CGR - Concepto 0044 de 2016

CONTRALORIA OFICINA Contraloria General de la Republica SOD 06-04-2016 11:28 GENERAL DE LA REPÚBLICA JURIDICA Al Contestar Cite Este No.: 2016EE0041368 Fol:4 Anex:0 FA:0 ORIGEN 80112-OFICINA JURIDICA / MARTHA JULIANA MARTINEZ BERMEO DESTINO LUIS ALBERTO ORTIZ MORALES / PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA ASUNTO SOLICITUD DE CONCEPTO SOBRE LA SITUACIÓN LEGAL DE LOS BIENES PROPIEDAD OBS 201 6EE0041 368(cid:9) III 11111111111111111111111111111 111111110 I 111 GR-OJ ti/1 4 2016 80112 Bogotá, D.C. Doctor Luis Alberto Ortiz Morales Coordinador del Grupo de Procesos Corporativos Parques Nacionales Naturales de Colombia Calle 74 No. 11-81 Piso 2 Ciudad

ASUNTO: SOLICITUD DE CONCEPTO SOBRE LA SITUACIÓN LEGAL DE LOS

BIENES DE PROPIEDAD DE PARQUES NACIONALES NATURALES

DE COLOMBIA.

Respetado Doctor Ortiz: Esta oficina recibió su escrito radicado 2016ER0025393 del 14 de marzo de 2016, donde puso en consideración de la oficina a su cargo varias dificultades en el proceso de saneamiento de su inventario general, con el cual pretende de depurar los bienes y de realizar una correcta administración de los mismos.

En tal sentido, precisó puntualmente varios inconvenientes suscitados dentro del proceso de baja de varios vehículos que integran su parque automotor. En relación con este proceso presentó los siguientes interrogantes:

1. En relación con el trámite de cancelación de la matrícula de los automotores, dentro del procedimiento de bajas de elementos, qué tratamiento deben dársele a aquellos vehículos a los que no es posible tomarles sus improntas en razón a que algunos tienen más de 20 años de existencia y se les ha cambiado el motor sin efectuar el respectivo procedimiento?

2. Que pasa con aquellos vehículos dados de baja mediante Resolución interna, ubicados en zonas apartadas del país y que actualmente se encuentran activos en el sistema RUNT a los que no se les ha podido cancelar su matrícula en razón a la complejidad para movilizarlos a un centro de desintegración y no se le puede tomar sus improntas en razón a que se encuentran carcomidos por la maleza?

3. De igual manera, ¿Que tratamiento se les puede dar a aquellos automotores que tienen más de 20 años de existencia y que no se encuentran migrados al sistema RUNT?, se

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Doctor Luis Alberto Ortiz Morales Coordinador del Grupo de Procesos Corporativos (cid:9) Parques Nacionales Naturales de Colombia Página 2 de 8 pueden dar de baja sin necesidad de cancelar su matrícula, si de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Transporte los automotores que no se encuentren migrados a dicho sistema no existen?' Finalmente agregó: y...) dentro del proceso de saneamiento del inventario que se adelanta al interior de

Parques Nacionales se han identificado bienes que han sido donados a esta entidad y no han podido ser ingresados al inventario como quiera que no tienen soporte, titulo, convenio o factura que permita legalizarlos en los registros contables. En este orden de ideas, ¿Cuál es el mecanismo mediante el cual se pueden legalizar dichos bienes?'

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generari, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscar4 y "asesorar jurídicamente a las entidades

que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 9 No. 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia - www.contraloria.gov.co

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Doctor Luis Alberto Ortiz Morales Coordinador del Grupo de Procesos Corporativos (cid:9) Parques Nacionales Naturales de Colombia Página 3 de 8 Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). Una vez sentada esta premisa la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República se pronuncia sobre su consulta, así:

CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

En primer lugar, y en cuanto se refiere al primer interrogante formulado, alusivo al tratamiento que debe dársele a aquellos vehículos a los que no es posible tomarles

sus improntas en razón a que algunos tienen más de 20 años de existencia y se les ha cambiado el motor sin efectuar el respectivo procedimiento, resulta pertinente precisar que, todos los vehículos, independientemente de su edad, tienen un número grabado en su chasis que permite su identificación. Ahora bien, como de acuerdo con su consulta, en el parque automotor de Parques Nacionales existen algunos vehículos a los que se les ha cambiado el motor sin realizar la grabación del número de su chasis, lo procedente es que, en el evento en que no sea posible lograr la obtención de las respectivas improntas se adelante el trámite de revisión técnica de identificación de automotores, regido por el numeral 4 del artículo 35 de la Resolución 2057 de 2007, por la cual se define la estructura orgánica interna y se determinan las funciones de la DIJIN, entre las cuales se encuentra la de gerenciar el funcionamiento de la sala técnica de automotores para atender el trámite de revisión e identificación de automotores que requiera la ciudadanía, asignada al Grupo Investigativo Automotores. En virtud de dicho trámite, la DIJIN puede certificar que el automotor carece de la impronta y que corresponde a un chasis original de la marca. Además, para efectuar el procedimiento de cancelación de matrícula exitosamente, será necesario haber realizado de forma previa el trámite de cambio de motor, al tenor de lo establecido por el numeral 4 del artículo 20 de la Resolución 12379 de 6 Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e

interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 9 No: 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

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Doctor Luis Alberto Ortiz Morales Coordinador del Grupo de Procesos Corporativos (cid:9) Parques Nacionales Naturales de Colombia Página 4 de 8 2012, expedida por el Ministerio de Transporte, que dispone lo siguiente respecto del trámite de cambio de motor: "(...) 4. Cuando corresponda a un cambio de motor. El organismo de transito verifica la factura de compraventa y copia de la respectiva declaración de importación del motor sustituto, en las cuales debe especificarse plenamente la identificación del motor. Cuando el motor no es nuevo, el organismo de tránsito debe verificar la existencia del contrato de compraventa donde deberá estar plenamente identificado el motor y la certificación emitida por la Din en la que se constate su procedencia. En caso de que el motor a instalar carezca del número de identificación, este se caracterizará mediante un código alfanumérico que consta de los ocho (8) alfanuméricos del número del chasis, tomado de derecha a izquierda a continuación del guión las letras CM, grabado bajorrelieve, con una profundidad mínima de dos décimas de milímetro (0.2 mm) en el bloque del motor. (...)" De manera que, para proceder al saneamiento del inventario de parque automotor

será necesario agotar los procedimientos ya referidos, en relación con aquellos vehículos a los que se les ha cambiado el motor y su chasis no cuenta con el número o impronta que los identifica. De otro lado, para abordar el segundo cuestionamiento, referido al tratamiento que debe darse a los vehículos dados de baja, mediante Resolución interna, ubicados en zonas apartadas del país y que actualmente se encuentran activos en el sistema RUNT a los que no se les ha podido cancelar su matrícula en razón ala complejidad para movilizarlos a un centro de desintegración y no se le puede tomar sus improntas en razón a que se encuentran carcomidos por la maleza, se precisar lo siguiente: En cuanto a la imposibilidad de tomar las improntas, es pertinente remitirse a la respuesta anterior en cuanto en esta se afirmó que en los eventos en que no se posible obtener las improntas se requerirá de la certificación de la DIJIN, que dé cuenta de tal hecho y de que el chasis del vehículo corresponde a un chasis original de la marca respectiva. Respecto de la cancelación de matrícula, y en tanto que de lo expuesto en la formulación de la pregunta se infiere que existe voluntad de Parques Nacionales Naturales de desintegrar físicamente los vehículos, debe manifestarse que, Carrera 9 No. 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

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conforme a lo previsto en el artículo 16 de la Resolución 12379 de 2012, expedida por el Ministerio de Transporte, para la cancelación de matrícula originada en la decisión voluntaria del propietario de desintegrar su vehículo es requisito esencial que el propietario presente ante el organismo de tránsito dondé se encuentra matriculado el vehículo, la certificación expedida por la empresa desintegradora debidamente autorizada por el Ministerio de Transporte, para que el organismo de tránsito proceda a validar a través del sistema los datos ingresados por la empresa desintegradora del vehículo y la certificación de la revisión técnica de la Dijín. La referida norma no establece ninguna excepción frente al cumplimiento de los requisitos exigidos, motivo por el cual, la Entidad deberá superar las dificultades para trasladar los vehículos al respectivo centro de desintegración y a los demás lugares requeridos para agotar los procedimientos exigidos en las normas vigentes. Ahora bien, para darle solución a la tercera pregunta formulada en la consulta que se refiere al tratamiento que se les puede dar a aquellos automotores que tienen más de 20 años de existencia y que no se encuentran migrados al sistema RUNT es necesario aclarar lo siguiente: Los vehículos a los que no se les ha dado el trámite contenido en el artículo 40 de la Ley 679 de 2002, indudablemente se encuentran matriculados, y por lo tanto corresponden a un organismo de tránsito, de ahí que, aunque no se encuentren migrados en la plataforma RUNT, se encuentran activos en esos organismos de tránsito. Por ello, no es posible afirmar que no existen, pues incluso son objeto del

cobro de impuestos, siempre y cuando no se encuentren exentos del ese tributo; sin embargo, la inscripción en la plataforma RUNT, en requisito sine quanon para poder adelantar cualesquier trámite ante la autoridad de tránsito, en los términos del penúltimo inciso del artículo 8 íbidem. Significa entonces lo anterior, que para poderle dar de baja al vehículo cuya situación jurídica e información no haya sido migrada al RUNT es imprescindible que, previamente, se actualice el estado del mismo con la inscripción en la mencionada plataforma y una vez hecho esto, se pueda iniciar el procedimiento de baja contemplado por la ley. En relación con todo lo expresado es muy importante precisar que el Ministerio de Transporte es el organismo rector en temas de tránsito y transporte; en Carrera 9 No. 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

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Doctor Luis Alberto Ortiz Morales Coordinador del Grupo de Procesos Corporativos (cid:9) Parques Nacionales Naturales de Colombia Página 6 de 8 consecuencia, esa entidad de carácter nacional puede ahondar en otro tipo de disquisiciones que pueden ser de utilidad, por tanto se recomienda que de presentarse inconvenientes irresolutos derivados del procedimiento que se pretende adelantar por Parques Nacionales Naturales de Colombia, se comuniquen con la Subdirección de Tránsito del Ministerio, para que sea esta dependencia a la que le expongan sus inquietudes particulares. Por último, respecto a la consulta final formulada por la entidad, en la cual plantean

la necesidad de legalizar algunos bienes que se recibieron a título de donación, se debe precisar, que si bien en la consulta se especificó el inconveniente, no se aclaró el tipo o la clase de bienes que se pretenden legalizar, por lo tanto, para no dejar este aspecto sin resolver, se enumerarán a manera ilustrativa una serie de instrumentos que se tienen para legalizar la situación descrita; no obstante, dependiendo del tipo de bien que pretendan incorporar al inventarió de la entidad se van a exigir requisitos específicos adicionales. Escritura Pública La escritura pública es el instrumento que contiene las declaraciones de voluntad; su proceso de formación está determinado por la recepción, extensión, otorgamiento y autorización. Para todos los efectos de transferencia de bienes inmuebles, constituye el acto solemne por excelencia. Los contratos más comunes respecto de los cuales se predica la escritura pública son la compraventa, la dación en pago, la donación, la cesión, etc. Si los bienes que se recibieron a título de donación son inmuebles se debe contar con la escritura pública contentiva del contrato de donación y se debe inscribir dicha escritura en la respectiva oficina de registro de instrumentos públicos. Actas Las actas de cesión o entrega de bienes inmuebles o muebles que hacen algunas entidades públicas a favor de otras en cumplimiento de un mandato legal expreso, constituyen en otro mecanismo a través del cual se pueden legalizar los bienes que reposan en el haber de la entidad, puesto que de hallarse en su archivo, tendrían el mismo alcance que el de las escrituras públicas y por tanto, solo restaría el proceso de registro ante el funcionario competente. Carrera 9 No. 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

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Doctor Luis Alberto Ortiz Morales Coordinador del Grupo de Procesos Corporativos (cid:9) Parques Nacionales Naturales de Colombia Página 7 de 8 Actas de La Nación Son actos administrativos mediante los cuales la Nación transfiere a las entidades los inmuebles de su propiedad por mandato expreso de la Ley. Estas actas constituyen título traslaticio de dominio y son objeto de inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, acreditando de esta manera la plena propiedad a favor de la entidad a la cual se le entrega el inmueble. Resulta atinado aclarar sobre las actas de cesión entre entidades públicas y las actas de la Nación que, al ser expedidas por mandato y aprobación expreso de la ley, tienen como requisito esencial que el acto administrativo mediante el cual se traslade el dominio de la cosa, esté fundamentado en una norma legal vigente que avaló tal cesión de derechos patrimoniales, asimismo que se ciña estrictamente a las facultades y los bienes que el legislador incluyó en su respectiva autorización para la trasferencia de la cosa y que el documento sea suscrito por el donatario, su representante legal o delegado. Por lo tanto, una vez identificado el bien, el acto administrativo mediante el cual se dio el traslado y la norma legal que lo autorizó, se debe cotejar toda esa información ya sea para que se registre se incluya en el inventario de bienes de la entidad. En el caso en que se advierta que los bienes recibidos en "donación" no fueron recibidos a través de los mecanismos antes descritos, deberán reintegrarse la

entidad o persona que realizó el traslado de manera inadecuada, mediante la respectiva orden de alta, esto último porque no habría un sustento legal ni contractual que avale la tenencia de la cosa dentro de los haberes de la entidad. De igual manera, '(...)Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia documentaría que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto de incorporación, como el caso de bienes muebles o inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectación de la situación patrimonial del ente público, y por ende la de la Nación, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que la acrediteng Plan general de contabilidad pública, Manual de Procedimientos Relativos a los Principios. Carrera 9 No. 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

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Doctor Luis Alberto Ortiz Morales Coordinador del Grupo de Procesos Corporativos (cid:9) Parques Nacionales Naturales de Colombia Página 8 de 8 Ahora bien, la administración y control de los bienes constituyen una de las funciones claves para cualquier Entidad, en tanto que el apoyo logístico es fundamental para cumplir cabalmente con las responsabilidades institucionales, es por ello que los bienes que las entidades de derecho público manejen en desarrollo de sus funciones ostentan el carácter de patrimonio público y, por lo tanto la responsabilidad sobre su administración debe estar plenamente definida. En esta perspectiva, sería pertinente no sólo contar con un manual que establezca

los procedimientos para la administración de los bienes de propiedad de PNNC que se constituya en el instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de sus bienes, sino que se debe asegurar que todos los bienes que componen sus haberes estén soportados en el inventario general de la entidad. Finalmente, si los bienes a los que se refiere la última de las preguntas formuladas en su consulta son vehículos automotores, para legalizar la donación se requiere necesariamente el acta de adjudicación del mismo o en su defecto el contrato de donación, ya que de estos documentos se deriva la viabilidad para realizar los trámites de que tratan la Resolución 12379 de 2012 y el Decreto 2640 DE 2002 tendientes al registro de los vehículos. Constituye éste el marco normativo aplicable a la consulta por usted elevada, con la posibilidad de acudir al Ministerio de Transporte para resolver cualquier duda que surja sobre el particular. Ce ial saludo,

ULIANA MARTINEZ BERMEO

'rectora Oficina Jurídica Contraloría General de la República

Proyectó: Catalina Flórez

R41Ajustó: Alvaro Monsalve Veloza

N.R. 2016ER0025393

Respuesta de fondo. Carrera 9 No. 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co