CGR - Concepto 0048 de 2018

Contraloria General de la Repubica SGD 20-04.201815:38

Al Contestar Cite Este No.: 20181E0030188 Fol:3 Anex:0 FA:0

CONTRALORÍA CROEN 80112.0NCINA MEGI NAN DARIO GUAUQUE TORRES DESTINO 87112.081ECCON DE VIGILANCIA FISCAL PARA El SECTOR MEDIO AAIBENTE /

GENERAL DE LA REPÚBLICA SEBASTIAN CARBONO BARROS

ASUNTO CONCEPTO OBS 048 20181E0030188(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111

CGR0J. -2018

80112 Bogotá, D.C. Señores

FUNCIONARIOS

CONTRALORÍA DELEGADA PARA EL MEDIO AMBIENTE

Contraloría General de la República Bogotá, D.C.

ASUNTO: Memorando N°. 007 de marzo 2 de 2018, por el cual se imparten "lineamientos para la solicitud de información externa." Interpretación.

Respetados Funcionarios CDMA.

1. ANTECEDENTE.

Esta Oficina, recibió su comunicación en la cual expresan sus inquietudes con la situación presentada en torno a la expedición del memorando N°. 007 de marzo 2 de 2018, por el cual se imparten "lineamientos para la solicitud de información externa.", el cual en su sentir, no observa la coherencia, articulación y armonía normativa que debe prevalecer en la CGR.

2. CONCEPTOS DE LA OFICINA JURÍDICA. Alcance y competencia.

Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la

solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y Carrera 69 No. 44-35. Teléfono 5187000. Bogotá. D.C. Colombia www.contraloria.gov.co O

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GENERAL DE LA REPÚBLICA

Señores FUNCIONARIOS CONTRALORÍA, DELEGADA PARA EL MEDIO AMBIENTE.

Página 2 de 6 aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General'1 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República'. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal' y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos

de vigilancia cuando éstos lo soliciten'. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Art.43, Numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Identificación del problema jurídico. 3.1. ¿Modificó el Memorando N°. 007 del 2 de marzo de 2018 expedido por el señor Contralor General de la República, la Resolución Orgánica N°. 0012 del 24 de marzo de 2017, por la cual se adopta la Guía de Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR?

4. CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

En principio es apropiado para el caso, referirse en forma específica al marco normativo del control fiscal. En tal sentido, el numeral 1 del artículo 268 de la Constitución Política atribuye al Contralor General de la República la función de Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 art. 43. Oficina Jurídica. son funciones de la oficina jurídica: (...) 16. coordinar con las dependencias la adopción de una

doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la contraloría general de la república en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35. Teléfono 5187000. Bogotá. D.C. Colombia www.contraloria.gov.co O

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GENERAL DE LA REpU0LlCA

Señores FUNCIONARIOS CONTRALORÍA, DELEGADA PARA EL MEDIO AMBIENTE.

Página 3 de 6 regular los métodos, procedimientos, sistemas y estrategias para la vigilancia y el control fiscal de las entidades y particulares que administran fondos o bienes de la Nación. De igual manera, el artículo 6 del Decreto Ley 267 de 2000 señala que le corresponde a la Contraloría General de la República en ejercicio de su autonomía administrativa definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones y, para ello, el numeral 1 del artículo 35 de este mismo ordenamiento, otorgó al Contralor General de la República la función de fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la entidad, de conformidad con la Constitución y la ley. En armonía con esta disposición legal, el artículo 78 del mismo ordenamiento, establece que las diversas dependencias que integran la organización de la Contraloría General de la República, además de las funciones específicas a ellas atribuidas en ese decreto, ejercerán las que determine el Contralor General de la República de acuerdo con las funciones que cumplan.

Así las cosas, dentro del marco jurídico que rige la función pública de la Contraloría General de la República, el Contralor General de la República ha expedido diversas reglamentaciones para el adecuado ejercicio de la función fiscalizadora. Ello ocurrió con la adopción interna -en aras del fortalecimiento del control fiscal en la CGR7-, de las Normas Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores — ISSAI emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores — INTOSAI, y más específicamente en lo que guarda relación con la consulta elevada, mediante la expedición de la Resolución Orgánica N°. 0012 del 24 de marzo de 2017.8 7 Conviene memorar que la elaboración de una Guía de Auditoría ajustada con la adopción de las normas internacionales de auditoría para entidades fiscalizadoras superiores ISSAI, es un producto que forma parte del objetivo para el fortalecimiento del modelo de la vigilancia y control fiscal, orientado a resultados efectivos y a la mejora de la gestión pública, señalado en el Plan Estratégico 2014-2018 "Control Fiscal para una mejor Gestión Pública". 8 Resolución Orgánica CGR N. 0012 del 2 de marzo de 2017 "Por la cual se adoptan principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorias en la Contraloría General de la República y la Guía de Auditoría Financiera como instrumentos de control fiscal posterior y selectivo, dentro de los parámetros de las Normas Internacionales de Auditoría para las Entidades Fiscalizadoras Superiores — ISSAI". Publicada en el diario oficial N°. 50.188 del 27 de marzo de 2017. Carrera 69 No. 44-35. Teléfono 5187000. Bogotá. D.C. Colombia www.contraloria.gov.co

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GENERAL DE LA REPUDLICA

Señores FUNCIONARIOS CONTRALORÍA, DELEGADA PARA EL MEDIO AMBIENTE.

Página 4 de 6 Esta norma reglamentaria basada en la norma Norma ISSAI 100, comprende el marco en que se rige cualquier tipo de auditoría que lleve a cabo la Contraloría General; por tanto, se constituye en el principio rector para el desarrollo de las auditorías Financiera, de Desempeño y de Cumplimiento. Igualmente el Despacho del señor Contralor General de la República ha expedido diversas normas reglamentarias para el adecuado desarrollo de las actividades misionales de la Entidad, con estricta sujeción a sus competencias y a las fuentes normativas vigentes en el ordenamiento jurídico. De manera que acorde con lo anteriormente expresado, se ha de entender el contenido del memorando N°. 007 de 2 de marzo de 2018, que debe ser interpretado de acuerdo con las expresiones allí incorporadas, sin que de allí se desprenda como pasa a explicarse, una contrariedad o incompatibilidad entre la facultad reglamentaria y su desarrollo a través de la potestad instructiva para la adopción de lineamientos por parte del Despacho del Señor Contralor General. Así, para tales efectos, esta Oficina se permite precisar sus términos así: En primer lugar, el citado memorando, ratifica que el Sistema de Gestión Documental SIGEDOC, es el aplicativo oficial para efectos de los trámites relacionados con la correspondencia en la Contraloría General de la República, razón por la cual, todas las comunicaciones oficiales definidas reglamentariamente como "todas aquellas (comunicaciones) recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado'; deben ser recibidas y remitidas de acuerdo con este Sistema y de igual manera, señala los servidores públicos que deben suscribir la correspondencia externa. Lo cual no contraviene las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia. También el mismo documento indica "la obligación de que toda las comunicaciones externas con destino a los sujetos vigilados, a otras autoridades o a terceros, en desarrollo de cualquier actividad misional de la Contraloría se genere a través del Sistema de Gestión Documental (Sigedoc), se enmarquen estrictamente en las funciones y/o asignaciones de trabajo y se suscriban Resolución Reglamentaria CGR N. 106 del 20 de abril de 2010 "Por la cual se reglamenta la generación, envío, recepción, almacenamiento y comunicación de los mensajes de datos en la Contraloría General de la República". Publicada en el Diario Oficial No. 47.687 de 21 de abril de 2010. Esta disposición por demás es invocada en el propio texto del memorando N°. 007 del 24 de marzo de 2018. (cid:9) Carrera 69 No. 44-35. Teléfono 5187000. Bogotá. D.C. Colombia www.contraloria.gov.co yA O

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GENERAL OE LA REPU LILA

Señores FUNCIONARIOS CONTRALORÍA, DELEGADA PARA EL MEDIO AMBIENTE.

Página 5 de 6 por el superior jerárquicol° (...)", quiere esto último significar, que las comunicaciones externas deben corresponder al rol funcional del respectivo empleado y que la correspondencia externa que deba ser suscrita por el nivel

directivo, debe ser aquella que así lo exija la naturaleza de las actuaciones de control fiscal. Por lo tanto, no se opone en manera alguna, la instrucción impartida en el memorando N°. 007 del 2 de marzo de 2018, a las competencias constitucionales, legales y reglamentarias que norman las actividades misionales de la CGR, una de las cuales es el ejercicio auditor, porque en todo caso, dicho documento hizo la expresa salvedad de que los lineamientos impartidos para la solicitud de información externa a cargo de los funcionarios de la Contraloría, se debían enmarcar, sujetar, encuadrar; dentro de las funciones de todos y cada uno de los servidores públicos del órgano de control fiscal. De otro lado, se indica, que el acatamiento del memorando en cuestión, debe entenderse, sin perjuicio de las instrucciones impartidas por el Directivo de cada dependencia para el adecuado flujo de la correspondencia externa, lo cual debe estar de conformidad con los ordenamientos constitucionales, legales y reglamentarios. Luego para el punto materia de consulta es dable entender que la instrucción no modifica los roles del proceso auditor y las funciones establecidas por la Resolución Orgánica N°. 0012 del 24 de marzo de 2017, para el caso de los supervisores y líderes de auditoría. Esta misma conclusión se hace extensiva a las demás funciones, competencias y actividades que desarrollen los servidores públicos, siempre que guarden estricto cumplimiento de las labores misionales propias de la Entidad. En suma, el memorando N°. 007 del 2 de marzo de 2018 emitido por el Despacho del Contralor General procura -acorde con sus facultades y atribuciones-, adoptar

lineamientos" y orientar la gestión para la adecuada ejecución de las tareas administrativas, en beneficio de la unidad de la acción administrativa y de la coordinación de las actividades que desarrollan los funcionarios de la Contraloría, todo ello en garantía del cumplimiento de los principios que orientan la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política. 1.0 Resaltado fuera del texto original. ii Cfr. Corte Constitucional. Sentencias C-487 de 1996 y C-877 de 2000. Carrera 69 No. 44-35. Teléfono 5187000. Bogotá. D.C. Colombia www.contraloria.gov.co o

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Señores FUNCIONARIOS CONTRALORÍA, DELEGADA PARA EL MEDIO AMBIENTE.

Página 6 de 6 Por todo lo expuesto se desprende sin ambages, como el memorando N°. 007 del 2 de marzo de 2018, no contraviene sino que por el contrario, desarrolla, instrumentaliza, los lineamientos para la solicitud de información externa de la entidad, en el marco de sus actividades misionales y con estricto acatamiento al marco normativo constitucional, legal y reglamentario vigente.

5. CONCLUSIONES. 5.1. El memorando N°. 007 del 2 de marzo de 2018 no modifica los roles del proceso auditor y las funciones establecidas por la Resolución Orgánica N°. 0012 del 24 de marzo de 2017. 5.2. El memorando N°. 007 del 2 de marzo de 2018, ratifica que el Sistema de Gestión Documental SIGEDOC, es el aplicativo oficial para efectos de los trámites relacionados con la correspondencia en la CGR, Por ende, todas las

comunicaciones oficiales deben ser recibidas y remitidas de acuerdo con este Sistema y de igual manera, ilustra acerca de los servidores públicos que deben suscribir la correspondencia externa. 5.3. Las comunicaciones externas deben ser suscritas por el servidor público de la CGR de acuerdo con las funciones del cargo. 5.4. El nivel directivo debe firmar la correspondencia externa de conformidad con la naturaleza de las actuaciones de control fiscal, enmarcada dentro de la órbita de sus competencias. Cordialmente, AUQUE TORRES, or Ofici a Jurídica. N.R.(cid:9) 20181E0018215.- Conceptos Jurídicos. Carrera 69 No. 44-35. Teléfono 5187000. Bogotá. D.C. Colombia www.contraloria.gov.co