CGR - Circular 0019 de 2016

(cid:9) Coal.alaiaGeneraldeLINpthka S5712E12016; AI Conigslar CEitgle No: 2PIGE:-.01.42195 cA dmx0ik0

ORIGEN. POIOZESPACI-10011.CC,ITTGORIED,000JOIt zYst,14.2611

DESTINOIE0f19JOSNliA6PRA GE/IN ASONTo(cid:9) REICICódOECUEliddS 2016GASIOI gEgEld4COS

OBS(cid:9) C RUJA? NO .019

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CONTRALORÍA __Wrtscbírio 4.74,1,4zdi• 80110 Bogotá, D.C., 22 de noviembre de 2016

CIRCULAR No. o 1 9

PARA: (cid:9) Representantes Legales Unidades Ejecutoras del rubro

presupuestal Gastos Reservados DE:(cid:9) Contralor General de la República ASUNTO: Lineamientos Rendición Cuenta 2016 Gastos Reservados -GR En virtud de lo establecido en la Resolución Reglamentaria Orgánica REGORG-006 del 27 de octubre de 2015 "Por la cual se adopta el sistema de control fiscal sobre los gastos reservados" y en particular lo referido a la Cuenta de Gastos Reservados, Capitulo II, Artículos 5 a 11, b Contraloría General de la República - CGR revisó las cuentas rendidas en el ano 2015 y observó debilidades recurrentes en la información reportada en el marco de la vigilancia fiscal, por varias de las entidades ejecutoras de los recursos de

Gastos Reservados, razón por lo cual, en la presente Circular, al recabar en el contenido y alcance de la citada Resolución, se imparten lineamientos que facilitarán la rendición de la Cuenta anual 2016, la cual será insumo para la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultados, asir • Articulo 5 de la Resolución REG-ORG-006 de 2015: establece el concepto de Cuenta, bajo el entendido que corresponde a la información que se presenta a la CGR sobre las actividades financiadas con recursos de gastos reservados de conformidad con lo regulado en las Leyes 1097 de 2006 y 1621 de 2013 y normas que las modifiquen; no obstbnte, frente a la Cuenta Fiscal de 2015, se observó el envío de información de actividades que se sufragan con recursos ordinarios, que debe rendirse en la Cuenta Anual de la Entidad por el aplicativo SIRECL En tal sentido, no sobra recordar que de conformidad con la definición del articulo 1° de la Ley 1097 de 2006, por gastos reservados ha de entenderse aquellos que se destinan: -A la financiación de actividades de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal, protección de testigos e informantes. Carrern 09 W 44-35 • Código Pastel111321 • PBX R47 dOondgdgAggairalcida gov do • nvv,z, cffirdmicr,Mov cS. • n ala. D C Colo o 1 9CONTRALORÍA -A la expedición de nuevos documentos de identificación para garantizar la identidad de cobertura de los servidores públicos que ejecuten actividades de inteligencia y contrainteligencia. -Igualmente, establece que los gastos reservados:

• Podrán destinarse a la protección de servidores públicos vinculados a actividades de inteligencia, cántrainteligencia y sus familias. -Podrán realizarse dentro y fuera del país y se ejecutarán a través del presupuesto de funcionamiento o inversión. Se distinguen por su carácter de secreto y porque su programación, control y justificación son especializados_ Los recursos que no correspondan a gastos reservados, son objeto de vigilancia y control fiscal, por los mecanismos generales distintos al previsto en el articulo 4° de la Ley 1097 de 2006. El régimen especial de control fiscal para gastos reservados, exige que las operaciones, acciones, transacciones y todo lo relacionado con los mismos, se presenten en forma separada a la demás información de la entidad vigilada. Es lo que explica la redacción del artículo 6° de la REG ORG 006 de 2015, cuando prescribe que "Los jefes o representantes legales de las entidades ejecutoras de recursos de gastos reservados, rendirán anualmente, de manera separada y debidamente suscrita, la cuenta consolidada de manejo y gestión financiera, administrativa y de resultados de los recursos asignados por este concepto para cada año fiscal" (se subraya). En el mismo sentido el artículo 12 de la misma Resolución cuando dispone que "El proceso auditor a la ejecución de gastos reservados se adelantará de manera independiente al de la entidad". Se trata de un control especializado y concentrado en b que tiene que ver con lo que se financie con Gastos Reservados exclusivamente, pues los demás ámbitos de la entidad respectiva, que no forman parte del rubro de gastos reservados, bien sea por funcionamiento o inversión, así sean destinados a las Jefaturas de

Inteligencia, son objeto de evaluación con los mecanismos ordinarios y por funcionarios diferentes a los integrantes del Grupo Permanente de Auditores creado por la Resolución Organizacional OGZ 0335 dei 9 de noviembre de 2015 de la CGR. • En atención a lo previsto en el artículo 6° de la Resolución REG ORG 006 de 2015: los servidores públicos responsables de la rendición por Carrera 69 N• 44-35 • COcCgo Postal(cid:9) PBX 647 7000 cmO:contramano,/ co • vacrur Contralona cicv CC • 00.9039.0. O.. Colomb a. 0 1 9 CONTRALORÍA cada año fiscal, son los ¡efes o representantes legales de las entidades ejecutoras de recursos de gastos reservados, en ningún momento corresponde a los Jefes de las jefaturas o direcciones de inteligencia de las entidades a su cargo. Es decir, son las cabezas de las entidades ejecutoras de gastos reservados, los directamente obligados de rendir la cuenta sobre los mismos. En atención a lo previsto en el artículo 7, ibidem: la cuenta se debe rendir a más tardar el 28 de febrero del alto siguiente. Plazo perentorio que debe ser cumplido por los jefes o representantes legales de las entidades ejecutoras • En atención a lo previsto en el artículo 9, ibídem: los organismos ejecutores de gastos reservados, presentarán la Cuenta Anual en sobre cerrado ante el Coordinador y Supervisor del Grupo Auditor, es decir, el funcionario de la CGR que ocupe el cargo de Contralor Delegado para Defensa. Justicia y Seguridad . Ahora bien, el contenido de la cuenta está expresa y claramente establecido

en el citado articulo, que de manera estricta corresponde exclusivamente a gastos reservados. Por lo que es preciso hacer énfasis en lo siguiente: 1 Presupuesto asignado y ejecutado en la vigencia, por rubros presupuestales y detallado por unidades, por conceptos del gasto y por fuentes de financiación. Este 'tern hace referencia a la información de la asignación y ejecución del rubro presupuestal de Gastos Reservados - GR, la cual debe ser completa y, por tardo, se rendirá consolidada y desagregada por • Cada uno de los conceptos de gastos que tienen conexidad con la definición de Gastos Reservados que determina el articulo 1 de la Ley 1097 de 2006; • Cada una de las dependencias a las cuales se le distribuyeron estos recursos para adelantar sus operaciones; • Por las diferentes fuentes de recursos de ingreso que soportó la ejecución del gasto (Recurso 10, 20, 50, entre otros)

2. Estados contables básicos. La información en esta malaria no hace referencia a la relación de los estados contables básicos de todo el presupuesto de la entidad ejecutora, sino que debe concentrarse exclusivamente en los correspondientes a los gastos reservados. La CGR pala atender la REG-ORG-006-2015 no requiere los estados Capara(cid:9) ° 44 35 • COchgo Postal 111321 200 copia:cosi al(cid:9) ColOrlDra CONTRALORÍA graacr/d, ra4ng72.O.a.J.4 aw.40,i contables de la Entidad Ejecutora sino la información relacionada con los saldos contables de Gastos Reservados al cierre de la vigencia fiscal de los ingresos, gastos, activos y pasivos, y en definitiva de todos los

componentes de dichos estados básicos pero sobre esta categoría de Gastos. La omisión de este deber obstaculiza de modo indebido el ejercicio del Control Financiero previsto en el articulo 14 de la resolución citada, normatividad concordante con el artículo 10 de la Ley 42 de 1993.

3. Plan de Compras programado y ejecutado. De acuerdo con la particularidad de la Unidad, ejecutora de Gastos Reservados, es imprescindible indicar si existe un plan de compras para este tipo de recursos y en caso afirmativo, informar las adquisiciones programadas y ejecutadas durante la anualidad, relacionando objeto del contrato, valor, contratista, plazo y el estado del contrato al cierre del ejercicio, sea porque se terminó, liquidó, o está vigente, entre otros.

4. Relación de contratos, órdenes de suministro y de servicios. Hace referencia al listado detallado de las adquisiciones de bienes'y servicios sufragados con gastos reservados a través de los diferentes instrumentos contractuales previstos en la normatividad vigente y efectivamente cumplidos, ejecutados o en ejecución en la respectiva vigencia_

5. Reporte de los principales resultados obtenidos con los gastos reservados. Para dar cumplimiento a este numeral, cada entidad remitirá un documento con la programación y el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en los Planes Nacional de Desarrollo, Estratégico y de Acción, financiadas con los recursos de Gastos Reservados; así como el cumplimiento de los requerimientos, prioridades y objetivos nacionales de inteligencia, enunciados en el Plan Nacional de Inteligencia, según el articulo 8 de la Ley 1621 de 2013, que determina: "El Plan Nacional de

Inteligencia es el documento de carácter reservado que desarrolla los requerimientos y las prioridades establecidas por el Gobierno Nacional en materia de inteligencia y contrainteligencia, y asigna responsabilidades". Este reporte del numeral 5° del articulo 9 de la Resolución REG ORG 006 de 2015 debe incluir la relación y descripción detallada de las Operaciones y/o Acciones relacionadas con actividades de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal o protección de testigos e informantes, realizadas durante la vigencia fiscal objeto de la rendición, que fueron sufragadas con Gastos Reservados, con indicación los conceptos de tales gastos (gastos de operación, pago de informantes, (cid:9) Career? 59 N' 44.35 • coc5.30 Po 3335 can raloav u • 1......535 (cid:9) OlOrnb, 0 1 9

CONTRALORÍA naaa....

Lgamédo 2/06°X.„.evA74 Eglléboud pago de recompensas o: pago a víctimas y testigos) y los valores que se sufragaron por cada uno de estos conceptos.

6. Relación de reservas presupuestales y cuentas por pagar. Se debe documentar y remitir las partidas presupuestales que por este concepto quedaron constituidas al finalizar el año fiscal, con enunciación , entre otros, del tipo de obligación, nombre del acreedor, concepto y valor.

7. Informes semestrales presentados por las oficinas de control interno a los ejecutores de gastos reservados. Los informes contendrán todas aquellas especificidades que le permitan a la CGR, con la revisión de los mismos y de la programación anual de la labor de auditoria interna,

verificar el cumplimiento del inciso 2 del articulo 7 de la Ley 1097, Según el cual: "(a.) las Inspecciones Generales y las oficinas de Control Interno colocaron en marcha programas de verificación y seguimiento sobre el desarrollo de las actividades financiadas con gastos reservados para determinar tanto su cumplimiento y apego a los manuales y normas que las regulan, como la causalidad y conexidad del gasto con las actividades previstas en esta ley y la efectividad de los mecanismos de control interno implementados" Finalmente, se debe recordar que(cid:9) la inobservancia u omisión de cumplimiento a la integridad de las condiciones, términos y requisitos establecidos en la Resolución REG-ORG-006-2015 dará lugar a la imposición de sanciones a los responsables de su rendición, de conformidad con lo establecido en el articulo 101 de la Ley 42 de 1993 y la Ley 1437 de

2011 (OPACA).

Cualquier inquietud sobre estos lineamientos, sera atendida por el Coordinador y Supervisor del Grupo de Gastos Reservados, Dra. lvonne del Pilar Jiménez García, Contralora Delegada Para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad, correo ivonnejimene mcontraloria.goV.co EDGARDO OSÉMAYA VILLA Contralor eneral de la Republi a Proyectó.(cid:9) Ivonne Del Pilar Jiménez Gard Coordinadora y Supervisora, /é-(cid:9) o 2 RES-ORG-006-2015 Caceeaa 69 re 44-35 • C64.59.3(cid:9) PSX 017 7000 craconir3lori3 gov(cid:9) .5onlyalorilav co • Bocel&Colom