CGR - Concepto 0008 de 2018

y O CONTRALORÍA Contraloria General de la Republica SGD 19-01-201814:59 GENERAL DE LA REPÚBLICA Al Contestar Cite Este No.: 20181E0003535 Fol:3 Anex:0 FA:O

ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA / IVAN DARIO GUAUQUE TORRES

DESTINO 82115-DIRECCIÓN DE JUICIOS FISCALES !MARISOL MILLAN HERNANDEZ

O§ ASUNTO CONTABILIZACIÓN DE TÉRMINOS - INDISPONIBILIDAD SAE OBS CGR — OJ - de 2018 80112 - 20181E0003535(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 Bogotá D.C., Doctora

MARISOL MILLÁN HERNÁNDEZ

Directora de Juicios Fiscales Contraloría General de la República Bogotá, D.C.

Asunto: Contabilización de términos — Indisponibilidad SAE.

Respetada doctora Marisol: Esta oficina recibió su solicitud electrónica de fecha 16 de enero de 2018, por el cual formula consulta jurídica, la cual procedemos a absolver en la siguiente forma:

1. Antecedentes.

Solicita concepto sobre el momento a partir del cual se tiene la facultad de resolver consultas o apelaciones y demás actuaciones dentro del proceso, considerando que en la práctica el recibido de los procesos en SAE o en físico, se da en momentos diferentes y posiblemente con varios días de diferencia. Plantea la siguiente pregunta: " ... indique de acuerdo con la Resolución número REG-ORG-0017 del 30 de noviembre de 2017 numeral 11 artículo 4, cuál es la posición jurídica que debe

adoptar la Contraloría en cuanto al momento a partir del cual se deben contar los términos para la segunda instancia, si se va a tener en cuenta el momento en que el proceso llegue en SAE o por medio físico?.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

La competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generan así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban 1 R epública de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 6 o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA actuar en armonía con la Contraloría Generar y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"4 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia

cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). Una vez valorado el asunto puesto a consideración, es procedente indicar que de conformidad con lo establecido en el artículo 43 del Decreto Ley 267 de 2000, los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución', ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal.

3. Consideraciones Jurídicas.

Como consideración preliminar se precisa que, en la medida que la posición jurídica no ha sido previamente coordinada con la(s) dependencia(s) implicada(s), el presente concepto no conlleva la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, de conformidad con el ya citado artículo 43, numeral 168 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000.

3 República de Colombia, Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. S República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. 'República de Colombia, Art. 28, Ley 1755 de 2015. República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 6 .•(cid:9) - O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Pese a lo anterior, toda vez existe regulación legal, así como reglamentación propia de la CGR, se expondrán algunos elementos de juicio que permitan dilucidar el

asunto de la referencia: En razón al objeto de la consulta concerniente a determinar el momento a partir del cual se avoca la competencia del superior, para conocer y decidir el grado de consulta y del recurso de apelación, hito que igualmente sirve para iniciar el conteo del plazo para el trámite del aludido grado y recurso, resulta necesario precisar de entrada que a esta Oficina no le es dable definir competencias, ya que la fijación de las mismas corresponde únicamente a la Constitución Política y la Ley. No obstante esta precisión preliminar, se analizará el contenido de la norma reglamentaria sobre el cual se basa la consulta. 3.1. Resolución número REG-ORG-0017 del 30 de noviembre de 2017. Toda vez que en la consulta se alude a la "Resolución número REG-ORG-0017 del 30 de noviembre de 2017 numeral 11 artículo 4", se aclara que no existe numeral 11 del artículo 4 de la mentada resolución. A pesar de ello, dado el contexto de la consulta se tiene que el numeral 11.4 del artículo 11 de la misma resolución señala: "11.4 En los eventos en que un proceso cambie de dependencia competente, debe ser remitido de manera física y a través del SAE, ambos debidamente actualizados y organizados. Para efectos del trámite en el Sistema de Gestión de Información Documental — SIGEDOC se digitalizará el oficio remisorio y el remitente deberá hacer la observación de que el expediente se encuentra digitalizado y cargado en SAE. PARÁGRAFO. La organización y gestión documental de los expedientes físicos podrá ser apoyada en cada dependencia por el funcionario que designe el competente." Negrilla fuera de texto.

Concordante con la disposición antes citada, tal y como se desprende del artículo 3° de la Resolución REG-ORG-0017 de 2017, "El Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes — SAE se configura como uno de los medios de administración y conservación de documentos para las dependencias que adelanten y conozcan antecedentes (hallazgos fiscales, indagaciones preliminares y denuncias) y procesos de responsabilidad fiscal, de jurisdicción coactiva, procedimientos administrativos sancionatorios y disciplinarios, en la Contraloría General de la República." Negrilla fuera de texto. Igualmente, el artículo 7° de la Resolución REG-ORG-0017 de 2017 dispone que los expedientes allí enlistados, incluido por supuesto el procedimiento administrativo de responsabilidad fiscal, continuarán diligenciándose simultáneamente en medio físico y en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes — SAE. Así el expediente físico como la información cargada en el Sistema de Aseguramiento Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 6 o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPOBLADA Electrónico de Expedientes — SAE, seguirán las reglas de la Ley General de Archivo, el Archivo General de la Nación y el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República. Más adelante, el numeral 11.1 del artículo 11 de la misma Resolución REG-ORG0017 de 2017, fija en cabeza del funcionario competente el deber de inclusión de los documentos en el expediente físico y a su cargue en el SAE. De ello se deriva a renglón seguido, que tanto el expediente físico como el creado en el SAE, deben contener la totalidad de los documentos que ingresan y las actuaciones surtidas. Finalmente, se destaca que el artículo 22 de la pre citada resolución en su inciso 3° prevé la existencia situaciones técnicas que impidan la disponibilidad del sistema SAE, y en este sentido se determinó que: "En ningún caso la falla en el funcionamiento del SAE puede acarrear el incumplimiento de los términos establecidos para el proceso de responsabilidad fiscal; se procurará la actualización del expediente una vez se restablezca la operatividad del sistema, el cual continuará tramitándose en físico." De las normas trascritas, se deducen varias conclusiones: De una parte se hace evidente y así se consagra, la existencia tanto del deber de conformación del expediente físico, como del cargue integro de documentos y actuaciones en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes — SAE, de manera que se garantiza plenamente la identidad entre el expediente físico y el SAE. De otra parte, de cara a las posibles fallas presentadas en el funcionamiento del SAE, cobra pleno sentido la disposición que proscribe el incumplimiento de los términos establecidos para el proceso de responsabilidad fiscal en dichas eventualidades, si se atiende a que según el numeral 11.4 del artículo 11 de la aludida Resolución REG-ORG-0017 de 2017, en los casos de cambio de dependencia competente, el expediente siempre debe ser remitido, tanto de manera

física, como en el SAE, garantizando con ello, la continuidad en el ejercicio de la función pública del control fiscal. Corolario de lo expuesto, no hay lugar a la interrupción en el desarrollo de los procedimientos administrativo adelantados por el órgano de control fiscal en los cuales se establece la creación del expediente físico y el concomitante cargue de documentos en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes, porque de presentarse fallas en el SAE, siempre queda a salvo la recepción del expediente en medio físico y viceversa. 3.2. Conteo de los términos para resolver en segunda instancia los procesos trasladados por SAE y por medio físico. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 (cid:9) cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia .4/ Página 4 de 6 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA El artículo 209 de la Constitución Política prescribe que la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. "En virtud del principio de celeridad, las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas"9. Así mismo, "En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los

obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa"1°. Sobre la forma de contar los términos o plazos procesales, se tiene que el inciso 7° del artículo 118 de la Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, señaló: "Cuando el término sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día que empezó a correr del correspondiente mes o año. Si este no tiene ese día, el término vencerá el último día del respectivo mes o año. Si su vencimiento ocurre en día inhábil se extenderá hasta el primer día hábil siguiente." Ahora bien, un hito importante para decantar la consulta es establecer el momento de recepción del expediénte, así conforme al diccionario de la lengua española", la primera acepción de recepción es "Acción y efecto de recibir", a su vez recibir significa: "Tomar lo que le dan o le envían", "Hacerse cargo de lo que le dan o le envían". De tal forma que, para el tema de análisis implica la capacidad de tomar y hacerse cargo del expediente o su información, lo cual supone la disponibilidad del mismo. En consecuencia, para el trámite de segunda instancia en el proceso de responsabilidad fiscal que sigue el procedimiento ordinario12, así como para el grado de consulta del artículo 18 de la Ley 610 de 200013, para iniciar el conteo de los términos, en virtud de los principios de celeridad y eficacia, se debe tener en cuenta la fecha de recepción14 entendida como aquella en que se dispone

9 Numeral 13, artículo 3°, Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 1° Numeral 11, artículo 3°, Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 11 Diccionario de la lengua española. Edición Tricentenario. Actualización 2017. Consultado en: http://dle.rae.es/?id=VPXyHOm y http://dle.rae.es/?id=VOLI8Xn 12 Ley 610 de 2000, artículo 57. "Segunda instancia. Recibido el proceso, el funcionario de segunda instancia deberá decidir dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes..." Negrilla fuera de texto. 13 El artículo 18 de la Ley 610 de 2000, precisa términos legales especiales de la siguiente manera: "(...) Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta". 14 Como excepción, el artículo 102 de la Ley 1474 de 2011 además de indicar los recursos que proceden contra los actos que se profieran en el proceso verbal de responsabilidad fiscal, reposición y/o apelación según el caso, señala en su último inciso: "Estos recursos se interpondrán en la audiencia de decisión y serán resueltos dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir del día siguiente a la sustentación del mismo." En este último evento, se avocará conocimiento en virtud de los principios de celeridad y eficacia teniendo en cuenta la fecha de recepción del primer medio de traslado del expediente o sus documentos (indiferente que sea el surtido a través del SAE

o por medio físico). Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 6 o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA efectivamente de acceso al expediente, esto es desde la recepción del mismo con prescindencia del medio de traslado, bien sea en medio físico o mediante el SAE. Dadas las anteriores explicaciones, se insiste que no es viable suspender términos por virtud de fallas en el funcionamiento del SAE, en los términos previstos por el inciso 3° del artículo 22 de la Resolución Reglamentaria Orgánica Numero REGORG -0017 de 30 de noviembre de 2017, según el cual: "En ningún caso la falla en el funcionamiento del SAE puede acarrear el incumplimiento de los términos establecidos para el proceso de responsabilidad fiscal; se procurará la actualización del expediente una vez se restablezca la operatividad del sistema, el cual continuará tramitándose en físico". Ello sin perjuicio de la aplicación del artículo 13 de la Ley 610 de 2000, para aquellos casos donde se establezcan eventos de fuerza mayor, caso fortuito o trámite de impedimentos o recusaciones, lo cual no ocurre en la materia objeto de consulta. Este aserto atiende los principios orientadores de la actuación administrativa aquí desarrollados, puesto que como autoridad administrativa dotada de una función pública, la CGR por medio de esta reglamentación, propende por dar celeridad a los procedimientos mediante el uso de las herramientas tecnológicas — aplicativo SAE

para el caso-, pero al mismo tiempo previene la ocurrencia de posibles obstáculos meramente formales como por ejemplo fallas de funcionamiento, indisponibilidades del sistema, etc., a través de la remisión del expediente por los dos medios, todo ello en garantía del principio de eficacia y de la continuidad del ejercicio de la función pública del control fiscal. Finalmente, se reitera que de acuerdo a los artículos 34 y 35 del Código Disciplinario Único, corresponde a los servidores públicos cumplir con diligencia y eficiencia el servicio encomendado, custodiar y cuidar la documentación e información asignada a su cuidado debiendo facilitar su acceso, estando prohibidas conductas que impliquen el retardar o no suministrar debida y oportunamente respuesta a las peticiones o solicitudes, así como retenerlas. Siendo necesario que al surtirse traslados, los expedientes estén completos, y se remitan a través de los medios que la entidad ha dispuesto, los asuntos que refiere la Resolución REGORG-0017 de 2017 continuarán diligenciándose simultáneamente en medio físico y en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes — SAE. Cordialmente,

UAUQUE TORRES

D' = tor Oficina Jurídica.

Proyectado por: Andrés Rolando Ramír(cid:9) uacanemPsrRevisado por: Pedro Pablo Padilla Castró —

TDR 80112-033 Conceptos Jurídicos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 6