CGR - Concepto 0032 de 2020

Contraloría General de la Republica;: SGD 27--03-2020 14:07

Al Contestar Cite Este No.: 2020IE0027226 Fol:4 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-0FICINA JURÍDICA I JULIAN MAURICIO RUIZ RODRIGUEZ

DESTINO 80171-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL DE CALDAS I JORGE ENRIQUE

CONTRALORIA VELASQUEZ YEPES

GENERAL DE LA REPÚBLICA ASUNTO CONCEPTO ENCARGO· ASIGNACIÓN DE FUNCIONES

OBS 2020IE0027226 lllll lllll lll lll 111111111111111111111111111111 Q 3 2CGR-OJ2020 Contraloria General de la Republica :: SGD 27-03-2020 14:07 ---------- Al Contestar Cite Este No.: 2020IE0027226C1 Fol:4 Anex:O FA:O ORIGEN 80112-0FICINA JURiDICA / JULIAN MAURICIO RUIZ RODRIGUEZ 80112 DESTINO 80171-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL DE CALDAS / MARCE LA SAENZ

TRUJILLO

ASUNTO CONCEPTO ENCARGO -ASIGNACIÓN DE FUNCIONES o.e., OBS

Bogotá 2020IE0027226C1 lll llllllllllllll ll 111111111111111111111111111111111 Contraloria General de la Republica ;: SGO 27--03-2020 14:07

Al Contestar Cite Este No.: 20201E0027226C2 Fol:4 Anex:O FA:O

Doctores ORIGEN 80112-0FICINA JURÍDICA/ JULIAN MAURICIO RUIZ ROORIGUEZ

DESTINO 80173-GRUPO DE RESPONSABILIDAD FISCAL DE CALDAS/ WILLIAM MONTOYA

CASTAÑO

JORGE ENRIQUE VELÁSQUEZ YEPES ASUNTO CONCEPTO ENCARGO -ASIGNACIÓN DE FUNCIONES

0B5 Gerente Departamental 2020IE0027226C2 lll lllllllllllll l ll 111111111111111111111111111111111

MARCELA SAENZ TRUJILLO

Contralora Provincial

WILLIAM MONTOYA

Contralor Provincial Gerencia Departamental Colegiada de Caldas jorge. velasquez@contraloria.gov. co marcela.saenz@contraloria.gov. co william.montoya@contraloria.gov.co Referencia: Radicado Interno: 2020IE0021425 del 04/03/2020

Tema: FUNCIONES DEL PROFESIONAL ESPECIALIZADO GRADO 04SIMULTANEIDAD PERIODO DE INDUCCIÓN EN EL CARGO/

EJERCICIO DE FUNCIONES APOYO UNIDAD DE RESPONSABILIDAD FISCAL - REGALÍAS Respetados doctores, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1 , la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes Los peticionarios preguntan lo siguiente: Contexto: Con ocasión de la expedición del Decreto Ley 2037 de 2019, se creó el cargo de Profesional Especializado Grado 4 en la Gerencia Departamental Colegiada de Caldas, al cual además de las funciones del cargo se le impusieron otras como liderar el grupo de responsabilidad fiscal, debiendo sustanciar según el artículo 31 de la Resolución Organizacional 748 de 2020.

1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ------------------------------------- ---------------------- --------- ,

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 2 1. "Habiendo sido el funcionario designado mediante encargo en el cargo de Profesional Especializado Grado 04, Grupo de Responsabilidad Fiscal, el cual tiene unas funciones específicas, puede la colegiada asignarle otras tareas, ¿específicamente las contempladas en el parágrafo del artículo 31 de la resolución 748 de 2020? 2. ¿El tiempo que alude la resolución de nombramiento referente a las horas de inducción, lo apartan de las funciones a realizar mientras perdure esta actividad (inducción)? 3. ¿Puede un funcionario de responsabilidad fiscal, apoyar a la unidad de Responsabilidad Fiscal del Grupo de Regalías cuando no se cuenta con personal asignado a esta unidad?"

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el

carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contrataría Genera/"3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de ta vigilancia de ta gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contrataría Genera/"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "tas consultas de orden jurídico que le sean formuladas a ta Contrataría General de la Repúb/ica"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contrataría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para ta vigilancia de ta gestión fisca/"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de según el artículo 43, numeral 16 del Decreto - Ley 267 de 20008 , esta calidad 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000

4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (. .. ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todasquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLIC.,; 3 sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado sobre el tema objeto de consulta mediante Conceptos tales como el 047 y 164 de 2019, los cuales podrá consultar a través de la Relatoría en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o solicitarlos al teléfono 5187000 Ext. 15204, o a través del correo institucional: cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas Problema jurídico: ¿Se le puede asignar a un funcionario encargado como Profesional

Especializado Grado 4 de una Gerencia Departamental Colegiada, funciones adicionales a las de su cargo, quien además es designado Líder del Grupo de Responsabilidad Fiscal? ¿Puede un funcionario trabajar mientras está en etapa de inducción? ¿Puede un funcionario de la Unidad de Responsabilidad Fiscal, apoyar a la Unidad de Responsabilidad Fiscal del Grupo de Regalías cuando no se cuenta con personal asignado a esta Unidad? Se procede a responder las preguntas: 1. "Habiendo sido el funcionario designado mediante encargo en el cargo de Profesional Especializado Grado 04, Grupo de Responsabilidad Fiscal, el cual tiene unas funciones específicas, puede la colegiada asignarle otras tareas, ¿específicamente las contempladas en el parágrafo del artículo 31 de la resolución 748 de 2020?" De conformidad con lo dispuesto en el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los Empleos de la Planta de Personal de la CGR, son funciones del Profesional Especializado Grado 4 de las Gerencias Departamentales Colegiadas, las siguientes: ( ... )

4. Desarrollar las actividades requeridas en la organización y promoción de veedurías de la gestión pública y otros programas que promuevan la participación ciudadana en el ejercicio de la vigilancia fiscal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Realizar _l_a_proyección, respuesta y/o _revisión de actos administrativos, peticiones y demás documentos de su competencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos y el marco normativo vigente. ( ... )

10. Las demás que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del empleo".

Lo anterior se corrobora, al ver las funciones de otros Profesionales Especializados Grado 4, en el Manual. Por vía de ejemplo, figuran los asignados a las Delegadas; a la Dirección de Cobro Coactivo; o, a la Unidad de Intervención Judicial, donde claramente y de manera independiente aparece como función "Realizar la proyección, respuesta y/o revisión de actos administrativos, peticiones y demás documentos de Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 4 su competencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos y el marco normativo vigente". Con esto lo que se quiere ilustrar es que las funciones asignadas al profesional en comento no riñen con lo dispuesto en el artículo 31 de la Resolución Organizacional No.748 de 2020, "por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trámite de la acción de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones", y de manera particular con lo consignado en el parágrafo, funciones que deberá ejercer a cabalidad dada su designación como líder de uno de los grupos de responsabilidad fiscal. Reza la norma: "Artículo 31. Organización. Las Dependencias Competentes para conocer indagaciones preliminares fiscales, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo, podrán organizar equipos de trabajo, según lo amerite la cantidad y complejidad de los

asuntos asignados a cada dependencia. Los equipos de trabajo tendrán un Líder designado directamente por los Directivos que ostentan la competencia, para apoyar actividades tales como:

1. Fijar, en asocio con el superior funcional o jerárquico, las metas y objetivos referidos en el plan estratégico de la entidad, en procura de la evacuación oportuna de los asuntos y la atención de prioridades para el cumplimiento de los planes de acción, planes de mejoramiento y mapas de riesgos de Responsabilidad Fiscal y Cobro coactivo, rindiendo los informes correspondientes.

2. Asistir jurídicamente y hacer seguimiento al desarrollo de las diferentes actuaciones procesales para que estas se realicen de conformidad con la ley, el reglamento y las directrices y criterios jurídicos impartidos por la Contraloría Delegada para

Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo.

3. Participar en las reuniones de planeación y seguimiento programadas por la dependencia.

4. Aprobar el diagnóstico o plan de trabajo que se efectúe respecto de cada asunto, hacer seguimiento a su cumplimiento y rendir informes periódicos al superior jerárquico.

5. Velar por una eficaz actividad procesal y la oportuna toma de decisiones dentro de los asuntos a cargo del equipo de trabajo.

6. Promover y participar en mesas de trabajo para orientar los asuntos a cargo del Equipo de Trabajo y de la Dependencia, así como para difundir los conceptos, directrices y criterios jurídicos, dejando registro en actas.

7. Hacer seguimiento al registro actualizado de las actuaciones procesales, de acuerdo con los datos que deben suministrarse a los sistemas de información de la entidad y de rendición de cuentas y rendir los informes que sobre el particular le soliciten.

8. Cumplir y velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos del Sistema de

Gestión y Control Interno SIGECI.

9. Canalizar los requerimientos técnicos, logísticos y administrativos de los profesionales del Equipo de Trabajo comunicándolos oportunamente al superior respectivo. 1 O. Hacer seguimiento a la presentación oportuna de los proyectos de respuesta a los derechos de petición, acciones de tutela y similares que se relacionen con asuntos de conocimiento del equipo a su cargo.

11. Establecer con los Profesionales Sustanciadores las decisiones a proyectar o las actuaciones a seguir en cada asunto, hacer seguimiento a su cumplimiento y diligenciar los registros que se adopten para tal fin.

12. Las demás que le encomiende el superior funcional o jerárquico.

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GENERAL OE l..A REPÚ6t..lCA

5 Parágrafo. Las actividades indicadas no son óbice para que se les comisione a los líderes de equipo para la sustanciación de la indagación preliminar fiscal, del proceso de responsabilidad fiscal y del proceso de cobro coactivo, de manera directa, de acuerdo con la naturaleza de los cargos". (Subrayado fuera de texto). En ese orden de ideas, teniendo en cuenta que proyectar y sustanciar son básicamente lo mismo, el profesional atendiendo a las funciones propias de su cargo, y a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 31 de la Resolución en comento, en su rol de Líder del Grupo

de Responsabilidad Fiscal, en virtud del encargo asignado, debe aceptar las asignaciones hechas por su superior jerárquico que guarden relación directa con las reseñadas funciones. 2. "¿El tiempo que alude la resolución de nombramiento referente a las horas de inducción, lo apartan de las funciones a realizar mientras perdure esta actividad (inducción)?" Dispone la Resolución Reglamentaria 43 de 2006, "por la cual se modifica la reglamentación para el proceso de selección o Concurso Abierto de Méritos, el Sistema Integrado de Evaluación del Desempeño "SISEO", Programa de Estímulos, Incentivos y Reconocimiento, y la Elección de Representantes de los empleados ante los diferentes Comités Institucionales existentes en la entidad", en su artículo 91, lo siguiente: "Artículo 91. Evaluación en período de prueba. La persona nombrada en período de prueba será evaluada conforme al sistema de evaluación del desempeño vigente en la entidad por un término de cuatro (4) meses a fin de que demuestre su capacidad de adaptación progresiva en el cargo para el cual fue nombrada, su integración a la cultura organizacional y su eficiencia en el desempeño de las funciones. Parágrafo. Se debe efectuar la concertación por un período de cuatro (4) meses, dentro de los 1 O días hábiles siguientes a la posesión y es obligatorio concertar dentro de los Objetivos de Competencia de Mejoramiento la inducción y el entrenamiento. Si por fuerza mayor, se produce una situación administrativa superior a tres (3) días hábiles, el período de prueba se correrá por el mismo término que dure la novedad". En el caso de encontrarse vinculado el servidor público y cambiar su situación

administrativa con ocasión de un encargo, el entrenamiento en el cargo será de treinta (30) días calendario si la novedad es igual o superior a cuatro (4) meses y de quince (15) días calendario si es menor. La normatividad no impide que de manera simultánea se reciba la inducción en el cargo y que se puedan ejercer las funciones propias del mismo. Luego, en la medida en que se van abordando las diferentes áreas de conocimiento y herramientas de trabajo propias del cargo a desempeñar, el funcionario podrá ejercer las correspondientes funciones. Esto cobra mayor fuerza en el evento del encargo, como quiera que la justificación para este, es la necesidad del servicio, luego no tendría sentido encargar a alguien y que no Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 6 pudiera apoyar la efectiva y eficaz prestación del serv1c10 a la mayor celeridad en cumplimiento de los objetivos de trabajo concertados, en espera del cubrimiento de las horas correspondientes a su inducción. Constituye una obligación para la entidad impartir los programas de inducción, reinducción y entrenamiento en el puesto de trabajo; y, un deber para el servidor público cumplir con los mismos, so pena de trasgredir las normas en materia disciplinaria, de manera particular el artículo 34 de la Ley 734 de 2002, el cual enumera los deberes del servidor público, tales como el descrito en el numeral 40, capacitarse y actualizarse en el área donde desempeña su función.

De conformidad con lo dispuesto en la Circular Externa No. 100010-2014, del Departamento Administrativo de Función Pública, los programas de inducción y reinducción consisten en lo siguiente: -"Los programas de inducción están orientados a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, crear identidad y sentido de pertenencia por la entidad, desarrollar habilidades gerenciales y de servicio público y a suministrar información para el conocimiento de la función pública y del organismo en el que se presta sus servicios, durante los cuatro (4) meses siguientes a su vinculación. A estos programas tienen acceso los empleados con derechos de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, provisionales y temporales. - Los programas de reinducción están dirigidos a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquier de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, y se impartirán por lo menos cada dos (2) años, o en el momento en que se produzcan dichos cambios2 . A estos programas tienen acceso los empleados con derechos de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, provisionales y temporales. Dentro los programas de inducción y reinducción se pueden incluir, entre otros, temas transversales relacionados con el Modelo Estándar de Control Interno -MECI-, Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, participación ciudadana y control social, corresponsabilidad, así como las prioridades en capacitación señaladas en el Plan Nacional de Desarrollo vigente para el cuatrienio". 3. "¿Puede un funcionario de responsabilidad fiscal, apoyar a la unidad de Responsabilidad Fiscal del Grupo de Regalías cuando no se cuenta con personal

asignado a esta unidad?" El Gerente Departamental tiene como objetivo principal del cargo dirigir tos procesos misionales y administrar los recursos institucionales de la Gerencia Departamental de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes para contribuir al logro de los objetivos de la Contraloría General de la República. Entre sus funciones comprende la de administrar el Talento Humano de la Gerencia Departamental para garantizar el cumplimiento de los derechos y deberes de los Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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GENERAL OE \.A REPÚB\.ICA 7 servidores públicos, fací/ítar el desarrollo de las políticas de personal y fortalecer el clima laboral. Encontrándose la Gerencia en una situación excepcional en la cual aparentemente no es suficiente el personal asignado a la Unidad de Responsabilidad Fiscal de Regalías; mientras perdure esta circunstancia y dada la afinidad de funciones, un profesional del Grupo de Responsabilidad Fiscal podrá apoyar a la Unidad de Responsabilidad Fiscal de Regalías. Adicionalmente, es pertinente traer a colación, el Concepto 164 de 2019 de esta Oficina, donde se señaló lo siguiente: "La competencia de la Contraloría General de la República para ejercer el control fiscal a los recursos provenientes del Sistema General de Regalías está establecida en el artículo 267 de la Constitución Política, el artículo 13 de la Ley 756 de 2002 y el artículo 152 de la Ley 1530 de 2012. La Ley 1530 de 2012, el Decreto Ley 1539 de 2012, la Ley 1744 de 2014, el

Decreto 2190 de 2016 y la Ley 1942 de 2018, han dispuesto la creación de una planta temporal de empleos para fortalecer el ejercicio y la vigilancia del control fiscal a los recursos del Sistema General de Regalías, disposiciones que no excluyen a la planta permanente de la CGR para ejercer el control fiscal sobre estos recursos. También es importante indicar que el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de los Empleos Públicos de la Planta Global de la Contraloría General de la República, establece las funciones de los servidores públicos de la CGR, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 267 de la Constitución Política, es decir, que no hace distinción respecto del origen de los recursos públicos".

5. Conclusiones Teniendo en cuenta que el Profesional Especializado Grado 4 de una Gerencia tiene entre sus funciones la de realizar la proyección, respuesta y/o revisión de actos administrativos, peticiones y demás documentos de su competencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos y el marco normativo vigente, no resulta incompatible con lo estipulado en el parágrafo del artículo 31 de la Resolución Organizacional 748 de 2020, máxime cuando se ocupa el cargo en virtud de un encargo y ha sido designado como Líder de Grupo.

De otra parte, los programas de inducción y reinducción en el cargo a desempeñar debe impartirlos obligatoriamente la entidad y es un deber del servidor público tomarlos, lo que no impide que simultáneamente se desempeñen las funciones propias del cargo de manera paulatina hasta la culminación de los mismos, cuando deberá ejercerlas de lleno. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

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GENERAL DE LA REPÚBLICA

8 Los funcionarios de la Contraloría General de República ejercen sus funciones de conformidad con lo dispuesto en el artículo 267 de la Constitución Política modificado por el Acto Legislativo No. 04 de 2020, y en tal sentido el control fiscal se ejerce a los recursos públicos, sin que para ello se haga distinción respecto del origen de los mismos. En tal sentido la planta Global Permanente de la CGR debe ejercer sus funciones de conformidad con las normas sobre control fiscal y las normas internas de la Entidad. Cordialmente, \ : (

JULIÁN MAURICIO RUÍZ RODRÍGUEZ

Director Oficina Jurídica

Proyectó: Erika Cure

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas

Radicado: 2020IER0021425

TRD. 80112-033 - Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia