CGR - Circular 0014 de 2020

RALORÍA ,, ,("7:07,(cid:9) t,eZ;w945/ MEN OD•F:OZ4v 0 Eo »4 r vJa . Pies oPo• Ana r D D c JCE E. 4L« 1 c D. r.(cid:9) y' ih na k c7 a11 C,4 O01 MC ,i c R Co I E r ' a s, ,c .,$l 4i nm . M 4a . I1 CI II A I I 0 01.05,EiFf 80110a aiur mo ,) 1 b 1l /:. o ?1 i5 ..hf V 9 a 4. 1r9 .0 • J 0 0U .D 1X7E 11L A.1 .rW 1Yl~da etl .l eV" i eC 4la:U 1b 1 .i& 7rYtC 1C N ,Tt JA ,A b Kt i rif - ~ MC ASA .D ..« F E :c 4S "C GA ir. a Bogotá, D.0 gioiEksirri fi at 114

CIRCULAR No.

PARA:(cid:9) CONTRALORA DELEGADA DE RESPONSABILIDAD FISCAL,

INTERVENCIÓN JUDICIAL Y COBRO COACTIVO;

CONTRALORES DELEGADOS INTERSECTORIALES; JEFE

DE UNIDAD DE COBRO COACTIVO; DIRECTORES DE

RESPONSABILIDAD FISCAL; DIRECTORES DE COBRO

COACTIVO;(cid:9) GERENTES(cid:9) DEPARTAMENTALES,

FUNCIONARIOS EJECUTORES Y FUNCIONARIOS DE

COBRO COACTIVO.

DE:(cid:9) CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA ASUNTO: Administración y manejo de cuentas bancarias para depósitos en

procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo; administración, manejo, custodia y prescripción de títulos de depósito.

FECHA: (cid:9) j_7 SEP 2020

La presente Circular tiene como propósito impartir instrucciones sobre el manejo y administración de las cuentas bancarias para depósitos en procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo; sobre el manejo, administración, custodia y prescripción de los títulos de depósito de acuerdo con la nueva estructura, funciones y competencias en virtud del Decreto Ley 267 de 2000, modificado por el Decreto Ley 2037 de 2019 y el Decreto Ley 403 de 2020; y conforme a las competencias en materia de procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo establecidas en virtud de la Resolución Organizacional 748 de 2020 y sus modificatorios. Para tal fin, los destinatarios de esta Circular deberán atender los siguientes lineamientos:

1. Manejo de cuentas bancarias De conformidad con el numeral 4' del artículo 27 y el artículo 49 de la Resolución Organizacional 748 de 2020, es función de la Unidad de Cobro Coactivo administrar, manejar y custodiar los títulos de depósito que se originen con ocasión de las medidas cautelares decretadas en los procesos de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo adelantados en el nivel centrafr de la Contraloría General de la República.(cid:9) k6

Carrera 69 No. 44-35 Piso 17 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cdr@contraloria.dov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

CONTRALORÍA

4„. rOmic- ("A / me.1,1174,(cid:9) ."9-01 Para el cumplimiento de esta función en cabeza del Jefe de la Unidad de Cobro Coactivo, se hace necesario adelantar el trámite ante el Banco Agrario de Colombia para el registro de las firmas de los funcionarios de dicha Unidad (Jefe de la Unidad y profesional de apoyo) que asumirán el manejo de las cuentas bancarias en las que se realizan los depósitos en el nivel central.

2. Manejo de títulos de depósito Los funcionarios que actualmente tienen a su cargo la administración, manejo y custodia de los títulos de depósito en los procesos de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo en el nivel central, deberán hacer entrega de los títulos de depósito que existan en físico e informarán sobre los depósitos constituidos mediante títulos desmaterializados. La entrega deberá hacerse a más tardar el quince (15) de noviembre de 2020 y se hará constar en acta firmada por los funcionarios que entregan y los que reciben, relacionando los títulos existentes, el proceso al cual corresponden y su estado.

Una vez realizado el registro de firmas en el Banco y la entrega de los títulos a la Unidad de Cobro Coactivo, las operaciones relacionadas con la conversión, fraccionamiento, devolución, orden de pago, anulación, y reposición de títulos de depósito serán realizadas por el Jefe de la Unidad de Cobro Coactivo de acuerdo con las providencias y órdenes emitidas por los funcionarios de conocimiento de los procesos de responsabilidad y cobro coactivo en estricto apego a la Ley y de acuerdo con la reglamentación interna del Banco Agrario de Colombia sobre títulos de depósito.

3. Manejo de cuentas y títulos de depósito en las Gerencias departamentales De conformidad con el inciso segundo del artículo 49 de la Resolución Organizacional 748 de 2020, en las gerencias departamentales el manejo de las cuentas bancarias corresponderá al Gerente Departamental conjuntamente con el funcionario (profesional, coordinador o asesor) de la Gerencia designado para el efecto; quienes serán los encargados de realizar las operaciones de gestión y administración de los depósitos que se desprendan de las providencias y órdenes que emitan los funcionarios de conocimiento en los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo.

La custodia de los títulos de depósito expedidos por el Banco Agrario de Colombia, corresponde al funcionario designado para el efecto en la respectiva Gerencia departamental (profesional, coordinador o asesor), para lo cual deberán tener todas las medidas de seguridad pertinentes. Así mismo, dicho funcionario se encargará de realizar el seguimiento de la información de lob,,` Carrera 69 No. 44-35 Piso 17 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgrcoatraloria.gov.co • www.coatraloria.00v.co • Bogotá, D. C., Colombia CONTRALORÍA csrntmo, DK t.. 1.1.".M1,1, 59,1,,Zfir^ fridjf 4''1,10511/(cid:9) Orr/ depósitos que se constituyan en las cuentas en las que se manejen títulos desmaterializados. Los gerentes departamentales de las gerencias colegiadas de la Contraloría General de la República rendirán un informe dentro de los primeros cinco (5)

días hábiles de cada mes a la Unidad de Cobro Coactivo sobre la gestión y administración de títulos de depósito en los procesos de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo de acuerdo con los parámetros que establezca dicha Unidad.

4. Manejo desmaterializado de títulos de depósito Los funcionarios de la Contraloría General de la República encargados del manejo y administración de las cuentas bancarias para el depósito en los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo adelantarán las gestiones ante el Banco Agrario de Colombia para el manejo desmaterializado de los títulos de depósito. A más tardar el quince (15) de noviembre de 2020, todas las cuentas de la Contraloría General de la República deberán manejar los títulos de depósito en forma desmaterializada.

Los títulos de depósito en medio físico que como consecuencia de la desmaterialización resulten obsoletos deberán destruirse por los funcionarios encargados de su manejo en presencia de un funcionario de la Oficina de Control Interno, de lo cual se levantará acta en la que consten los títulos que se destruyen identificados por su número, valor y depositante; y su reemplazo en medio virtual. La Unidad de Cobro Coactivo coordinará con las Gerencias Departamentales el cumplimiento de esta instrucción. Para los mismos efectos, la Unidad de Cobro Coactivo coordinará la implementación de las medidas de seguridad que en la materia sean impartidas y aprobadas por la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y la Oficina de Sistemas e Informática.

5. Seguimiento al pago de intereses en las cuentas de depósitos en procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo

Los funcionarios encargados del manejo de las cuentas bancarias para el depósito en los procesos de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo velarán por el cumplimiento en el pago de los intereses que deben generar dichas cuentas de conformidad con el artículo 118 del Decreto Ley 403 de 20201 Artículo 118. Depósitos en los procesos que adelantan los órganos de control fiscal. Los 1 dineros que deban consignarse a órdenes de los órganos de control fiscal como resultado de Carrera 69 No. 44-35 Piso 17 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cor@contraloria.gov.co • www.contraloria.ciov.co • Bogotá, D. C., Colombia CONIRALORIA tr35 Rif e' f !• (cid:9) V;r: (cid:9) 4t0,1( realizarán la transferencia de dichos recursos a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda dentro de los quince días siguientes a su pago por parte del Banco Agrario mediante consignación en la siguiente cuenta: Banco: Banco de la Republica N° de la cuenta: 61011094

Nombre de la cuenta: DTN(cid:9) RENDIMIENTOS(cid:9) FINANCIEROS ENTIDADES VARIAS Tipo de cuenta: Corriente Código de operación: 137

La Unidad de Cobro Coactivo llevará el consolidado de las transferencias que se realicen por concepto de intereses, para lo cual los funcionarios encargados del manejo de las respectivas cuentas deberán reportar dichas operaciones a la Unidad dentro de los cinco días siguientes a su realización. La Unidad de Cobro Coactivo podrá disponer los instrumentos para el reporte de esta

información y el cronograma para ello. El cumplimiento de esta instrucción deberá incluirse en los informes trimestrales de gestión de la Unidad de Cobro Coactivo.

6. Prescripción de depósitos de titulares o procesos no identificados La Unidad de Cobro Coactivo, en coordinación con las gerencias departamentales y el Banco Agrario de Colombia, adelantará la identificación de los títulos de depósito que no se encuentren asociados a algún proceso y aquellos en los que no se pueda establecer el depositante, con el fin de dar aplicación al artículo 120 del Decreto 403 de 20202. una medida cautelar en procesos de responsabilidad fiscal o de cobro coactivo se depositarán en el Banco Agrario de Colombia.

Para efectos de la liquidación de los intereses, los anteriores pagos se causarán por trimestre calendario y deberán pagarse dentro de los diez días siguientes al vencimiento del plazo. Sobre estos montos el Banco Agrario deberá pagar intereses a una tasa equivalente al 50% de la DTF vigente. 2 "Artículo 120. Recursos de depósitos no identificados. Los recursos correspondientes a los depósitos que tengan más de dos años (2) años desde su consignación y no se haya identificado su depositante o el proceso de responsabilidad fiscal o de cobro coactivo por el cual se hizo el depósito, prescribirán de pleno derecho. Para el traslado de los recursos de estos depósitos se seguirá en lo pertinente el procedimiento,"/ indicado en el parágrafo del artículo 192A de la Ley 270 de 1996." Carrera 69 No. 44-35 Piso 17 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cdracontraloria.dov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

CONTRALORÍA La Unidad de Cobro Coactivo, en ejercicio de la competencia señalada en el numeral 4° del artículo 27 de la Resolución 748 de 2002, establecerá los títulos que se encuentran en la condición prevista en el artículo 120 del Decreto 403 de 2020 y solicitará al Banco Agrario de Colombia la información tendiente a establecer el número del proceso al que corresponden o el depositante, y así mismo requerirá la demás información que se considere pertinente para estos fines a las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República. Igual procedimiento adelantarán las gerencias departamentales con respecto a los títulos a su cargo. Recibida la información del Banco Agrario, la Unidad de Cobro Coactivo en el nivel central y las gerencias departamentales, contarán con un plazo de un (1) mes para hacer el inventario de todos los depósitos en las cuentas de cobro coactivo y responsabilidad fiscal que estén bajo su responsabilidad y que se confirme que no se cuenta con el número de proceso al que corresponden y no se haya identificado el depositante. Vencido el plazo anterior, la Unidad de Cobro Coactivo consolidará la información nacional de los títulos de depósito sin identificación de proceso y depositante, con la información adicional que tenga disponible, para su publicación en la página web de la Contraloría General de la República y en un diario de amplia circulación para que dentro del término de veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la publicación, el depositante se presente a realizar las reclamaciones correspondientes ante el Despacho que conoce o conoció del proceso. Si no se presentan reclamaciones sobre el depósito, se

entenderá que los recursos prescribieron de pleno derecho a favor de la Nación de conformidad con el artículo 120 del Decreto 403 de 2020. El día siguiente al vencimiento de los veinte (20) días a que se refiere el numeral anterior, las dependencias de la Contraloría en el nivel central y desconcentrado informarán a la Unidad de Cobro Coactivo sobre las reclamaciones recibidas indicando el nombre e identificación del reclamante, el número del proceso y el valor del título respecto del cual se presentó la reclamación. Los despachos que conocen o conocieron del proceso deberán resolver las reclamaciones recibidas dentro de los quince (15) días siguientes a su presentación para definir la condición de los recursos según haya lugar a su redención, conversión o devolución; de lo cual se informará a la Unidad de Cobro Coactivo para que consolide la información nacional y el estado de depósitos. Carrera 69 No. 44-35 Piso 17 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cor(0.contraloria.qov.co • www.contraloria.00v.co • Bogotá, D. C., Colombia (cid:9) CONTRALORÍA ,:te..Y.4.4,1 (cid:9) ,— al,,W4-,,#;r4W4(cid:9) ifrd La Unidad de Cobro Coactivo conformará el inventario de títulos prescritos a favor de la Nación, que incluirá aquellos respecto de los cuales no se presente reclamación o habiéndose presentado oportunamente cuenten con decisión negativa en firme; informando lo correspondiente a la Gerencia Administrativa y Financiera, a la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y

al Banco Agrario de Colombia. La Unidad de Cobro Coactivo y las gerencias departamentales deberán realizar este procedimiento al menos una vez al año en el primer semestre.

7. Pólizas de manejo La Gerencia Administrativa y Financiera adoptará las medidas necesarias para que los funcionarios encargados de la administración y manejo de cuentas y custodia de títulos de depósito, tanto en el nivel central como en el desconcentrado, se encuentren amparados por pólizas de seguros para cubrir los daños que puedan causarse en razón de dichas responsabilidades.

8. Seguimiento La Contraloría Delegada para Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo y la Oficina de Control Interno velarán por el cumplimiento de la presente Circular, para lo cual establecerán las directrices que sean necesarias, solicitarán los informes, y adoptarán mecanismos de seguimiento y control para su debida observancia.

CARL FPE CC, O =(cid:9) R TE C tralor General de la República Aprobó: Julián auricio(cid:9) z(cid:9) - Director Oficina Jurídica.

Aprobó: Soraya Vargas Pulido - Contralora Delegada de Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro

Coactivo

Elaboró: Arleys Cuesta Simanc

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