CGR - Concepto 0007 de 2021

007 2021 Según la información brindada por los funcionarios de la USAT I, desde el año 2013 en la bodega de evidencias del Laboratorio de Informática Forense en adelante UF, se encuentran videos de las audiencias que se surten en los diferentes procesos de la entidad; lo anterior en cumplimiento a lo ordenado mediante circular No. 2013IE0009058, fechada el 7 de febrero de 2013, de la Contraloría Delegada lntersectorial-UIECC, firmado por la doctora Mónica Esperanza Cano Bedoya, la cual establece: 11Por medio de la presente me permito informarles el trámite que a partir de la fecha se le dará a los videos de las audiencias que se surten dentro de los diferentes procesos de la Entidad: • Una vez el sustanciador reciba el medio óptico con la audiencia del caso, por parte del responsable de su grabación, debe hacerse una copia la cual debe reposar en el respectivo expediente. • De la copia que obra en el expediente del proceso, el sustanciador ordenará, realizará y entregará las copias que requieran los interesados, previa recepción del (los) medio(s) que contendrá(n) la copia, por parte del solicitante. • El medio óptico (CD o DVD) original recibido, debe ser remitido al Laboratorio de Informática Forense -UFpara su custodia, diligenciando el formato anexo 1ROTULO PARA MEDIOS OPTICOS - AUDIENCIAS11 1 • El UF suministrará las copias de las Audiencias en el evento de que la copia que reposa en-el expediente sufra daño o cuando sea requerido para la segunda instancia.

Por lo tanto, quienes remitan medios ópticos (CD o DVD) que contienen las audiencias para Custodia en el LIF, deberán diligenciar el mencionado formato y remitirlo con su nombre, cedula, cargo y firma junto con los discos a almacenar; luego de surtir el trámite de verificación de los discos, se hará el ingreso a la bodega de evidencias para su custodia por parte del encargado del LIF. No se recibirán audiencias-en-medios ópticos +/-rw (reescribibles).11 (sic) Con respecto a esta circular, amablemente le solicitamos a la Oficina Jurídica nos absuelva las siguientes inquietudes: • ¿Los videos de las audiencias de responsabilidad fiscal se consideran como medios probatorios o pruebas dentro de cada proceso o por el contrario sirven únicamente para probar lo ocurrido en la audiencia con el fin de asegurar la fidelidad de la misma? o ¿ para otros efectos legales? • En caso de que los videos de las audiencias se consideren jurídicamente como prueba o medio probatorio en cada proceso, se solicita cordialmente orientar a esta Dirección sobre: Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 16 ✓ ¿Qué oficina debe desempeñar la función de custodio de los videos de las audiencias en el momento en que se reciba el laboratorio por parte de la DIARI? ✓ ¿Por cuánto tiempo deben permanecer custodiados y almacenados los videos de las audiencias de responsabilidad fiscal que actualmente reposan en la bodega de evidencias a cargo de la USATI?

✓ ¿Q uién ordena la disposición final de los videos de las audiencias almacenados en la bodega de evidencias al terminar el proceso de responsabilidad fiscal? • En caso de no considerarlo como prueba o medio probatorio dentro del proceso de responsabilidad fiscal, solicito amablemente, nos indiquen a qué dependencia se deben trasladar los DVD o CD de los videos que reposan en la bodega y quién es el responsable misionalmente de realizar la gestión. • En la circular mencionada anteriormente, se impartió la instrucción de que se debe realizar una copia del video de la audiencia para que obre en el expediente del proceso, igualmente ordena que debe enviarse en medio óptico (CD o DVD) el original de la audiencia al UF para su custodia; al realizar estas actividades y teniendo en cuenta lo ordenado en el Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado': es importante que esa oficina dilucide lo siguiente: ✓ ¿Quién es el dueño de la información en lo relacionado con los videos de las audiencias de responsabilidad fiscal? ✓ ¿Se estaría transgrediendo el decreto en relación con la duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo? ✓ ¿Quién debe realizar la gestión documental y archivo en estos casos? Por último, solicitamos amablemente, nos aclare si en la Contraloría General de la República está permitido recibir donaciones y en caso positivo, ilustrar cuáles son los requisitos y trámites que se deben adelantar para recibirlas e incluirlas en el inventario de la Entidad."

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución 1 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. 1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 16 Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contra/orí a Genera/"2 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Genera/"3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de /as 11 consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República114 • En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la

Contra/oría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fisca/"5 y asesorar jurídicamente a las II entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007 , esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica.

Frente a las funciones del Laboratorio de Informática Forense-UF, se encuentra como antecedente el concepto CGR-OJ-138-2020 radicado 2020IE0056775 del 15 de septiembre de 202, referido en el documento de la consulta, de cuyos planteamientos se parte, para analizar la implementación de soportes de contingencia o back up desde el LI F destinados a garantizar la conservación de audiencias de procesos administrativos que adelanta la CGR.

4. Consideraciones Jurídicas.

De forma preliminar se aclara que la consulta formulada no es general ni abstracta sino que versa sobre un asunto particular y concreto, esto es la generación, archivo 2 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000

5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 16 y disposición de copias de seguridad de las audiencias de procesos administrativos que adelanta la CGR a través del Laboratorio de Informática Forense-UF, asunto que debe ser sometido a revisión de los líderes de los diferentes procesos administrativos responsables de la producción de la información, de su archivo, de su custodia y disposición final, así como de las áreas que brindan soporte para su aseguramiento a través de medios tecnológicos. Por lo anterior, se reitera que la competencia 'para absolver consultas referentes al control fiscal que desarrolla la CGR se limita a situaciones abstractas, siendo orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. Toda vez que la solicitud no se trata de una situación jurídica abstracta, la Oficina Jurídica carece de toda competencia para intervenir dentro del trámite

administrativo del asunto, máxime cuando mediante Circular 018 del 22 de noviembre de 2016 el señor Contralor General de la República impartió instrucciones a los funcionarios de la CGR, sobre la función consultiva de la Oficina Jurídica, determinando que los asuntos particulares y concretos deben ser decididos por los funcionarios competentes en cada área. En consecuencia, la definición del asunto administrativo puesto a consideración es de competencia de diferentes áreas misionales y transversales de la Entidad, el cual por su especialidad se considera debe ser coordinado desde la Dirección de Gestión Documental de la CGR, a la cual se trasladará el asunto para lo de su competencia. Con todo, se procede a analizar de forma general y abstracta la consulta, a fin de brindar elementos de análisis que enriquezcan el estudio de su interés. 4.1. Problema jurídico. De la consulta planteada, en lo que compete a esta Oficina se extrae que el problema jurídico a tratar es si ¿la implementación de soportes de contingencia o back up de información digital destinados a garantizar la conservación información digital de la CGR contraviene el principio de coordinación y acceso del proceso de gestión documental respecto de la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo? 4.2. Obligaciones comunes de las entidades públicas frente al sistema de gestión documental y procedimientos del Archivo General de la Nación Siguiendo las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, en Colombia se implementó la Ley 594 de 20008 , por medio de la cual se 8 Artículos 1°, 4º, 5º y siguientes de la Ley 594 de 2000. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 16 @ fi9!':!fifitL_.9Blfi dicta la Ley General de Archivos, y en desarrollo de esta última, el artículo 2.8.2.5.3 del Decreto 1080 de 2015 dispone que: "Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones." (Negrilla fuera de texto) De los artículos 2.8.2.6.2. y 2.8.2.6.1. del Decreto 1080 de 2015, trascienden como generalidades y características reiteradas de los sistemas de gestión documental el que deben garantizar la autenticidad, preservación e integridad de los documentos, y el que deben facilitar y permitir la disponibilidad y acceso de los documentos cuando sean requeridos, rasgos que son concordantes con el artículo 2.8.2.5.5. del mismo Decreto que establece: "Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.

a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. ( ) ... e) Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. ( ) ... Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 16 k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. 1) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. ( ... ) n) Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las

comunicaciones. ( ... ) r) Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental." 9 Adicionalmente, en cuanto a la protección de la información y los datos, los sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014, Capítulo 5 del Decreto 1081 de 2015 sobre los 11 11 Instrumentos de la gestión de información pública , desarrollan el análisis de la información implementando herramientas como son: 1.- Registro de activos de información, 2, Índice de información clasificada y reservada y 3.- Esquema de publicación de la información. De este modo los sujetos obligados deben presentar el análisis sobre la información documental propia de sus procesos, en los cuales entre otros datos se identifica el tipo de información, su soporte (físico, digital etc.,), si es publicable o no, el fundamento jurídico de la excepción de publicación, y si aquella es total o parcial, clasificada o reservada, así como el plazo que cobija la clasificación o reserva. 4.3. Medios de soporte - back up o contingencia. Frente a la posibilidad de implementar soportes de contingencias o sistemas de respaldo de la información se encuentra que los artículos 2.8.2.5.2. y 2.8.2.6.3. del Decreto 1080 de 2015 señalan: "Artículo 2.8.2.5.2. Tipos de información. Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y seNidores públicos, y en general por cualquier

persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o que 9 Decreto 2609 de 2012, artículo 5. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 16 hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en: a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c) Sistemas de Información Corporativos. d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. e) Sistemas de Administración de Documentos. f) Sistemas de Mensajería Electrónica. g) Portales, 1 ntranet y Extranet. h) Sistemas de Bases de Datos. i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k) Uso de tecnologías en la nube."1º (Negrillas fuera de texto) "Artículo 2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e

interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro." 11 (Negrillas fuera de texto) Sobre estos temas, el Archivo General de la Nación, autoridad técnica en la materia, se ha pronunciado en diferentes conceptos publicados en su página web institucional, así en el Radicado No. 2-2016-0500512 señaló que: "Asunto: Concepto técnico -Normativa para back up y sistemas de información 10 Decreto 2609 de 2012, artículo 2º. 11 Decreto2609 de 2012, artículo 18. 12 https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2016/SUBTIADE/Radicado 2-2016-05005.pdf Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 16 ® figfi;i:fifi'.-9.I;J.fi (. .. ) Según lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.2. sobre Tipos de Información, la información que se conserva en diferentes medios de soporte como los backup y aquella que se gestiona a través de cualquier sistema de información, es objeto de la aplicación de los criterios y lineamientos para la gestión de documentos de conformidad con la normativa legal y técnica vigente. Dentro de la gestión documental, los backups o copias de seguridad se

utilizan como un medio alterno de respaldo de los archivos e información tramitada por medios electrónicos, con el fin de prevenir los riesgos de pérdida total o parcial de información en un momento determinado, toda vez que facilitan la continuidad de las actividades de una entidad en los casos de fallas técnicas de hardware o software, errores humanos o fallas de infraestructura; sin embargo, este tipo de medios de soporte, por sí solos no garantizan la preservación de la información a largo plazo, lo que implica que las entidades tengan implementadas, de manera continua y sistemática, unas políticas claras de gestión del riesgo, seguridad de la información, de contingencia y de continuidad del negocio. La generación de políticas frente al uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) por parte de la administración, debe contemplar aspectos como la producción, mantenimiento, administración y conservación de los documentos electrónicos de archivo y éstos deben ser soportados por procesos, procedimientos y controles formales; por esta razón y en primera instancia, se recomienda a las áreas de gestión documental de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, articularse con otras áreas de la entidad como Planeación y Tecnologías de la Información, con el propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser más eficiente administrativamente aplicando de forma correcta la función archivística, la gestión documental, la preservación y la seguridad de la información, para garantizar la perdurabilidad y accesibilidad de sus archivos. Las principales referencias normativas sobre el tema de su consulta son las

siguientes: • Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y sus normas complementarias: Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. • Decreto 1080 de 2015 y sus normas complementarias: por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario único del Sector Cultura. Título 11 Patrimonio Archivístico. Establece los criterios para la gestión documental y sistemas de Gestión Documental. • NTC ISO 31000:2011 Gestión del riesgo. Principios y directrices Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 9 de 16 • NTC ISO 27001 :2013 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la InformaciónSGSI • NTC ISO 22320:2012 Continuidad de negocio. Gestión de emergencias. Requisitos para respuesta ante incidentes ( ... )" (Negrillas fuera de texto) Respecto a la retención de este tipo de documentos, el Archivo General de la Nación en concepto Radicado No. 2-2015-0454613 , precisó que: "Asunto: concepto técnico sobre tiempos de retención de backup de datos. ( ...)

A. CICLO VITAL Y RETENCIÓN DOCUMENTAL Con el propósito de responder a su consulta es pertinente recordar que la retención documental se define como el plazo o tiempo de permanencia en las etapas de archivo de gestión y archivo central que se le asigna a los documentos, información o datos producidos en una entidad. Para determinar los tiempos de retención es necesario adelantar el proceso de valoración documental que

consiste en analizar la producción documental de la entidad a fin de determinar, de una parte, cuáles documentos son necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que tiene asignadas y, así mismo, sirven a sus destinatarios o beneficiarios, es decir, su valor inmediato o primario. De otra parte, identificar los documentos que serán útiles a futuro para la reconstrucción de la vida institucional del productor, como fuente para la historia o para fines científicos, sucintamente, aquellos que poseen valor mediato o secundario 14 . En consecuencia los documentos que aún poseen valores primarios (administrativo, jurídico, fiscal, contable y técnico) deberán permanecer en el archivo de gestión el tiempo que dure su trámite y durante su vigencia, es decir, mientras obliguen, testimonien o informen lo que explícitamente dice su texto, y su consulta sea permanente. En el archivo central estarán los documentos que, una vez hayan finalizado su gestión y agotada su vigencia, deban retenerse por un plazo precauciona! para "responder a posibles reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a su tramitación y cumplimiento; además, para servir de antecedentes directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente"15 . Una vez superadas tales etapas se debe decidir el destino final de la documentación que puede ser su conservación total, su eliminación o selección. En todo caso, el proceso de valoración documental debe contar con la participación de un equipo interdisciplinario conformado por profesionales 13 https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/Radicado_2-2015-04546.pdf

14 Definición construida a partir de lo expuesto por: Casilimas Rojas, Clara Inés y Juan Carlos Ramírez Moreno. Fondos Acumulados. Manual de Organización. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2004. / Godoy, Julia, lmelda López, Clara Casilimas y otros. Mini/manual No. 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001. / Vázquez, Manuel. Manual de Selección Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992. 15 Vázguez, Manuel. Manual de Selección Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992. Pp. 25-27. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 10 de 16 de diferentes áreas. En ese orden de ideas, los profesionales en materia archivística, derecho, administración, contabilidad, etc., brindarán la información necesaria para identificar cuáles normas legales le aplican a la información producida por la entidad (contexto legal) y así determinar sus tiempos de retención documental. Tal contexto legal es fundamental a la hora de establecer los términos de vigencia, reserva legal, prescripción o caducidad de acciones legales que recaen sobre los documentos de su consulta y así determinar el tiempo que deben tenerlos tanto en archivo de gestión como en central.

B. BACKUP DE DATOS En tercer lugar, es importante tener en cuenta que en informática backup es la copia de seguridad de los datos de un usuario o entidad que están almacenados

en un ordenador16 con el propósito de disponer de un medio para , recuperarlos ante una eventual pérdida producto de desastres naturales, robos, malware, ataques informáticos, entre otros. Para ello se requiere identificar la información a proteger, establecer una frecuencia para efectuar la copia de respaldo y decidir en cual soporte físico se hará y en donde se ubicará dicha unidad de almacenamiento, decisiones que toman los especialistas en informática y que deberían estar registradas en una política o un conjunto de normas de seguridad informática. CONCLUSIÓN Para concluir, la normatividad y bibliografía archivística expedida por el AGN sobre el tema, indica expresamente que los tiempos de retención se asignan a los documentos o información producidos por una entidad, como resultado del proceso de valoración documental (expuesto en el literal A de este concepto). Además se registran en las Tablas de Retención Documental por series y subseries documentales. En ese orden de ideas, no es posible asignar tiempos de retención documental a unidades de almacenamiento de datos como las cintas magnéticas motivo de su consulta, ya que la retención recae sobre la información no sobre sus contenedores. De otra parte, los términos de retención se asignarían a las series y subseries en las cuales se encuentran los datos origina les y no a las copias de respaldo o backup que se utilizarían en caso de que se pierda esa información original. De tal manera que la decisión sobre el tiempo de conservación de los backup de datos debe ser tomada teniendo en cuenta a los especialistas en informática del área administrativa competente y a la

luz del panorama de riesgos inherentes a los sistemas informáticos y las normas de seguridad informática que indicaran la frecuencia con la cual se realizan ( ... )" (Negrillas fuera de texto) 16 Roa Buendía, José Fabián. Seguridad Informática. Madrid: MacGraw-Hill España, 2013. p. 94. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 11 de 16 4.4. Obligaciones de la CGR frente al sistema de gestión documental y procedimientos del Archivo General de la Nación. Frente a este primer aspecto, se tiene que los artículos 1 O y 51 de la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, establece obligaciones puntuales para los organismos de control en los siguientes términos: "Artículo 1 O. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos So. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio. ( ... ) Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley." En este sentido, la CGR por disposición de la Ley General de Archivos tiene obligaciones puntuales tales como la creación de su archivo institucional, para lo

cual sigue las reglamentaciones legales y las emanadas del Archivo General de la Nación 17 siendo además sujeto pasivo de las visitas de inspección que adelanta el , mismo Archivo General de la Nación a los archivos de las entidades del Estado 18. Así mismo la CGR debe prestar apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, entidad que orienta y coordina el Sistema Nacional de Archivos 19 .

5. Conclusiones. 5.1. En primer lugar, respecto de la posibilidad de suscribir un contrato estatal de donación a favor de la CGR, si bien no se encontró una disposición especial que prohíba la suscripción de este tipo de contrato por parte de la CGR dada su condición de entidad pública, debe realizarse en todo caso un estudio específico para cada asunto particular y concreto, ya que existen diversos clases de donación, como la donación universal o singular, la donación sujeta a plazo o condición, la donación con gravamen, la onerosa o remuneratoria, cada una de ellas con particularidades específicas. 17 El artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula "fijar pollticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva "ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. 18 Artículo 32 de la Ley 594 de 2000. 19 Literal f artículo 5º de la Ley 594