CGR - Concepto 224 de 2021

Contraloría General de la Republica SUD 09-12-2021 13:58

Al Contestar Cite Este No.: 2021E60212504 Fol:6 Anes:0 FATO

ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA LUIS FELIPE MURGUEITIO SICARD CONTRALORÍA DESTINO SERENA PATRICIA ROMERO MADERA ASUNTO PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACION POR ESTADO - ARTICULO 9 DECRETO 806 DE

OBS GENERAL DE LA REPÚBLICA 2021 EE021 2504(cid:9) 11111111111111111111101111111111111111 111111

CGR-OJ-(cid:9) 224 - 2021 80112 — Bogotá D.C., Señora

BERENA ROMERO MADERA

berenaromero@hotmail.com Referencia: Respuesta a su consulta radicada en la CGR con SIGEDOC 2021ER0147917.

Tema: PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN POR ESTADO — ARTÍCULO 9 DECRETO 806 DE 2020.

Respetada señora: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia, que procedemos a responder a continuación:

1. Antecedente Mediante su oficio manifiesta que el artículo 9 del Decreto 806 de 2020 por el cual se modificó las notificaciones por estado y que de acuerdo con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011 se señalaron las providencias que se podían notificar personalmente y las que se notifican por estado. Por lo tanto, formula la siguiente consulta: 1. ¿Cuál es el procedimiento de la notificación por estado, atendiendo la

aplicación del artículo 9 del Decreto 806 de 2020? 2. ¿Qué resoluciones o circulares ha adoptado la CGR para darle cumplimiento al artículo 9 del Decreto 806 de 2020?

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución' ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuacióñ de la Contraloría General"2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República".

En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente Doctrinal de la Oficina Jurídica.

La consulta formulada guarda relación con la consulta atendida mediante el concepto CGR-OJ-029-2019, radicado 2019EE0021665 de fecha 28 de febrero de 2019 y el concepto CGR-OJ-1162019, radicado 20191E0073151 de fecha 21 de septiembre de 2019, los cuales pueden ser consultados en nuestra página web www.contraloria.gov.co, en el aplicativo institucional SINOR (Normatividad y Relatoría). 1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 2 3 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000

Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43 Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 12

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

4. Consideraciones jurídicas.

4.1. Problema Jurídico. De la consulta formulada se encuentra que el problema jurídico a analizar es ¿Es aplicable lo estipulado en el artículo 9 del Decreto 806 de 2020 a la notificación por estado en el Proceso de Responsabilidad Fiscal? 4.2. El proceso de responsabilidad fiscal. La Contraloría General de la República ejerce la función pública de vigilancia y control fiscal, por tal razón, de acuerdo al artículo 267 de la Constitución Política vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. Así mismo, el artículo 268 Constitucional establece las atribuciones del Contralor General de la República dentro de las cuales se encuentra "establecer la

responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva, para lo cual tendrá prelación". El control fiscal se desarrolla en dos momentos: uno que comprende la función de vigilancia de la gestión que realicen de los bienes públicos los servidores y los particulares; y eventualmente, como resultado de esa labor de vigilancia, el desarrollo de un proceso de responsabilidad fiscal, el cual se orienta, tal y como lo ha dicho la Corte, a "obtener una declaración jurídica, en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan por sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que ha realizado y que está obligado a reparar el daño causado al erario público, por su conducta dolosa o gravemente culposa8". El segundo paso, esto es, la exigencia de responsabilidad fiscal encuentra fundamento en el artículo 268 de la Constitución, de acuerdo con el cual corresponde a las contralorías "establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma" El proceso de responsabilidad fiscal tiene como finalidad o propósito específico la protección y garantía del patrimonio del Estado, buscando la reparación de los daños que éste haya podido sufrir como consecuencia de la gestión irregular de quienes tienen a su cargo el manejo de dineros o bienes públicos fiscales. En ese S Corte Constitucional. Sentencia SU-620 de 1996. Magistrado Ponente: Dr. Antonio Barrera Carbonell.

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA sentido, el proceso de responsabilidad fiscal se fundamenta en el numeral 5 del artículo 268 de la Constitución, según el cual el Contralor General de la República tiene la atribución de establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma, para lo cual tendrá prelación las facultades que a su vez tienen asiento en la función pública de vigilancia y control sobre la gestión fiscal que realicen los servidores públicos o los particulares en relación con los bienes y recursos estatales (art. 272, inc. 6° C.P.)9. De igual forma, la Ley 610 de 2000, modificada por el Decreto Ley 403 de 2020, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías, en su artículo primero define el proceso de responsabilidad fiscal como "el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa (Gravemente de acuerdo a la Sentencia C619 de 2002)10 un daño al patrimonio

del Estadoll". La responsabilidad fiscal se declara a través del trámite del proceso de responsabilidad fiscal, entendido como el conjunto de actuaciones materiales y jurídicas que adelantan las contralorías con el fin de determinar la responsabilidad que le corresponde a los servidores públicos y a los particulares, por la administración o manejo irregulares de los dineros o bienes públicos. De este modo, el proceso de responsabilidad fiscal conduce a obtener una declaración jurídica, en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan por sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que ha realizado y que está obligado a reparar el daño causado al erario público, por su conducta dolosa o gravemente culposa. En ese sentido, la Corte Constitucional en la Sentencia SU 620 de 1996, sostuvo: El proceso de responsabilidad fiscal, atendiendo su naturaleza jurídica y los objetivos que persigue, presenta las siguientes características: a) Es un proceso de naturaleza administrativa, en razón de su propia materia, como es el establecimiento de la responsabilidad que corresponde a los servidores públicos o a los particulares que ejercen funciones públicas, por el manejo irregular de bienes o recursos públicos. Su conocimiento y trámite corresponde a autoridades administrativas, como son: la Contraloría General de la República y las contralorías, departamentales y municipales. 9 Corte Constitucional. Sentencia C-840 de 2001. MG. Jaime Araujo Rentería. 10 Sentencia C-619 de 2002. Con relación al grado de culpabilidad exigido para la responsabilidad en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, manifestó: "no existían motivos para que la ley establezca un régimen de responsabilidad fiscal y

patrimonial con distintos fundamentos de imputación, lo que motivó la declaratoria de inexequibilidad de disposiciones de la ley 610 de 2000 parágrafo 2° del artículo 4° y artículo 53 (parcial)- que establecían fundamentos de imputación distintos al dolo y a la culpa grave" 11 Ley 610 de 2000, Modificada por el Decreto Ley 403 de 2020. Artículo 1. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA b) La responsabilidad que se declara a través de dicho proceso es esencialmente administrativa, porque juzga la conducta de un servidor público, o de una persona que ejerce funciones públicas, por el incumplimiento de los deberes que les incumben, o por estar incursos en conductas prohibidas o irregulares que afectan el manejo de los bienes o recursos públicos y lesionan, por consiguiente, el patrimonio estatal. Dicha responsabilidad es, además, patrimonial, porque como consecuencia de su declaración, el imputado debe resarcir el daño causado por la gestión fiscal irregular, mediante el pago de una indemnización pecuniaria, que compensa el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal. Adicionalmente, la declaración de la referida responsabilidad tiene indudablemente incidencia en los derechos fundamentales de las personas que con ella resultan afectadas (intimidad, honra, buen nombre, trabajo, ejercicio de determinados derechos políticos etc.).

c) Dicha responsabilidad no tiene un carácter sancionatorio, ni penal ni administrativo (parágrafo art. 81, ley 42 de 1993). En efecto, la declaración de responsabilidad tiene una finalidad meramente resarcitoria, pues busca obtener la indemnización por el detrimento patrimonial ocasionado a la entidad estatal. Es, por lo tanto, una responsabilidad independiente y autónoma, distinta de la disciplinaria o de la penal que pueda corresponder por la comisión de los mismos hechos. En tal virtud, puede existir una acumulación de responsabilidades, con las disciplinarias y penales, aunque se advierte que, si se percibe la indemnización de perjuicios dentro del proceso penal, no es procedente al mismo tiempo obtener un nuevo reconocimiento de ellos a través de dicho proceso, como lo sostuvo la Corte en la sentencia C-046/94. d) En el trámite del proceso en que dicha responsabilidad se deduce se deben observar las garantías sustanciales y procesales que informan el debido proceso, debidamente compatibilizadas con la naturaleza propia de las actuaciones administrativas, que se rigen por reglas propias de orden constitucional y legal, que dependen de variables fundadas en la necesidad de satisfacer en forma urgente e inmediata necesidades de interés público o social, con observancia de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (art. 209 C.P.), a través de las actividades propias de intervención o de control de la actividad de los particulares o del ejercicio de la función y de la actividad de policía o de las que permiten exigir responsabilidad a los servidores públicos o a los particulares que desempeñan funciones públicas.

En tal virtud, la norma del art. 29 de la Constitución, es aplicable al proceso de responsabilidad fiscal, en cuanto a la observancia de las siguientes garantías sustanciales y procesales: legalidad, juez natural o legal (autoridad administrativa competente), favorabilidad, presunción de inocencia, derecho de defensa, (derecho a ser oído y a intervenir en el proceso, directamente o a través de abogado, a presentar y controvertir pruebas, a oponer la nulidad de las autoridades con violación del debido proceso, y a interponer recursos contra la decisión condenatoria), debido proceso público sin dilaciones injustificadas, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En concordancia con ello, La Corte Constitucional en la Sentencia C-840 de 2001 manifestó: "El proceso de responsabilidad fiscal es de naturaleza administrativa; de ahí que la resolución por la cual se decide finalmente sobre la responsabilidad del procesado constituya un acto administrativo que, como tal, puede ser impugnado ante la jurisdicción contencioso administrativa (Negrillas fuera del texto original). En este orden de ideas, la responsabilidad que se declara a través del proceso fiscal es eminentemente administrativa, dado que recae sobre la gestión y manejo de los bienes públicos; es de carácter subjetivo, porque busca determinar si el imputado obró con dolo o con culpa grave; es patrimonial y no sancionatoria, por cuanto su

declaratoria acarrea el resarcimiento del daño causado por la gestión irregular; es autónoma e independiente, porque opera sin perjuicio de cualquier otra clase de responsabilidad; y, finalmente, en su trámite deben acatarse las garantías del debido proceso según voces del artículo 29 Superior". (Negrillas fuera del texto original) Igualmente, la Corte Constitucional en la Sentencia C-338 de 2014, expresó: "Con base en el régimen jurídico vigente en cada momento, se han establecido una serie de características predicables de esta forma de responsabilidad. En la jurisprudencia constitucional se ha expresado que la responsabilidad fiscal i) es de naturaleza administrativa; ii) es determinada a partir de un proceso de esta misma naturaleza, es decir, un proceso administrativo; iii) no tiene un carácter sancionatorio, sino eminentemente resarcitorio, pues busca recuperar el valor equivalente al detrimento ocasionado al patrimonio de una entidad estatal, teniendo esta suma como límite a exigirl; y iv) en este proceso se deben observar las garantías sustanciales y adjetivas propias del debido proceso de manera acorde con el diseño constitucional del control fiscal". (Negrillas fuera del texto original) Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de responsabilidad fiscal en concordancia con su naturaleza administrativa y resarcitoria fue conferida a la Contraloría General de la República como instrumento de control fiscal que le corresponde por expreso mandato constitucional; y tiene por finalidad12 el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de quienes realizan gestión fiscal o de servidores públicos o particulares que participen, concurran, incidan o contribuyan directa o

indirectamente en la producción de los mismos, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal. 4.3. Proceso de Responsabilidad Fiscal — Procedimiento Ordinario. Ley 610 de 2000. Artículo 4, modificado por el artículo 124 del Decreto Ley 403 de 2020. 12 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En relación con el proceso ordinario de responsabilidad fiscal, el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, dispone lo siguiente: ARTÍCULO 106. NOTIFICACIONES. En los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten en su integridad por lo dispuesto en la Ley 610 de 2000 únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado (Cursivas y Subrayas fuera del texto original). Nótese como la misma disposición legal advierte que para estas providencias se aplicará el procedimiento de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código

de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, cuyo artículo 67 dispone lo siguiente: "Artículo 67. Notificación Personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación. La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:

1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera.

La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.

2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la interposición de recursos".

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cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 12 CONTRALORÍA GENERAL. DE LA REPÚBLICA A su vez, el artículo 69 de la citada norma, señala que: "Artículo 69. Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal". De la lectura de las normas, se determinan las providencias que se notifican personalmente y de manera categórica la disposición legal señala que todas las

demás actuaciones sean notificadas por estado, cuyo trámite se desarrolla de acuerdo a lo dispuesto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Así mismo, de acuerdo con el artículo 6 del Decreto 267 de 2000, la Contraloría General de la República, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política; y que dentro de los productos del Plan Estratégico de la CGR 2014 — 2018 "Control Fiscal Eficaz para una mejor Gestión Pública" se concibió la elaboración de Guías y Procedimientos para la oportuna Indagación Preliminar y la determinación de responsabilidades fiscales PRF, para cuya obtención se estableció como una de las actividades de los Planes de Acción de las vigencias 2016 y 2017, la elaboración del Manual de Secretaria Común. Por tal razón, la CGR expidió La Resolución 0038 de 2017, por la cual se adopta el Manual de Secretaría Común en la Contraloría General de la República, la cual establece en su artículo primero: "ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar en la Contraloría General de la República el Manual de Secretaría Común, como un documento de consulta y apoyo". Igualmente, el citado manual en el numeral 5. Notificaciones, establece:

"5.2 NOTIFICACIÓN POR ANOTACIÓN EN ESTADO

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Página 8 de 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Según el artículo 106 de la ley 1474 de 2011 dentro del trámite del proceso ordinario de responsabilidad fiscal, "únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado." Atendiendo lo dispuesto en el artículo 66 de la ley 610 de 2000, que establece que en lo no regulado en esta norma especial, se acuda por remisión normativa, en su orden, al Código Contencioso Administrativo (hoy Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), al Código de Procedimiento Civil (hoy Código General del Proceso) y al Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal, la notificación por estado se efectuará conforme al procedimiento dispuesto en el artículo 295 del Código General del Proceso. 5.2.1. Trámite de la notificación por estado en la Secretaría Común. Conforme el artículo 295 del Código General del Proceso, el procedimiento para notificar por estado se integra por las siguientes actividades: nUna vez recibido el auto en la Secretaria Común se debe elaborar el estado por parte del funcionario asignado, indicando la determinación del proceso por su clase, la identificación de la entidad afectada, los presuntos

responsables (en el caso de ser varias personas se señalará la primera de estas seguida de la expresión "y otros"); la fecha de la providencia; la fecha del estado y la firma del secretario. nLa inserción en el estado debe hacerse al día siguiente de proferida la providencia, el estado se fija en un lugar visible de la secretaría común al comenzar la primera hora hábil del respectivo día y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo día. • De las notificaciones hechas por estado el secretario dejará constancia con su firma al pie de la providencia notificada. nDe los estados se dejará u n duplicado autorizado por el secretario. Ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su conservación en el archivo, y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. • El funcionario encargado de las notificaciones por estado se encuentra también a cargo de elaborar con responsabilidad y calidad la cartelera en donde se publica el estado y cada uno de los traslados y constancias de poner a disposición los informes técnicos o informes de aclaración o complementación de los mismos". Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 9 de 12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA De este modo, la Contraloría General de la República a través de la Resolución Reglamentaria Ejecutiva adoptó el "Manual de Secretaría Común" como un documento de obligatorio cumplimiento, de conformidad con lo establecido en la

Resolución Organizacional No. 0727 de 2019, en su labor de notificar y comunicar las decisiones administrativas a los posibles incursos en indagaciones preliminares, Procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo, respecto de los trámites adelantados por las Dependencias competentes para adelantar el Proceso de Responsabilidad Fiscal en la entidad. Por lo tanto, se estableció claramente la forma y el trámite bajo el cual se surte la notificación por estado de las decisiones administrativas de la CGR, estableciendo que en la Secretaría Común se elabora el estado indicando la clase de proceso, identificando la entidad afectada, el o los presuntos responsables, la fecha de la providencia; la fecha del estado y la firma del secretario, y todo el proceso que implica el trámite. 4.4. Proceso de Responsabilidad Fiscal — Procedimiento Verbal. Señala el artículo 104 de la Ley 1474 de 2011, la forma en que deben notificarse las providencias en el proceso de responsabilidad fiscal que se adelanten por el trámite verbal, recordemos la disposición legal: "ARTÍCULO 104. NOTIFICACIÓN DE LAS DECISIONES. Las decisiones que se profieran en el curso del proceso verbal de responsabilidad fiscal, se notificarán en forma personal, por aviso, por estrados o por conducta concluyente, con los siguientes procedimientos: a) Se notificará personalmente al presunto responsable fiscal o a su apoderado o defensor de oficio, según el caso, el auto de apertura e imputación y la providencia que resuelve los recursos de reposición o de apelación contra el fallo con responsabilidad fiscal. La notificación personal se efectuará en la forma prevista en los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella no fuere posible se recurrirá a

la notificación por aviso establecida en el artículo 69 de la misma ley; b) Las decisiones que se adopten en audiencia, se entenderán notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se haga el pronunciamiento, se encuentren o no presentes en la audiencia" En caso de no comparecer a la audiencia a pesar de haberse hecho la citación oportunamente, se entenderá surtida la notificación salvo que la ausencia se justifique por fuerza mayor o caso fortuito dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se profirió la decisión, caso en el cual la notificación se realizará al día siguiente de haberse aceptado la justificación. En el mismo término se deberá hacer uso de los recursos, si a ello hubiere lugar; c) Cuando no se hubiere realizado la notificación o esta fuera irregular, la exigencia legal se entiende cumplida, para todos los efectos, cuando el sujeto procesal dándose por suficientemente enterado, se manifiesta respecto de la decisión, o cuando él mismo utiliza en tiempo los recursos procedentes. Dentro del expediente Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 10 de 12

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