CGR - Concepto 0052 de 2019

O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Contraloria General de la Republica SGD 11-04-2019 17:24

Al Contestar Cite Este No.: 20191E0033597 Fo1:7 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA / JULIAN MAURICIO RUIZ RODRIGUEZ

DESTINO 80171-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL CALDAS / JORGE ENRIQUE VELASQUEZ YEPES CGR — OJ - (cid:9) 01 de 2019 OAS BU SN TO RESPUESTA AL SIGEDOC 20191E0017589 80112 - 20191E0033597(cid:9) 11111111111111111 11 11 11111 111 1 1 11111 11111 II III Bogotá D.C., Doctor

JORGE ENRIQUE VELÁSQUEZ YÉPES

Gerente Departamental Colegiado de Caldas Contraloría General de la República Calle 21 # 23 -22 P 6, 10 y 11

Manizales - Caldas Referencia: Respuesta al oficio Sigedoc 20191E0017589

Tema: (cid:9) Validez de la prueba electrónica — Traslado SAE Respetado doctor Velásquez: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República —CGRrecibió la comunicación citada en la referencia', la cual procedemos a responder a

continuación:

1. Antecedente Solicita concepto sobre: "1. En cumplimiento de la política de "cero papel", los funcionarios de la dependencia de Vigilancia Fiscal suelen hacer uso del correo electrónico para la solicitud y remisión de información, por lo que el soporte de gran parte de los

trámites es electrónico, sin embargo, en la dependencia de Responsabilidad Fiscal se tiene la directriz de manejar todos los soportes de trámite en medio físico, lo que lleva a imprimir incluso los correos electrónicos, razón por la que surge la inquietud de si los correos electrónicos son válidos como material probatorio en caso del traslado de un hallazgo de Vigilancia Fiscal a Responsabilidad Fiscal y estos podrían mantenerse en archivo digital y trasladarlo en cd por ejemplo, o si por el contrario, es necesario volver a la práctica de sólo papel."

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica 1 Ley 1437 de 2011, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción."

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 13 O CONTRALO,RÍA GENERAL DE LA REP5LICA Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control

fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen _para la vigilancia de la gestión fiscar y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"'. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado sobre temas relacionados con la consulta mediante los conceptos CGR-OJ-081-2017 bajo radicado 20171E0032807 de fecha 19 de abril

de 2017, con el asunto: Referenciación documento electrónico-SICA-Proceso auditorValoración prueba PRF. Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 2 1755 de 2015. Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 13 O CONTRALO,RÍA GENERAL OE LA REPLICA A su turno en el concepto 20141E0146753 de fecha 17 de octubre de 2014, se revisaron las nociones de firma electrónica y firma digital. Así mismo, en el concepto CGR-OJ-008-2018 bajo radicado 20181E0003535 de

fecha 19 de enero de 2018 se hizo el análisis del deber de llevar y remitir (en los eventos en que un proceso cambie de dependencia competente) de manera física y a través del SAE los expedientes que correspondan a los PRF9. Conceptos que puede consultar en el aplicativo SINOR (Normatividad y Relatoría) en la página institucional: www.contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas Del planteamiento formulado en la consulta se encuentra que el problema jurídico a analizar es ¿Cuál es la validez probatoria de los correos electrónicos y en caso del traslado de un hallazgo de Vigilancia Fiscal a Responsabilidad Fiscal, pueden aquellos correos electrónicos mantenerse en archivo digital y trasladarlo en cd por ejemplo, o si por el contrario, es necesario trasladar su impresión en papel?.

Para resolver tal problema se examinaran los antecedentes legales de la implementación de los sistemas electrónicos para la trasmisión de datos, para desde allí comprender la valoración del correo electrónico como documento electrónico y su traslado en un medio escrito o digital. Para luego referirnos a los contratos interadministrativos de prestación de servicios postales que ha suscrito la CGR con la SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. cuyo objeto contempla el servicio de correo electrónico certificado. 4.1. Antecedentes legales Como uno de antecedentes jurídicos de la implementación de los sistemas electrónicos para la trasmisión de datos, a partir del Decreto 2150 de 1995 que asentó la eliminación de regulaciones y trámites que dificultaran el ejercicio de las libertades ciudadanas ante la administración pública, se decretó lo pertinente al envío de la información por medios de transmisión electrónica (artículos 16 y 26),

tratando de forma específica la utilización del correo electrónico para la transmisión de información en su artículo 2510. 9 Se anota que continua vigente el Numeral 11.4 del artículo 11 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017 de 2017, que es concordante con el Artículo 33. <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 18 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> de la misma Resolución REG-ORG-0017 de 2017 que dispone: "Los documentos correspondientes a la actividad procesal que en adelante se realice dentro de las actuaciones en curso y en las que se inicien a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, deberán diligenciarse en el expediente físico y en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE)." (Negrilla fuera de texto). 10 ARTICULO 16. SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. <Artículo modificado por el artículo 14 de la Ley 962 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 13 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Luego con la Ley 527 de 1999, se define y reglamenta el acceso y uso de los

mensajes de datos, el comercio electrónico, las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación. Así en sus artículos 2, 10,11, 12 y 13 la Ley 527 de 1999 definió el mensaje de datos, su admisibilidad y fuerza probatoria, el criterio de valoración del mensaje de datos, así como lo pertinente a la conservación y archivo de los mensajes de datos y documentos, de la siguiente manera: "Artículo 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se entenderá por: a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; (...) Artículo 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original. Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente

certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades. (- .-) Artículo 25. UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL ENVIO DE INFORMACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Ley 962 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional. Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo. Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la

fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo. (...) Artículo 26. UTILIZACIÓN DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO Y TRANSMISIÓN DE DATOS. Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para, que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración. En ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 13 O

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REP Artículo 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

Artículo 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y

DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. Artículo 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior." Sobre dichos artículos se pronunció la Corte Constitucional mediante la sentencia C-662 de 200011, expresando que: "3. 4. Alcance probatorio de los mensajes de datos El proyecto de ley establece que los mensajes de datos se deben considerar como medios de prueba, equiparando los mensajes de datos a los otros medios de prueba originalmente escritos en papel. Veamos "Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de

datos serán admisibles como medios de prueba y tendrán la misma fuerza probatoria otorgada a los documentos en el capítulo VIII de título XIII del Código de Procedimiento Civil. " M.P. Fabio Morón Díaz. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 13 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En toda actuación administrativa o judicial, vinculada con el ámbito de aplicación de la presente ley, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el solo hecho de que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original" (artículo 10). Al hacer referencia a la definición de documentos del Código de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, permitiendo coordinar el sistema telemático con el sistema manual o documentario, encontrándose en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica, teniendo en cuenta para su valoración algunos criterios como: confiabilidad, integridad de la información e identificación del autor. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Al valorar la fuerza probatoria de un mensaje de datos se habrá de tener presente la confiabilidad de la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad de la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente (artículo 11)."

Más recientemente, con la entrada en vigencia de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA-, se introdujo regulación sobre la implementación de las nuevas tecnologías de la información aplicables a las actuaciones administrativas, entre ellas la posibilidad de adelantar los procedimientos administrativos por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad (artículo 35). Ley 1437 de 2011 que dentro de la Parte Primera del "Procedimiento Administrativo" en el Título III del "Procedimiento Administrativo General" establece en su Capítulo IV un aparte especial relativo a la "Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo" comprendido entre los artículos 53 a 64 de dicha ley12. "Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen." (Negrilla fuera de texto). El inciso primero del artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 replica lo antes dicho en el artículo 35 de la codificación en comento, esto es la posibilidad de adelantar procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos, sin

embargo más importante aún resulta que el inciso segundo instruye que las 12 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 13 O CONTRALO,RÍA GENERAL DE LA REP LICA disposiciones de la Ley 527 de 1999 o las que la reemplacen serán aplicables en cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos. Adicionalmente destacamos que la Ley 1437 de 2011, mediante los artículos 61,62 y 64 norma lo concerniente a la recepción del mensaje de datos dentro de la actuación administrativa, la prueba del envío del mensaje y su recepción por la autoridad competente, así como la gradualidad de la aplicación de medios electrónicos en los procedimientos administrativos: "Artículo 61. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS POR PARTE DE LAS AUTORIDADES. Para la recepción de mensajes de datos dentro de una actuación administrativa las autoridades deberán:

1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de recepción.

2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información.

3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado asignado.13

Artículo 62. PRUEBA DE RECEPCIÓN Y ENVÍO DE MENSAJES DE DATOS POR LA AUTORIDAD. Para efectos de demostrar el envío y la recepción de comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas:

1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad.

2. Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.

En el mismo sentido la Ley 1564 de 2012, dispone: " 13 Artículo 109. Presentación y trámite de memoriales e incorporación de escritos y comunicaciones. El secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba y los agregará al expediente respectivo; los ingresará inmediatamente al despacho solo cuando el juez deba pronunciarse sobre ellos fuera de audiencia. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el secretario deberá esperar a que este transcurra en relación con todas las partes. Los memoriales podrán presentarse y las comunicaciones transmitirse por cualquier medio idóneo. Las autoridades judiciales llevarán un estricto control y relación de los mensajes recibidos que incluya la fecha y hora de recepción. También mantendrán el buzón del correo electrónico con disponibilidad suficiente para recibir los mensajes de datos. Los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término. Parágrafo. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura reglamentará la forma de presentar memoriales en

centros administrativos, de apoyo, secretarías conjuntas, centros de radicación o similares, con destino a un determinado despacho judicial. En esos casos, la presentación se entenderá realizada el día en que fue radicado el memorial en alguna de estas dependencias." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 13

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPBLICA (...) Artículo 64. ESTÁNDARES Y PROTOCOLOS. Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en este Código en relación con las anteriores disposiciones, el Gobierno Nacional establecerá los estándares y protocolos que deberán cumplir las autoridades para incorporar en forma gradual la aplicación de medios electrónicos en los procedimientos administrativos." (Negrilla fuera de texto) Posterior a la Ley 1437 de 2011, se expide el Decreto Ley 19 de 2012, que siguiendo la línea del Decreto 2150 de 1995, dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. El Decreto Ley 19 de 2012 se fundamenta en la aplicación del artículo 83 de la Constitución Política que dispone que todas las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas; también, se asienta en la necesidad que todas las actuaciones de la administración pública se

basen en la eficiencia, la equidad, la eficacia y la economía, con el fin de proteger el patrimonio público, la transparencia y moralidad en todas las operaciones relacionadas con el manejo y utilización de los bienes y recursos públicos, y la eficiencia y eficacia de la administración en el cumplimiento de los fines del Estado. Así, con el objeto de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades que cumplen funciones administrativas, contribuir a la eficacia y eficiencia de estas y fortalecer, entre otros, los principios de buena fe, confianza legítima, transparencia y moralidad, se consideró racionalizar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios contenidos en normas con fuerza de ley. En tal contexto, el Decreto Ley 19 de 2012 imprime fuerza a los principios que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en especial: • El de celeridad (artículo 4° Decreto Ley 19 de 2012)14 por el cual deben suprimirse los trámites innecesarios, sin que ello releve de la obligación de considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y practicados; debiendo incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia. • El de economía (artículo 5° Decreto Ley 19 de 2012)15 por el cual las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de

14 Concordante con el numeral 13 del artículo 3° de la Ley 1437 de 2011. 15 Concordante con el numeral 12 del artículo 3° de la Ley 1437 de 2011. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 13 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚRLILA gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. Escenario en el que el Decreto Ley 19 de 2012, señala en su artículo 9° la prohibición de exigir documentos que ya reposen en la entidad, cuando se esté adelantando un trámite ante la misma administración. Igualmente el Decreto Ley 19 de 2012, a través del artículo 25 elimina los requerimientos de autenticaciones y reconocimientos, implantando la presunción de autenticidad de los actos que provienen del funcionario público competente, así como de los documentos producidos por las autoridades o particulares que cumplan funciones administrativas, siempre que reposen en sus archivos, que tampoco requieren autenticación o reconocimiento.

Preceptuando frente a los documentos privados que, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.16 Ahora bien, recuérdese que el artículo 10 de la Ley 527 de 1999 remitía al Código de Procedimiento Civil en lo referente a la admisíbilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Conforme lo anterior, la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expidió el actual Código General del Proceso -CGP-, además de derogar el Código de Procedimiento Civil (artículo 626), dispone el uso de las tecnologías de la información y de las 16 "Artículo 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. <Aparte tachado INEXEQUIBLE> <Aparte tachado INEXEQUIBLE> Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los

provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos - :•. personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite." (Negrilla fuera de texto) - Artículo corregido por el artículo 1 del Decreto 53 de 2012, publicado en el Diario Oficial No. 48.311 de 13 de enero de 2012. - Artículo 1 del Decreto 53 de 2012 y el aparte tachado el texto original, declarados INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-634-12 de 15 de agosto de 2012, Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. Inepta demanda en relación con la expresión "con excepción de los poderes especiales" Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 9 de 13 o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, presumiendo auténticos los memo