CGR - Resolución REG-EJE-0038 de 2017

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA EJECUTIVA 0038(cid:9) NÚMERO REG-EJE -(cid:9) _ 2017

CONTRALORÍA GENERAL D£ LA REPÚBLICA FECHA: 1' PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 1 de 3 "Por la cual se adopta el Manual de Secretaría Común en la Contraloría General de la República" EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 6 y 35 numeral 1 del Decreto 267 de 2000, y CONSIDERANDO e Que de acuerdo con el artículo 6 del Decreto 267 de 2000, la Contraloría General de la República, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política. Que el numeral 1 del artículo 35 del Decreto 267 de 2000 establece como función del Contralor General de la República la de "Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley." Que de conformidad con el artículo 4 de la Ley 610 de 2000 el objeto del proceso de responsabilidad fiscal es "el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la

e respectiva entidad estatal. Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada caso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal." Que dentro de los productos del Plan Estratégico de la CGR 2014 — 2018 "Control Fiscal Eficaz para una mejor Gestión Pública" se concibió la elaboración de Guías y Procedimientos para la oportuna Indagación Preliminar y la determinación de responsabilidades fiscales PRF, para cuya obtención se estableció como una de las actividades de los Planes de Acción de las vigencias 2016 y 2017, la elaboración del Manual de Secretaria Común. Que como parte del compromiso de mejoramiento de los procesos y de la eficiencia en el cumplimiento de las funciones que le competen a la Contraloría General de la Republica, a tono con los Planes antes enunciados, la Contralora Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, como Líder del Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, impulsó la actualización del Manual de Secretaría Común ajustado a la normatividad vigente.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA EJECUTIVA NÚMERO REG-EJE-(cid:9) 0038 2017

(cid:9) - CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA FECHA: PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 2 de 3 "Por la cual se adopta el Manual de Secretaría Común en la Contraloría General de la República" Que mediante acta del 23 de diciembre de 2016 los funcionarios designados por la Contralora Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, previo el respectivo

análisis y revisión, aprobaron la propuesta de mejora correspondiente al "Manual de Secretaría Común", por encontrarla ajustada a la legislación vigente y a la reglamentación interna; posteriormente se adoptaron los ajustes sugeridos por la Oficina de Planeación y la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la Republica. Que el artículo 5 de la Resolución la Organizacional OGZ-001-2014 "Por la cual se crea el Sistema de Información y Producción Normativa de Control Fiscal —SINOR y se establece el procedimiento para la expedición de resoluciones de competencia de la Contraloría General de la República" expresó que las resoluciones reglamentarias ejecutivas referirán entre otras a la adopción, modificación, adición o derogatoria de manuales, guías o instructivos para el ejercicio de las funciones de control fiscal, y establecimiento de sistemas, métodos, requisitos o procedimientos de trabajo o administración en el tema. Que se hace necesario adoptar el "Manual de Secretaría Común" como un documento de consulta y apoyo a los funcionarios ejecutores, en su labor de notificar y comunicar las decisiones administrativas a los posibles incursos en indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo, respecto de los trámites adelantados por las Secretarías Comunes de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva y de las Gerencias Departamentales Colegiadas. En mérito de lo expuesto; RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar en la Contraloría General de la República el Manual de Secretaría Común, como un documento de consulta y apoyo de conformidad con lo expuesto

en la parte considerativa, el cual hace parte integral de la presente resolución. ARTÍCULO SEGUNDO. Para efectos de su divulgación, consulta y aplicación el "Manual de Secretaría Común" deberá publicarse en el Aplicativo "Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad' - SCIGC de la Contraloría General de la República. ARTÍCULO TERCERO. Para efectos de actualización o modificación del Manual, la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, presentará la propuesta de mejora de acuerdo con el procedimiento establecido para ello, la cual deberá publicarse en el aplicativo Sistema de Control Interno y Gestión de la CalidadSCIGC.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA EJECUTIVA

(cid:9) 0035

NÚMERO REG-EJE - - 2017

CONTRALORÍA GENERAL, DE LA REPÚBLICA FECHA: PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 3 de 3 "Por la cual se adopta el Manual de Secretaría Común en la Contraloría General de la República" ARTÍCULO CUATRO. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias. COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.(cid:9) a los EDGARDO JOSÉ AYA VIL AZÓN Contralor eneral de la Re ública (cid:9) 57455' Publicada en el Diario Oficial No. de , 5' 455

Aprobó: SO RAYA VARGAS PULIDO `12

Contralora Delegada para investí aciones,

Juicios Fiscales y Jurisdicción C activa

Proyectó: Equipo Planeación y Gestión f4FJ

CD Investigaciones

Revisó: EDNA XIOMARA RIVERA VERA

Profesional Universitario Oficina Ju ídica

PEDRO PABLO PADILLA CASTRO

Coordinador de Gestión Oficina J

Aprobó: IVÁN DARÍO GUAUQUE TORRES Director Oficina Jurídica Macroproceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Procesos : Etapa Preprocesal, Etapa procesal y

Coactiva Jurisdicción Coactiva

CONTRALORÍA

Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión Sd Ce I Gla C C ) alidad Código: Versión: 1.0 Página 1 de 47

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORÍA DELEGADA PARA INVESTIGACIONES,

JUICIOS FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA

MANUAL DE SECRETARÍA COMÚN

VERSIÓN 1.0

• Bogotá D.C., 2017

Macroproceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Procesos : Etapa Preprocesal, Etapa procesal y

Coactiva Jurisdicción Coactiva CONTRALORÍA Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad Código: Versión: 1.0 Página 2 de 47 SCIGC) Tabla de contenido

1. PRESENTACIÓN (cid:9) 4

2. OBJETIVOS (cid:9) 5

3. DE LA SECRETARÍA COMÚN (cid:9) 5

3.1. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA COMÚN (cid:9) 5

4. DEBER DE NOTIFICAR LAS DECISIONES (cid:9) 7 4.1. ALGUNOS PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LAS NOTIFICACIONES (cid:9) 8 4.1.1.(cid:9) El debido proceso (cid:9) 8 4.1.2.(cid:9) Derecho de defensa y contradicción (cid:9) 8 4.1.3.(cid:9) Principio de publicidad (cid:9) 9

5. NOTIFICACIONES (cid:9) 9 5.1. NOTIFICACIÓN PERSONAL (cid:9) 10 5.1.1.(cid:9) Trámite de la notificación personal en la Secretaria Común. (cid:9) 12 5.1.2.(cid:9) Trámite de la notificación por Aviso (cid:9) 15 5.2. NOTIFICACIÓN POR ANOTACIÓN EN ESTADO (cid:9) 16 5.2.1.(cid:9) Trámite de la notificación por estado en la Secretaría Común (cid:9) ...17 5.3 NOTIFICACIÓN EN ESTRADOS (cid:9) 18 5.4 NOTIFICACION POR CONDUCTA CONCLUYENTE (cid:9) 18

5.5 NOTIFICACIÓN MEDIANTE ENVÍO DE COMUNICACIÓN (Art. 104 LEY 1474

DE 2.011) (cid:9) 18

6. LA EJECUTORIA DE LOS AUTOS Y DEL FALLO (cid:9) 18

7. APLICACIÓN DEL RÉGIMEN DE NOTIFICACIONES AL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO (Artículo 100 de la Ley 1437 de 2011) (cid:9) 20

7.1. NOTIFICACIONES EN EL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO DE LEY

42 DE 1993, CONFORME AL CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO. (cid:9) 21 7.1.1.(cid:9) Notificación Personal (cid:9) 21 7.1.2.(cid:9) Notificación por Aviso. (cid:9) 23 7.1.3. Emplazamiento (cid:9) 24 7.1.4.(cid:9) Procedimiento para designación de Curador Ad Litem (cid:9) 25 7.1.5.(cid:9) Notificación a Herederos Determinados e Indeterminados del Ejecutado (cid:9) 25 7.1.6.(cid:9) Notificación de la Providencia que resuelve las Excepciones o de la Resolución que Ordena Seguir Adelante la Ejecución (cid:9) 26 (cid:9)(cid:9) Oio Macroproceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Procesos : Etapa Preprocesal, Etapa procesal y Coactiva Jurisdicción Coactiva

CONTRALORÍA

Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad Página 3 de 47 SCIGC) Código: Versión: 1.0 7.1.7.(cid:9) Notificación por estado (cid:9) 26 7.1.8.(cid:9) Otras Notificaciones (cid:9) 27 7.2. NOTIFICACIONES EN EL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO REGIDO POR LA LEY 42 DE 1993, POR APLICACIÓN TRANSITORIA DEL CÓDIGO DE

PROCEDIMIENTO CIVIL, POR DISPOSICIÓN DEL ARTÍCULO 625 NUMERAL 4 DEL

CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO (cid:9) 27

7.3. NOTIFICACIONES EN EL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO REGIDO POR EL ESTATUTO TRIBUTARIO (COBRO DE LOS DEMÁS TÍTULOS DE EJECUCIÓN) (cid:9) 29 7.3.1. Formas de notificación (cid:9) 30

7.4. NOTIFICACIÓN DE PROVIDENCIAS QUE DECRETAN EL EMBARGO,

SECUESTRO AVALÚO Y REMATE DE BIENES (cid:9) 32

8. ANEXOS (cid:9) 33 8.1. FORMATOS: Se presentan a continuación algunos formatos aplicables en las diligencias a cargo de la Secretaría Común, los cuales pueden ser adaptados en cada caso particular. (cid:9) 33 8.1.1(cid:9) NOTIFICACIÓN PERSONAL SIN RECURSOS (cid:9) 33 8.1.2 NOTIFICACIÓN PERSONAL - AUTO DE IMPUTACIÓN (cid:9) 34 8.1.3(cid:9) NOTIFICACIÓN PERSONAL DEL FALLO (cid:9) 35 8.1.4(cid:9) ENTREGA DE COPIA DE AUTO O FALLO (cid:9) 36 8.1.5(cid:9) ENTREGA DE FOTOCOPIA (cid:9) 37 8.1.6(cid:9) VERIFICACIÓN EXPEDIENTE (cid:9) 38

8.1.7(cid:9) ENTREGA DE COPIA DE AUTO (cid:9) 39 8.1.8(cid:9) ENTREGA DE COPIA INFORME TÉCNICO (cid:9) 40 8.1.9(cid:9) CITACIÓN PARA NOTIFICACIÓN (cid:9) 41.

8.1.11(cid:9) AVISO VÍA WEB (cid:9) 43 8.2(cid:9) FORMATOS DIARIO NOTIFICACIÓN POR ESTADO (cid:9) 44 8.2.1 FORMATO DIARIO TRASLADO (cid:9) 45

9. MODELOS DE SELLOS SACADOS DE LA CONTRALORIA DELEGADA PARA

INVESTIGACIONES (PARA ADECUAR SEGÚN EL CASO POR LAS SECRETARIAS

COMUNES DE CADA GERENCIA DEPARTAMENTAL COLEGIADA) (cid:9) 45

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SCIGC)

1. PRESENTACIÓN La Contraloría General de la República (en adelante CGR) acorde con uno de sus objetivos misionales constitucionalmente atribuidos por el artículo 268-5, como es el de establecer la responsabilidad derivada de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias a que haya lugar y recaudar su monto, pone en conocimiento de los funcionarios del nivel central y desconcentrado de la Entidad y al público en general el "Manual de Secretaría Común" de la Contraloría General de la República, cuyo propósito fundamental consiste en brindar un documento de consulta y apoyo a los funcionarios ejecutores, en su labor de notificar y comunicar las decisiones administrativas a los posibles incursos en indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo.

Se trata de un documento actualizado a la legislación y reglamentación interna vigente, tomando en cuenta los recientes cambios normativos como el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (en adelante CPACA -Ley 1437 de 2011- ); la Ley 1474 de 2011 y el Código General del Proceso (Ley 1564 de 12 de julio 2012), así como algunos conceptos jurisprudenciales y disposiciones internas de la administración. El manual compendia los trámites de las Secretarías Comunes, en forma didáctica, práctica, ágil y concreta y efectúa una descripción detallada de las distintas diligencias y actuaciones que se adelantan en estas dependencias. La explicación de los trámites de Secretaría Común se complementa con los formatos de las diligencias desarrolladas en el curso de los procesos, con lo cual se busca dar una orientación uniforme a todos los funcionarios del área tanto en el nivel central como en el desconcentrado de la CGR, logrando una estandarización de los trámites tendientes a la publicidad de los actos administrativos proferidos dentro de los procesos de responsabilidad fiscal y de jurisdicción coactiva. Para facilitar la consulta de los usuarios el presente manual estará disponible en el Aplicativo SCIGC.

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Coactiva Jurisdicción Coactiva

CONTRALORÍA

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2. OBJETIVOS • Permitir a los servidores públicos de las Secretarías Comunes de la Contraloría General de la Republica, tener conocimiento de los trámites internos para notificar las decisiones que se profieran en las Indagaciones Preliminares y en los Procesos de Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva. • Informar a los servidores de las Secretarías Comunes acerca de los requisitos formales y sustanciales de la notificación de las decisiones dependiendo de su naturaleza, de acuerdo con los cambios normativos más recientes, a fin de que se dé cumplimiento al derecho fundamental al Debido Proceso. • Uniformar y controlar en forma eficiente el cumplimiento de los términos y actuaciones propias de las Indagaciones Preliminares, Procesos de • Responsabilidad Fiscal y Procesos de Jurisdicción Coactiva, según las providencias que se profieran en los mismos y que requieran ser notificadas.

3. DE LA SECRETARÍA COMÜN Mediante Resolución Orgánica 05500 del 4 de julio de 2003, sus modificatorias y complementarias, se estableció la regulación de las competencias al interior de la CGR para el conocimiento y trámite del proceso de responsabilidad fiscal, incluyendo lo relativo a las funciones y competencias a cargo del Grupo de Secretaría Común. Sobre el particular, el artículo 28 señala: "Habrá una secretaría común para el Despacho de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la Dirección de Investigaciones y la Dirección de Juicios Fiscales, que estará encargada del trámite de los asuntos de estas dependencias. Igualmente, en el nivel

desconcentrado funcionará una Secretaría Común por cada Gerencia. El Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, designará el responsable de la Secretaría Común en el nivel central y en • el nivel desconcentrado esta facultad estará a cargo del Gerente Departamental." 3.1.(cid:9) FUNCIONES DE LA SECRETARÍA COMÚN Corresponde a la secretaría común las siguientes funciones conforme al artículo 29 de la Resolución 05500: n Realizar, revisar y enviar los oficios, despachos comisorios, citaciones, edictos, estados, traslados, avisos y demás comunicaciones relacionadas con las indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, Macroproceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Procesos : Etapa Preprocesal, Etapa procesal y Coactiva Jurisdicción Coactiva CONTRALORÍA Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad Página 6 de 47

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SCIGC) procesos de jurisdicción coactiva, sancionatorios y disciplinarios, y atender al público cordial, diligente y oportunamente.' • Velar por que la información consignada en los libros radicadores de la Secretaría Común se lleven con esmero y exactitud. n Guardar absoluta reserva sobre hechos y situaciones que hagan parte de las actuaciones y de los diferentes procesos que se adelanten. nSuministrar oportunamente l os informes que le sean solicitados. n Permitir el examen de los expedientes a quienes estén legalmente autorizados para ello. nExpedir las fotocopias que s ean debidamente autorizadas.

nCustodiar y mantener en ord en el archivo de la secretaría. n Cumplir y respetar los términos establecidos para las notificaciones y demás diligencias a su cargo. nRecibir, radicar y darles el trámite respectivo a los escritos, recursos Y demás documentos. n Realizar las notificaciones que sean necesarias dentro de los términos de ley, originadas en los distintos trámites y procesos. n Las demás que tengan relación directa con la función y que le sean asignadas por sus superiores. n Custodiar los expedientes y entregarlos a los funcionarios comisionados. Conforme a lo dispuesto en el numeral 11 del citado artículo, corresponde también a la secretaría común las siguientes funciones: n Atender a los sujetos pasivos de la acción fiscal, sus representantes, apoderados generales, de oficio y/o especiales, y los autorizados (dependientes judiciales)2, cuando requieran el examen del expediente.3 1 Cuando se habla de comunicaciones, se hace relación a las que se realizan en el trámite de notificación como son citaciones a los sujetos procesales, comunicación de notificación por aviso, comunicaciones de citación a versiones libres y declaraciones juramentadas por comisión. 2 Art. 20 de la Ley 610 de 2000. 3 El inciso final del artículo 123 del Código General del Proceso, en relación con la revisión del expediente presenta la siguiente excepción: "Hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente a una parte o a su apoderado, estos solo podrán examinar el expediente después de surtida la notificación". Se justifica lo dispuesto en la necesidad de lograr la notificación personal cuando se encuentre pendiente. La parte o apoderado destinatarios de esa

notificación personal deberán en primer lugar notificarse de la decisión para poder examinar el expediente, restringiendo a Macroproceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Procesos : Etapa Preprocesal, Etapa procesal y Coactiva Jurisdicción Coactiva Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión S d Ce I Gla C C ) alidad Código:(cid:9)

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Página 7 de 47 n Elaborar y enviar las citaciones por aviso, por estado, traslados y despachos comisorios. n Apoyar a las Gerencias Departamentales en el trámite de las notificaciones, traslados, versiones libres y declaraciones juramentadas de los sujetos procesales que tengan su domicilio en la ciudad de Bogotá. n Realizar el trámite de envío por correspondencia de las comunicaciones que se generen en las Indagaciones Preliminares y/o los Procesos de Responsabilidad Fiscal ordinario y verbal, las cuales serán elaboradas por el funcionario sustanciador asignado, tales como traslados a otras entidades o dependencias, inclusión o exclusión en el boletín de responsables fiscales, traslado a Control Interno Disciplinario, a la Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación, vinculación de terceros civilmente responsables, entre otras. n Expedir las copias solicitadas por los sujetos procesales o por autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos, de los Procesos de Responsabilidad Fiscal cuando el expediente se encuentre en proceso de notificación en secretaría común. n La consulta de expedientes electrónicos por parte de los sujetos procesales,

las cuales serán realizadas con el acompañamiento de un tecnólogo o ingeniero de sistemas de la dependencia a la cual pertenezca el proceso de responsabilidad fiscal que se adelante.

4. DEBER DE NOTIFICAR LAS DECISIONES.

El proceso de responsabilidad fiscal está regulado en las Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011, que establecen las notificaciones que se deben surtir para la publicidad de sus actos administrativos en aras del cumplimiento del derecho de • defensa y contradicción. El proceso de responsabilidad fiscal que se adelanta bajo el trámite ordinario, establecido en la Ley 610 del 2000, así como el verbal consagrado en la Ley 1474 de 2011, debe observar las garantías sustanciales y procesales propias del debido proceso administrativo. Este proceso despliega una función pública, que no es jurisdiccional, mediante actos y actuaciones de orden administrativo que hacen responsable a un ciudadano y lo gravan con consecuencias jurídicas y patrimoniales, esto obedece a su carácter resarcitorio, pues como consecuencia de la declaración de responsabilidad fiscal, el funcionario o particular debe reparar su apoderado, autorizado o dependiente del examen del mismo hasta tanto se logre surtir el trámite de la notificación personal, lo anterior no se hace extensivo a los demás sujetos procesales ya notificados.

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SCIGC) el daño causado por la gestión fiscal irregular, mediante el pago de una

indemnización que compense el perjuicio sufrido por el Estado. El trámite del proceso de responsabilidad fiscal debe estructurarse como un sistema de garantías de los derechos de los investigados. En efecto, las autoridades administrativas están obligadas, además de respetar el debido proceso, a no transgredir los principios reguladores de la función pública, tales como la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, definidos en el artículo 209 de la Carta Política y desarrollados recientemente por el Legislador en el artículo 3 del CPACA. Por lo tanto, el respeto por los derechos fundamentales de los investigados, entre ellos el derecho al debido proceso administrativo, artículo 29 de la Constitución Política, debe armonizarse necesariamente con los artículos 6 y 209 de la Carta en el cumplimiento de las labores públicas. 4.1. ALGUNOS PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LAS NOTIFICACIONES 4.1.1. El debido proceso La Corte Constitucional ha definido este derecho, como el conjunto de garantías previstas en el ordenamiento jurídico a través de las cuales se busca la protección del individuo incurso en una actuación judicial o administrativa, para que durante su trámite se respeten sus derechos y se logre la aplicación correcta de la justicia. Desde esta perspectiva, la sentencia C-341 de 2014 ha sostenido que los principios que deben informar genéricamente el derecho fundamental al debido proceso en materia administrativa, son entre otros, los siguientes: • El principio de legalidad y el acatamiento de las formas procesales administrativas previamente establecidas. • Los principios de contradicción e imparcialidad a fin de asegurar la

protección del derecho a la defensa de los ciudadanos en todas sus formas. • El respeto general a los derechos fundamentales de los asociados. Estas garantías básicas, se encuentran encaminadas a asegurar el correcto y adecuado ejercicio de la función pública y a evitar posibles actuaciones arbitrarias por parte de la administración. 4.1.2. Derecho de defensa y contradicción Entendido como el empleo de todos los medios legítimos y adecuados para ser oído y obtener una decisión favorable, el ejercicio del derecho de defensa es presupuesto de garantía de la eficiencia y eficacia de la actuación administrativa, por tanto se debe garantizar en cada una de las etapas del trámite.

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CONTRALORÍA

Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión S d Ce I Gla C C ) alidad Código:(cid:9)

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Página 9 de 47 La Corte Constitucional ha expresado que para asegurar el ejercicio del derecho de defensa y contradicción, propio del debido proceso administrativo, se deben incluir las siguientes garantías: • Derecho a que la actuación se adelante por autoridad competente y con el pleno respeto de las formas propias previstas en el ordenamiento jurídico. • Derecho a la igualdad ante la ley procesal. • Derecho a ser oído y a que se permita la participación en la actuación desde su inicio hasta su culminación. • Derecho a la práctica, contradicción y valoración de las pruebas

recaudadas. • Derecho a gozar de la presunción de inocencia. • Derecho a la buena fe y a la lealtad procesal. • • Derecho a la notificación oportuna y de conformidad con la ley. • Derecho a que la actuación se surta sin dilaciones injustificadas. • Derecho a la determinación y aplicación de trámites y plazos razonables. • Derecho a la concesión del tiempo y a los medios adecuados para la preparación de la defensa. • Derecho a impugnar las decisiones y a promover la nulidad de aquellas obtenidas con violación del debido proceso. • Derecho a la asistencia de un abogado cuando sea necesario. 4.1.3. Principio de publicidad Es principio trascendental del Estado Social de Derecho, ya que mediante el conocimiento de las actuaciones administrativas, y de las razones de hecho y de derecho que les sirven de fundamento, se garantiza la imparcialidad y la transparencia de las decisiones adoptadas por las autoridades, alejándose de cualquier actuación oculta o arbitraria contraria a los principios, mandatos y reglas que gobiernan la función pública.

5. NOTIFICACIONES En virtud del principio de publicidad, las providencias que se adopten tanto en las indagaciones preliminares como en el proceso de responsabilidad fiscal (PRF), sea por el trámite ordinario o verbal, deben ser puestas en conocimiento del implicado y de los terceros interesados o de sus apoderados, para que, una vez enterados de su contenido, tengan la oportunidad de hacer uso de los diferentes recursos que la ley consagra para impugnarlas o para que una vez sean conocidas se proceda a cumplir lo ordenado por el funcionario de conocimiento.

Para tal efecto, la ley ha establecido el sistema de notificaciones, a fin de que - en forma ágil y expeditay respetando el derecho de defensa, pueda darse noticia a las partes y a los interesados de las decisiones que se adoptan en las diferentes fases del PRF.

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C..O...N. T—R ALORÍA

Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión S d Ce I Gla C C ) alidad Código: Versión: 1.0 Página 10 de 47 La notificación consiste en el acto procesal de comunicar al implicado, a los terceros y demás interesados, de la existencia de una providencia proferida dentro de la indagación preliminar, el proceso de responsabilidad fiscal, el proceso de Jurisdicción Coactiva y el proceso sancionatorio de acuerdo con las formalidades de cada caso. Adviértase que es a través de las notificaciones como se puede ejercer a posteriori, el derecho de contradicción, ya que no es posible controvertir las decisiones (judiciales y administrativas) sin que previamente hayan sido notificadas lo cual constituye un presupuesto lógico del recurso. 5.1. NOTIFICACIÓN PERSONAL Esta notificación se realiza poniendo en conocimiento directo al notificado del contenido de la providencia, en las instalaciones de la Secretaría Común respectiva (de la sede en que se sustancia el proceso o de aquella a la que se ha encargado su ejecución). Las providencias que deben ser notificadas por esta vía en los procesos de responsabilidad fiscal son las siguientes:

nEn el trámite verbal del proc eso de responsabilidad fiscal, según el artículo 104 de la Ley 1474 de 2011, el auto de apertura e imputación y la providencia que resuelve los recursos de reposición o de apelación contra el fallo con responsabilidad fiscal. n En el trámite del proceso de responsabilidad fiscal ordinario, según el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, que modifica en lo pertinente la Ley 610 de 2000, únicamente deberán notificarse personalmente el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal, y el fallo de primera o única instancia.4 Los artículos 1045 y 106 de la Ley 1474 de 2011 indican que se debe aplicar el sistema de notificación personal previsto en la Ley 1437 de 2011, que establece:

CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN NOTIFICACIÓN POR

NOTIFICACIÓN PERSONAL PERSONAL. AVISO.

(Artículo 68 de la Ley 1437 Artículo 67 Ley 1437 de Artículo 69 Ley 1437 de de 2011. y Artículo 112 de la 2011. 2011. Ley 1474 de 2011). 4 Conforme lo dispuesto en el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, para estas providencias será aplicable el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. 5 El inciso 2° del literal a) del artículo 104 de la Ley 1474 de 2011 dispone: La notificación personal se efectuará en la forma prevista en los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella no fuere posible se recurrirá a la notificación por aviso

establecida en el artículo 69 de la misma ley; Macroproceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Procesos : Etapa Preprocesal, Etapa procesal y Coactiva Jurisdicción Coactiva

CONTRALORÍA

Manual de Secretaria Común Sistema de Control Interno y Gestión S d Ce I Gla C C ) alidad Código: Versión: 1.0 Página 11 de 47 Para el procedimiento de envío ¿A QUIEN SE DEBE Establece este artículo la de la citación para notificar de NOTIFICAR? notificación por aviso como forma personal, esta norma En lo que respecta al supletoria de la personal prevé: procedimiento(cid:9) para(cid:9) la cuando esta no se logre. > Si no hay otro medio notificación personal, el inciso Así, indica el procedimiento más eficaz de informar primero de esta norma indica a seguir en los siguientes al interesado, se