CGR - Concepto 0024 de 2021

024

CGR–OJ________________de 2021

80112Bogotá D.C., Señora

CARMEN JANNETH RODRÍGUEZ MORA

jrodrimora@yahoo.com

Referencia: Radicado Interno: 2021ER0000452/2021IE0001857

Tema: ESTRUCTURACIÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS Respetada señora Carmen Janneth, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1, la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes

 La peticionaria pregunta lo siguiente: 1. “Que significa cuando hay un hallazgo administrativo?

2. Que acciones debe aplicar la entidad cuando hay una hallazgo administrativo, por ejemplo en los casos en la Contraloría realizó un hallazgo administrativo por que había personal por contrato para realizar actividades que ya realizan por función los funcionarios de la entidad”.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2º, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias

a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción”. 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

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2 interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7.

Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de según el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado sobre aspectos relacionados con el tema objeto de consulta mediante conceptos tales como el 172 de 2018, el cual podrá consultar a través de la Relatoría en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o solicitarlos al teléfono 5187000 Ext. 15204, o a través del correo institucional:

cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones Problemas jurídicos: ¿En qué consiste el hallazgo administrativo de auditoría? ¿Qué acciones debe adoptar el auditado respecto de las observaciones de auditoría que eventualmente pueden constituir hallazgos administrativos? 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (…) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas

aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden.

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3 De conformidad con el documento “Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR”, el hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser] y concluir que distan uno del otro. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos. Es necesario precisar que todos los hallazgos estructurados por el órgano de control fiscal son administrativos, cosa diferente es que estos tengan efectos fiscales, o, penales, o disciplinarios o de otro tipo. Se trata de situaciones que reflejan ineficiencia, ineficacia, inequidad en la gestión de los recursos por parte del auditado, resulta antieconómica o insostenible ambientalmente o violatoria de la normatividad legal y reglamentaria. Señala el documento en cita, el cual, se aclara que aplica para la Contraloría General de la República, que son deficiencias de control y/o observaciones de auditoría encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta del sujeto de vigilancia y control fiscal, cuando esta se da.

La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos en los papeles de trabajo. Los hallazgos deben reunir las siguientes características: CARACTERISTICA / REQUISITO CONCEPTO Objetivo El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. Factual (de los hechos, o relativo a ellos) Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo. Relevante Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor. Claro y Preciso Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que este argumentado y que sea válido para los interesados. Verificable Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. Útil Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos Públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización

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4 En este contexto, en aplicación de los mecanismos de control fiscal, se configuran los hallazgos que son principalmente de carácter administrativo y reflejan

indudablemente una deficiencia, y por tanto, se requiere una acción correctiva que impida que se sigan generando las causas que dan lugar al hallazgo. La evaluación del hallazgo puede conllevar a que éste tenga además un alcance fiscal por existir un presunto detrimento patrimonial, pero igualmente, puede ser considerado como hallazgo disciplinario si se comprueba la violación de las normas que regulan esta materia en la entidad auditada; o de tipo penal cuando se presuma la existencia de conductas que se puedan llegar a tipificar como delitos. El mismo documento citado en precedencia, define y clasifica los hallazgos, así: Hallazgo de Auditoría Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementara estableciendo sus causas y efectos. Hallazgo administrativo Hecho que demuestra que la gestión fiscal de un sujeto de control, no se está desarrollando de acuerdo con los principios generales establecidos. Hallazgo con impacto disciplinario Hallazgo administrativo donde se configura que los servidores Públicos o los particulares que transitoriamente ejerzan funciones Públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Hallazgo con impacto fiscal Todo hallazgo administrativo donde se tipifica que los servidores Públicos o los particulares ha realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido un daño patrimonial al Estado.

Hallazgo con impacto penal Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor Público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y función pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia y a la Contraloría Delegada de

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5 Investigaciones, Juicios y Jurisdicción Coactiva para efectos de constituirse en parte civil. Cuando se presentan hallazgos puramente administrativos, las entidades u organismos públicos sujetos de control de la Contraloría General de la República, en donde haya ejercido un mecanismo de control fiscal, deberán elaborar un Plan de Mejoramiento, que contemple las acciones a las que se compromete con el propósito de subsanar y corregir las observaciones formuladas, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución Reglamentaria Orgánica No.042 de 2020 y la Circular 015 de 30 de septiembre de 2020. Para el caso de las contralorías territoriales, la Guía de Auditoria Territorial, versión 2.0., establece: “1.3.2.5 Plan de mejoramiento y seguimiento El auditado, como resultado de la auditoría, cualquiera que sea su modalidad, deberá elaborar un plan de mejoramiento que atienda las deficiencias señaladas en el informe de auditoría. El plan será reportado a través del sistema que determine

cada Contraloría Territorial. Las Contralorías Territoriales efectuarán vigilancia y control a las acciones que adopte el sujeto auditado sobre los resultados planteados en los informes de auditoría. El seguimiento se enfoca en determinar si el sujeto de control ha desarrollado acciones para atender los resultados del informe de auditoría. Igualmente, las Contralorías Territoriales determinarán la efectividad de las acciones del plan de mejoramiento ejecutado por los sujetos vigilados. La efectividad consiste en la implementación de las acciones desarrolladas por el sujeto de control para contrarrestar las causas de los hallazgos establecidos, producto del ejercicio del control fiscal. Los auditores, durante la fase de ejecución, verificarán que los hallazgos hayan sido subsanados. También, si algunos de ellos se repiten. En caso de que así sea, dejarán evidencia en papeles de trabajo. Esta evaluación será realizada en las oficinas de control interno o en la dependencia o cargo que haga sus veces, e incluirá la verificación de los informes y registros del seguimiento llevado a cabo por esas oficinas, de acuerdo con la normatividad vigente. Lo anterior, sin perjuicio de que las Contralorías Territoriales puedan evaluar los planes de mejoramiento cuando lo consideren pertinente. Para el efecto, debe ser tramitado el Papel de Trabajo PT 03-PF Evaluación plan de mejoramiento. Cada Contraloría Territorial establecerá los lineamientos para la presentación, seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento”. En cuanto a la pregunta relacionada con las acciones que debe adoptar una entidad en el evento de haberse estructurado un hallazgo por parte del órgano de control

fiscal, por contratar personal para realizar funciones que ya adelantaban sus funcionarios, tal como se advirtió en el acápite 2 de este escrito, esta Ofucina no se

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6 pronuncia sobre casos particulares, solo brinda orientaciones generales sobre los temas sometidos a su consideración.

5. Conclusiones El hallazgo administrativo producto de un proceso auditor, consiste en un hecho que demuestra que la gestión fiscal de un sujeto de control, no se está desarrollando de acuerdo con los principios generales establecidos. Es una discrepancia entre el criterio o lo que debe ser y la situación detectada. Dicho hallazgo administrativo puede tener efectos fiscales y/o disciplinarios y/o penales.

El auditado deberá adoptar las acciones necesarias para evitar que vuelvan a presentarse tales hallazgos por las mismas razones, lo cual deberá consignarse en el respectivo plan de mejoramiento. Cordialmente,

Proyectó: Erika Cure

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas Radicado: 2021ER0000452/2021IE0001857

TRD. 80112-033 – Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos

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