CGR - Concepto 0024 de 2016

(e) CONTRALORÍA4 ,| orina GSENERAL DE LA REPÚBLICA £ JURÍDICA CGR-OJ f | A É ¡ 2016 AC l on Ctr oa nl to er si ta a Ge Cn ite er al E std el Na o : Re 2p 0u 1b 6l 1i €ca 0: 2 07$ 0G 7D 6 F4 l03A2 n0 e1 s6 c 01 F6 A: :0 O2

ORIGEN 80112.OFICHA JURIDICA IMARTHA JULANA MARTINEZ BERMEO

DESTINO 85111-CONTRALORA DELEGADA PARA EL SECTOR INFRAESTRUCTUJURLAIA N

EDUARDO POLANA POLANA

80112, ASUNTO CONCEPTO

Bogotá, D.C., as 201610020707 Doctor . e JULIAN EDUARDO POLANÍA POLANÍA Contralor Delegado para Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional l 2% Contraloría General de la República Bogotá, D.C.

ASUNTO. ASIGNACIONES DE TRABAJO. ASIGNACIONES DE TARABAJO DE

GESTION.- REGULACION.

Respetado doctor Polanía:

1. ANTECEDENTE.

Esta Oficina conoce su comunicación con la cual solicita orientación desde el punto de vista técnico y jurídico, respectivamente, frente a aspectos importantes para dilucidar el tema de las Asignaciones de Trabajo —AT de Gestión.

2. ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución

directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución?, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas “sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General”, así como las formuladas por las contralorías territoriales “respecto de la vigilancia 1 Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011. 2 Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 9 NO, 12 c-10 PBX: 6477000 + Bogotá, D. C. + Colombia + www.contraloria.gov.co CONTRALORÍA | omena GENERAL DE LA REPUBLICA £ JURIDICA Doctor JULIAN EDUARDO POLANÍA POLANÍA, Contralor Delegado para Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional. Página 2 de 4 de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General” y las presentadas por la ciudadanía respecto de “la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República”, En este orden, mediante su expedición se busca “orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que

rigen para la vigilancia de la gestión fiscal” y “asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten”, Finalmente se aclara que no todos los conceptos de esta Oficina Jurídica implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). :

3. CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

En primer término, es procedente indicar que la Oficina de Planeación se pronu nció sobre el asunto, mediante oficio SIGEDOC No. 20161E0009258 de 03 de febrero de 2016, en tal virtud, procede este Despacho a realizar el análisis del tema desde el punto de vista jurídico. El Contralor General de la República, expidió la Resolución Reglamentaria 212 de 2013, “Por la cual se adopta el Sistema Integrado para el Control de Auditorías (SICA), como herramienta informática basada en un enfoque de riesgos, para la planeación, programación, ejecución, seguimiento y monitoreo para la vigilancia y el control Fiscal en la Contraloría General y se crea el grupo permanente y de dedicación exclusiva”. El SICA lo define el artículo 10 de dicho acto administrativo como: “un sistema modular que coordina y armoniza las tareas individuales en una cadena de valor, a través del trabajo 3 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000.

4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 8 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. 7 Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 9 No. 12C-10. Piso 8.Edificio Ministerio de Justicia y del Derecho. PBX: 6477000 + Bogotá, D. C. + Colombia + www.contraloria.gov.co CONTRALORÍA lorena GENERALDE LA REPÚBLICA i JURÍDICA Doctor JULIAN EDUARDO POLANÍA POLANÍA, Contralor Delegado para Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional. Página 3 de 4 articulado entre los diferentes roles, constituyéndose en un sistema de información que soporta la vigilancia y el control fiscal que realiza la entidad, permitiendo la trazabilidad Y aseguramiento de la información en las diversas actuaciones, mediante una metodología basada en enfoque de riesgos, estandarizada para los procesos de planeación, programación, ejecución, seguimiento y monitoreo, sujeta a la quía de auditoría y demás normas de la Contraloría General de la República de Colombia.” Tiene dentro de sus objetivos este sistema, la utilización eficiente y eficaz de los

recursos asociados a la planeación, programación, ejecución, seguimiento y monitoreo de las auditorías y la planeación y ejecución de las actuaciones de vigilancia y control con un enfoque de riesgos. Como se denota de lo expuesto, el SICA es una herramienta tecnológica, que debe permitir que el proceso auditor sea efectivo y oportuno, para el cabal ejercicio del control fiscal micro. De otro lado, mediante Resolución Orgánica número 6368 de 2011, se adoptó la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República, cuyos procedimientos están soportados en el SICA. En este orden jurídico y descendiendo en el tema que nos ocupa, la Guía de Auditoría, en el numeral 2.3.1., regula lo relacionadcoon las Asignaciones de Trabajo, “AT” y señala que esta actividad se inicia previo a la aprobación de los objetivos generales y específicos, y la conformación del equipo auditor, por parte de los Comités Técnicos e Intersectorial, según sea el caso. Determina igualmente la Guía de Auditoría que en SICA se realizan dos “AT”: la primera, tipo “Ejecución”, para activar y desarrollar la fase de planeación y ejecución, y, la segunda, que se crea al finalizar la fase de ejecución del proceso auditor, es de tipo “Informe final”, para activar y realizar la fase de informe de la auditoría. En ambas AT se incluye: el objetivo general, la materia a auditar, la designación del supervisor encargado, los integrantes del equipo de auditoría, y la determinación de las fechas de inicio y terminación del proceso auditor. La Asignación de Trabajo AT de Informe se genera sobre la AT de ejecución para iniciar

la fase de informe del proceso auditor. Nótese entonces, que la Guía de Auditoría, debidamente adoptada por Resolución nada señala sobre las AT de Gestión. Carrera 9 No. 12C-10. Piso 8.Edificio Ministerio de Justicia y del Derecho. PBX: 6477000 +» Bogotá, D. C. + Colombia + www.contraloria.gov.co CONTRALORÍA l orion SENERAL BE LA REPÚBLICA £ SUBÍDICA Doctor JULIAN EDUARDO POLANÍA POLANÍA, Contralor Delegado para Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional. Página 4 de 4 Por su parte, en el Memorando 20131E0032612 de 2013, suscrito por el Director de la Oficina de Planeación de la CGR, se define la AT de Gestión, así: “Es una funcionalidad del SICA para que los Directivos de la (sic) Unidades Ejecutoras, asignen a sus colaboradores (tecnólogo, profesionales y ejecutivos), actividades diferentes a las de fiscalización (Es decir que no corresponden a Auditorías, Actuaciones Especiales y Atención de Denuncias). Estas asignaciones incorporan información sobre: Materia, Objetivo, Observaciones, Fecha de Inicio, Fecha Término, Servidores Públicos asignados para ejecutar la actividad (quienes previamente deben estar configurados en SICA) y el Servidor que se encargará de la validación del Informe Mensual de Actividades, que sobre esta asignación de trabajo se debe elaborar. En la AT de Gestión no existe módulo en SICA para documentar las actividades realizadas. Para este tipo de AT,s los servidores públicos realizarán sus actividades y en el IMA

correspondiente reportarán el número de horas reales utilizadas en la tarea asignada.” Finalmente es procedente señalar que las AT de Gestión fueron reguladas a través del Memorando 20131E0032612 DE 2013, sin que el mismo tenga fuerza vinculante, en consecuencia la Oficina de Planeación, debe analizar el tema, toda vez que de acuerdo con lo establecido en los artículos 4 y 5 de la Resolución Reglamentaria 212 de 2013, modificada por la Resolución 273 de 2014, le corresponde coordinar la administración funcional del Sistema Integrado para el Control de Auditorias SICA, para lo cual esta Oficina realizará el acompañamiento y asesoría de acuerdo con la órbita de su competencia. Cordialmente,

ULIANA MARTÍNEZ BERME

irectora Oficina Jurídica. X N.R. 20161£0006475 pa Proyectó. Lucenith Muñoz Arenas. e > O Revisó. José Díaz Peñaloza, Coordige4dr de G stión.

Archivo: 80112-033 CONCEPTOS JURÍDICOS. CONCEPTOS JURÍDICOS

Carrera 9 No. 12C-10. Piso 8.Edificio Ministerio de Justicia y del Derecho. PBX: 6477000 Bogotá, D. C. Colombia www.contraloria.gov.co CONTRALORÍA SENERAL D£ LA REPÚBLICA Cootraloria Genuraí de la Republica :: 53D 03-62-2018 16:01

Al Contestar Cita Este No.: 2018180009259 Foj-8 Anex:0 FA:D 80 1+7- . ODERSSTERNO PELET IAR OP EI ST mIN AA L OD mE R PLA DN EE LA E GACI DON A LI DS A RB AE T EH l T SR EI CA TN OA R C MAD FI RZ S ESTRUITURA LErate

Asunto CONSULTA

Asunto CONSULTA Bogotá, febrero de 20186, 2016180009258 PI AT Boctor

JULIAN EDUARDO POLANÍA POLANÍA

Contralor Delegado Sectorial Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional -Ciudad.

Asunto: Respuesta a consulta 20161£0006475 y 20161E0006480

En atención a las preguntas formuladas mediante las comunicaciones citadas en el asunto, comedidamente me permito realizar ina breve exposición del concepto AT de gestión y el contexto en que fue incorporado en la Contraloría. General de la República, brindando los elementos esenciales que permitan responder cada una de sus inquietudes, desde el punto de vista técnico y operativo en el uso del Sistema Integrado para el Control de Auditorías (SICA). Acorde con la Resolución 212 de 2013, el SICA se constituye en un sistema de información que .Soporta la vigilancia y el control fiscal que realiza la entidad, permitiendo la trazabilidad y aseguramiento de la información en sus diversas actuaciones; asimismo, es la herramienta informática de carácter obligatorio que debe ser utilizada para los procesos de planeación. programación, ejecución, seguimiento y monitoreo para el control de las actuaciones que realizan los servidores públicos de la Contraloría General de la República, en el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal. e pe Los documentos electrónicos denominados Asignaciones de trabajo (AT) se pueden clasificar es dos tipos: 1) AT para actividades de vigilancia y control fiscal; Y 2) AT de gestión. -A su vez, de acuerdo con el tipo de actividad de fiscalización y el módulo SiCA en que van a ser

documentadas, las AT para actividades de vigilancia y control físcal documentadas con el uso de SICA pueden ser: 1) Auditoría (AUD); 2) Actuación especial (ACE); o, 3) Atención de denuncia (ADE). Con lo anterior, las AT de gestión se utilizan para designar servidores públicos a actividades distintas a una participación en una AUD, una ACE o una ADE. De otra parte, el concepto AT de gestión se incorpora en ta Contraloría General de la República . (CGR) de la mano con la aplicación del concepto informes Mensuales de Auditoría (MA), a partir del memorando 2013180021513, emitido el 21 de marzo de 2013. En este documento se define un IMÁ como: file Carrera 9 No. 120-10 Piso 3 + P8X 647 7000 carHcentraloria.qov.co e wwyw.contralorña gov.co e Bogotá, BL £., Colombia ( CONTRALORÍA SENERAL DE LA REPUBLICA Reporte en el que se regisiran las horas reales de dedicación e las actividades desarrolladas durante un periodo determinado. con base en las Asignaciones de trabajo (AT) en las que participa el servidor público; así como, las horas de ausencia debidamente justificadas | En ese documento se establecen las definiciones y procedimiento aplicable a efectos de presentar y validar IMA para los servidores de la CGR vinculados en las diversas AT, que para ese momento eran principalmente los funcionarios que tenían roles auditor y supervisor de auditoría en SICA. Posteriormente, el 3 de abril de 2013, la Oficina de Planeación expide el Memorando 20131E0023628 sobre el registro de horas de dedicación para el primer trimestre de 201 3, en el

Sistema SISCO, hoy día aplicativo Registro de Horas por Actividad - HDA. En este documento se señaló que: Los funcionarios que hayan ejecutado jabores de Control Fiscal Miero como: Auditoría, Aciuaciones....... Especiales, Atención de Denuncias y Actividades de Gestión (Capacitación, “Reiñiónes, Estudios indagaciones Preliminares, Apoyo a Procesos de Responsabilidad Fiscal Y Otros) que se hayan desarrollado enel priser iimestre de 2013 mediante el aplicativo SICA, no deberán registrar estas actividades ef e apíicativo SISCO, ya que los técnicos del sistema SICA generarán y enviarán el consolidado IMA de estos: registros al Grupo de Gestión de Recursos de la Oficina de Planeación? o ne Como complemento a este documento, la Oficina de Planeación expidió un nuevo memorando, el 20131£0032612 del 25 de abril de 2013, dedicado exclusivamente a desarrollar el tema de las AT de gestión en SICA, precisamente para hacer claridad frente a la categoría “Actividades de gestión”. : Las AT de gestión se crean para que los funcionarios puedan registrar en los IMA sus horas de dedicación a ésias otras actividades, como registro independiente de las horas dedicadas a las actividades documentadas como auditoría, actuación especial o atención de denuncia. Con este contexto. general, procedemos a dar respuesta puntual a sus inquietudes. 1. ¿Qué actividades de las asignadas funcionalmente a las Contralorías Delegadas se pueden desarrollar a través de las AT de gestión? Cualquier actividad que tenga alguna de estas características; a. Actividades DISTINTAS a las actividades de contro! fiscal que se documentan en los módulos Auditorías, Actuaciones especiales o Atención de denuncias.

b. Actividades que serán desarrolladas en intervalos de tiempo menores a una semana y cuyo propósito es recopilar, conseguir o generar reportes, documentos y conceptos requeridos internamente en la CGR como insumo para auditorías, actuaciones especiales o para atender requerimientos de otras áreas. Es decir, información que no será enviada a los entes objeto de control fiscal. Memorando 20131E0021513 del 21 de marzo de 2013, En: htips/ (sica. contudloria gor cofSica bol fcomtralodiafsicaint/ arab bpf mannales/ Lineamien fos/ Lineamivntos EMIA.PDL Memorando 2012150003628 del 2 de abril de 2013, Subrayado fuera de texto. En: hikp:£ £sica.contreloria gor sajSicalniícl/conte ¿la lsicainí/argt/ mobi pl mansales/1 invamientos/ | incamientosSISCO.

SECAJDE

Carrera 9 No, 120-10 Piso 3 «e PBX 647 7000 corbcontraloria.qov.co +» wwew.contraloria.qov.0o e Bagatá, 1. C., Colombia CONTRALORÍA CENERAL DÉ LA REPÚBLICA Adicionalmente y en relación con el literal b, para aquellas actividades enmarcadas bajo los términos de visita fiscal, visita de inspección, visita de obra o visita de campo habría lugar a la creación de AT de gestión si la tarea a realizar cumple las siguientes condiciones: a. No se desarrolla en los procedimientos de una actuación de fiscalización, sea auditoria, actuación especial o atención de denuncia. b. Se desarrollará en un término inferior a una semana.

c. Está dirigida en obtener o recopilar algún tipo de información (ej. visita fiscal), o realizar alguna verificación o comprobación específica (ej. visita de inspección, visita de obra).

A. Los resultados obtenidos serán remitidos a otra área de la CGR o serán utilizados como insumo para auditorías o actuaciones especiales, o para otras actividades, Es decir, siempre que la visita fiscal, visita de inspección, visita de obra o visita de campo no se agote en sí misfma, sino que sus resultados, o los resultados que se esperan obtener de ella vayan a ser incorporados a otro proceso, habría lugar a la creación de AT de gestión, si la actividad cumple estas tres condiciones. No obstante cresmos que es importante tener en cuenta el marco normativo dispuesto en la Resolución: 6680 de 2012 y sus resoluciones aclaratorias ;; «modificatorias. cis 5

Por otra parte, habría lugar a la creación de AT de gestión para todas aquellas actividades en las que los funcionarios son designados para atender lo que en la CGR se conoce como ofras solicitudes, en referencia a los trámites de peticiones y solicitudes ciudadanas distintos a denuncias (D) y controles excepcionales (CE), bajo el marco conceptual del "Procedimiento de atención de derechos de petición y otras solicitudes en la contraloría general de ta república versión 5.1”. Finalmente, habría lugar a la creaciónde AT de gestión en aquellas actividades específicas de apoyo que los funcionarios realizan para la dependencia talés como servirde enlace con otros procesos misionales y de apoyo de la CGR, rendición de cuenta, grupos de apoyo técnico GATSICA, plan de mejoramiento, etc. . El aplicativo SICA cuenta con seís categorías para la creación de las AT, según la actividad que se asigna al funcionario: 1Capacitación. Ej. Las programadas por la Oficina de Capacitación. ” 2Reuniones. Ej. Reuniones intra o inter institucionales distintas a sesiones del Comité técnico. 3Estudios. Ej. Realización de análisis o documentos específicos para la CGR. 4indagaciones Preliminares. Ej. Designación del funcionario para llevar a cabo una actividad específica en el contexto de una indagación preliminar. 5Apoyo a Procesos de Responsabilidad Fiscal Ej. Designación del funcionario con una formación específica para llevar a cabo una actividad específica en el contexto de un proceso de responsabilidad fiscal. 6Otros. Otra actividad asignada al funcionario y que no aplique a alguna de las categorías anteriores. Ub Carrera Y No, 120-10 Piso 3 + PBX 847 7000 confPcontraloria.cov.co e Yi w.contralotia.gov.co + Bogotá, D.£., Colombia Y Ed Ñ CONTRALORÍA GEMERAL DE LA REPUBLICA 2. ¿Cuál es el fundamento normativo de las AT de Gestión? Los memorandos 201310021513 del 21 de marzo, 20131E0023628 del 3 de abril y 3. ¿Cuáles el alcance de una AT de gestión? Esuna asignación de actividades cuyo alcance, desde el punto de vista técnico, es posibilitar que los funcionarios reporten sus horas dedicadas a actividades distintas a aquellas que se documentan en los módulos Auditorías, Actuaciones especiales o Atención de denuncias de

SICA. Desde el punto de vista de las buenas prácticas en materia de gestión de equipos de trabajo, la AT funciona come mecanismo de formalización de la decisión de asignar una labor específica a un funcionario durante un periodo de tiempo determinado, controlar el recurso humano disponible - así como realizar el control de haras dedicadas adas distintas actividades mediánte el uso delas distintas funcionalidades y reportes disponibles en SICA. a fa 4. ¿Quién tiene la facultad para crear AT de gestión? Desde el ámbito técnico y operativo, la creación de AT de gestión en SICA puede hacerla cualquier funcionario que tenga usuario en el sistema con permisos de “Mantenedor AT”. Al igual que las demás, las AT de gestión deben ser validadas por un tuncionario que tenga usuario en SICA con permisos de "Ejecutivo de auditoría”. - La creación de cualquier tipo de AT es un hecho técnico que sucede como consecuencia de una toma de decisiónes en la dependencia por los funcionarios competentes para asignar actividades en los funcionarios. pe 5. ¿El Comité Técnico sectorial debe aprobar la realización de una AT de gestión? Desde el ámbito del uso operativo del SICA, en la gestión de AT de gestión también intervienen dos tipos de usuario, de la misma forma que para las demás AT: 1) un usuario con permisos de Mantenedor AT para crear, modificar, eliminar o enviar a validar las ÁT, y 2) un usuaria con permisos de Ejecutivo de auditoría para validar y cerrar las AT. - Al igual que en cualquier tipo de asignación de labores, responde a una toma de decisiones en la dependencia por parte de los actores competentes para ello y es muy recomendable que sea

documentada debidamente. En este sentido, como buena práctica las dependencias incorporan en el campo “Observación” de la AT alguna información que brinde al lector la referencia sobre la decisión tomada respecto a esa asignación. El siguiente cuadro muestra algunos ejemplos: Carrera 9 No. 12010 Piso 3 + PBX 647 7000 cortocontralaria,gov.co +» yarew contralora gov.co e Bogotá, B. C., Colombia CONTRALORÍA GENERAL DE LA HEPÚBLICA i E Tipo de actividad Obsersación AT ! ++ 4Capacitación: ¿ Asistir al seminario sobre análisis y evaluación de políticas públicas Según correo electrónico de la Oficina de Capacitación ; programado por CD Participación Ciudadána y la Oficina de del día XAXXXXX. | Capacitación ¿ 2Reuniones: Ñ : Mesas de trabajo sobre mapa de riesgos ; Según correo electrónico de la Oficina de Planeación del ! ¿día OK " 3Estudios: : Recopilación y análisis de artículos de prensa sobre denuncias de Según solicitud del Contralor Delegado al DVF mediante i corrupción en el sector y construeción de una matriz para ser . el oficio XXXXX del día 1000. presentada en el Comité Técnico para elegir los temas relevantes del segundo semestre 4indagaciones preliminares: Emitir un concepto técnico sobre la determinación de tas Según oficio del Director de Vigilancia ordenando la caracteristicas técnicas de los bienes contratados y un concepto actividad 9 según Auto No. 0000 técnico sobre la verificación de las caracteristicas de los bienes recibidos respecto de las características contratadas, en desarrollo de la indagación preliminar No. XXXX-XXXX,

5Apoyo a procesos de responsabilidad fiscal: Bealizar. visita de insparción a la obra-XXXXX y determinar eláfea Según Atto Na, OO construida y los materiales utilizados en cumplimiento de la cláusula - o EN l XX del contrato DOOCXXXX y el Anexo de condiciones XX sección XX, incisos X, Y, y Z y presentar informe lécnico un desarrollo del ¡ Auto No. XXXX para el proceso de responsabilidad fiscal 0000 5Otros: : - + Traducción al español del documento XXXX para el señor Contralor Según oficia del Director de Vigilancia ordenando la ¡ Delegado. actividad. | + Ejeraplos para efectos didácticos; os términos y expresiones utilizadas pueden no ajustarse 3 105 términos y expresiones oficiales. ! “ Desde el punto de vista del uso operativo del SICA, los campos específicos a ser diligenciados en una AT de gestión son los mismos que para cualquier otra AT. Finalmente, al igual que en cualaujer otra AT, información cemo elílos). funcionario(s) designado(s), las fechas de inicio y término, la materia, los objetivos y las observaciones es información fundamental en la que se recomienda la mayor precisión posible en su registro: :$. ¿Qué producto debe resultar de una AT de gestión? El producto o resultado depende la actividad realizada, más no de la AT con que se asigna. La - AT de gestión es un instrumento que se crea en SICA para asignar actividades para que los funcionarios incorporados en ella puedan registrar en sus IMA las horas de dedicación a estas actividades. No obstante, SICA cuenta con una funcionalidad para que los tuncionarios puedan adjuntar

archivos a las AT de gestión en que han sido incorporados. El propósito de esta funcionalidad es aportar evidencias sobre la realización de las actividades, de manera que el Validador IMA tenga elementos adicionales para verificar las horas que está reportando el funcionario. -Porlo anterior, dependiendo de la actividad, que además también puede estar sujeta a su propio ámbito de normativas aplicables, entonces puede haber o no algún tipo de evidencia susceptible . de ser adjuntada a la AT de gestión en SICA como soporte de la realización de la actividad. El cuadro siguiente muestra algunos ejemplos: gl Carrera 9 No. 120-10 Piso 3 + PBX 647 7000 cartócontraloria,qoy,co « wwe.contraloria.gow.co + Bogotá, D. €., Colontbía

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA Tipo de actividad Posibles Evidencias Observaciones 1Gapacitación: Asistir al seminario sobre análisis y evaluación de Certificado. No en todos los eventos se emiten políticas públicas programado por CD Panicipación certificados. Ciudadana y la Oficina de Capacitación 2Reuniones: Mesas de trabajo sobre mapa de riesgos Formato (escaneado) de Por SIGCC, en todas las reuniones registro de reuniones se debe dejar esta registro. 3Estudios: Recopilación y análisis de artículos de prensa sobre Opciones: » Adjuntar la documentación denuncias de corrupción en el sector y construcción de 1. Oficio/correo de entrega. garantiza una copia de seguridad Una matriz para ser presentada en el Comité Técnico 2. Documento entregado. permanente de la información. para elegir los temas relevantes del segundo semestre 3. Presentación realizada, = Por la cantidad puede ser

4. Decumente, oficio, preferible la opción 1. presentación y todos los > Para información sensible o que artículos fuente. requiera cierto grado de confidencialidad, puede ser preferible elegir la opción 1. 4indagaciones preliminares: Essitir un concepto técnico sobre la determinación de las Oficio de entrega de los características técnicas de los bienés contratados y un resultados solieñados. + gL eos n err ae ds au .l ta ed ro us n ay l aa cti in vf io dr am da ic di eó n y . c cao tn ac ce tp et ro í stt ié cc an si co de s lo ob sr e b iela n ev se ri rf ei cc ía bc ii dó on s d re el sa ps e cto de las le as st e inti dp ao g ap ce ir ót ne en se ce pn r ela il m iá nr ai rb ei st ,a de ica nr da ac gt ae cr ií ós nt ic pa rs e lic mo in nt ar ra la Nd oa . s, O e On Odes Oarr .oll o de la por lo tantó'no se documentan eñ SICA sino en el aplicativo correspondiente al macroproceso de responsabilidad fiscal.

5Apoyo a procesos de responsabilidad fiscal: Realizar visita de inspección ala obra XXXXX y Oficio de entrega de los > Los resultados y la información ed ne te cr um mi pn la ir m ieel n tá or ea d e co lan s ct lr áu ui sd ua l e y Xt Xos dm ea lt e cr oi na tl re as

t o ut Ji Oli Gz ados Dr ie rs eu cl ct ia ód no s des ol Ii nc vi eta sd to is g aca iola n es generada en una actividad de i dA n eX c sX i as rX o r s o ly l X o,e l Y dA , e n l e y x aZo u t oy de p X r Xec s Xo e Xn n d ti ac pr ai ro ain ne ts elo rm pX e rX oX c, t e é scs one i c c doc e i ó en n XX, Fiscales. tle a as nt tre oe st pi np o oo n s sap ebe ir dlt oie cdn uae d mc e en nf i ts aca al n l ,á m epb noi rt So Il o C d Ae responsabilidad fiscabCÓOO sino en.el aplicativo correspondiente a tal macroprocesa. $O£-t ros: sT er ña od ru cc Ci oó nn t raa ll o re sp Da eñ lo el g add oal , docióñerto OOX paras : O 1.p cio n Oe fs i: c io/correo de entrega. » A gd aj ru an ntt ia zr a la u nd aú c cu om pe ian ta dec ió sen g ur| idad

2. Decumento entregado. permanente de la información. Ejemplos para efectos didácticos; los térainos u expresiones utilizadas pueden no ajustarse a los términas y expresiones oficiales, 6.1. ¿Existe un formato que se deba usar para el producto final de la AT de Gestión?

No. El producto o resuítado depende la actividad realizada. 6.2. ¿El producto de la AT de Gestión se debe comunicar al sujeto vigilado respectivo? No necesariamente, Esto depende de la actividad realizada, y estará sujeto a las normativas

aplicables en cada caso. 7. ¿El Comité Técnico sectorial debe aprobar el producto final? No necesariamente, Esto depende de la actividad realiza da, y estará sujeto a las normativas aplicables en cada caso. Carrera 8 No. 120-10 Piso 3 » PBX 847 7000 cur contralorqíoya..co e Mw Coriraloría gov.co + Bogotá, D. C., Colombia O) conrraLoría GENERAL SE LA REPÚBLICA - 8. ¿Qué fases y plazos se deben tener en cuenta para el desarrollo de la AT de Gestión? Desde el punto de vista del uso Operativo de SICA, el flujo de una AT de gestión es el mismo que para cualquier otra AT, con los siguientes estados: ñ Estado : Rol SICA a cargo Observaciones 1 | Borrador i Mantenedor AT + Sólo aparece en bandeja del sol mantenedar AT que la creó ¿ i ael Supervisor encargado que haya sido incorporado en ella. po En validación í Ejecutivo de auditoría | « Aparece en bandeja del Ejecutiva de auditoría quien puede aprobarla o rechazarla, En proceso Mantenedor AT/Supenásor « Una vez ha sido validada por el Ejecutivo de auditoría. e Fun nc ca ir og na ad ro i os incorporados +« A pop ra r ee l ce m óde un l ob a An sd ie gj na a cd ie ó n los d e fu Tn rc ai bo an ja or io (s M is in Aco srp orados en ella + Permite registrar horas en los IMA. Rechazada por validador enfa cn at re gn ae dd oo r AT/Supervisor + + A ET n bq au ne den jo

a tu de el a rp olr o rb ra ad na t enp eo dr orE je Ac Tu ti qv uo e d le a ca ru ed ói to o rí ela . S upervisor ' encargado que haya sido incorpo