CGR - Concepto 0139 de 2021

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CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

139

CGR-OJ- -2021

80112 o.e., Bogotá Señor

AMAURI JOSÉ VILLARREAL TORDECILLA

amauryvillarreal30@hotmail.com

Referencia: Radicado Interno: 2021 ER0076232

Tema: LEGITIMIDAD DEL COBRO POR COPIAS POR PARTE DE UNA

ENTIDAD PÚBLICA A UN PARTICULAR Respetado señor Villarreal, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1 , la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes El peticionario pregunta: "Puede una entidad pública cobrar por los costos en reproducción de copias en ejercicio de un derecho de petición, cuando la información requerida por el peticionario en un derecho de petición sea solicitado con fines de defensa de un proceso de responsabilidad fiscal o disciplinaria".

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) dias siguientes a su recepción".

2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 2 interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contrataría Genera/"3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Genera/"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contra/oría General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contrataría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fisca/"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo so/iciten"7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque

de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina no se ha pronunciado sobre el tema objeto de consulta.

4. Consideraciones Problema jurídico: Corresponde a la pregunta formulada por el peticionario. "Puede una entidad pública cobrar por los costos en reproducción de copias en ejercicio de un derecho de petición, cuando la información requerida por el peticionario en un derecho de petición sea solicitado con fines de defensa de un proceso de responsabilidad fiscal o disciplinaria". 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:(. .. ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden.

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3 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Por su parte, el artículo 74 Constitucional, estipula que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. De acuerdo con lo regulado en el artículo 17 de la Ley 57 de 1985, "por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales", que la expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se hará a la tesorería de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición. En ningún caso el precio fijado podrá exceder al costo de la reproducción. En pronunciamiento de la Corte Constitucional9 , con ocas,on de una demanda de inconstitucionalidad contra el art. 24 del Decreto ley 01 de 1.984 subrogado por el art. 17 de la Ley 57 de 1.985, dicha Corporación, señaló lo siguiente: "Estima la sala que el legislador determinó que todas las personas en condiciones de igualdad, cuando en virtud del derecho de petición solicite la expedición de copias, deberán pagar las mismas, cuando la cantidad solicitada así lo justifique, conforme a la tarifa que adopte el funcionario público encargado de autorizar la

expedición de las mismas, la cual en ningún caso podrá exceder el costo de la reproducción. Así las cosas resulta meridianamente claro que el derecho de petición comporta varias manifestaciones en las cuales el legislador colabora en su configuración legal y en su desarrollo constitucional. En consecuencia conforme a la jurisprudencia de esta Corte el derecho de petición al igual que los demás derechos fundamentales consagrados en el orden constitucional no tienen per-se el carácter de absolutos, pues cuentan con los límites impuestos por los derechos de los demás y el orden jurídico. En este sentido el Legislador, puede, en ejerc1cI0 de la cláusula general de competencia prevista en el del artículo 150 superior definir los distintos elementos materiales para concretar el ejercicio de los derechos fundamentales y por lo tanto es un deber constitucional la prevalencia de interés general y la carga ética de todo ciudadano de respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios. (art. 95 num. 1 y 5 Constitucional). En este orden de ideas la disposición acusada se acompasa con el orden constitucional superior y con la jurisprudencia de esta Corporación, vertida sobre el particular, entre otras en las sentencias C-621 de 1997, T522 de 1.994, T-424 de 1.998, C-555 de 1.993 y C-023 de 1.998, en donde esta Corporación en forma 9 Corte Constitucional. Sentencia C -099 de 2001. M. S. Dr. Fabio Morón Díaz. Bogotá D.C., enero 31 de 2001. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 4 reiterada ha estimado que el derecho a una acción estatal que involucra la utilización de recursos públicos limitados se deben configurar dentro de unas condiciones materiales definidas previamente por el legislador, ya que la actividad estatal pero especialmente la administrativa se sustenta en los principios de eficiencia, moralidad, economía, celeridad y equidad. (art. 209 Superior). Bajo ésta perspectiva constitucional no existe límite constitucional para que el legislador no pueda establecer condiciones que procuren la racionalización del manejo de sus recursos públicos, siempre claro está, que tales límites sean razonables y proporcionales respecto a las finalidades constitucionales que se persiguen. De otra parte, estima la sala que el fundamento jurídico para el cobro por la expedición de las copias de documentos públicos, descansa en el art. 95 numeral 9° de la Constitución Política a cuyo tenor es deber de las personas y de los ciudadanos contribuir con el funcionamiento y los gastos en inversiones del Estado dentro de los conceptos de justicia y equidad.( ...) . En síntesis, como el legislador en la ley 57 de 1.985 , art. 17 , subrogo el art. 24 del Decreto 01 de 1 .984, se ajustó a lo dispuesto en los artículos 338 en concordancia con los artículos 150-12, 300-4 y 313-4 superiores pues el Congreso de la República ejerció una función propia de su ámbito constitucional al establecer una modalidad de tasa a favor de una entidad pública cuando autorizo el cobro de las copias, cuando la cantidad así lo justifique, tendientes a la recuperación de los

costos de la producción de la publicaciones por parte de los organismos públicos; en virtud del derecho de petición de un ciudadano, todo lo cual, en criterio de esta Corporación procura una finalidad protegida constitucionalmente, pues, la disposición cuestionada contiene un elemento de discrecionalidad que le otorga al servidor público que autoriza la expedición de las copias determinar si la cantidad solicitada justifica el cobro de las mismas, tarifa que además no podrá exceder el costo económico material de la reproducción, lo que torna justo, razonable y proporcional la disposición cuestionada, pues la norma acusada contiene un criterio equitativo, repárese que los gastos del Estado deben estar fundamentados en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad y equidad". (resaltado fuer de texto) En concordancia con la citada jurisprudencia, se encuentra lo dicho por el Consejo de Estado10 , en el siguiente pronunciamiento: "Con el mismo criterio, en sentencia de 19 de agosto de 2004 la Sección Quinta de esta Corporación11, negó una acción de tutela en que el reclamante pretendía que las copias de los documentos públicos que había solicitado se le procuraran en «El artículo 24 del Código Contencioso Administrativo, forma gratuita. Precisó: dispone que la expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición, la cual no podrá exceder el costo de la reproducción.( ...) . 1° Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Primera. C. P. Dr. Camilo Arciniegas Andrade Bogotá

D.G., 15 de noviembre de 2007. Radicación número: 11001-03-24-000-2003-00310-01. 11 Consejo de Estado. Expediente 19001-23-31-000-2004-0813-01. M.P. Dra. María Nohemí Hernández Pinzón. Bogotá D.G., 19 de agosto de 2004. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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5 Se tiene, entonces, que el hecho de que se cobre una tarifa por las copias que los particulares soliciten en ejercicio del derecho de petición -cuando lo sean en un número considerable-no constituye una vulneración al mismo, pues aquélla medida se encuentra fundamentada en el principio de economía que es uno de los que debe regir la función administrativa, de acuerdo con el artículo 209 de la Constitución Política, al igual que en el deber ciudadano de contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de los conceptos de justicia y equidad, consagrado en el numeral 9° del artículo 95 de la Carta.»". (resaltado fuera de texto) En consonancia con el artículo 17 de la Ley 57 de 1985, se encuentra el artículo 29 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas. En igual sentido, se encuentran los artículos 3 y 26 de la Ley 1712 de 2014, "por medio

de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones", que señalan lo siguiente: "Artículo 3o. OTROS PRINCIPIOS DE LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios (. .. ) Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. ( ... )". "Artículo 26. RESPUESTA A SOLICITUD DE ACCESO A INFORMACIÓN. <Artículo corregido por el artículo 1 del Decreto 1494 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Es aquel acto escrito mediante el cual, de forma oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada, todo sujeto obligado responde materialmente a cualquier persona que presente una solicitud de acceso a información pública. Su respuesta se dará en los términos establecidos por el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011. La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante". Según el artículo 20 del Decreto 103 de 2015, reglamentario de la ley en cita, en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, los sujetos obligados deben aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos

adicionales a los de reproducción de la información. Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Paso seguido, señala el artículo 21, lo siguiente: Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 6 "Artículo 21.Motivación de los costos de reproducción de información pública. Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado. ( ... )". Por último, es preciso señalar que diferente es el caso que se presenta cuando la solicitud de copias la efectúa alguien en cumplimiento de deberes de orden constitucional o legal en razón de su actividad, ya que en dicho evento, la reproducción no genera cobro alguno. Al respecto, el Consejo de Estado12 , dijo lo siguiente: "Es de anotar que estas normas tendientes a que la administración cobre el valor del fotocopiado, tienen plena justificación cuando se trata de la solicitud de un particular, mas no de la de una persona que solicita las fotocopias para cumplir una función que

le asigna una norma legal. ( ... ). No se trata aquí de una solicitud de fotocopias de documentos de un particular a la administración, en ejercicio del derecho de petición, que generan lógicamente el cobro del valor de su expedición, sino del cumplimiento de unas funciones de carácter constitucional y legal por parte de los ediles, que constituyen a su vez obligaciones del mismo carácter, y que en consecuencia, no deben tener la carga económica que se les exige a los particulares".

5. Conclusiones De conformidad con lo dispuesto en los artículos 17 de la Ley 57 de 1985; 29 de la Ley 1437 de 2011; 3 y 26 de la Ley 1712 de 2014; y, 20 y 21 del Decreto 103 de 2015, las entidades públicas están facultadas para cobrar por concepto de reproducción de copias a particul res.

Cordialmente,

ITIO SICARD

Proyectó: Erika Cure e_(..,,...,,,

Radicado: 2021 ER0076232

TRD. 80112M033 - Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos 12 Consejo de Estado -Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto C.E. 1176 de 1999. C. P. Dr. César Hoyos Salazar. Bogotá o.e., 17 de marzo de 1999. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ---·------------------------------------