CGR - Concepto 0021 de 2022

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

021

CGR-OJ- - 2022

80112 o.e., Bogotá Doctor

LUIS ALFREDO CARBALLO GUTIÉRREZ

Gerente Departamental Gerencia Departamental Colegiada de Caquetá Contraloría General de la República luis.carballo@contraloria.gov.co

Referencia: Radicado Interno: 2022IE0001801

Tema: CGR - NIVEL DESCONCENTRADO. SECRETARÍA COMÚN.

Viabilidad de vincular profesionales no abogados. INDAGACIONES Y PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL. - Términos para actuaciones por medios electrónicos. Respetado doctor Carballo, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGR-recibió la consulta citada en la referencia\ la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes El peticionario plantea lo siguiente: "Me permito solicitar emitir el alcance de los Conceptos del asunto, conforme a la Resolución OGZ-0795 del 16 de diciembre de 2021, en los siguientes términos:

• Alcance Concepto 2014IE0068443 SECRETARÍA COMUN FUNCIONARIO

RESPONSABLE-PERFIL PROFESIONAL.

Atendiendo lo señalado en los artículos 34 y 35 de la Resolución Organizacional OGZ-0748-2020 y el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal de la CGR, versión 5.0, numeral 026 aplicable para Gerencia Departamental Colegiada, ¿la Secretaría Común en las Gerencias Departamentales puede designarse a un funcionario que no tenga perfil

1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia 2 profesional de abogado? En caso negativo, ¿se puede convalidar formación profesional por experiencia en el cargo, atendiendo a las necesidades del servicio? • Alcance Concepto 2021I E0046388 PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO -Radicación de memoriales por medios electrónicosTérmino legal. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 59 de la Ley 4 de 1913 y 54 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 9 de la Ley 2080 de 2021, el término legal de un traslado, en relación con los memoriales que se radiquen a través de medios electrónicos institucionales dentro de los Procesos Administrativos Sancionatorios, vence a la medianoche del último día. ¿Esta disposición también debe aplicarse en las Indagaciones Preliminares y los Procesos de Responsabilidad Fiscal?".

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni

el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fisca/"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7 . 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000

5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

3 Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado sobre aspectos relacionados con el tema objeto de consulta mediante conceptos tales como el 087 de 2021, el cual podrá consultar a través de la Relatoría en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o solicitarlos al teléfono 5187000 Ext. 15204, o a través del correo institucional:

cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas Problemas jurídicos: ¿Pueden vincularse profesionales no abogados a las Secretarías Comunes de la CGR? ¿Los términos legales de actuaciones registradas a través de medios electrónicos en indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal, se extienden hasta el final de la jornada laboral de la entidad, o, hasta antes de

medianoche del último día? 4.1. Secretaría Común de las Gerencias Departamentales Colegiadas de la CGR De conformidad con lo dispuesto en el artículo 34 de la Resolución Organizacional No.07 48 de 2020, "por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trámite de la acción de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones", habrá una secretaría común para los asuntos que se tramiten por el Despacho de la Contraloría Delegada para Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo, la Unidad de Responsabilidad Fiscal, las Direcciones de Investigaciones, la Unidad de Cobro Coactivo, las Direcciones de Cobro Coactivo, las Contralorías Delegadas Sectoriales cuando lo requieran, y los asuntos que se reciban por comisión o solicitud de apoyo de las Gerencias Departamentales Colegiadas. Igualmente, otra Secretaría Común para los asuntos que se tramiten en la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, sus Contralores Delegados lntersectoriales y los Contralores Delegados Sectoriales e lntersectoriales del Sistema General de Regalías. 8 Art 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurldica: ( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 4 En el nivel desconcentrado funcionará una Secretaría Común por cada Gerencia Departamental Colegiada, la cual atenderá los asuntos de la respectiva gerencia. El Contralor Delegado para Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo designará el Líder de su Secretaría Común y los demás funcionarios que la integren. Lo propio hará el Jefe de la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción y en el nivel desconcentrado esta facultad estará a cargo del Gerente Departamental. Por su parte, el artículo 35 del mismo acto administrativo, estipula cuales son las funciones de la Secretaría Común, entre las que figuran las siguientes: "Artículo 35. Funciones de la Secretaría Común. En el marco de los trámites establecidos en el Manual de Secretaría Común, cumplirán las siguientes funciones:

1. Elaborar, revisar y enviar los oficios, despachos comisarios, citaciones, estados, traslados, avisos, notificaciones en medios físicos y electrónicos y demás comunicaciones relacionadas con las indagaciones preliminares fiscales, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo, y atender al público cordial, diligente y oportunamente. ( ... ).

8. Cumplir y respetar los términos establecidos para las notificaciones y demás diligencias a su cargo.

9. Recibir y dar el trámite respectivo a los escritos, recursos y demás documentos. 1 O. Realizar las notificaciones que sean necesarias dentro de los términos de ley, originadas en los distintos trámites y procesos.

11. Hacer seguimiento a las notificaciones por comisión o por solicitud de apoyo, para que estas se realicen en oportunidad y con las formalidades legales. ( ... )".

De otro lado, al hacer remisión al Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal de la CGR, 026Gerencia Departamental Colegiada-, ha establecido dentro de los requisitos de estudio y experiencia para el Profesional Universitario Grado 01, Título Universitario en NBC-Derecho y afines, y entre sus funciones se encuentra la siguiente:

5. Participar en la ejecución de las funciones de la secretaría común de la respectiva Gerencia Departamental para garantizar la comunicación y publicidad de los actos y providencias que se emitan en la respectiva dependencia.

Luego, como se puede observar, para el ejercicio de las funciones propias de la Secretaría Común no necesariamente el funcionario asignado a esta debe ser abogado y la razón radica en que el grueso de sus actividades es de orden administrativo. Esto se refuerza al remitirse a los requisitos previstos para quienes trabajan en la Secretaría de la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, ya que, de acuerdo a lo dispuesto en el Manual de Funciones, incluye profesiones afines al Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ,

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

5 º',/ Derecho, Administración de Empresas y afines, Ingeniería Industrial y afines, Contaduría Pública y demás disciplinas afines con las funciones del cargo.

Sin embargo, evidentemente, en concepto de esta Oficina, el líder de la Secretaría Común, es decir, quien supervisa las actuaciones de los demás profesionales y asistenciales y da orientaciones en materia de términos legales, debe ser un abogado. 4.2. Radicación de actuaciones por medios electrónicos en indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal El concepto al que alude el peticionario, 087 de 2021, dio respuesta al requerimiento que hizo a la Oficina Jurídica en el sentido de definir si se deben recibir, dentro de los procesos administrativos sancionatorios, los memoriales allegados el último día de traslado, por medios electrónicos después de culminada la jornada laboral. En esa oportunidad se concluyó que "de conformidad con lo dispuesto en los artículos 59 de la Ley 4 de 1913 y 54 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 9 de la Ley 2080 de 2021, el término legal de un traslado, en relación con los memoriales que se radiquen a través de medios electrónicos, vence a la medianoche del último día". En esta oportunidad se cuestiona si dicha conclusión se hace extensiva a las Indagaciones Preliminares y a los Procesos de Responsabilidad Fiscal. En estos casos al igual que en los procesos administrativos sancionatorios fiscales, no hay norma especial que regule el tema objeto de consulta, ya que, ni la Ley 61 O de 2000, ni la Ley 14 7 4 de 2011, dicen al respecto, por lo que deberá hacerse nuevamente remisión a otras disposiciones normativas lo que es posible por permisión expresa legal consignada en el artículo 66 de la Ley 61 O de 2000, según el cual en los

aspectos no previstos en la presente ley se aplicarán, en su orden, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal. En materia de policía judicial, se aplicarán las disposiciones del Código de Procedimiento Penal. Con fundamento en dicha remisión deberá nuevamente acudirse a la Ley 1437 de 2011, donde se encuentra el artículo 54, que a la letra dice: "Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá realizar sin ningún costo un registro previo como usuario ante la autoridad competente. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio. Las peticiones de información y consulta hechas a través de medios electrónicos no requerirán del referido registro y podrán ser atendidas por la misma vía. El registro del que trata el presente artículo deberá contemplar el Régimen General de Protección de Datos Personales. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ,,,.'- ,

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

"',----. 6 Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil". (Subrayado fuera de texto). Esto guarda consonancia con lo señalado por el Juez Segundo Civil Municipal de

Florencia - Caquetá en Fallo de Tutela donde la accionada era la CGR - Gerencia Departamental Colegida de Caquetá, al señalar lo siguiente: "Así mismo, se evidenció por parte de este Despacho que el señor JUSTO PASTOR MARTÍNEZ, envió el día 30 de junio de 2021 a las 8:43 pm, los respectivos descargos, aportó y solicitó pruebas, no obstante, éste no los remite al correo autorizado por el ente de control para la recepción de los mismos, si no que obviando lo comunicado a través del oficio 2021EE0100121, dónde se informaba que los descargos debían radicarse a través de correo electrónico enviado a cgr@contraloria.gov.co, los envía al correo de la abogada sustanciadora esto es la Dra. VIVIANA PADILLA, correo viviana.padilla@contraloria.gov.co., por lo que al ser radicados al día siguiente el día 01 de julio de 2021, estos ya se encontraban extemporáneos, pues el término de 5 días que tenía para presentarlos se vencía el día 30 de junio de 2021. (. .. ) En razón a lo anterior y teniendo en cuenta que el señor Justo Pastor Martínez, remitió los descargos a un correo no autorizado por el ente de control para su radicación, fue lo que generó la extemporaneidad de los mismos, por lo que los argumentos, elementos de prueba que aportó y solicitó, no fueron tenidos en cuenta". (Negrita fuera de texto). Nótese como el Juez desestimó los argumentos del accionante al poner de presente la extemporaneidad de la actuación, pero no por haberse radicado el 30 de junio a las

8:43 pm, cuando la jornada laboral de la Gerencia finaliza a las 6:00 pm, sino porque se envió a un correo no autorizado el día que vencía el término. Es así como, se reiteran los fundamentos legales y jurisprudenciales reseñados en el Concepto 087 de 2021: "La precitada norma, guarda consonancia con precedentes tales como el artículo 67 del Código Civil, el cual señala que todos los plazos de días, meses o años de que se haga mención en las leyes o en los decretos del Presidente de la Unión, de los Tribunales o Juzgados, se entenderá que han de ser completos y correrán, además, hasta la media noche del último día de plazo; y, con el artículo 59 de la Ley 4 de 1913, que dispone que todos los plazos de días, meses o años, del que se haga mención legal, se entenderán que terminan a la medianoche del último día del plazo. Por año y por mes se entienden los del calendario común, y por día el espacio de veinticuatro horas; pero en la ejecución de las penas se estará a lo que disponga la ley penal. De otra parte, dispone la Ley 527 de 1999, en el artículo 1 O, que /os mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA 7 en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo

del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original. Al respecto, el Consejo de Estado, se pronunció en los siguientes términos: "Ahora bien, señala la recurrente el artículo 4 del Decreto Ley 1975 de agosto de 1989 que establece el horario en las oficinas judiciales de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. y, en tal virtud, podría deducirse que el escrito estaría por fuera de tiempo y, en consecuencia, prorrogado el término, dada la hora en que fue recibido. Sin embargo, conviene hacer notar, que el Decreto en referencia si bien regula lo atinente a la jornada de despacho, ha de entenderse que no es lo mismo ésta que el término en sí mismo, según se infiere de los expuesto y pese a que estaría el escrito por fuera de aquella, no puede afirmarse tal cosa respecto del término, sin lugar a dudas, porque éste vencía a la medianoche de ese día y, en verdad, al correrse el traslado en proveído de folio 194, el término se dispuso de "tres (3) días" no de horas y la circunstancia de haberse recibido el escrito, es de relevancia para dar aplicación a las disposiciones del Código de Régimen Municipal en relación con el vencimiento del mismo,. Pero, además, no cabe aducir que se hubiera prorrogado esta

situación, como es obvio suponer, solo podría darse en el supuesto de que el escrito se hubiera recibido al día siguiente, es decir, el 4 de agosto, que no es el caso.". (Sentencia del 13 de febrero de 1993, C.P. Carlos Arturo Orjuela Góngora). De igual manera, la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia, dijo lo siguiente: "Desatendiendo el reproche de la opositora, puede, sin más, anotarse que ciertamente el Tribunal interpretó erróneamente la ley, ya que el artículo 59 del Código de Régimen Político y Municipal, subrogatorio del 67 del Código Civil, preceptúa con meridiana claridad que los plazos de los años y de meses de que se haga mención legal deben entenderse como los del calendario común y que el primero y último día de un plazo de meses o años deberán tener "un mismo número en los respectivos meses". Esta regla de hermenéutica sobre el cómputo de los plazos y años ha sido motivo de recurrentes interpretaciones en las cuales se pretenden hacerle decir a la ley algo diferente a los que ella diáfanamente dispone, con el argumento por parte de quienes pretenden buscarle un espíritu oculto al artículo 59, de que de otra manera resultaría un día adicional tanto en la contabilización de los meses como de los años, o, como aquí ocurrió, que faltaría un día para completar el término. Sin embargo, es lo cierto que estas interpretaciones que se separan del claro tenor literal de la ley en pos de un espíritu de ella que difiere de su expreso texto, no han tenido acogida, y no pueden tenerla porque cualquier inteligencia de

dicho precepto legal que pretenda decir algo diferente a lo que él textualmente Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ,,,:tx::, ,

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA 'fi'{} 8 dice supone necesariamente un desvarío". (Sentencia del 7 de julio de 1992, Rad. 4948, M.P. Rafael Baquero Herrera)".

5. Conclusiones 5.1. Consultado el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal de la CGR, se encuentra regulada la posibilidad, tanto a Nivel Central, como Desconcentrado, de contar con profesionales de diferentes profesiones en sus respectivas Secretarías Comunes. Sin embargo, en opinión de esta Oficina quien lidere estos grupos sea un profesional del Derecho. 5.2. En relación con las indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal, mientras se dé el supuesto establecido en el artículo 54 de la Ley 1437 de 2011, es decir, que la CGR realice sin ningún costo un registro previo como usuario, que contemple el Régimen General de Protección de Datos Personales, las actuaciones se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registradas electrónicamente hasta antes de las doce de la noche y deberán ser radicadas por la autoridad el siguiente día hábil.

Cordialmente, EITIO SICARD rídica 11

Proyectó: Erika Cure e_(..,..,

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas

Radicado: 2022IE0001801

TRD. 80112-033 -Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia