CGR - Circular 0013 de 2016

Contraloría General dela Republica :: S0D 16-07-2016 17:00

Al Contestar Cite Este No.: 2016/E0052071 Fot:6 Anex:0FA:0

ORIGEN 80H0-DESPACHO DEL CONTRALOR / EDGARDO JOSE MAYA VILLAZÓN

DESTINO 80911-DESPACHO DEL GERENTE DEPARTANENTAL AMAZONAS / JARO ALFREDO MUNOZ PRADA ASUNTO. LINEAMENTOS PARA EL TRÁMITE DE LAS ACTUACIONES DEL MACROPROCESO DE

085 — CIRCULARNO.013-CD. INVESTIGACIOY JNUIECISOS FISCALES

20161E006207% JENAN NO AOO O CONTRALORÍA Graypes le nel Cobra dos Cepal 80110 Bogota D.C.

CIRCULAR No. 013

PARA: GERENTES DEPARTAMENTALES COLEGIADOS Y

CONTRALORES PROVINCIALES

DE: CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE LAS ACTUACIONES

DEL MACROPROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y

JURISDICCIÓN COACTIVA.

FECHA: JULIO 14 DE 2016

Respetados Directivos Colegiados: En el marco de las funciones establecidas en los artíulos 267 y 268 de la Constitución Política, le corresponde a la Contraloria General de la República vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación y establecer la responsabilidad fiscal que se derive de aquella, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos

de la misma. Conforme al artículo 10 del Decreto 267 de 2000, la Contraloría General de la República está organizada en dos niveles básicos a saber: nivel central y nivel desconcentrado, éste último, constituido por las dependencias de la Contraloría General ubicadas fuera de la sede del Distrito Capital. Con el fin de fortalecer el ejercicio del control fiscal en el nivel desconcentrado, la Ley 1474 de 2011 dispuso la organización de Gerencias Colegiadas en cada uno de los departamentos de! país, señalando dentro de su estructura un gerente y no menos de dos contralores provinciales, De conformidad con el literal d) del artículo 128 de la Ley 1474 de 2011, las gerencias departamentales colegiadas son competentes para “determinar la procedencia de la iniciación de los procesos de responsabilidad fiscal y del decreto de medidas cautelares”. Dn 1 rra CONTRALORÍA > GENTHAL aOE LA REPÚNLICA o 7 buho del Óorlrados Copresial Por medio de la Resolución No. 6541 del 18 de abril de 2012, el Contralor General de la República precisó y fijó las competencias en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República, entre otros, para el conocimiento y trámite de la indagación preliminar fiscal; el proceso de responsabilidad fiscal y el Proceso de Jurisdicción Coactiva, El artículo 25 de la citada disposición, establece que: “el conocimiento, trámite y decisión de los procesos de responsabilidad fiscal será competencia de los Directivos Colegiados de la Gerencia Departamentel Colegiada quienes tendrán la dirección integral

de los mismos.” (Subrayo) Con base en el marco normativo descrito, se hace necesario establecer los siguientes lineamientos, de obligatoria observancia para las Gerencias Departamentales Colegiadas, tendientes a descongestionar y fortalecer el Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva:

Del trámite procesal:

1. La dirección de los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva radica en cabeza de los Direcivos Colegiados de cada Gerencia Departamental, función que implica desplegar todas las acciones necesarias para evitar la inactividad procesal y la dilación de los términos, procurando la mayor economía procesal y la optimización de los recursos técnicos y humanos puestos a disposición como soporte para el impulso de las actuaciones, de tal manera que la Colegiatura pueda tomar decisiones oportunas y fundamentadas.

La decisión de nombrar como directivos Colegiados a profesionales del derecho, está encaminada a implementar un trámite más expedito en materia de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva y que las decisiones que se profieran cuenten con suficiente soporte jurídico, para lo cual es necesario que en virtud del principio de inmediación, los ponentes participen de manera directa en el desarrollo del proceso.

2. Las decisiones colegiadas que se profieran en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, deben estar debidamente soportadas, previa comprobación del cumplimiento de los requisitos que en cada caso exigen las Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011 a efectos de blindar el proceso frente a posibles nulidades.

Carrera 9%, No. 120 10 + Código Postal 111321 +. PBX 647 7000 carfAcontraloria.gov.co » yvww.contraloria.goy.co «Bogotá, D, C., Colombia

CONTRALORÍA

Despacio tol Corndrales Cepal

3. Sin desconocer la independencia de los operadores jurídicos, es imperativo que se proteja el proceso de responsabilidad fiscal con medidas cautelares y que su decreto no se prolongue más allá del auto de imputación de responsabilidad fiscal en los procesos ordinarios y del auto de apertura e imputación en el proceso verbal. Para la búsqueda de bienes se cuenta con el apoyo de la Unidad de Cooperación Nacional e Internacional para la prevención, investigación e incautación de Bienes y el Grupo de Búsqueda de Bienes de la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, labor que de ser posible, debe iniciar durante el desarrollo de la auditoría,una vez se determine la configuración de hallazgos con connotación fiscal.

4. Las decisiones de la Colegiatura de abrir procesos de responsabilidad fiscal ordinarios o verbales deben estar debidamente soportadas, verificando previamente el cumplimiento de los requisitos que en cada caso señalan las Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011. En este contexto, es necesario soportar jurídicamente ta vinculación de las personas al proceso en cuanto a la calidad de gestores fiscales y la participación directa o indirecta en los hechos objeto de investigación. Lo anterior para evitar dilaciones injustificadas en el trámite procesal.

5. Enel curso de los procesos de responsabilidad fiscal por el trámite ordinario o por el verbal, se deben respetar las garantías procesales a los implicados conforme a las normas de procedimiento establecidas en la leyes y normas internas que rigen la actuación fiscal.

6. Los informes técnicos que sirvan de prueba dentro de los procesos de responsabilidad fiscal, que se hayan rendido en la fase de auditoría o de la

indagación preliminar, deben ser trasladados a los presuntos responsables, con el fin de garantizar el derecho de contradicción y defensa, conforme lo prevé el artículo 117 de la Ley 1474 de 2011.

7. Conforme al artículo 18 de la Ley 610 de 2000, son objeto de consulta los autos de archivo por cualquiera de las causales establecidas en los artículos 16 y 47 de la Ley 610 de 2000 y 111 de la Ley 1774 de 2011, el fallo sin responsabilidad fiscal y el fallo con responsabilidad cuando el responabilizado haya estado representado por apoderado de oficio.

8. Los autos y fallos que se profieran en el curso del proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, deben guardar coherencia entre la parte considerativa y la resolutiva. Así mismo, los fallos deben estar

Carrera 9%, No, 12€ 10 « Código Postal 111321 « PBX 647 7000 cgrdeontraloria.gov.co e www.contraloria,gov.co «Bogotá, D. C., Colombia CONTRALORÍA Despacho Mel. Corntealer Cersarald debidamente soportados en la valoración de las pruebas válidamente decretadas y practicadas o allegadas al proceso.

9. En el trámite de los procesos de cobro coactivo los funcionarios ejecutores deben dar cuplimiento a los términos legales para evitar nulidades o dar lugar a que se promuevan medios de control ante la Jurisdicción

Contencioso Administrativa. De la administración del Proceso 10.Los Directivos Colegiados, deben realizar una revisión de las antecedentes y de las actuaciones fiscales para establecer los casos en los que ha operado

la caducidad y/o la prescripción con el fin de tomar medidas ágiles y efectivas tendientes a depurar el inventario de procesos que aún se encuentra en términos y respecto de los cuales se debe actuar de manera prioritaria. 11.La remisión de las providencias y de los expedientes a la segunda instancia, debe hacerse con suficiente antelación y verificando que la información se encuentra completa en el aplicativo SAR, para evitar dilaciones injustificadas o la ocurrencia de la pescripción y garantizando que esta instancia pueda disponer de los términos establecidos legalmente para conocer y decidir los asuntos sometidos a su consideración. 12,Con el fin de unificar criterios frente al Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción coactiva, los operadores jurídicos se deben apoyar en la relatoría de la Contraloría General de la República. 13.Es deber de los operadores jurídicos fiscales reportar de manera oportuna al SIBOR y a la Dirección de Jurisdicción Coactiva, los fallos con responsabilidad fiscal con la constancia de ejecutoria, so pena de las acciones disciplinarias a que haya lugar por la omisión de este trámite en la oportunidad que corresponde. 14.Los Directivos Colegiados como responsables del control fiscal micro y del macroproceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, deben realizar seguimiento permanente al desarrollo de las auditorías, especialmente en las mesas donde se consoliden hallazgos con connotación fiscal con el fin de fortalecer el desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal. Carrera 9% No. 12€ 10 « Código Postal 111321 « PBX 647 7000 cer contralosia.gov.co » www.contraioria.gov.co «Bogotá, D, C., Colombia

CONTRALORÍA

GLNIRAL VULA ME PLELICA Ci Yako Mel Contrate. 2 Cepo val 15,Es necesario que se realice una revisión cuidadosa de los títulos de depósito judicial que se hayan constituido en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva con el fin de redimirlos a favor del tesoro una Vez estén dados los requisitos legales para ello. 16.Aunque el plan de instrucción ya no es obligatorio conforme a las normas de gestión documental, según lo planteado en las mesas temáticas, queda a discreción de cada Gerencia Departamental Colegiada el uso de esta herramienta en el trámite de indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal siempre y cuando se garanticen los principios de eficiencia, eficacia y economía. De la administración del talento humano 17.El personal asistencial y profesional de las Gerencias Departamentales Colegiadas, debe ser distribuido en los diferentes grupos de trabajo conforme a la disponibilidad requerida, dando prelación a las labores inherentes al macroproceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, especialmente en aquellas gerencias que actualmente registran represamiento de antecedentes y procesos de responsabilidad fiscal, con inminente riesgo de caducidad y/o prescripción.

18. Los llamados a conjurar las dificultades que se presenten por acumulación de actuaciones en los Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva son los Directivos Colegiados, para lo cual deben coordinar tas acciones que correspondan, cuando resulte pertinente, con la Gerencia de

Talento Humano.

19. Les corresponde igualmente, revisar con especial cuidado las autorizaciones

de comisiones que se ordenen en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal con el fin de determinar la necesidad y pertinencia de los mismos y el número de funcionarios y de días para el desarrollo de las mismas, con el fin de maximizar los recursos disponibles para viáticos y gastos de transporte. De la gestión documenta! y el manejo de la información

20. Es deber de todos los funcionarios de la Contraloría General de la República que intervienen en los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, cumplir estrictamente con las normas de Gestión Documental, cargar los expedientes en SAE, realizar el registro de las actuaciones en el SIREF y mantener permanentemente actualizada la información en estos

Carrera 9”. No. 12C 10 « Código Postal 111321 « PBX 647 7000 cari contraloria.qov.co + www,conirajoria.gov.co »Bogolá, D. C., Colombia CONTRALORÍA Dasparko del Combrr leo é Ceoral aplicativos, toda vez que son la fuente primaria de información tanto a nivel interno como externo. Todos los documentos del proceso de responsabilidad fiscal deben estar archivados en el expediente correspondiente y en consecuencia no pueden haber piezas procesales originales en diferentes dependencias. 21.Los reportes de información para el seguimiento de los Planes Institucionales y para la rendición de la cuenta por parte de las Gerencias Departamentales Colegiadas se debe hacer dentro de los plazos establecidos en el siguiente cuadro, con información actualizada, veraz y congruente en cada reporte. Es responsabilidad exclusiva de los Directivos Colegiados el contenido de la información que se rinde en los reportes a la

Auditoría General de la Nación y a las oficinas de Control Interno y Planeación de la CGR. Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva - Rendición Planes 2016 Denominación | Periodicidad Plazo rendición Destino del informe Plan de Acción | Trimestral Cinco (5) primeros días Oficina de Planeación hábiles del mes siguiente de corte del periodo Plan Manejo Trimestral Cinco (5) primeros días Oficina de Planeación Riesgos hábiles del mes siguiente de corte del periodo Mapa Riesgos | Cuatrimestral | Cinco (5) primeros días Oficina Control interno de Corrupción hábiles del mes siguiente de corte del periodo Plan de Mensual Cinco (5) primeros días Oficina de Planeación Mejoramiento hábiles del mes siguiente Ñ Política Daño Trimestral Cinco (5) primeros días Oficina Jurídica Antijurídico hábiles del mes siguiente de corte del periodo Invito a los Gerentes Departamentales y Directivos Colegiados a observar con diligencia los lineamientos señalados en la presente circular, cuyo propósito es fortalecer el macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Atentamente, Proyectó: Soraya Vargas Pulido Contralora Delegada para investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva Carrera 9%. No. 12€ 10 + Código Postal 111321 e PBX 647 7000 carífMcontraloria.gov.co » www.contraloria.qov.co «Bogotá, D. €., Colombia