CGR - Circular 0002 de 2021

Contraloria General de la Republica :: SGD 07-05-2021 10:43

Al Contestar Cite Este No.: 202110036212 Fol:2 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80110-DESPACHO DEL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA / CARLOS FELIPE

CORDOBA LARRARTE

DESTINO 80011-UNIDAD INVESTIGACIONES ESPECIALES CONTRA LA CORRUPCIÓN / CLAUDIA , CRISTINA SERRANO EVERS C O NTRALO R | A ASUNTO CONSERVACION Y CUSTODIA DE LOS VIDEOS DE AUDIENCIA EN PROCESOS DE

OBS 80110-FIRMACOMO CONTRALOR GENERAL MA SEÑOR VICECONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA 2021180036212 INIA 00 MONEDA CIRCULAR No. +“. p02

80110Bogotá D.C.

PARA: CONTRALORA DELEGADA PARA RESPONSABILIDAD FISCAL,

INTERVENCIÓN JUDICIAL Y COBRO COACTIVO; JEFE UNIDAD

DE INVESTIGACIONES ESPECIALES CONTRA LA CORRUPCIÓN;

CONTRALORES DELEGADOS INTERSECTORIALES DE LA SALA

FISCAL Y SANCIONATORIA; CONTRALORES DELEGADOS

INTERSECTORIALES DEL GRUPO DE TRABAJO PARA

RESPONSABILIDAD FISCAL EN EL SISTEMA GENERAL DE

REGALÍAS; DIRECTIVOS COLEGIADOS DE LAS GERENCIAS

DEPARTAMENTALES.

ASUNTO: CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS VIDEOS DE AUDIENCIA

EN PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL VERBALES.

Estimados directivos: En observancia de los principios del proceso de gestión documental!, en particular

los principios de control y seguimiento? y de coordinación y acceso?, aplicables tanto a documentos análogos (papel) como electrónicos; en adelante, con el fin de garantizar la unidad documental y evitar la duplicidad de acciones frente a los documentos electrónicos de archivo, los videos de las audiencias en los procesos de responsabilidad fiscal verbales no serán enviados para su custodia al Laboratorio de Informática Forense, sino que serán conservados en cada expediente del proceso en que se originó el documento electrónico de archivo, bajo la responsabilidad del directivo de la dependencia productora y de quienes participen en el trámite procesal. 1 Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, compilado por el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. 2 Ibídem, literal d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. 3 Ibídem, literal l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. 4 Como se indicó en la Circular de 7 de febrero de 2013, radicado 20131E0009058, suscrita por la Contralora Delegada Intersectorial que coordinaba ese grupo de trabajo. Carrera 69 No. 44-35 — Piso 14 e Código Postal 111321 +. PBX 518 7000 cgrOcontraloria.gov.co e www.contraloria.gov.co e Bogotá, D. C., Colombia

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Para asegurar la conservación y preservación digital a largo plazo de los documentos electrónicos recaudados en el transcurso del proceso de responsabilidad fiscal, así como de los documentos físicos, deberá acudirse al Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal -SIREF-, o el sistema de información que haga sus veces, el cual en todo caso deberá proporcionar el medio de soporte (back up o contingencia) o viabilizar el uso de tecnologías en la nube, según sea más conveniente, con el fin de cumplir con lo establecido en el artículo 18 del Decreto 2609 de 2012, compilado por el artículo 2.8.2.6.3. del Decreto 1080 de 2015. A ese efecto, la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata -DIARI., la Oficina de Sistemas e Informática y la Dirección de Gestión Documental, en cumplimiento de sus funciones en la materia, brindarán la asesoría y soporte técnico necesario para garantizar la preservación de los expedientes híbridos? conformados en tales casos. Atentamente, JEULIÁN O Z Contralor General de la República (E)

Revisado por: José Antonio Poveda Montes Proyectado por: Rosa Inés Otálora Luna 5 “Artículo 2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su

disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.” $ “Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.” (Acuerdo 002 de 2014, expedido por el Archivo General de la Nación, citado por la Dirección de Gestión Documental en concepto radicado 202110019572 de 11 de marzo de 2021). Carrera 69 No. 44-35 — Piso 14 e Código Postal 111321 « PBX 518 7000 cgríOcontraloria.gov.co e www.contraloria.gov.co . Bogotá, D. C., Colombia