante la Resolución 193 de 2016 y su anexo.

Las instrucciones que se imparten aplican a las entidades públicas sujetas al Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en el respectivo marco normativo, es decir,

193 de 2016 y su anexo.

Las instrucciones que se imparten aplican a las entidades públicas sujetas al Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en el respectivo marco normativo, es decir, en las siguientes resoluciones y sus respectivas modificatorias: Reso lución 533 de 2015, para Entidades de Gobierno, Resolución 461 de 2017, para Entidades en Liquidación, Resolución 037 de 2017, para las Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Adm inistran Ahorro del Público; así como lo establecido en la Resolución 414 de 2014, observable por las Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, incluidas las sociedades de economía mixta de que trata el parágrafo 2 del artículo 2 de dicha Resolución.Página 2 de 33

1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE CONTABLE DEL AÑO 2020

Con el fin de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable, las directivas de las entidades sujetas al RCP adoptarán las medidas y estrategias administrativas necesarias para promover y facilitar todas las actividades operativas requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos económicos, así como todo el apoyo y logística necesarios para un adecuado cierre del periodo contable del año 2020.

El cierre de los estados financieros al 31 de diciembre de 2020 requiere la aplicación de una serie de procedimientos contables adicionales, generados por el efecto del Covid -19, por ello, la Contaduría General de la Nación (CGN) entregó una Guía de Orien tación Contable y un formulario

de procedimientos contables adicionales, generados por el efecto del Covid -19, por ello, la Contaduría General de la Nación (CGN) entregó una Guía de Orien tación Contable y un formulario en el marco de la emergencia generada por el Covid-19, con el propósito de apoyar a las entidades públicas en la aplicación de la regulación contable pública vigente para la elaboración, preparación y presentación de los estados financieros y sus notas explicativas.

Así mismo, requirió información relacionada con la financiación y uso de los recursos destinados a la atención de la emergencia a través del diligenciamiento del formulario CGN2020_004_COVID_19, con el propósito de apoyar la consolidación de la información contable pública que permita a los usuarios y al Gobierno nacional tomar decisiones y comprender el impacto , destino y uso de los recursos públicos producto de la emergencia económica, social y ambiental generada por el Covid19.

1.1. Actividades administrativas

1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar

Las acciones administrativas que la entidad debe adelantar para la finalización del periodo contable son, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, y anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas, actividad que se deberá realizar de manera imperativa con el fin de mitigar el riesgo e impactos que estas puedan generar en los estados financieros .

Adicionalmente, en relación con el control interno contable, las entidades públicas deberán

de operaciones recíprocas, actividad que se deberá realizar de manera imperativa con el fin de mitigar el riesgo e impactos que estas puedan generar en los estados financieros .

Adicionalmente, en relación con el control interno contable, las entidades públicas deberán garantizar que se realicen las gestiones administrativas contempladas en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016.

1.1.2. Flujo de información

Atendiendo las políticas de operación, la entidad definirá las acciones y estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable.Página 3 de 33

Esto con el propósito de garantizar en forma adecuada la medición, reconocimiento y revelación de la totalidad de los hechos económicos, los que deben estar debidamente soportados.

1.1.3. Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)

Las entidades sujetas al RCP garantizarán que, a la fecha de reporte con corte a 31 de diciembre, se encuentren debidamente actualizados en el Sistema CHIP los datos sobre los responsables de la información contable y los datos básicos y complementarios de la entidad. Para ello, ingresarán a la página www.chip.gov.co con su respectivo usuario y contraseña, a las opciones: Datos de la entidad/Datos básicos/Datos complementarios/Responsables y actualizarán todos los campos que hayan tenido cambios. Además, se recomienda suministrar la dirección, correos electrónicos y números telefónicos institucionales. Para los casos en que aplique, las entidades verificarán que la tabla de composición patrimonial se encuentre debidamente actualizada y registrada. Asimismo,

números telefónicos institucionales. Para los casos en que aplique, las entidades verificarán que la tabla de composición patrimonial se encuentre debidamente actualizada y registrada. Asimismo, éstas incorporarán en la información el código postal de la en tidad, conforme a lo dispuesto en el Decreto 0852 de 2013 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El procedimiento de actualización de la información básica en el Sistema CHIP se adelantará cuando se presenten modificaciones en la información registrada.

1.1.4. Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP) de las entidades agregadas

Con la finalidad de atender lo estipulado en el Decreto 1091 del 3 de agosto de 2020 exped ido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público referente a la asignació n y actualización del Registro Único Tributario - RUT, las entidades contables públicas del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública que sean agregadoras de información contable (Ministerios, Departamentos y Municipios), deberán ingresar al sistema CHIP la información básica de sus entid ades agregadas (concejos municipales, personerías municipales, asambleas departamentales, entidades educativas estatales, entre otras)

Para el efecto, las entidades agregadoras deberán seguirán los siguientes pasos:

1. Ingrese a la página www.chip.gov.co .

2. Ingrese a la web entidad con su USUARIO y CONTRASEÑA.

3. Diríjase al menú, que se encuentra en la parte izquierda, y visualice el título

“CERTIFICACIÓN CÓDIGO INSTITUCIONAL”.

4. Elija la opción “CERTIFICADO AGREGADAS”.

3. Diríjase al menú, que se encuentra en la parte izquierda, y visualice el título

“CERTIFICACIÓN CÓDIGO INSTITUCIONAL”.

4. Elija la opción “CERTIFICADO AGREGADAS”.

5. Haga clic en la opción “AGREGAR NUEVA ENTIDAD” y diligencie los datos básicos de la entidad solicitados por el sistema.

6. Una vez diligenciado s los campos, verifique la información registrada y d e clic en elPágina 4 de 33 botón “GUARDAR”, el sistema desplegará un mensaje de advertencia para la verificación de los datos, si está de acuerdo con lo allí registrado de clic en el botón aceptar.

7. Verifique que la entidad agregada quedó disponible.

Si presentó alguna inconsistencia o error en los datos ingresados, favor comuníquese al correo cgnconsolidacion@contaduria.gov.co y solicite que se haga el ajuste de la información pertinente.

1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable

1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes

Previo a la realización del cierre contable, se tendrán en cuenta, entre otros asuntos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, deterioros y amortizaciones; reconocimiento y revelación de activos y pasivos por impuesto diferido y de pasivos pensionales, regulados en los respectivos marcos normativos. También se garantizará el reconocimiento o revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información

reconocimiento o revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica y/o por la dependencia encargada de valorar los riesgos en la respectiva entidad, aplicando para el efecto, el marco normativo de contabilidad correspondiente.

Igualmente, en relación con los activos, se revi sará el valor residual, la vida útil y el método de depreciación y amortización, si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los benef icios económicos futuros o del potencial de servicio.

Las entidades también deberán efectuar la depuración de las cuentas de orden y acopiar la información suficiente para la preparación de las notas a los estados financieros.

1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable

Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuarán las respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás áreas proveedoras de información para lograr la integridad del proceso contable. Lo anterior, de acuerdo con las disposiciones señaladas en los numerales 3.2.14 Análisis, verificación y conciliación de información y 3.2.16 Cierre contable, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016.

1.2.3. Ajuste de saldos de beneficios a empleadosPágina 5 de 33

del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016.

1.2.3. Ajuste de saldos de beneficios a empleadosPágina 5 de 33 Las entidades públicas revisarán y, si es el caso, ajustarán los saldos por beneficios a los empleados relacionados con las prestaciones sociales a corto y largo plazo para que estos reflejen el valor de la obligación por dichos conceptos. Para tal efecto, se tendrá en cuenta lo establecido en la Norma de beneficios a los empleados, del marco normativo que corresponda.

1.2.4. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos

Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos presentados en los estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.2.3.1 -Soportes documentales; 3.2.11lndividualización de bienes, derechos y obligaciones; 3.2.12 -Reconocimiento de estimaciones; 3.2.13-Actualización de los valores y 3.2.15 -Depuración conta ble permanente y sostenible; del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016.

1.2.5. . Costos de Producción

Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7 -COSTOS DE PRODUCCIÓN realizarán a 31 de diciembre, el traslado de los costos al inventario o al costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente; luego, efectuarán el cierre de estas cuentas

diciembre, el traslado de los costos al inventario o al costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente; luego, efectuarán el cierre de estas cuentas debitando la subcuenta "Traslado de costos (Cr)" y acreditando las subcuentas que registran los diferentes conceptos de costos de producción de la cuenta que corresponda.

1.2.6. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos

Con el fin de cumplir a cabalidad con el Principio de Devengo, las entidades emitirán, comunicarán y enviarán oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes par a facilitar el reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable como en el de las entidades con las que hayan realizado transacciones y operaciones.

1.2.7. Agregación de información

Las entidades de gobierno que agregan información y las entidades agregadas cumplirán lo establecido en la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable, contenida en la Resolución No. 385 de 2018. Así mismo, las entidades agregadoras adoptarán los criterios necesarios que deben tenerse en cuenta para efectos de elaborar, de forma oportuna, los formularios agregados de las diferentes categorías y reportarlos a la CGN, en las fechas definidas en la Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones y la Resolución 159 de 2019 y sus modificaciones.

1.3. Situaciones especiales del proceso contable

1.3.1. Reconocimiento de obligaciones pensionalesPágina 6 de 33 1.3.1.1. En las entidades de gobierno

1.3. Situaciones especiales del proceso contable

1.3.1. Reconocimiento de obligaciones pensionalesPágina 6 de 33 1.3.1.1. En las entidades de gobierno

Colpensiones y los fondos de reservas reconocerán las obligaciones pensionales exigibles y los recursos que financian su pago, los ingresos y gastos por la gestión de los recursos, la garantía estatal y la emisión de bonos pensionales, adicionalmente revelarán el cálculo actuarial como pasivo contingente.

Los responsables del pasivo pensiona l de acuerdo con la norma de beneficios a los empleados , deberán realizar las evaluaciones actuariales por lo menos una vez cada tres años, considerando las variables e hipótesis demográficas y financieras que hacen parte del mismo. En los años en que no deba realizarse el cálculo actuarial, el valor disponible del mismo se actualizará financieramente en la contabilidad de las entidades responsables del pasivo pensional por lo menos al cierre del periodo contable, considerando las variables e hipótesis financieras que sustentan el cálculo actuarial, la metodología para la realización del cálculo actuaria l, y para su actualización financiera observará los parámetros y bases técnicas establecidas por la autoridad competente.

Igualmente, en relación con el pasivo pensional, se estimará las ganancias o pérdidas actuariales como mínimo cada tres años, en cumplimiento a lo establecido en el numeral 1.1.3 de la Resolución 320 del 1° de octubre de 2019.

Las entidades territoriales que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, deban realizar su cálculo actuarial a través de Pasivocol, registrarán la información sobre el cálculo

Las entidades territoriales que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, deban realizar su cálculo actuarial a través de Pasivocol, registrarán la información sobre el cálculo actuarial suministrada por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Debe tenerse en cuenta que el valor del pasivo pensional corresponde al cálculo actuarial menos las amortizaciones por el pago mensual de la nómina de pensionados, el pago de cuotas partes pensionales y/o bonos pensionales.

Las entidades del nivel nacion al responsables del pasivo pensional que, de acuerdo con la normatividad vigente, deban registrar el cálculo actuarial aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público reconocerán la estimación de dicho cálculo. Cuando, por alguna circunstancia, el cálculo actuarial no haya sido aprobado por el Ministerio, podrán reconocer la estimación del cálculo actuarial pendiente de aprobación, siempre que se atiendan los parámetros y bases técnicas establecidas por las disposiciones legales vigentes para su el aboración. Una vez se apruebe el cálculo actuarial por parte de dicho Ministerio, la entidad realizará la conciliación y los ajustes a que haya lugar.

Las entidades territoriales verificarán que en las subcuentas 190404 -Encargos fiduciarios de la cuenta 1 904-PLAN DE ACTIVOS PARA BENEFICIOS POSEMPLEO esté reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales (FONPET), suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Mi nisterio de

recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales (FONPET), suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Mi nisterio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999.Página 7 de 33 Adicionalmente, las entidades territoriales revelarán en notas a los estados financieros el plan de activos que respalda los pasivos, entre otros, el valor de los recursos en el FONPET, en los fondos territoriales de pensiones y en patrimonios autónomos.

Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), en la contabilidad del Fondo Nacional de Pensiones Territoriales (FONPET), incorporará los recursos recibidos, constitución de inversiones y su actualización, traslado para pago de pasivo pensional o devolución de recursos a las Entidades Territoriales, gastos por gestión, retiros y control de recursos, rendimientos y aportes recaudados originados en la administración de los recursos conforme a la Resolución 428 de 2018.

1.3.1.2. En las empresas que se encuentran bajo el ámbito de la Resolución 414 de 2014, y sus modificaciones.

Estas empresas reconocerán, medirán, presentarán y revelarán los pasivos pensionales y el plan de activos que los respalda, conforme a lo establecido en la Norma de beneficios a los empleados en lo relacionado con los beneficios posempleo.

De acuerdo con la Norma de beneficios a los empleados, las evaluaciones actuariales se efectuarán con una frecuencia no mayor a tres años. Si durante el periodo contable n o se hizo una evaluación

lo relacionado con los beneficios posempleo.

De acuerdo con la Norma de beneficios a los empleados, las evaluaciones actuariales se efectuarán con una frecuencia no mayor a tres años. Si durante el periodo contable n o se hizo una evaluación actuarial se usa la evaluación más reciente y se revela la fecha en que fue realizada.

2. ASUNTOS RELACIONADOS CON EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE

LA NACIÓN

2.1. Plazos

La información contable con corte a 31 de diciembre de 2020 deberá trasmitirse a la CGN, en los siguientes plazos:

2.1.1. Información contable pública - Convergencia

Para el reporte de la información contable pública, las entidades atenderán lo dispuesto en el artículo 16º de la Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones, es decir, la fecha límite de presentación es el 15 de febrero de 2021.

2.1.2. Evaluación de Control Interno contable

Para el corte a 31 de diciembre de 20 20, las entidades públicas deberán reportar el informe anual de Evaluación de Control Interno Contable, en aplicación de la Resolución 193 de 2016 "Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable.", de acuerdo con lo establecido en el artículo 16º de la Resolución 706 de 2016 "Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación." ; al efecto, la fecha límite dePágina 8 de 33 reporte es el 28 de febrero de 2021.

requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación." ; al efecto, la fecha límite dePágina 8 de 33 reporte es el 28 de febrero de 2021.

2.2. Requisitos para la información a reportar a través del Sistema CHIP

A través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), las entidades reportarán la información a 31 de diciembre de 20 20 en las categorías: Información Contable Pública - Convergencia y Evaluación del Control Interno Contable, de acuerdo con la Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones.

2.2.1. Formularios de la Categoría Información Contable Pública - Convergencia

Los formularios que se deben reportar, son los indicados en el artículo 7º de la Resolución 706 de 2016 y artículo 1° de la Resolución 109 del 17 de junio del 2020, el cual debe reportarse trimestralmente hasta cuando duren los efectos de la pandemia ocasionada por el Coronavirus COVID-19, los cuales corresponden a:

• CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA • CGN2015_002_0PERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA • CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

• CGN2020_004_COVID_19

Las entidades públicas a las que se les asignó código institucional en la vigencia 2020, para el reporte del formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS, deben incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, y en la columna "valor variación",

del formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS, deben incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, y en la columna "valor variación", digitar el valor "1" (Valor simbólico), y en la columna "detalle de la variación ", digitar "Entidad nueva CGN".

2.2.2. Reporte Formulario de la categoría Evaluación de Control Interno Contable

Al corte de diciembre de 20 20, las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Resolución 156 de 2018, deben reportar el formulario CGN2016_EVALUACION_ CONTROL_INTERNO_CONTABLE.

El soporte técnico para el envío de los formularios a través del Sistema CHIP será prestado por la Mesa de Servicios a través de los siguientes números: 314 4477264 y 4926400 Ext. 633 y el correo electrónico: mesadeservicios@contaduria.gov.co

2.2.3. Presentación de Estados financieros

Las entidades públicas deberán reportar al final del periodo contable el juego completo de estados financieros comparativos con el periodo inmediatamente anterior, que incluye las notas a los estados financieros, en archivo PDF editable, en la Categoría Información Contable PúblicaConvergencia, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP). LoPágina 9 de 33 anterior, con excepción de las Entidades que fueron creadas durante el año 2020.

Los estados financieros que se someten a aprobación de los órganos corporativos, deben corresponder con los reportados a la CGN de acuerdo a lo previsto en los artículos 36 y 37 de la Resolución 706 de 2016; en caso de modificación de dicha información, debe quedar constancia en

corresponder con los reportados a la CGN de acuerdo a lo previsto en los artículos 36 y 37 de la Resolución 706 de 2016; en caso de modificación de dicha información, debe quedar constancia en el acta de la reunión correspondiente, la cual se enviará a la CGN, junto con la carta de solicitud, para el trámite de presentar nuevamente la información ajustada, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la aprobación.

El reporte del Estado de Flujo de Efectivo no será obligatorio para la vigencia 2020, en concordancia con el parágrafo 1° del artíc ulo 1° de la Resolució n 033 de 2020, modificatorio de l parágrafo 1 del artículo 2° de la Resolución 484 de 2017, el cual cita: “El primer Estado de Flujos de Efectivo bajo el marco para Entidades de Gobierno, se presentará a partir del periodo contable del año 2022, y será comparativo a partir del año 2023. No obstante, las entidades podrán elaborar este estado financiero de manera voluntaria y anticipada para los efectos administrativos y de la gestión financiera pública”.

Para la preparación y presentación de las Notas a los Estados Financieros, las entidades deberán dar aplicación a lo establecido en la Resolución 441 de 2019 y sus modificaciones y la Resolución 193 de 2020, “por la cual se modifica el Artículo 2° de la Re solución No. 441 de 2019 y se adiciona un parágrafo al artículo 16 de la Resolución 706 de 2016 ", en relación a la estructura uniforme de las notas a los estados financieros y el plazo de presentación del conjunto completo de los estados financieros en formato PDF.

Las alcaldías y las gobernaciones, con independencia de sus propios estados financieros individuales

las notas a los estados financieros y el plazo de presentación del conjunto completo de los estados financieros en formato PDF.

Las alcaldías y las gobernaciones, con independencia de sus propios estados financieros individuales de propósito general, deberán generar el conjunto completo de los estados financieros agregados de final del periodo contable para efectos d e reportes a la CGN, a partir de la información obtenida mediante el proceso de agregación realizado, contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación del formulario CGN201 .1_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA y CGN2015_002_0PERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA.

Así mismo, prepararán las notas a los estados financieros agregados con base en las revelaciones de sus propios estados individuales y las recibidas de las entidades que agregan. Estas notas deben referirse en conjunto a los saldos y situaciones de los estados financieros agregados, y se estructuran a partir de la integración a las notas individuales de las agregadoras de aquellos aspectos relevantes que se presenten en las notas preparadas por la entidad ag regada, para los conceptos que correspondan.

Los estados financieros agregados deberán ser firmados por el representante legal y el contador de la entidad responsable de la agregación. La responsabilidad se limita al proceso de agregación realizado y al r eporte de la información a la CGN, con el usuario y contraseña asignado a la agregadora. Cada entidad agregada es responsable por la coherencia y consistencia de la información suministrada para este proceso.

En lo pertinente a la presentación y denominación de los estados financieros con corte a 31 dePágina 10 de 33 diciembre de 2020, se instruye para que se observe cuidado y diligencia profesional al momento de

suministrada para este proceso.

En lo pertinente a la presentación y denominación de los estados financieros con corte a 31 dePágina 10 de 33 diciembre de 2020, se instruye para que se observe cuidado y diligencia profesional al momento de titularlos, esto es, Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados y Estado de Cambios en el Patrimonio.

Lo anterior, en el entendido que algunas entidades públicas aún continúan utilizando la denominación Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, por lo tanto, se solicita a los jefes de control interno o a quienes hagan sus veces, para que en aplicación de técnicas y procedimientos de auditoria propendan por el aseguramiento de una correcta denominación de dichos estados financieros.

2.2.4. Certificación de la información con corte a 31 de diciembre de 2020

Los responsables de reportar y certificar la información financiera de la entidad pública, que se presenta a la CGN, a las autoridades de control y a los demás usuarios, serán el representante legal y el contador que se encuentren en ejercicio de sus funci ones en el momento del envío a través del sistema CHIP, con independencia de que esta se refiera al periodo inmediatamente anterior durante el cual los firmantes no eran titulares del cargo. Lo anterior, conforme a lo señalado en el artículo 2° de la Resolución 349 de 2018, expedida por la CGN

2.3. Reporte de operaciones recíprocas en la categoría de Información Contable PúblicaConvergencia

Corresponden a las operaciones que relacionan a dos o más entidades públicas por transacciones registradas entre sí, en subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, y

Convergencia

Corresponden a las operaciones que relacionan a dos o más entidades públicas por transacciones registradas entre sí, en subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, y constituyen un insumo del proceso de consolidación.

A continuación, se indican algunos aspectos referentes a la conciliación de saldos de operaciones recíprocas que se deben tener en cuenta al momento del envío de la información:

2.3.1. Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas.

Las ent