CGR - Concepto 109 de 2024

109 CONTRALORÍA General de la República CGR-OJ- - 2024 -------- 80112Bogotá o.e., Señora

MARÍA DEL PILAR ZEA CHAPARRO

pilarzeach@gmail.com • Contraloria General de la Republica :: SGD 11-07-2024 11:42

Al Contestar Cile Este No.: 2024EE0128616 Fol:14 Anex:O FA:O

ORIGEN 80112 OFICINA JURIDICA / ISDUAR JAVIER TOBO RODRIGUEZ

DESTINO MARIA DEL PILAR ZEACHAPARRO

ASUNTO CONCEPTO

OBS 2024EE0128616 II I IIII I III I IIII II I II IIII II I II I I IIIII II I III III Referencia: Respuesta a su oficio electrónico "consulta contraloría guias.pdf' radicado en la CGR con el SIPAR 2024-306812-82111-CO y el SIGEDOC 2024ER0126072 de fecha 12 de junio de 2024.

Tema: PROCESO AUDITOR GUÍAS DE AUDITORIA - DEBIDO

PROCESO.

Respetada señora María del Pilar: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la comunicación citada en la referencia1, la cual procedemos a responder a continuación:

1. Antecedentes.

La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió con la radicación señalada en la referencia sus oficios electrónicos "consulta Contraloría daño.pdf' y "consulta Contraloría guias.pdf', los cuales se repartieron internamente para dar contestación por separado a las solicitudes incorporadas en cada oficio. Así tras darse respuesta al oficio "consulta Contraloría daño.pdf' mediante el Concepto

daño.pdf' y "consulta Contraloría guias.pdf', los cuales se repartieron internamente para dar contestación por separado a las solicitudes incorporadas en cada oficio. Así tras darse respuesta al oficio "consulta Contraloría daño.pdf' mediante el Concepto CGR-OJ-108-2024, con SIGEDOC 2024E125221 de fecha 8 de julio de 2024, en el presente documento se responde su petición de "consulta Contraloría guias.pdf', a través del cual formuló las siguientes preguntas: "• Con fundamento en lo anterior se conceptúe y determine la naturaleza y obligatoria de la aplicación de las diferentes guías según el tipo de auditoria (Auditoría Financiera y de Gestión - AF, Auditoría de Desempeño - AD y Auditoría de Cumplimiento - AC así como los Principios, Fundamentos y Aspectos Generales) dentro de los procesos de auditoria efectuadas por la Contraloría General de la Republica? • Si de conformidad con lo señalado en el artículo 124 y 130 de la ley 1474 de 2011 se determina y con conceptúa la obligatoriedad de las guías en el proceso auditor ' Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 27CONTRALORÍA General de la República

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 27CONTRALORÍA General de la República solicito se indique como se garantiza el derecho al debido proceso y demás garantías constitucionales para la entidad auditada en el ejercicio del proceso auditor en el marco de las guías expedidas por la Contraloría General de la Republica según tipo de auditoria? • En el ejercicio de las auditorias ordenadas por la Contraloría General de la Republica y de conformidad con los Principios, Fundamentos y Aspectos Generales de las Guías auditorias se conceptúe y se señale los elementos y estructura que debe contener los hallazgos y así como las incidencias de los mismos? • Se analice y conceptúe cuales son elementos los elementos que La Contraloría General de Republica utiliza para determinar el fenecimiento de la cuenta de una entidad? • Se conceptúe que porcentaje del presupuesto de una entidad se considera que proporciona una base razonable para expresar una opinión presupuesta! y contable a partir de la cual se puede establecerse si existiere las incorrecciones materiales generalizadas que pueden afectar la representación fiel de las cifras de una entidad indicando la normatividad que rige el tema? • Se determine y conceptúe si ejercicio de una auditoria cuando existe divergencia en la interpretación de las cláusulas de un contrato surgidas de las posiciones jurídicas contrarias entre el auditado y los auditores de la Contraloría se constituye con fuente de CRITERIO suficiente para estructuras un hallazgo con incidencia fiscal, disciplinaria y penal, la posición adoptada por la Contraloría desconociendo la interpretación de la entidad que fue la encargada de elaborar los proyectos y a partir de estos estructuro el proceso contractual, redactando las cláusulas y conoce

disciplinaria y penal, la posición adoptada por la Contraloría desconociendo la interpretación de la entidad que fue la encargada de elaborar los proyectos y a partir de estos estructuro el proceso contractual, redactando las cláusulas y conoce claramente la intención y alcance de cada una de ellas? • Se pregunta a la Auditoria si cuando en el proceso auditor se corre el traslado del informe de observaciones por el termino establecido en la guía de auditoria para que el auditado ejerza su defensa puede la auditoria en el informe final agravar al momento de constituir los hallazgo las incidencias inicialmente establecidas para la entidad en el proceso auditor sin volver a correr traslado al auditado con el fin de garantizar la contradicción y con ello debido proceso del auditado sobre las nuevas incidencias planteadas? • Se pregunta a la Auditoria si cuando en el proceso auditor se corre el traslado del informe de observaciones por el termino establecido en la guía de auditoria para que el auditado ejerza su defensa siendo esta la única instancia en la que la entidad puede ejercer su derecho a la defensa y pedir pruebas que las misma considera conducente, pertinente y útil puede la Contraloría negarse a recibir una prueba por considerar que la misma no fue aportada en los documentos de trabajo del proceso auditor?"

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la

carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la 2 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 27CONTRALORÍA General de la República interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contra/orí a Generaf'4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "/as consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que

En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica.

Revisada la base de conceptos de la Oficina Jurídica se encuentra que, sobre la naturaleza de los informes de auditoría y su revisión, se emitió el Concepto CGR-OJ-108-2023, radicado bajo SIGEDOC 2023EE0125968 de fecha 31 de julio de 2023, el cual puede ser consultado en nuestra página web www.contraloria.gov.co, en el micrositio "Normatividad"

4. Consideraciones Jurídicas. 4.1. Problema jurídico: 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 • Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000

5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: ( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 27CONTRALORÍA General de la República De la consulta formulada se desprende el siguiente problema jurídico a tratar: ¿Las auditorías que adelantan los órganos de control fiscal contemplan un debido proceso? 4.2. Guías de auditorías. El artículo 268 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo 04 de 2019, establece dentro de las atribuciones del Contralor General de la República tendrá las de: "1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. 2. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado. (. . .) 12. Dictar normas

cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado. (. . .) 12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial; y dirigir e implementar, con apoyo de la Auditoría General de la República, el Sistema Nacional de Control Fiscal, para la unificación y estandarización de la vigilancia y control de la gestión fiscal ... " A su vez, el artículo 9 de la Ley 42 de 1993, cuya reviviscencia fue declarada por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-237 de 2022, dispone que para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, a la vez que también se habilita la implementación de otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad, los cuales podrán ser adoptados por la Contraloría General de la República, mediante reglamento especial. En ese contexto, la Contraloría General de la República ha adaptado las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores - ISSAIexpedidas por la Organización Mundial de Entidades Superiores de Fiscalización - INTOSAl9. También se encuentran las Normas Internacionales de Auditoría NIA que son el conjunto de normas que permiten a los auditores adelantar auditorías profesionales y de calidad, así como obtener de manera técnica la evidencia que soporte los resultados de auditoría. Estas son expedidas por la IFAC - lnternational Federation of Accountants, la organización que aglutina a los contadores públicos de todo el mundo y cuyo objetivo es el de proteger el interés público a través de la exigencia de altas prácticas de calidad. 10

Accountants, la organización que aglutina a los contadores públicos de todo el mundo y cuyo objetivo es el de proteger el interés público a través de la exigencia de altas prácticas de calidad. 10 En ese contexto, a partir del año 2015, la Contraloría General de la República, de conformidad con su marco constitucional y legal, adaptó las Normas Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores -ISSAIrelacionadas con los principios generales, emitidos por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras 9 Documento: "Principios, fundamentos y aspectos generales, para las auditorías en la CGR, en el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadoras superiores - ISSAI", adoptado mediante Resolución REG. ORG. 0012 de 2017. 10 Ibídem. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 27CONTRALORÍA General de la República Superiores -INTOSAl-que se recogen en los documentos de "Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorías en la CGR"11 y guías de auditoría. Documentos de "Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorías en la CGR" establecido con el objetivo de definir el marco que rige cualquier tipo de auditoría que lleve a cabo la CGR y por lo tanto, el cual se constituye en el principio rector para el desarrollo de las auditorías Financiera, de Desempeño y de Cumplimiento, respecto de las normas de auditoría, se especifica que, si durante la realización de las auditorías surgieran aspectos no contenidos en las guías de

rector para el desarrollo de las auditorías Financiera, de Desempeño y de Cumplimiento, respecto de las normas de auditoría, se especifica que, si durante la realización de las auditorías surgieran aspectos no contenidos en las guías de auditoría de la CGR, deberán aplicarse las normas indicadas a continuación: • Normas Internacionales de Entidades Fiscalizadoras Superiores • Directrices de INTOSAI para la buena gobernanza • Normas Internacionales de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores (NIA - IFAC) • Declaraciones sobre Normas de Auditoría, publicadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA). Para el ejercicio de control fiscal que le corresponde a la Contraloría General de la República y en el macro de las ISSAI, se aplican los siguientes tipos de auditoría: • Auditoría Financiera12 • Auditoría de Cumplimiento13 y • Auditoría de Desempeño14 Las definiciones, los detalles y procedimientos de cada uno de estos tipos de auditoría, se encuentran en las guías respectivas, las cuales puede consultar en la página web institucional https://www.contraloria.gov.co De otra parte, dando cumplimiento al mandato de la Ley 147 4 de 2011 (artículo 130), la Contraloría General de la República, las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales y la Auditoría General de la República, han desarrollado la "GUÍA DE AUDITORÍA TERRITORIAL EN EL MARCO DE LAS NORMAS INTERNACIONALES - ISSAI - GAT Versión 4.0", de marzo de 202415. Dado que, las GAT como metodologías para el proceso auditor son herramientas adaptadas a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel

• ISSAI - GAT Versión 4.0", de marzo de 202415. Dado que, las GAT como metodologías para el proceso auditor son herramientas adaptadas a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial, se considera necesario aclarar que la GAT no reglamenta el proceso auditor adelantado por la CGR y en todo caso tendrá que verificarse cómo es adoptada por 11 Documento publicado en: https://www.contraloria.gov.co/en/guia-de-auditoria-en-el-marco-de-normas-issai/ 1.-principios­ fundamentos-y-aspectos 12 Guia publicada en: https://www.contraloria.gov.co/en/guia-de-auditoria-en-el-marco-denormas-issa i/2.-guia-de-auditoria­ financiera 13 Guia publicada en: https://www.contral oria.gov.co/en/guia-de-auditoria-en-el-marco-de-no rmas-issai/4.- guia-de-auditoria-de­ cumplimiento 14 Guía publicada en: https://www.contraloria.gov.co/en/guia-de-auditoria-en-el-marco-de-normas-issai/3.-guiade-auditoria-de­ desempeno 15 Guía publicada en: https://www.contraloria.gov.co/documents/20125/365728/GUIADE¾ 7E l .pdf/680a4c6b393 b-85de-284b-ca82d567f490?t= 1711999802601

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 27CONTRALORÍA General de la Repú blica

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 27CONTRALORÍA General de la Repú blica cada contraloría territorial, en razón de la autonomía e independenc ia que existe entre estos órganos de control fiscal con fundamento en los artículos 1 º y 272 de la Constitución Política. Retomando el documento "Principios, fundame ntos y aspectos generales, para las auditorías en la CGR, en el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadoras superiores - ISSAI", sintetiza lo concerniente a las definiciones de los tipos de hallazgo, de la siguiente forma: "Hallazgo de Auditoría Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al com parar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complement ara estableciendo sus causas y efectos. Hallazgo administrativo Hecho que demuestra que la gestión fiscal de un sujeto de control, no se está desarrollando de acuerdo con los principios generales establecidos. Hallazgo con impacto disciplinario Hallazgo admin istrativo donde se configura que los servidores Públicos o los particulares que transitoriamente ejerzan funciones Públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Hallazgo con impacto fiscal Todo hallazgo admin istrativo donde se tipifica que los servidores Públicos o los particulares ha realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido un daño patrimonial al Estado. Hallazgo con impacto penal

Todo hallazgo admin istrativo donde se tipifica que los servidores Públicos o los particulares ha realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido un daño patrimonial al Estado. Hallazgo con impacto penal Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor Público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y función pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia y a la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios y Jurisdicción Coactiva para efectos de constituirse en parte civil." De esta forma una debilidad o diferencia, se constituye en princ1p10 como una observación de auditoría, posteriormente es susceptible de configurarse como un hallazgo, siendo imprescin dible el agotamiento de los siguientes pasos, que son descritos en el numeral 1.14.8 del referido document o, procediendo entonces, a relacionar los que revisten mayor importancia, a saber: "1.14 .8. Conformación y Tratamiento de Hal lazgos de Audi toría. El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser] y concluir que distan uno del otro. Igualmente, es una situación determ inada al aplicar pruebas de auditoría que se com plementará estableciendo sus causas y efectos. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

Igualmente, es una situación determ inada al aplicar pruebas de auditoría que se com plementará estableciendo sus causas y efectos. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 27Todos los hallazgos determinados por la CGR, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales y posibles penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta del sujeto de vigilancia y control fiscal, cuando esta se da. La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos en los papeles de trabajo. Características y requisitos del hal lazgo: La determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que cumpla con las características que lo identifican, las cuales exigen que este debe ser:

CARACTERISTICA /

REQUISITO Objetivo Factual (de los hechos, o relativo a ellos) Relevante Claro y Preciso Verificable Útil

CARACTERISTICA /

REQUISITO Objetivo Factual (de los hechos, o relativo a ellos) Relevante Claro y Preciso Verificable Útil CONCEPTO El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independient emente del valor emocional o subjetivo. Que la materialidad y frecuencia merezca su comun icación e interpr ete la percepción colectiva del equipo auditor. Que contenga afirmaciones inequ ívocas, libres de ambigüedades, que este argumentado y que sea válido para los interesados. Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utili zación de los recursos Públ icos, a la racionalidad de la admini stración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización. Aspectos en la determinación del hallazgo: Una debilidad o diferencia se constituye en principio como una observación de auditoría, posteriormente es susceptible de configurarse como un hallazgo, para tal efecto se deben seguir los siguientes pasos: a) Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 27CONTRALORÍA Gener al de la República

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 27CONTRALORÍA Gener al de la República Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos a la observación, mediante el debate y la valoración de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. La condición es la situación encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto al asunto o materia auditada. De la comparación entre "lo que es" - condicióncon "lo que debe ser" -criterio-, se pueden tener los siguientes comportamientos: Se ajusta satisfactoriamente a los criterios; No se ajusta a los criterios; Se ajusta parcialmente a los criterios y supera los criterios. Toda desviación resultante de la comparación entre la condición y el criterio se identifica como una observación, la que es entendida como el primer paso para la constitución de un hallazgo. En la evaluación de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor. Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de auditoría y debe quedar documentado en los papeles de trabajo. b) Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la situación observada. Una vez detectada la observación, el auditor debe establecer las causas o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observación de que el problema existe porque alguien

observada. Una vez detectada la observación, el auditor debe establecer las causas o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observación de que el problema existe porque alguien no cumplió el deber ser, no es suficiente para construir un hallazgo. El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observación antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situación adversa, por qué persiste y si existen controles para evitarla. En la formulación del hallazgo, el equipo auditor debe identificar claramente las causas del mismo, considerando que este es un insumo fundamental para que el sujeto pueda formular las acciones de mejora en el plan de mejoramiento. Así mismo, se deben identificar los efectos, considerando estos como las consecuencias de la materialización de los riesgos, que afectan el logro de los objetivos y de las operaciones de los sujetos de vigilancia y control fiscal. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o número de transacciones. Cualquiera sea el uso de los términos, el hallazgo debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El análisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean estos tangibles o intangibles. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 27CONTRALORÍA Gen eral de la Re pública

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 27CONTRALORÍA Gen eral de la Re pública Además, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este último caso indicar su frecuencia. c) Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. La labor de auditoría se concentra en la obtención de la evidencia, en concordancia con lo definido en el numeral 1.1 3.2.2, por cuanto, esta provee una base racional para la formulación de opiniones y conceptos d) Identificar y valorar los posibles responsables y lín eas de autoridad. Una vez analizada la observación, el auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relación directa frente a la observación formulada, especialmente cuando se considera que esta puede tener incidencia fiscal y posible penal, disciplinaria u otras incidencias, con el propósito de obtener la información necesaria para los tramites posteriores. e) Comunicar y trasladar al audi tado las observaciones. Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoría, estas deben ser comunicadas con sus presuntas incidencias fiscales, penales, disciplinarias o de otra índole al sujeto de control fiscal, para que pueda presentar los argumentos y soportes sobre la observación. El proceso de comunicación de observaciones de auditoría al sujeto de vigilancia y control fiscal, incluye una interacción permanente con los funcionarios responsables. Lo anterior, permite considerar otros puntos de vista, identificar posibles causas de las observaciones, comprender mejor la situación del asunto o materia evaluada,

control fiscal, incluye una interacción permanente con los funcionarios responsables. Lo anterior, permite considerar otros puntos de vista, identificar posibles causas de las observaciones, comprender mejor la situación del asunto o materia evaluada, reducir el tiempo en el proceso de validación e ir consolidando los fundamentos del informe de auditoría. El sujeto de control fiscal deberá dar respuesta a la observación dentro del término establecido por el equipo auditor, sin que este sea superior a cinco días hábiles. Cumplidos los términos, si no se ha obtenido respuesta, los auditores validarán la observación como un hallazgo, en mesa de trabajo. El oficio mediante el cual se comuniquen las observaciones al auditado, debe ser firmado por el super visor y en él se solicitará la confirmación de que su respuesta a las observaciones formuladas están basadas en los documentos fuentes únicos existentes a la fecha de su respuesta. Destacando que es la única oportunidad que tiene el auditado para dar respuesta y presentar los documentos pertinentes para desvirtuar la observación, garantizando de esta manera el derecho a la contradicción y d