CGR - Resolución OGZ-0443 de 2016

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL

(cid:9) 0443

NÚMERO: OGZ- -2016

CONTRALORÍA

03 2016

GENERAL DE LA REPÚBLICA FECHA: PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 1 de 3 "Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República" EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, eh especial las contenidas en el artículo 6 y los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto 267 de 2000 y, CONSIDERANDO Que de acuerdo con el artículo 6 del Decreto 267 de 2000, la Contraloría General de la República, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política.

Que los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto 267 de 2000 señalan como función' del Contralor General de la República la de "Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para' el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad cc iz la Constitución y la ley." y "Dirigir como autoridad superior las labores administrativas y' de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley. Que conforme al artículo 11 de la Ley 594 de 2000, dentro de la administración de archivos, "el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,

teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística." Que el artículo 16 de la Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, establece que los: "Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación." Que el Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario único del Sector Cultura" en el Capítulo V Gestión de Documentos Artículo 2.8.2.5.1. indica: "Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígens y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)."

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL NÚMERO: OGZ-(cid:9) '143(cid:9) -2016

CONTRALORÍA 0 3 JUN. 2019

GENERAL DE LA REPÚBLICA FECHA : PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 2 de 3 "Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República" Que actualmente se encuentra publicado en el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad — SIGCC, el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República versión 2.0 cuya última actualización fue el 28 de julio de 2011.

Que como parte del compromiso de mejoramiento de los procesos y de la eficiencia en el cumplimiento de las funciones que le competen a la Contraloría General de la República, la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, como responsable del Macroproceso de Gestión de Recursos de la Entidad, impulsó la actualización del Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia ajustado a la normatividad vigente. Que mediante Acta de Expertos No. 01 de fecha 3 de septiembre del 2015 fue analizada y aprobada la propuesta de mejora del Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República, por encontrarlo ajustado a las modificaciones normativas contempladas en la Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional", el Decreto 1080 de 2015 "Decreto único Reglamentario Sector Cultura", y Acuerdo emitidos por el Archivo General de la Nación. Que se hace necesario adoptar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo

y Correspondencia con el fin de unificar las actividades relacionadas con el manejo de información, a través de un instrumento que facilita el desarrollo de las labores archivísticas que se deben realizar en la Contraloría General de la República, teniendo en cuenta que cada funcionario es responsable de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genera o recibe, acorde a la normatividad vigente. RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República, así como sus formatos y anexos los cuales hacen parte integral de la presente Resolución Organizacional. ARTÍCULO SEGUNDO. Para efectos de su divulgáción, consulta y aplicación el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia deberá publicarse en el aplicativo institucional Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad — SIGCC de la Contraloría General de la República. ARTÍCULO TERCERO. Las disposiciones del Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas del Nivel Central y Desconcentrado de la Contraloría General de la República.

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL NÚMERO: OGZ-(cid:9) r= i43 -2016

(cid:9) CONTRALORÍA GENERAL pa LA REPÚBLICA FECHA : 0 3 JUN. 213113

PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 3 de 3 "Poda cual se adopta el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República" ARTÍCULO CUARTO. La coordinación para la modificación y actualización del Manual de

Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia estará a cargo de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, a través de la Gerencia Administrativa y Financiera, como líder del Macroproceso de Gestión de Recursos de la Contraloría General de la República. ARTÍCULO QUINTO. Las modificaciones y actualizaciones al Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia deberán ser actualizadas y versionadas a través del aplicativo institucional Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad — SIGCC de la Contraloría General de la República. ARTÍCULO SEXTO. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 03 juN. 2616 /1/lay EDGAR O JOSÉ MAYA V LAZÓN Contralor eneral de la R pública (cid:9) 93 de 03 JUN. 2016 Publicada en el Diario Oficial No.

Proyectó: DIEGO IVÁN BETANCOURT GALEANO

Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia PIPP

Aprobó: ALFREDO VARGAS ABAD

Gerente de Gestión Administrativa y Financier

Revisó: XIOMARA RIVERA VERA

Profesional Universitario - Oficina Jurídica

Aprobó: JULIANA MARTÍNEZ BERMEO

Directora Oficina Jurídica

Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación

CONTRALORÍA de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC) Códi go: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0 Página 1 de 163 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Versión 1.0 Contraloría General de la República Gerencia Administrativa y Financiera Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia Bogotá, 8 de Abril de 2016

O Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación 9.9.1Tr,?1,61.1 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 2 de 163

Control de Cahdad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0 Tabla de Contenido

1. Justificación (cid:9) 4

2. Objetivo (cid:9) 5

3. Actividades del Diccionario (cid:9) 5

4. Alcance o Campo de Aplicación (cid:9) 5

5. Glosario y Siglas (cid:9) 6

6. Normatividad y Documentos de Referencia (cid:9) 11 •(cid:9) 7. Formatos, Plantillas y Anexos (cid:9) 14 7.1. Formatos (cid:9) 14 7.2. Plantillas (cid:9) 15 7.3. Anexos (cid:9) 17

8. Productos, Servicios o Subproductos (cid:9) 17

9. Desarrollo (cid:9) 18 9.1. Proceso de Planeación (cid:9) 18 9.1.1. Actividades (cid:9) 18 9.2. Proceso de Producción (cid:9) 20 9.2.1. Actividades (cid:9) 20 9.3. Proceso de Gestión y Trámite (cid:9) 23 9.3.1. Actividades (cid:9) 23 9.4. Proceso de Organización (cid:9) 56 9.4.1. Actividades (cid:9) 56 9.5. Proceso de Transferencias (cid:9) 107 9.5.1. Actividades (cid:9) 108 9.6. Proceso de Disposición de Documentos (cid:9) 124 9.6.1. Actividades (cid:9) 124 9.7. Proceso de Preservación a Largo Plazo.... (cid:9) 134 9.7.1. Actividades (cid:9) 134 9.8. Proceso de Valoración Documental (cid:9) 137 9.8.1. Actividades (cid:9) 137 9.9. Servicios Archivísticos (cid:9) 141

Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación 9.91rrY49.C.111/4. Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 3 de 163

Control de Calidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0 9.9.1. Actividades (cid:9) 141 9.10. Entrega de Informes en Gestión Documental de las Dependencias del Nivel Central y Gerencias Departamentales a la DIAC (cid:9) 151

9.10.1. Actividades (cid:9) 151 10.A ctividades de Control del Procedimiento (cid:9) 155

11. Riesgos y Controles del Proceso (cid:9) 159

12. Control de Cambios (cid:9) 159

13. Vigencia y Derogatorias (cid:9) 160

14. Lista de Gráficos (cid:9) 162

15. Lista de Tablas (cid:9) 163

O Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación 99nML9111 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 4 de 163

CCoonnttr ol de Calidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0

1. Justificación La Contraloría General de la República como máximo órgano de control fiscal, en cumplimiento a sus funciones genera documentos que hacen parte de la memoria institucional y contribuyen a conformar el patrimonio documental del país, lo que conlleva a que existen documentos que desde su creación son de conservación total y requieren una preservación y custodia adecuada que permitan su consulta, para garantizar a los ciudadanos el derecho a la 'información y salvaguardar el acervo documental como parte de la herencia de la humanidad.

La gestión documental es un tema transversal en la Contraloría General de la República, ya que los documentos que se producen en cumplimiento a las funciones en cada unidad administrativa evidencian el quehacer de la Entidad. Por lo anterior, el presente Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia, se constituye en un instrumento que facilita el desarrollo,

estandarización, control y mejora de las labores archivísticas que se deben realizar, teniendo en cuenta que cada funcionario es responsable de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genera o recibe. Este Manual describe las actividades a realizar para el cumplimiento de los ocho procesos que conforman el Programa de Gestión Documental, de acuerdo a la normatividad vigente. En virtud de la expedición del Decreto 1080 de 2015 y acuerdos reglamentarios emanados por el Archivo General de la Nación, en el marco del Plan de Fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad-SIGCC, con sujeción al Procedimiento de Mejora Versión 1.1 del SIGCC, es necesario actualizar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia, razón por la cual se elaboró el presente documento. Así mismo, es necesario que todos los funcionarios de la Contraloría General de la República y contratistas que actúan en representación de ésta, conozcan los procedimientos que en materia de gestión documental se deben aplicar, acorde a las normas actuales.

Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación

CONTRALORÍA de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 5 de 163 Control de Calidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0

2. Objetivo Establecer el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República, el cual determina las actividades, controles, registros y responsables en relación con los procesos que conforman el Programa de Gestión Documental.

3. Actividades del Diccionario Este Manual contempla las siguientes actividades del Proceso Administrar Documentación que hace parte del Macroproceso de Gestión de Recursos de la Entidad — GRE: • Planear la gestión documental. (Código de actividad 125) • Orientar el proceso de gestión documental de producción. (Código de actividad 126) • Orientar y/o ejecutar el proceso de gestión documental de gestión y trámite.

(Código de actividad 127) • Orientar y/o ejecutar el proceso de gestión documental de organización. (Código de actividad 128) • Orientar y/o ejecutar el proceso de gestión documental de transferencia. (Código de actividad 129) • Disposición de documentos. (Código de actividad 130) • Preservación a largo plazo. (Código de actividad 131) • Orientar el proceso de gestión documental de valoración. (Código de actividad 132) • Realizar autenticaciones documentales al Archivo de Gestión Centralizado y Archivo Central del Nivel Central. (Código de actividad 134)

4. Alcance o campo de aplicación Este Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia debe ser aplicado por todos los servidores públicos de la Contraloría General de la República, incluida la Planta de Regalías y los contratistas que actúen en representación de la Entidad, de acuerdo con las competencias de sus respectivos cargos y obligaciones contractuales, según corresponda.

O Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación

995ML9FIt, Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0 Página 6 de 163

5. Glosario y Siglas Para facilitar la comprensión y aplicación de este documento, se da a conocer el significado o concepto de las siguientes palabras: Anexo: Documento que complementa información de cualquiera de los demás documentos incluidos en el aplicativo SIGCC. (Tomado del Procedimiento de Mejora — Versión 1.1 SIGCC CGR) Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central: conjunto de documentos transferidos por los Archivos de Gestión de la Contraloría General de la República, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión Centralizado: Es una unidad de información de la Contraloría General de la Republica que está conformada por documentos pertenecientes a cada uno de los Archivos de Gestión de las dependencias del Nivel Central de la Entidad, en la cual se cumplirá el periodo de retención previsto en las Tablas de Retención Documental y posteriormente serán transferidos al Archivo Central CGR.

Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual

se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivamente y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

O Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación s2n11,69.11 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 7 de 163

Control de Cafidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0

Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Consulta de Documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia Autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Cuadro de Clasificación: Esquenia que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Descripción Documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento: Información producida por la entidad en razón de sus actividades o funciones. Su medio de soporte puede ser físico (papel) o digital. (Tomado del Procedimiento de Mejora — Versión 1.1 SIGCC CGR) Documento Análogo: Información registrada en soporte papel, video, cinta, microfilm y otros, para leerlos e interpretarlos no se requiere de un computador. Recurso que contiene información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel puede ser visualizado directamente.

Documento de Apoyo: Documentogenerado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

Documento Electrónico de Archivo: Registro de información generada, producida o

recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación 9.9.1M,69.11, Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0 Página 8 de 163

Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Expediente Digital o Digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documento originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. Expediente Electrónico de Archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que

les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Expediente Híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

Foliado Electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja de libro, cuaderno o expediente al -que corresponde dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las hojas de un expediente o carpeta.

Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Formato: Documento que permite recaudar de forma estandarizada y sistemática información específica. Una vez incorporada dicha información en el formato, éste se constituye en un registro. (Tomado del Procedimiento de Mejora — Versión 1.1 SIGCC

CGR) Formato Único de Inventario Documental_ FUID: Formato establecido por el Archivo General de la Nación para el levantamiento y recuperación de información, permite la descripción de cada carpeta, de acuerdo a las series, subseries documentales y asuntos de un fondo documental.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación. (Tomado de la norma NTCGP1000:2009).

O Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación q.9.1rD9-.9,51 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 9 de 163

Control de Calidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0

Identificación de Carpeta: Plantilla que permite identificar el contenido de la carpeta conforme a lo establecido en la tabla de retención documental, identifica la cantidad de folios, la dependencia productora,. el número de la carpeta, el rango de folios y datos de transferencias, eliminaciones y entrega de documentos al Archivo de Gestión

Centralizado.

Índice Electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

Inventario de Carpeta: Formato que permite relacionar cada uno de los documentos contenidos en la carpeta.

Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Plantilla: Documento modelo que permite crear nuevos documentos para garantizar una presentación estándar de estructura, contenido, diseño y estilo. Una vez incorporada información en la plantilla, ésta se constituye en un registro. (Tomado del Procedimiento de Mejora — Versión 1.1 SIGCC CGR) Plantilla de Servicios Archivísticos: Formato que permite llevar el control de los

servicios de consulta, préstamo y reprografía, que se realizan en los archivos.

Paz y Salvo Documental: Documento que hace constar que el funcionario o contratista de la Contraloría General de la República, cumplió a cabalidad con la entrega de documentos que tenía bajo su custodia o manejo, independientemente del soporte en que se encuentren.

Radicación de Comunicaciones Oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Registro: Documento que proporciona evidencia sobre las actividades adelantadas y/o los resultados de ellas o del proceso. Todo registro es documento, pero no todo documento es registro. (Tomado del Procedimiento de Mejora — Versión 1.1 SIGCC CGR) Registro de Comunicaciones Oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

O Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación courim,69,11 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 10 de

Control de Calidad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0

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Retención Documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subcomité de Archivo: Grupo asesor de la Gerencia Departamental, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas.

Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, identificada de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de Retención Documental: Listado de series y subseries documentales con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento. •(cid:9) Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirve como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Trámite de Documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia Documental: Remisión de los_ documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal

forma que garantice su preservación e identificación.

Unidad Documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser unidades documentales entre otras, un acta, un oficio, un informe.

Usuarios Externos: Son personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que requieren información de la Contraloría General de la República.

Usuarios Internos: Son funcionarios de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, que requieren información, sobre la distribución o enrutamiento de las comunicaciones oficiales u otro tipo de documento institucional, con la finalidad de soportar actuaciones administrativas surtidas o que estén en trámite.

Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Macroproceso: Gestión de Recursos de la Entidad Proceso: Administrar Documentación C.ON.TRA LORÍA Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Sistema Integrado de Gestión y Página 11 de Contrlo d e Cahdad (SIGCC) Código: GRE-01-MA-001 Versión: 1.0

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AGN: Archivo General de la Nación.

CGR: Contraloría General de la República.

DIAC: Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia.

FUID: Formato Único de Inventa