CGR - Circular 0004 de 2021

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA Da O RS Comic Cial , a AC lo n Ct or na tl eo sr ti aa r G Ce in te er a El s ted e Nola . : Re 2p 0u 2b 1l 1i Eca 0 09:: 5 5S 0G 3D F0 o8 l- :21 1A2 n0 e2 x1 : 0 09 F: A1 :5 0

B ogotá , D . G 3 ¿ ORIGEN. 80110-DESPACHO DEL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA / CARLOS FELIPE

¿ CORDOBA LARRARTE

DESTINO 80011-UNIDAD INVESTIGACIONES ESPECIALES CONTRA LA CORRUPCIÓN / CLAUDIA

CRISTINA SERRANO EVERS

ASUNTO CIRCULAR 004 DE 2021

CIRCULAR NO. () () 4 2024150095603 DI

DE: CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

PARA: CONTRALORES DELEGADOS SECTORIALES, CONTRALORES

DELEGADOS INTERSECTORIALES, JEFES DE UNIDAD, GERENTES

DEPARTAMENTALES, CONTRALORES PROVINCIALES.

ASUNTO: RESERVA Y SEGURIDAD DE LOS EXPEDIENTES

FECHA: 5 NOVIEMBRE DE 2021

Atendiendo las directrices impartidas frente a la reserva y seguridad de los documentos que conforman los expedientes de los procesos administrativos sancionatorios, indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal ordinarios y verbales y procesos de cobro coactivo, me permito reiterar el cumplimiento de las siguientes medidas: Memorando 20201£0026943 de fecha 24 de marzo de 2020 emitido por la Unidad de

Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático -USATI: “SALIDA DOCUMENTOS FÍSICOS Y ARCHIVO: Conforme a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia GRE-04-MA-001, los jefes de las dependencias son los responsables de los archivos de gestión; por lo tanto, son ellos los que deben realizar las autorizaciones para la salida de los mismos. Por lo tanto, cualquier retiro de documentos que realicen los funcionarios, ya sean en papel u otros soportes, siempre que se encuentren en el archivo de gestión de la dependencia, deben ser autorizados por el jefe de la misma. En la sede de Nivel Central, el jefe inmediato deberá realizar el requerimiento al correo usati. autorizacionestDcontraloria.gov.co con los nombres y apellidos completos del servidor público que retira los documentos y archivo tal como aparecen en el documento de identidad, su tipo y número de identificación, así como la descripción de la documentación. En las Gerencias Departamentales Colegiadas, esta autorización estará a cargo de la Gerencia Departamental Colegiada, quien deberá remitir el listado consolidado a la USATI a más tardar el quinto (5%) día hábil siguiente a la terminación de las medidas especiales con ocasión de COVID-19” Carrera 69 No. 44-35 Piso 17 e Código Postal 111071 « PBX 518 7000 cgrOcontraloria.qov.co e www.contraloria.gov.co « Bogotá, D. C., Colombia

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA Gespacho del Contralor k General Memorando 2020/£0028922 de fecha 21 de abril de 2021, emitido por la Delegada para

Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo: Igualmente, con el fin de garantizar la reserva y seguridad de los asuntos de Responsabilidad Fiscal y Cobro Coactivo, se recomienda tomar copia digital de los expedientes (copia escaneada), permaneciendo el expediente original en las instalaciones de la Contraloría. Lo anterior, con las respectivas medidas de seguridad sanitarias y de acuerdo con las instrucciones del directivo de cada dependencia. El cabal cumplimiento de la mencionada normatividad, será verificada por la Oficina de Control Interno y por los Asesores de Despacho, mediante visitas de control y seguimiento con enfoque a riesgos, que garanticen la implementación de buenas prácticas en la gestión documental de la Entidad; principalmente en lo correspondiente a expedientes de procesos administrativos sancionatorios, indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo.

CARLOS FELIPE COR A

Cofitralor General de la República

Proyectó: Marien Astrid Vega Bustos AProfesional OCI f

Aprobó: Diego Esteban Ortiz Delgagó — Director OCI Z

Revisó: Esther Arias Penagos - Directora Despacho

Carrera 69 No. 44-35 Piso 17 e Código Postal 111071 « PBX 518 7000 cgriOcontraloria.gov.co « www.contraloria.gov.co . Bogotá, D. C., Colombia