CGR - Concepto EE0050714 de 2015

CONTRALORIA

OrICINÍA ContraloriaGeneraldelaRepública::SGD27-04-201510:08 GENERAL. DE LA REPÚBL .iURlDiCÁ AlContestarCiteEsteNo.:201SEEQQ5Q714Fol:1Anex:0FA:Q ORIGEN 80112-OFlCINAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTINEZBERMEO DESTINOGABRIELALFREDOMORENOMORALES/FUERZASMILITARESDECOLOMBIAEJERCITO

NACIONAL

ASUNTO SOLICITUDDECONCEPTOSOBRECAMBIODEORDENAMIENTODEGASTO

OBS 2015EE0050714 llllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll 80112 Bogotá, D.C. Teniente Coronel GabrielAlfredo Moreno Morales Comandante BatallóndeApoyo y Servicio parael Combate No.6 "Francisco Antonio Zea" Km5 Vía Boquerón-Cantón Militar "Jaime Rooke" Ibagué (Tolima)

Asunto: SOLICITUD DECONCEPTO SOBRE CAMBIO DEORDENADOR DE

GASTO.

Respetado Coronel Moreno: Estaoficina recibió su escrito radicado 2015ER0023578 del 06 de marzo de 2015, donde consulta: 1. ¿Quién es el responsable del archivo histórico de laContratación? 2. ¿Qué funcionario es competente para subsanar novedades de cualquier requerimientojudicial y/o administrativo respectode uncontrato convigencia anterior,a lafechaen queseasume lasfunciones deordenadordegasto por lanuevadependencia? 3. ¿Quién es elfuncionario llamadoa liquidar loscontratos ejecutados enfecha

anterior a la nueva competencia en funciones de ordenador de gasto de la nuevadependencia?

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimientoo ejecución, nitienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Carrera9 No.12C-10Piso8 PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co #1

CONTRALORÍA

OFICINA

M GGEENNEERRAALL DDEE LLAARREEPPÚUBBLL CC JURÍDICA TenienteCoronelGabrielAlfredo Moreno Morales Comandante BatallóndeApoyoyServicio paraelCombateNo.6 "FranciscoAntonioZea" Página2de 5 Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limitaaaquellasqueformulen lasdependencias internasde laCGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"1, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas

deordenjurídico que leseanformuladas a la Contraloría General de la República"3. En este orden, mediantesu expedición se busca "orientar a lasdependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigenpara lavigilanciadelagestiónfiscal"4y"asesorarjurídicamente a lasentidades que ejercen el controlfiscal en el nivelterritorial y alossujetos pasivosdevigilancia cuando éstos losoliciten"5. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la ContraloríaGeneral de la República, porque de conformidad con lodispuesto en el artículo43, numeral 165del Decreto Ley267de 2000, esta calidadsólo latienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). Una vez sentada esta premisa la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la Repúblicase pronuncia sobre su consulta, así:

RESPONSABILIDAD DELARCHIVO HISTÓRICO DE LA CONTRATACIÓN.

Para atender la inquietud planteadaes necesario tener en cuenta varios aspectos relativos al tema archivístico que se encuentra regulado en nuestro ordenamiento jurídico por la Ley 594 de 2000 "Pormedio de la cualse dicta la Ley Generalde Archivos y se dictan otras disposiciones", pues específicamente y en lo que se refiere a laresponsabilidaddel archivo existen disposiciones expresas: "ARTÍCULO 15.Responsabilidadespecialyobligacionesde losservidorespúblicos. Los servidores públicos, aldesvincularse de las funciones titulares, entregarán los

documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las 1Art.43,numeral4delDecretoLey267de2000. 2Art.43,numeral5delDecretoLey267de2000. 3Art.43,numeral12delDecretoLey267de2000. 4Art.43,numeral11delDecretoLey267de2000. 3Art.43,numeral14delDecretoLey267de2000. sArt.43.OFICINAJURIDICA.Sonfunciones delaOficinaJurídica:(...)16.Coordinarconlasdependenciaslaadopcióndeunadoctrinae interpretaciónjurídicaquecomprometalaposicióninstitucionaldelaContraloríaGeneraldelaRepúblicaentodasaquellasmateriasquepor _ suimportanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanuevaposturadenaturalezajuridicadecualquierorden. Carrera9No.12C-10Piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co /

CONTRALORIA

OFICINA

GENERAL DE LAREPUBLIC WCA

Teniente CoronelGabrielAlfredo MorenoMorales„ Comandante BatallóndeApoyo yServicio para elCombate No.6 "FranciscoAntonioZea" Página3de5 normasy procedimientos que establezca elArchivo Generalde la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Adicionalmente, existe una regulación expresa frente a las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas: "ARTÍCULO 16. Obligaciones de losfuncionarios a cuyocargo esténlos archivos de

las entidadespúblicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igualo superiorjerarquía, pertenecientes a las entidadespúblicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidadyfidelidadde lainformaciónde losdocumentos de archivoy seránresponsablesdesuorganizaciónyconservación, asícomodelaprestaciónde losservicios archivísticos.(...)" Debemos acudir, además, a la definición legal de archivo histórico, la cual se encuentra consignada en el artículo 23 de lamisma regulación,donde se clasifican los archivos de acuerdo al ciclovital del documento: "ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, losarchivosse clasificanen: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Sucirculación o trámite se realizapara darrespuesta o solución a losasuntosiniciados; b)Archivo central. Enelquese agrupandocumentos transferidosporlosdistintos archivosdegestióndelaentidadrespectiva, cuyaconsultanoestanfrecuentepero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta porlas propias oficinas y particularesengeneral. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivode conservaciónpermanente.(...)" Por tal motivo, para efectos de determinar quién es el responsable del archivo histórico de la contratación deberá remitirsea la normatividadtrascrita. Carrera9No. 12C-10Piso8 PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co

CONTRALO.RIA]

OFICINA

GENERAL DE LAREPÚBLICA § JURÍDICA TenienteCoronelGabrielAlfredo MorenoMorales Comandante BatallóndeApoyoyServicio paraelCombateNo.6 "FranciscoAntonioZea" Página4de5 DEBER FUNCIONAL DELORDENADOR DE GASTO, Frente a las inquietudes planteadas que tienen que ver con las novedades de cualquier requerimiento judicial y/o administrativo respecto de un contrato cuando existe cambio deordenador de gasto, resultaimportante referirseal deber funcional que ostentan los servidores públicos respecto de las funciones a ellos asignadas, pues el funcionario será responsable de sus actuaciones en la medida que sus funciones se lo exijan y permitan, quiere decir esto que el funcionario que ostente laordenacióndegastoserá responsablede sus actuacionesenel ejerciciode dicha potestad, lo que implica que todos los actos llevados a cabo durante el periodo en que ejerció susfunciones deberán ajustarse a los preceptos legalesque los rigeny por ello la responsabilidad fiscal, disciplinaria y penal sobre ellos recae en quien ejerció dichasfacultades en cualquier tiempo. Unavez seasumen porotrofuncionario odependencialasfunciones deordenación de gasto éste deberá asumir las diligencias en el estado en que se encuentran al momento en que se le hace entrega del cargo, pues el anterior ordenador no contaríaya con lasfacultades para intervenir dentro de su marcofuncional. En otras palabras, el anterior ordenador responde por los actos ejercidos durante su ejercicio comotal y no puede asumir lasfunciones que actualmente no ostenta. LaProcuraduríaGeneralde la Nación7hasentado su criteriofrente a la importancia

del deber funcional de losservidores públicosde lasiguiente manera: "(...)Alrespecto,cabeseñalarqueelderechodisciplinariogiraentornoalaconducta delservidorpúblicoy de quien ejerce funciones públicas, en orden a lograr, de los primeros, quesuactuarse adecúealcatálogo de funciones, obligacionesy deberes que le demarcan los preceptos constitucionales, legales y reglamentarios que circunscribenelejerciciode!cargorespectivo. Talesregulaciones,obviamente, están referidasalagestiónquedentrodelengranajeadministrativocorrespondedesarrollar alaentidadparaejecutarlosfines, objetivosyservicios estatales, de talmaneraque al establecerse la vinculación con la entidad pública se genera una relación de sujeción que le permite a la administración exigir de sus colaboradores un comportamientodeterminado, regidoporpreceptosespecíficos. Eneseordende ideas, eldeberfuncionalalquese alude enelnuevoestatuto noes otracosaqueelejerciciodelafunciónpúblicaylamaneracomodebe desempeñarla quienestéacargodelamisma,supeditadosiempre a unoscánonespreestablecidos demarcados por las obligaciones que le atañen y la razón de ser de las mismas, _ 7ProcuraduríaGeneraldelaNación-ConsultaNo.181del29demayode2002 _Carrera9 No.12C-10Piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co /

C0NTRAL0R1A

OcCIÑA

GGEENNEERRAALL DDEE LLAA RREEPPÚÚBBLLIICCAA >:|CA

Teniente CoronelGabrielAlfredo MorenoMorales Comandante BatallóndeApoyo yServicio para elCombate No.6 "FranciscoAntonioZea" Página5 de 5 fundadas en fines estatales. Asi pues, la responsabilidad frente a la potestad sancionadora de la administración nopuedederivarse sino deldesconocimiento de esos parámetros, motivo por el cual, la falta disciplinaria la constituye el incumplimiento de los deberes, la extralimitación de funciones y derechos, la incursión en prohibiciones y la violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentosyconflictosde intereses, comola define elarticulo 23 de la Ley 734 de 2002(...)." Finalmente y con respecto a la consulta que se refiere a quién es el funcionario llamado a liquidar los contratos cuando existe cambio de ordenador, deberemos aplicar la misma lógica interpretativa, pues sólo quien ostenta las funciones respectivas puedesuscribir laliquidaciónal momento enque estase consolide, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal, disciplinarla o penal en la que pueda incurrir quien haya dejado de liquidar el contrato dentro de los términos establecidos en la Leycuando estabafacultado paraello y tenía el deber de hacerlo. Cordial saludo ft ufóeuA hi WIEO DirectoraOficinaJurídica Contraloría General de la República Proyectó:AlvaroMonsalveVeloza Revisó:Dra.LucenithMuñozArenaVsyÿ '

N.R.2015ER0023578

Carrera9 No. 12C-10Piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.coritraloria.gov.co