CGR - Concepto 0003 de 2022

Contralor!a General dfi la Republka :: SGD 13-01-2022 14:45

Al Contestar Cite Este No.: 2022EE00029-74 Fol:7 Anex::O FA:O

ORIGEN 80112-0FIC!NA JURÍD!CA / LUIS FELIPE MURGUEITIO SICARP DESTINO VLAOIMIR SALAZAR AREVALO ASUNTO APLICAClÓN DEL ARTicULO 9 DECRETO 806 DE 2020 Y EL ARTicULO 201 PE LA LEY OBS 2022EE0002974 1111111111111111111111111111111111111111111111 003

CGR-OJ- - 2022

80112o.e., Bogotá Señor

VLADIMIR SALAZAR ARÉVALO

unanuevaesperanza@hotmail.com Referencia: Respuesta a su consulta radicada en la CGR con SIGEDOC 2021 ER0181576.

Tema: Aplicación del artículo 9 Decreto 806 de 2020 y el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011. No obligatoriedad de aplicación para los entes de control fiscal.

Respetado señor: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia, que procedemos a responder a continuación:

1. Antecedente La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia, donde plantea los siguientes interrogantes:

1. Dar estricto cumplimiento al artículo 9 del Decreto legislativo 806 de 2020 artículo 9 del Decreto legislativo 806 de 2020 y al artículo 201 de la ley 1437

de 2011 en el sentido de insertar en los estados en línea las providencias a ser notificadas y remitir el respectivo mensaje de datos a las personas que hubieran dado su correo electrónico.

2. En caso de negarse a darle cumplimiento a las normas mencionadas,solicito que la persona a cargo del manejo de los estados on line me certifique que en éstos no se insertan las providencias.

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2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución 1 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"2 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la

Contraloría General"3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de" las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo so/iciten"6 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007 , esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente Doctrinal de la Oficina Jurídica.

La consulta formulada guarda relación con la consulta atendida mediante el concepto CGR-OJ-029-2019, radicado 2019EE0021665 de fecha 28 de febrero de 2019, el concepto CGR-OJ-1162019, radicado 20191 E0073151 de fecha 21 de 1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 2 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000

5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43 Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Co ntraloría General de la República en 1odas aquellas materias que por su importan da ameriten dicho pronunciamiento o por implicar unan ueva postura de naluraleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69N o. 44-35P iso 1• C ódigoP ostal 111071 • PBX 518 7000 cg r@contraloria.gov.co• www.contraloria.gov .co• Bogotá, D. C., Colombia Pá¡,,>ina2 de 2 septiembre de 2019 y el concepto CGR-OJ-0143-2021, radicado 2021 ER0181576 los cuales pueden ser consultados en nuestra página web www.contraloria.gov.co, en el aplicativo institucional SINOR (Normatividad y Relatoría).

4. Consideraciones jurídicas.

4.1. Problema Jurídico. De la consulta formulada se encuentra que el problema jurídico a analizar es ¿Es un deber de las contralorías dar obligatorio cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 806 de 2020 y el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011, en relación con la modificación introducida por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021? 4.2. El proceso de responsabilidad fiscal. La Contraloría General de la República ejerce la función pública de vigilancia y

control fiscal, por tal razón, de acuerdo al artículo 267 de la Constitución Política vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. Así mismo, el artículo 268 Constitucional establece las atribuciones del Contralor General de la República dentro de las cuales se encuentra "establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva, para lo cual tendrá prelación". El control fiscal se desarrolla en dos momentos: uno que comprende la función de vigilancia de la gestión que realicen de los bienes públicos los servidores y los particulares; y eventualmente, como resultado de esa labor de vigilancia, el desarrollo de un proceso de responsabilidad fiscal, el cual se orienta, tal y como lo ha dicho la Corte, a "obtener una declaración jurídica, en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan por sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que ha realizado y que está obligado a reparar el daño causado al erario público, por su conducta dolosa o gravemente culposaª". El segundo paso, esto es, la exigencia de responsabilidad fiscal encuentra fundamento en el artículo 268 de la Constitución, de acuerdo con el cual corresponde a las contralorías "establecer la responsabilidad que se derive de la 8 Corte Constitucional. Sentencia SU-620 de 1996. Magistrado Ponente: Dr. Antonio Barrera Carbonell. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 14 gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma" El proceso de responsabilidad fiscal tiene como finalidad o propósito específico la protección y garantía del patrimonio del Estado, buscando la reparación de los daños que éste haya podido sufrir como consecuencia de la gestión irregular de quienes tienen a su cargo el manejo de dineros o bienes públicos fiscales. En ese sentido, el proceso de responsabilidad fiscal se fundamenta en el numeral 5 del artículo 268 de la Constitución, según el cual el Contralor General de la República tiene la atribución de establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma, para lo cual tendrá prelación las facultades que a su vez tienen asiento en la función pública de vigilancia y control sobre la gestión fiscal que realicen los servidores públicos o los particulares en relación con los bienes y recursos estatales (art. 272, inc. 6º C.P.)9 . De igual forma, la Ley 61 O de 2000, modificada por el Decreto Ley 403 de 2020, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías, en su artículo primero define el proceso de responsabilidad fiscal como "el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas

por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa (Gravemente de acuerdo a la Sentencia C619 de 2002)1º un daño al patrimonio del Estado11 ". La responsabilidad fiscal se declara a través del trámite del proceso de responsabilidad fiscal, entendido como el conjunto de actuaciones materiales y jurídicas que adelantan las contralorías con el fin de determinar la responsabilidad que le corresponde a los servidores públicos y a los particulares, por la administración o manejo irregulares de los dineros o bienes públicos. De este modo, el proceso de responsabilidad fiscal conduce a obtener una declaración jurídica, en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan por sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que ha realizado y que está obligado a reparar el daño causado al erario público, por su conducta dolosa o gravemente culposa. 9 Corte Constitucional. Sentencia C-840 de 2001. MG. Jaime Arauja Rentería. 1º Sentencia C-619 de 2002. Con relación al grado de culpabilidad exigido para la responsabilidad en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, manifestó: "no existían motivos para que la ley establezca un régimen de responsabilidad fiscal y patrimonial con distintos fundamentos de imputación, lo que motivó la declaratoria de inexequibilidad de disposiciones de la ley 61 O de 2000 parágrafo 2º del artículo 4° y artículo 53 (parcial)-que establecían fundamentos de imputación distintos al

dolo y a la culpa grave" 11 Ley 61 O de 2000, Modificada por el Decreto Ley 403 de 2020. Artículo 1. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 14 En ese sentido, la Corte Constitucional en la Sentencia SU 620 de 1996, sostuvo: El proceso de responsabilidad fiscal, atendiendo su naturaleza jurídica y los objetivos que persigue, presenta las siguientes características: a) Es un proceso de naturaleza administrativa, en razón de su propia materia, como es el establecimiento de la responsabilidad que corresponde a los servidores públicos o a los particulares que ejercen funciones públicas, por el manejo irregular de bienes o recursos públicos. Su conocimiento y trámite corresponde a autoridades administrativas, como son: la Contraloría General de la República y las contralorías, departamentales y municipales. b) La responsabilidad que se declara a través de dicho proceso es esencialmente administrativa, porque juzga la conducta de un servidor público, o de una persona que ejerce funciones públicas, por el incumplimiento de los deberes que les incumben, o por estar incursos en conductas prohibidas o irregulares que afectan el manejo de los bienes o recursos públicos y lesionan, por consiguiente, el patrimonio estatal. Dicha responsabilidad es, además, patrimonial, porque como consecuencia de su declaración, el imputado debe resarcir el daño causado por la gestión fiscal irregular, mediante el pago de una indemnización pecuniaria, que compensa el perjuicio

sufrido por la respectiva entidad estatal. Adicionalmente, la declaración de la referida responsabilidad tiene indudablemente incidencia en los derechos fundamentales de las personas que con ella resultan afectadas (intimidad, honra, buen nombre, trabajo, ejercicio de determinados derechos políticos etc.). c) Dicha responsabilidad no tiene un carácter sancionatorio, ni penal ni administrativo (parágrafo art. 81, ley 42 de 1993). En efecto, la declaración de responsabilidad tiene una finalidad meramente resarcitoria, pues busca obtener la indemnización por el detrimento patrimonial ocasionado a la entidad estatal. Es, por lo tanto, una responsabilidad independiente y autónoma, distinta de la disciplinaria o de la penal que pueda corresponder por la comisión de los mismos hechos. En tal virtud, puede existir una acumulación de responsabilidades, con las disciplinarias y penales, aunque se advierte que, si se percibe la indemnización de perjuicios dentro del proceso penal, no es procedente al mismo tiempo obtener un nuevo reconocimiento de ellos a través de dicho proceso, como lo sostuvo la Corte en la sentencia C-046/94. d) En el trámite del proceso en que dicha responsabilidad se deduce se deben observar las garantías sustanciales y procesales que informan el debido proceso, debidamente compatibilizadas con la naturaleza propia de las actuaciones administrativas, que se rigen por reglas propias de orden constitucional y legal, que dependen de variables fundadas en la necesidad de satisfacer en forma urgente e inmediata necesidades de interés público o social, con observancia de los principios Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 14 de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (art. 209 C.P.), a través de las actividades propias de intervención o de control de la actividad de los particulares o del ejercicio de la función y de la actividad de policía o de las que permiten exigir responsabilidad a los servidores públicos o a los particulares que desempeñan funciones públicas. En tal virtud, la norma del art. 29 de la Constitución, es aplicable al proceso de responsabilidad fiscal, en cuanto a la observancia de las siguientes garantías sustanciales y procesales: legalidad, juez natural o legal (autoridad administrativa competente), favorabilidad, presunción de inocencia, derecho de defensa, (derecho a ser oído y a intervenir en el proceso, directamente o a través de abogado, a presentar y controvertir pruebas, a oponer la nulidad de las autoridades con violación del debido proceso, y a interponer recursos contra la decisión condenatoria), debido proceso público sin dilaciones injustificadas, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho. En concordancia con ello, La Corte Constitucional en la Sentencia C-840 de 2001 manifestó: "El proceso de responsabilidad fiscal es de naturaleza administrativa; de ahí que la resolución por la cual se decide finalmente sobre la responsabilidad del procesado constituya un acto administrativo que, como tal, puede ser impugnado ante la jurisdicción contencioso-administrativa (Negrillas fuera del texto original). En este orden de ideas, la responsabilidad que se declara a través del proceso fiscal

es eminentemente administrativa, dado que recae sobre la gestión y manejo de los bienes públicos; es de carácter subjetivo, porque busca determinar si el imputado obró con dolo o con culpa grave; es patrimonial y no sancionatoria, por cuanto su declaratoria acarrea el resarcimiento del daño causado por la gestión irregular; es autónoma e independiente, porque opera sin perjuicio de cualquier otra clase de responsabilidad; y, finalmente, en su trámite deben acatarse las garantías del debido proceso según voces del artículo 29 Superior". (Negrillas fuera del texto original) Igualmente, la Corte Constitucional en la Sentencia C-338 de 2014, expresó: "Con base en el régimen jurídico vigente en cada momento, se han establecido una serie de características predicables de esta forma de responsabilidad. En la jurisprudencia constitucional se ha expresado que la responsabilidad fiscal i) es de naturaleza administrativa; ii) es determinada a partir de un proceso de esta misma naturaleza, es decir, un proceso administrativo; iii) no tiene un carácter sancionatorio, sino eminentemente resarcitorio, pues busca recuperar el valor equivalente al detrimento ocasionado al patrimonio de una entidad estatal, teniendo esta suma como límite a exigir1; y iv) en este proceso se deben observar las garantías sustanciales y adjetivas propias del debido proceso de manera acorde con el diseño constitucional del control fiscal". (Negrillas fuera del texto original) Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

Página 6 de 14 Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de responsabilidad fiscal en concordancia con su naturaleza administrativa y resarcitoria fue conferida a la Contraloría General de la República como instrumento de control fiscal que le corresponde por expreso mandato constitucional; y tiene por finalidad12 el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de quienes realizan gestión fiscal o de servidores públicos o particulares que participen, concurran, incidan o contribuyan directa o indirectamente en la producción de los mismos, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal. 4.3. Proceso de Responsabilidad Fiscal - Notificación por estado. En primer lugar, resulta pertinente precisar que el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021, regula la actividad de la jurisdicción contencioso administrativa y los órganos de control fiscal se remiten, en lo pertinente, a dicha ley por autorización expresa del artículo 66 de la Ley 61O de 2000, la cual señala que en los aspectos no previstos en la presente ley se aplicarán, en su orden, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil13 y el Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal. En materia de policía judicial, se aplicarán las disposiciones del Código de Procedimiento Penal. Aunado a lo anterior, la Rama Judicial cuenta con los recursos tecnológicos para realizar la notificación por estado electrónico, lo cual habrá de verificarse en relación

con la contraloría respectiva pues desde ahora se señala que actualmente la CGR, como se verá más adelante ha adoptado medidas excepcionales debido a la pandemia. Realizadas las salvedades pertinentes, se procederá a analizar la aplicación del artículo 201 de la Ley 1437 de 2011. Ahora bien, tanto dentro del proceso de responsabilidad fiscal, como en el proceso administrativo sancionatorio fiscal, la ley de manera taxativa ha señalado los eventos en los que procede la notificación personal, en el primer caso, en el artículo 10614 de la Ley 1474 de 2011, donde restringe la notificación personal a unos actos administrativos concretos prescribiendo para todos los demás la notificación por estado; mientras que en el PASF, se dispone la notificación personal para el acto 12 Ley 61o de 2000. Artículo 4, modificado por el artículo 124 del Decreto Ley 403 de 2020. 13 Actualmente Código General del Proceso. 14 ARTÍCULO 106. NOTIFICACIONES. En los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten en su integridad por lo dispuesto en la Ley 61O de 2000 únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

Página 7 de 14 administrativo de formulación de cargos en el inciso 2º del artículo 47 de la Ley 1437 de 2011. También el acto administrativo que pone fin al proceso deberá notificarse en los términos del artículo 67 a 69 de la Ley 1437 de 2011. Las demás actuaciones, serán notificadas por estado. Señala el artículo 67 de la Ley 1437 de 2011, lo siguiente: "Artículo 67. Notificación Personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo". "(. .. )". Se evidencia como la norma de manera expresa señala que deberá entregarse copia de la providencia a diferencia de la notificación por estado. De otro lado, el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021, sobre la notificación por estado, señala lo siguiente: "Artículo 201. Notificaciones por estado. Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario. La inserción en el estado se hará el día siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de constar: 1 . La identificación del proceso.

2. Los nombres del demandante y el demandado.

3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.

4. La fecha del estado y la firma del Secretario.

El estado se insertará en los medios informáticos de la Rama Judicial y permanecerá allí en calidad de medio notificador durante el respectivo día. <Inciso modificado por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva, y se enviará un mensaje de datos al canal digital de los sujetos procesales. De los estados que hayan sido fijados electrónicamente se conservará un archivo disponible para la consulta permanente en línea por cualquier interesado, por el término mínimo de diez (1 O) años. Cada juzgado dispondrá del número suficiente de equipos electrónicos al acceso del público para la consulta de los estados". (Negrillas fuera del texto original) Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 14 En efecto, a la luz de la modificación que tuvo la precitada norma, la notificación por estado electrónico, debe incluir la providencia, pero como se explicó inicialmente, esto resulta aplicable cuando se ha implementado la tecnología para realizarla así, como es el caso de la Rama Judicial, para la cual fue dictada la norma. La notificación por estado electrónico deberá hacerse el día hábil siguiente al de la

fecha del auto a notificar y debe permanecer para consulta al público en la página web de la Rama Judicial durante todo el día en que fue insertado. Además, se conservará un archivo disponible para consulta permanente en línea, por el término de 10 años. Como constancia de la notificación por estado electrónico, el Secretario suscribirá una certificación al pie de cada una de los autos notificados y, a quien haya suministrado la dirección electrónica para notificaciones judiciales, enviará un mensaje de datos, que dará cuenta de la notificación por estado electrónico. En el caso de la Contraloría General de la República, de acuerdo con el artículo 6 del Decreto 267 de 2000, la CGR, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política; y que dentro de los productos del Plan Estratégico de la CGR 2014 - 2018 "Control Fiscal Eficaz para una mejor Gestión Pública" se concibió la elaboración de Guías y Procedimientos para la oportuna Indagación Preliminar y la determinación de responsabilidades fiscales PRF, para cuya obtención se estableció como una de las actividades de los Planes de Acción de las vigencias 2016 y 2017, la elaboración del Manual de Secretaria Común. Por tal razón, la CGR expidió La Resolución 0038 de 2017, por la cual se adopta el Manual de Secretaría Común en la Contraloría General de la República, la cual establece en su artículo primero: "ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar en la Contraloría General de la República el Manual de Secretaría Común, como un documento de consulta y apoyo".

Igualmente, el citado manual en el numeral 5. Notificaciones, establece: "5.2 NOTIFICACIÓN POR ANOTACIÓN EN ESTADO Según el artículo 106 de la ley 1474 de 201 1 dentro del trámite del proceso ordinario de responsabilidad fiscal, "únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 9 de 14 Atendiendo lo dispuesto en el artículo 66 de la ley 61 O de 2000, que establece que en lo no regulado en esta norma especial, se acuda por remisión normativa, en su orden, al Código Contencioso Administrativo (hoy Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), al Código de Procedimiento Civil (hoy Código General del Proceso) y al Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal, la notificación por estado se efectuará conforme al procedimiento dispuesto en el artículo 295 del Código General del Proceso. 5.2.1. Trámite de la notificación por estado en la Secretaría Común. Conforme el artículo 295 del Código General del Proceso, el procedimiento para notificar por

estado se integra por las siguientes actividades: ■ Una vez recibido el auto en la Secretaria Común se debe elaborar el estado por parte del funcionario asignado, indicando la determinación del proceso por su clase, la identificación de la entidad afectada, los presuntos responsables (en el caso de ser varias personas se señalará la primera de estas seguida de la expresión "y otros"); la fecha de la providencia; la fecha del estado y la firma del secretario. ■ La inserción en el estado debe hacerse al día siguiente de proferida la providencia, el estado se fija en un lugar visible de la secretaría común al comenzar la primera hora hábil del respectivo día y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo día. ■ De las notificaciones hechas por estado el secretario dejará constancia con su firma al pie de la providencia notificada. ■ De los estados se dejará un duplicado autorizado por el secretario. Ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su conservación en el archivo, y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. ■ El funcionario encargado de las notificaciones por estado se encuentra también a cargo de elaborar con responsabilidad y calidad la cartelera en donde se publica el estado y cada uno de los traslados y constancias de poner a disposición los informes técnicos o informes de aclaración o complementación de los mismos". De este modo, la Contraloría General de la República a través de la Resolución Reglamentaria Ejecutiva adoptó el "Manual de Secretaría Común" como un documento de obligatorio cumplimiento, de conformidad con lo establecido en la

Resolución Organizacional No. 0727 de 2019, en su labor de notificar y comunicar las decisiones administrativas a los posibles incursos en indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo, respecto de los trámites adelantados por las Dependencias competentes para adelantar el Proceso de Responsabilidad Fiscal en la entidad. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 10 de 14 Por lo tanto, se estableció claramente la forma y el trámite bajo el cual se surte la notificación por estado de las decisiones administrativas de la CGR, estableciendo que en la Secretaría Común se elabora el estado indicando la clase de proceso, identificando la entidad afectada, el o los presuntos responsables, la fecha de la providencia; la fecha del estado y la firma del secretario, y todo el proceso que implica el trámite. En ese orden de ideas, dependerá de los recursos tecnológicos con los que cuenten los órganos de control fiscal el ofrecer la posibilidad de consultar las providencias de manera virtual. A la fecha, en la CGR las notificaciones por estado se publican en la cartelera de la Secretaría Común y en la página web de la Entidad. Únicamente, si así lo autorizó el interesado, se adelantan las notificaciones personales, que incluyen la provide