CGR - Concepto 0017 de 2021

017

GR-OJ---------- 2020

80112Bogotá D.C., Doctor

DIEGO FERNANDO DURANGO HERNÁNDEZ

Gerente Departamental Gerencia Departamental Colegiada del Valle del Cauca

REFERENCIA: Radicado Interno: 2020IE0072898

TEMA: PRESENTACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN. Ley 951 de

2005. Respetado doctor Durango Hernández: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGR-recibió la consulta citada en la referencia1 , la cual respondemos a continuación: 1.Antecedentes Indica en su comunicación que la Resolución REG-ORG-0042 de 25 de agosto de 2020, por la cual se reglamenta la rendición electrónica de la cuenta, los informes y otra información que realizan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría General de la Republica a través del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes y otra información (SIRECI), no contempla el informe de Acta al culminar Gestión, a diferencia de la Resolución 7350 del 20 de Noviembre de 2013, la cual señalaba en el artículo 6°, que el Informe de acta al culminar la gestión, de conformidad con la Ley 951 de 2005, artículos 2 y 5, deberá reposar en las instalaciones de los sujetos de control y a disposición de la Contraloría General de la República. Señala que la Resolución 7350 de 2013 fue derogada pero que la Ley 951 de 2005 continúa vigente y el artículo 1º . Determina la obligación para que los servidores

públicos en los órdenes nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administran fondos y bienes del Estado, al separarse de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término del periodo, según el caso, fi fifi ---1p-r-esenten un informe a fies lo sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2º, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". ------------------ ----- ---- ------------------------------- Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

O . . , CO·NTRALORIA GENERAL t>IE LA l'lEP'ÚIIILICA 2 y agrega que el artículo 14 de la misma disposición, preceptúa que la Contraloría General de la Republica y los demás órganos de control, en el ámbito de su competencia, vigilara el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere la misma. En este contexto, consulta: "¿Cuál es el método y forma de rendición del Informe de Acta al culminar gestión por parte de los servidores públicos que tienen esta obligación? ¿Dichos informes deben reposar en las entidades o los deben remitir en físico a las instalaciones de la CGR?". 2.Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General''·", así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Genera/'14 y las

presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaJ'fo y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten ''7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque según el numeral 16 del artículo 43 del Decreto Ley 267 de 20008 esta calidad sólo , 2 Art 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: ( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden.

Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 3 la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con las dependencias implicadas. 3.Precedente Doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se pronunció sobre el alcance del informe de gestión que ordena la Ley 951 de 2005 y la competencia de la Contraloría General de la República para su revIsIon, en los conceptos 2015EE0149313 y CGR-OJ-081, Radicación 2020EE0064894 de 24 de junio de 2020. 4.Consideraciones Jurídicas 4.1. Prfiblemas jurídicos: ¿Cuál es el contenido y forma de presentación del Informe de Gestión, por los servidores públicos que tienen tal obligación, ¿a la luz de la Ley 951 de 2005? ¿Dichos informes deben reposar en las entidades o los deben remitir en físico a las instalaciones de la CGR?". 4.2. Informes de Gestión. - Ley 951 de 2005. La Ley 951 de 2005, estableció la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término de su período, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos, administrativos que tuvieron

asignados para el ejercicio de su cargo. En estas condiciones, se considera que la Ley 951 de 2005, aplica a todas las entidades públicas, toda vez que la preceptiva legal hace referencia expresa a todos los órdenes, y de igual forma a los particulares que administran fondos o bienes públicos. La anterior reglamentación contiene las normas para realizar la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos, por lo que tal obligación corresponde no a todos los funcionarios del Estado, sino a aquellos que tengan la calidad de titulares y representantes legales de las entidades y a los particulares que manejen recursos públicos, es decir a las personas con capacidad de decisión en cuanto a los dineros públicos, recursos humanos y administrativos de la entidad. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia O

CONTRALORIA

GENERAL DI: LA FtEPÚl5LICA

4 De otra parte, el artículo 1 O de la citada ley, prescribe que la entrega de los asuntos y recursos gestionados, deberá efectuarse mediante acta y enumera su contenido así: "1. El informe resumido por escrito de la gestión del servidor público saliente.

2. Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros y humanos así como los bienes muebles e inmuebles a su cargo, debidamente actualizados a la fecha de la entrega.

3. Detalle de los presupuestos, programas, estudios y proyectos.

4. Obras públicas y proyectos en proceso.

5. Reglamentos, manuales de organización, de procedimientos, y

6. En general, los aspectos relacionados con la situación administrativa,

desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación de programas y demás información y documentación relativa que señale el reglamento y/o manual de normatividad correspondiente". Respecto del "Informe de Gestión", indica el parágrafo 1°., los temas que deben incluirse: 1) Una descripción resumida de la situación del Despacho a la fecha de inicio de la gestión; 2) La descripción de las actividades emprendidas y los resultados producidos durante el lapso de duración en el cargo o durante el periodo correspondiente, con el señalamiento de los asuntos que se encuentran en proceso o en trámite; y, 3) La situación del Despacho a la fecha del retiro. Los titulares salientes deberán llevar a cabo un acto formal de entrega, en el que se presente el "Informe de Gestión", y se suscriba el Acta Administrativa en la que conste el estado de la administración para el nuevo titular. Indica la norma, en el artículo 14, que la Contraloría General de la República y los entes de control territorial, como desarrollo de sus competencias, vigilarán el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos establecidos en la misma. Deja claro la reglamentación anterior, cuyo propósito es dejar trazabilidad de los asuntos gestionados por una administración a otra que la sustituye, cuando se trata de la disposición de recursos y bienes del Estado, que la entrega debe efectuarse con la suscripción de acta, que debe contener como mínimo las materias descritas en el artículo 1 O; que a su turno enumera como primer tema, la presentación de un Informe de Gestión, en el que se describa la situación de los asuntos al inicio de la gestión, las

actividades desarrolladas durante el periodo de la administración y el estado a la fecha de la entrega. 4.3. Resolución Reglamentaria REG-ORG-0042 de 2020. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 o.e., cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá Colombia 5 La Resolución Reglamentaria REG-ORG-0042 de 2020, "Por la cual se reglamenta la rendición electrónica de la cuenta, los informes y otra información que realizan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría General de la República a través del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes y Otra información, SIRECI", cuya vigencia inició el 26 de agosto de 2020, no se refirió al informe de gestión como si lo había hecho la derogada Resolución Orgánica 7350 de 2013 en el artículo 6, en el cual indicaba que el acta de entrega debía reposar en las instalaciones de los sujetos de control y estar a disposición de la Contraloría General de la República. El Documento Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR en el Marco de las Normas de Auditoría de Entidades Fiscalizadoras Superiores - ISSAI, establece en el numeral 1.13.2. Principios Relacionados con el Proceso de Auditoría y en el numeral 1.13.2.1. determina lo relacionado con la Planeación de la auditoría. Se señala en ese aparte del documento que, la CGR planea su trabajo para garantizar que la auditoría se conduzca de manera eficaz y eficiente. La Planeación de una

auditoría específica incluye aspectos estratégicos y operativos. Estratégicamente, la Planeación debe definir el alcance, los objetivos y el enfoque de la auditoría. Los objetivos se refieren a lo que la auditoría tiene previsto lograr. El alcance se relaciona con el asunto o la materia y los criterios que los auditores utilizarán para evaluar e informar sobre el mismo, y está directamente relacionado con los objetivos. El enfoque describirá la naturaleza y alcance de los procedimientos que se usarán para reunir la evidencia de auditoría. La auditoría debe planearse para reducir el riesgo de auditoría hasta un nivel aceptablemente bajo. Operacionalmente, la Planeación implica establecer un cronograma para la auditoría y definir la naturaleza, tiempos y alcance de los procedimientos de auditoría. Debe haber una asignación apropiada de los equipos de auditoría e identificar otros recursos que se pueden requerir, tal es el caso de expertos en temas específicos. La Planeadón de auditoría debe ser sensible y reaccionar ante los cambios significativos en las circunstancias y condiciones. Es un proceso reiterativo que tiene lugar durante toda la auditoría. Se explica además en este Documento que, la información rendida como cuenta o informes por parte de los sujetos de vigilancia y control fiscal y demás obligados al reporte de información en el Sistema de rendición de cuentas establecidos por la CGR, es un insumo obligatorio para el proceso auditor que programe y ejecute la CGR, en la auditoría financiera, de desempeño o de cumplimiento También se indica que, en la fase de Planeación, si es del caso, se puede valorar como insumo del proceso auditor de la CGR, documentos generados en fuentes como: auditoría Interna; auditorías externas o consultorías que haya llevado a cabo

Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 6 el sujeto de control, relacionados con el asunto a materia a auditar. Las disposiciones contenidas en la Ley 951 de 2005, que como hemos dicho repetidamente, imponen a los servidores que tengan la calidad de titulares y representantes legales de las entidades y a los particulares que manejen recursos públicos, la entrega de los asuntos tratados durante su gestión al finalizar ésta, con los requisitos y formalidades allí establecidos, que además en el propio artículo 14 precisa que corresponde a la Contraloría General de la República vigilar el cumplimiento y los procedimientos allí contenidos, implica su revisión en el ejercicio auditor, documentos que debe dárseles el carácter de un insumo del proceso auditor. En otras palabras, los asuntos gestionados por los funcionarios o particulares que manejan recursos públicos, que deben ser entregados y recibidos cuando hayan finalizado se administración, atendiendo los requisitos y formalidades allí establecidos, no requieren reglamentación adicional por parte de la Contraloría General de la República, quien ejercerá la vigilancia y control fiscal que le ordena la Constitución Política y la Ley, en ejercicio del proceso auditor.

5. Conclusiones.

La Ley 951 de 2005 creó la obligación para los servidores públicos en su calidad de titulares y representantes legales y particulares que administren fondos o bienes del Estado, de presentar a quienes los sustituyan un acta de informe de gestión de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros,

humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Por tratarse de procedimientos que estableció el legislador para la entrega y recibo de los asuntos cuando se produce la separación del cargo o término de administración, por quienes tienen el manejo de los recursos públicos, deben hacer parte de sus registros y, archivo institucional, sin que sea obligada su remisión a la Contraloría General de la República, por tanto, son insumos para adelantar el proceso auditor y los mismos deben ser solicitados y revisados en ejercicio del mismo. Cordialmente,

Proyectó: Gloria Leonor Torres Gutiérrez.

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas.

Radicado: 2020IE0072898.

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