CGR - 4. Anexo 4 - Conservación y custodia de los papeles de trabajo SICA

ANEXO 4. CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO El propósito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estos deben ser legibles, lógicos completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente. Es esencial la salvaguarda de información confidencial del auditado que se encuentra en custodia del equipo auditor, así como la preservación de la integridad de los procedimientos de auditoría y conclusiones. La conservación y custodia comienza cuando se originan hasta la disposición final una vez culmine la auditoría y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia. Elaboración y registro de los papeles de trabajo en el sistema de información de auditorías vigente La elaboración de los Papeles de Trabajo es de carácter obligatorio, y deben prepararse en la medida que avanza en el desarrollo del trabajo y cargarse oportunamente en el sistema de información de auditorías vigente, con la finalidad de que se realice la supervisión de forma y fondo, y facilite una ágil localización y entendimiento por parte de otro profesional que se asigne para que continúe con la labor en el evento de que se requiera.

Los papeles de trabajo deben:  Hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sea necesaria información suplementaria e interpretación por parte de quien los preparó o quien haga uso de ellos.  Elaborarse en formato electrónico, digital u otros medios similares, en cumplimiento de la política de “Cero Papel” establecida por la CGR, con los

mismos estándares de calidad establecidos para la preparación, revisión y retención de los papeles de trabajo en papel.  Contar con la respectiva firma del supervisor y Líder de Auditoría. Si algunos papeles de trabajo quedan en medio impresos o físicos, estos serán entregados al archivo de gestión de la dependencia, en el Nivel central con copia al Director de Vigilancia Fiscal o Contralor Intersectorial y en el Nivel desconcentrado al Gerente Departamental, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cierre de la AT de Informe Final. PRINCIPIOS, FUNDAMENTOS Y ASPECTOS GENERALES PARA LAS AUDITORÍAS EN LA CGR Conservación y custodia de los papeles de trabajo Para la conservación y custodia de los papeles de trabajo del proceso auditor se ha dispuesto de una tabla de retención documental ajustada al sistema de información de auditorías vigente, con el fin de garantizar la debida integridad de los documentos del proceso auditor. Para relacionar en forma detallada el registro y conservación de los papeles de trabajo y los archivos de la auditoría en forma digital o electrónica, se ha dispuesto un “Índice Virtual” que considera cada tipo de archivo (Permanente, General y Corriente), al igual que cada fase del proceso (Planeación, Ejecución, Informe y Supervisión), para lo cual se deberán relacionar en dicho índice todos los papeles de trabajo de la auditoría, clasificados según el tipo de archivo al que pertenecen y fase a la que corresponden. En el siguiente cuadro se refleja el contenido del “Índice Virtual” de los papeles de trabajo de los diferentes tipos de archivos y fases de la auditoría.

INDICE VIRTUAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA

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INFORMACIÓN DE AUDITORIAS VIGENTE

ARCHIVO PERMANENTE

Ref. P/T CONTENIDO MÓDULO ACTIVIDA PROCEDIMIENTOS

D AP Documentos Conocimiento Sujeto Auditorías A2 A2.1 y/o Objeto de control Actuaciones Planeación Registrar Especiales antecedentes generales AP Normas aplicables al Sujeto y/o Auditorías A2 A2.1 Objeto de control Actuaciones Planeación Asignar normativa Especiales aplicable

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INFORMACIÓN DE AUDITORIAS VIGENTE

GENERAL

FASE Ref. P/T CONTENIDO MÓDULO ACTIVIDA PROCEDIMIENTOS

D AG2 – AG6 Informes Auditorías A2 A2.1 a A2.4 Todas las Sujeto y/o Conocer Sujeto y/o Fases del Objeto de Objeto de control Proceso control Actuaciones Planeación Registrar Auditor Especiales antecedentes generales PRINCIPIOS, FUNDAMENTOS Y ASPECTOS GENERALES PARA LAS AUDITORÍAS EN LA CGR

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INFORMACIÓN DE AUDITORIAS VIGENTE

AG8 Comunicacion Auditorías A6 y A8 A6.3 (Comentario del es Oficiales Trabajo Efectuado); A8.1 (Envío Comunicación Observaciones –y otros oficios despachados) A8.2 (Recepción Respuestas y otros oficios recibidos) Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de Especiales informe actividades

Envío Observaciones Registrar respuesta de la entidad AG10 Informes y Asignación IMAS Mis IMA Informes novedades de Trabajo AT Mensuales de personal Actividades

(IMAS)

AG14 Ayudas de Auditorías A6 A6.3 Memoria Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de especiales informe actividades

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INFORMACIÓN DE AUDITORIAS VIGENTE

CORRIENTE

ACP0 Índice Archivo corriente de Planeación ACP2 Asignación de Asignación ATs y A1 Asignaciones de Actividades Trabajo y Trabajo Auditorías A1.1. a A1.5 (Establecer los Objetivos de la Auditoría) Asignación ATs y Registrar objetivo de Trabajo y Planeación general

PLANEACIÓN

Actuaciones Programa General Especiales ACP4 Cronograma Auditorías A2 A2.1 actividades Funciones y fase actividades de las planeación entidades – Cronograma de la fase de planeación A2.2 Identificar personal clave de la PRINCIPIOS, FUNDAMENTOS Y ASPECTOS GENERALES PARA LAS AUDITORÍAS EN LA CGR

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INFORMACIÓN DE AUDITORIAS VIGENTE entidad A2.3 Conocer la función de auditoría interna Actuaciones Planeación Registrar Especiales antecedentes generales ACP6 Conocimiento Auditorías A2 A2.1 Sujeto y/o Funciones y Objeto de actividades del Sujeto control y/o Objeto de control A2.2 Identificar personal clave del

Sujeto y/o Objeto de control A2.3 Conocer la función de auditoría interna Actuaciones Planeación Registrar Especiales antecedentes Asignar normativas aplicables ACP7 Evaluar Auditorías A3 A3.4 Controles Evaluación Riesgo Control Interno Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de Especiales Informe actividades ACP8 Plan de Auditorías A4 A4.2 estrategia de trabajo y Auditoría Anexos A4.3 Programación Auditoría Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de Especiales Informe actividades ACP10 Programas de Auditorías A4 A4.3 Programación Auditoría Auditoría Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de Especiales Informe actividades ACP12 Formato de la Actuaciones Planeación Registrar matriz de Especiales antecedentes planificación Generales Auditoria de Desempeño ACP14 Formato de Actuaciones Planeación Registrar criterios para Especiales antecedentes la Generales identificación de asuntos PRINCIPIOS, FUNDAMENTOS Y ASPECTOS GENERALES PARA LAS AUDITORÍAS EN LA CGR

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CLASE DE ARCHIVO UBICACIÓN EN SICA O EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE AUDITORIAS VIGENTE potenciales de auditoría de desempeño ACP16 Otros Actuaciones Planeación Registrar Especiales antecedentes Generales ACE0 Índice Archivo Corriente Ejecución ACE2 Evaluación Auditorías A3 A3.4 Calidad y Evaluación Riesgo CI Eficiencia Control Interno Auditorias A5.1 Diseñar Procedimientos de Auditoría

A5.2 Ejecutar y concluir procedimientos de Desarrollo ACE4 – auditoría Procedimiento ACE10 A5.3 Estructurar s Auditoría observaciones y EJECUCIÓN hallazgos de auditoría (documentos adjuntos) Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de Especiales Informe actividades ACE12 Actualización Auditoría A6 A6.1 y A6.2 Matriz y Actualización matriz Justificación de riesgo de la entidad de Cambios y Justificación de cambios ACE14 Generar Auditoría A7 A7.2 Memorando Preparar MPRA de Preparación y Resumen de Auditoría MPRA ACI0 Índice Archivo Corriente Informe ACI2 Formato de Auditorías A8 A8.3 trazabilidad de Información Hallazgos hallazgos Actuaciones Cierre Información Hallazgos

INFORME

Especiales ACI4 Formato de Auditorías A8 A8.3 entrega Información Hallazgos Hallazgos Actuaciones Cierre Información Hallazgos fiscales Especiales PRINCIPIOS, FUNDAMENTOS Y ASPECTOS GENERALES PARA LAS AUDITORÍAS EN LA CGR

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INFORMACIÓN DE AUDITORIAS VIGENTE

ACI6 Reporte de Auditorías A8 A8.4 Resultados de Envío Informe Final Auditoría de Actuaciones Cierre Envío Informe final Puntos de Especiales control ACI8 Informe Final y Auditorías A8 A8.4 Anexos Enviar informe Final de Auditoría Actuaciones Cierre Envío Informe final Especiales ACS0 Índice Archivo Corriente Supervisión

ACS2 Comunicacion Auditorías A6 A6.3 es oficiales Comentarios trabajo efectuado Actuaciones Cierre Envío informe final Especiales ACS4 Papeles de Auditorías A1 y A9 A1.1 a 1.5 y A9.1 a Trabajo Supervisión Visación A9.2

SUPERVISIÓN

Supervisión de Auditorías Visación de Actividades Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de Especiales Informe actividades ACS6 Auto Auditorías A8 y A9 A8.4 y A9.2 Evaluación Evaluación Equipo Equipo Auditor Auditor Actuaciones Ejecución e Ejecutar programa de Especiales Informe actividades Los documentos solicitados al sujeto de control fiscal y demás, que sirven de soporte a la auditoría, deben ser entregados y reportados de acuerdo al medio utilizado y a la naturaleza del documento, registrados conforme a las tablas de retención documental vigente.

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