CGR - Concepto 0036 de 2019

O CONTRALO,RÍA GENERAL DE LA REPLICA 1 036 Contraloria General de la Republica SGD 19-03.2019 07:54 CGR-OJ- -2019 Al Contestar Cite Este No.: 2019EE0031611(cid:9) Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA / JULIAN MAURICIO RUIZ RODRIGUEZ

80112 — DESTINO SHAOLIN CARDONA ECHEVERRY / CONTRALORIA MUNICIPAL ARMENIA

ASUNTO CONCEPTO

OBS Bogotá, D.C. 201 9EE003 1 61 1(cid:9) 1111111111111111111E1111111111111111111111 111 Doctora

SHAOLIN CARDONA ECHEVERRY

responsabilidadfiscal@contraloriaarmenia.gov.co Calle 23 No. 12 - 59

Armenia - Quindío Referencia: (cid:9) Respuesta al radicado No. 2019ER0010576.

Tema: (cid:9) REGISTRO NACIONAL DE EMPLAZADOS — Obligatoriedad de la publicación del emplazamiento para los entes del control fiscal.

Respetada doctora Shaolin: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República —CGRrecibió la comunicación citada en la referencia', la cual procedemos a responder a

continuación:

1. Antecedente Recibimos su consulta en la cual cuestiona acerca de la obligatoriedad de publicar un emplazamiento en el Registro Nacional de Personas Emplazadas, cuando ocurra la muerte de un presunto responsable fiscal en el trámite del proceso, y en caso de ser mandatorio, ante quién debe gestionarse el usuario y clave de acceso

al aplicativo.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción." 2 Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia O

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Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales

"respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Finalmente se aclara que no todos los conceptos de esta Oficina Jurídica implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Artículo 43, numeral 168 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Dada la especificidad de la consulta, no existe precedente en la Oficina Jurídica.

4. Consideraciones jurídicas 4.1 Problema jurídico Ante la muerte de los presuntos responsables fiscales, ¿es obligatorio para los entes de control fiscal, realizar la publicación de los emplazamientos a herederos en el Registro Nacional de Personas Emplazadas? 3 art. 43, numeral 4 del Decreto ley 267 de 2000. art. 43, numeral 5 del Decreto ley 267 de 2000.

4 5 art. 43, numeral 12 del Decreto ley 267 de 2000. 6 art. 43, numeral 11 del Decreto ley 267 de 2000. 7 art. 43, numeral 14 del Decreto ley 267 de 2000. 8 art. 43. oficina jurídica. son funciones de la oficina jurídica: (...) 16. coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la contraloría general de la república en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia O CONTRALO RÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 3 de 7 4.2 Consideraciones jurídicas Con la entrada en vigencia del Código General del Proceso, se ordenó —entre otrosla creación del Registro Nacional de Personas Emplazadas, cuya administración le compete al Consejo Superior de la Judicatura, siendo dirigido a los despachos de la Rama Judicial que ordenan emplazamientos en el trámite procesal, reza la norma: "Artículo 108. Emplazamiento Cuando se ordene el emplazamiento a personas determinadas o indeterminadas, se procederá mediante la inclusión del nombre del sujeto emplazado, las partes, la clase del proceso y el juzgado que lo requiere, en un listado que se publicará por una sola vez en un medio escrito de amplia circulación nacional o local, o en cualquier otro

medio masivo de comunicación, a criterio del juez, para lo cual indicará al menos dos (2) medios de comunicación. Ordenado el emplazamiento, la parte interesada dispondrá su publicación a través de uno de los medios expresamente señalados por el juez. Si el juez ordena la publicación en un medio escrito esta se hará el domingo; en los demás casos, podrá hacerse cualquier día entre las seis (6) de la mañana y las once (11) de la noche. El interesado allegará al proceso copia informal de la página respectiva donde se hubiere publicado el listado y si la publicación se hubiere realizado en un medio diferente del escrito, allegará constancia sobre su emisión o transmisión, suscrita por el administrador o funcionario. Efectuada la publicación de que tratan los incisos anteriores, la parte interesada remitirá una comunicación al Registro Nacional de Personas Emplazadas incluyendo el nombre del sujeto emplazado, su número de identificación, si se conoce, las partes del proceso, su naturaleza y el juzgado que lo requiere. El Registro Nacional de Personas Emplazadas publicará la información remitida y el emplazamiento se entenderá surtido quince (15) días después de publicada la información de dicho registro. Surtido el emplazamiento se procederá a la designación de curador ad litem, si a ello hubiere lugar. PARÁGRAFO PRIMERO. El Consejo Superior de la Judicatura llevará el Registro Nacional de Personas Emplazadas y determinará la forma de darle publicidad. El Consejo Superior de la Judicatura garantizará el acceso al Registro Nacional de Personas Emplazadas a través de Internet y establecerá una base de datos que

deberá permitir la consulta de la información del registro, por lo menos, durante un (1) año contado a partir de la publicación del emplazamiento. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

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El Consejo Superior de la Judicatura podrá disponer que este registro se publique de manera unificada con el Registro Nacional de Apertura de Procesos de Pertenencia, el Registro Nacional de Apertura de Procesos de Sucesión y las demás bases de datos que por ley o reglamento le corresponda administrar. PARÁGRAFO SEGUNDO. La publicación debe comprender la permanencia del contenido del emplazamiento en la página web del respectivo medio de comunicación, durante el término del emplazamiento." (Subrayado fuera de texto) En desarrollo de la norma, el Consejo Superior de la Judicatura, expidió el ACUERDO No. PSAA14-10118 del Marzo 4 de 2014, por el cual se organiza — entre otrosel Registro Nacional de Personas Emplazadas y en él se imparten las responsabilidades para las dependencias en cabeza de las cuales se fija la administración, así como las instrucciones a seguir por parte de los despachos judiciales que ordenan los emplazamientos. Se señala por ejemplo en el artículo 1 que la Unidad de Informática de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, administrará el Registro Nacional de Personas Emplazadas, igualmente que la publicación estará a cargo del Centro de Documentación Judicial — CENDOJ, y que la inclusión de los

emplazamientos quedará a cargo de cada despacho judicial. El artículo 5 de la citada disposición regula el procedimiento a seguir, una vez se ha realizado la publicación del emplazamiento, para la inclusión de la información en el Registro, así:

"ARTÍCULO 5°.

El Registro Nacional de Personas Emplazadas es una base de datos sobre los procesos adelantados ante los jueces en los que se requiere la comparecencia de la persona emplazada. Cuando un juez ordene el emplazamiento de una persona determinada o de personas o herederos indeterminados, el interesado procederá en la forma establecida en el artículo 108 del Código General del Proceso. Una vez efectuada la publicación en uno de los medios expresamente señalados por el juez, la parte interesada deberá solicitar la inclusión de los datos de la persona requerida en el Registro Nacional de Personas Emplazadas, para lo cual el despacho ordenará previo el cumplimiento de los requisitos legales la inclusión de la siguiente información en la base de datos:

1. Nombre del sujeto emplazado, si es persona determinada, o la mención de que se trata de personas indeterminadas, o herederos indeterminados de un determinado causante, o interesados en un específico proceso

2. Documento y número de identificación, si se conoce.

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3. El nombre de las partes del proceso

4. Clase de proceso

5. Juzgado que requiere al emplazado

6. Fecha de la providencia que ordenó el emplazamiento

7. Número de radicación del proceso" Es claro entonces que el mencionado Registro Nacional de Personas Emplazadas fue concebido con el fin de centralizar la información relativa a los emplazamientos ordenados por los distintos despachos de la Rama Judicial.

Sin embargo, con posterioridad, el Consejo Superior de la Judicatura, mediante Acuerdo No. PSAA15-10406 del 18 de noviembre de 2015, reglamentó el registro en lo que denominó Sistema Nacional de Personas Emplazadas y dentro de las consideraciones planteó lo siguiente: "(...) Que mediante Acuerdo No. PSAA14-10118 de 2014 se creó el Registro Nacional de Personas Emplazadas como una base de datos aplicable a todos los procesos en los que se requiere el emplazamiento de personas determinadas o indeterminadas, regidos por el Código General de Proceso. (...) Que en el mencionado Acuerdo también se dispuso que la inclusión de la información en el registro está a cargo de cada despacho judicial. Que mediante Acuerdo PSAA15-10392 de 2015 la Sala dispuso como fecha de entrada en vigencia del Código General del Proceso el 1° de enero de 2016, íntegramente, en todos los distritos judiciales del país. Que con fundamento en lo anterior diversas entidades, entre ellas la Contraloría General de la República y el Comité Colombiano de arbitraje han solicitado la inclusión de los emplazamientos por ellas ordenados, conforme al Código General del Proceso. Que la Sala Administrativa mediante acta de Sala del 15 de julio de 2015 ordenó la

inclusión de los emplazamientos dentro de los procesos de responsabilidad fiscal que tramita la Contraloría General de la República. (Subrayado fuera de texto) Que teniendo en cuenta el número de solicitudes de distintas entidades que requieren la publicación del emplazamiento en el Registro Nacional de Personas Emplazadas, la Sala encuentra necesario que la inclusión de la información se haga conforme a unos parámetros determinados (...)" En este sentido, el referido acuerdo hizo obligatorio para las entidades que realizan emplazamientos y deban regirse para ello por el Código General del Proceso, el Acuerdo PSAA 14-10118 de 2014 antes citado y a partir del artículo 2 describe el procedimiento a seguir por parte de quien sea designado en la entidad, para incluir la información, de la siguiente forma: Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 6 de 7 "ARTÍCULO 1°.- Entidades que realizan emplazamientos. Las Autoridades que administran Justicia no siendo Jueces que, estén obligadas a aplicar el artículo 108 del Código General del Proceso, deberán cumplir con lo dispuesto en el Acuerdo PSAA1410118 de 2014 en lo que les atañe y en especial lo relativo a la inclusión de la información a su cargo, como se dispuso para los despachos judiciales, ARTÍCULO 2°- Nombramiento del encargado de incluir la información. Las entidades de que trata el artículo anterior, deberán nombrar un encargado del registro de la

información en el Sistema Nacional de Personas Emplazadas. El nombre e identidad del responsable, deberán ser informados a la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para que expida el respectivo usuario y clave con el fin de permitir el acceso al sistema. Además al responsable de la respectiva Entidad, se le entregará el manual del usuario. Solo se constituirá un usuario por entidad que, será el responsable de la información que registre y del uso de las claves de acceso al sistema. La Unidad de Informática deberá llevar una base de datos de Entidades usuarias del Sistema Nacional de Emplazados para tener el control y seguimiento necesarios. Lo anterior, con base en la codificación que defina la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico, en cumplimiento del Artículo 3° del Acuerdo 201 de 1997 en lo que se refiere a la identificación de la entidad. ARTÍCULO 3°.- Deberes del encargado de Incluir la información. El responsable deberá incluir la información solo cuando medie la orden de la autoridad competente de su respectiva entidad y conforme con lo dispuesto en el Código General del Proceso. Así mismo, deberá cumplir con lo señalado en el manual del usuario del sistema. (...)" Como bien lo refiere en su consulta, el artículo 19 de la Ley 610 de 2000, establece la necesidad de emplazar a los herederos del presunto responsable fiscal, cuando sobreviene su muerte antes de emitirse la decisión definitiva del proceso de responsabilidad fiscal, para que con dichos sucesores pueda concluirse la actuación. Para realizar el emplazamiento, ante la ausencia de norma especial, se debe recurrir a las reglas generales consagradas por el Código General del Proceso,

por vía de la remisión hecha en el artículo 66 de la Ley 610 de 2000. De esta forma, este ente de control procedió conforme lo señalado en los Acuerdos, y solicitó el usuario para el funcionario designado, quien se encarga de alimentar la información en el Registro Nacional de Personas Emplazadas. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia O

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5. Conclusiones Si bien es cierto el Registro Nacional de Personas Emplazadas fue creado para centralizar la información con respecto a los despachos que conforman la Rama Judicial del Poder Público e hizo obligatoria la inclusión de los emplazamientos en él, a partir del Acuerdo No. PSAA15-10406 del 18 de noviembre de 2015 se extendió dicho deber a las demás entidades que realizan emplazamientos y que se rigen por el Código General del Proceso para el efecto.

Frente al proceso de responsabilidad fiscal, dada la ausencia de norma especial que rija la materia, las Contralorías deben acatar lo ordenado por el artículo 108 del Código General del Proceso, cuando ocurra la situación descrita en el artículo 19 de la Ley 610 de 2000 y en este sentido deben proceder -conforme lo indica el acuerdocon la designación del funcionario responsable del registro de la información, solicitando del usuario y acogiendo las instrucciones que indica el manual que se les suministre. Cordialmente,

JULIÁN MAURICIO RUÍZ R

Director Oficina Jurídica

Proyectó: Milena Castañeda AL/

Revisó: (cid:9) Lucenith Muñoz Arena

Radicado No. 2019ER00010576 TRD(cid:9) 80112-033 Conceptos Jurídicos. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia