CGR - Concepto 0071 de 2020

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

071

CGR-OJ______2020

80112Bogotá D.G., Señor

EDWIN ALONSO RODRIGUEZ MARTINEZ

Profesional Especializado Grado 04 Gerencia Departamental Colegiada de Caldas Contraloría General de la República edwina.rodriguez@contraloria.gov.co Referencia: Radicado Interno: 2020IE0027589 del 01/04/2020

Tema: FUNCIONES EN ENCARGO - LÍDER EQUIPO DE TRABAJOPROFESIONAL ESPECIALIZADO GRADO 04/PROFESIONAL

UNIVERSITARIO GRADO 02. RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL

No.748 DE 2020

Respetado señor Rodríguez, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1, la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes Contexto: "Sobre la sustentación de los procesos de responsabilidad fiscal de regalías, no era posible que asumiera estas funciones en cumplimiento de los

conceptos de la Dirección de Carrera Administrativa, pues las mismas no estaban dentro del manual de funciones para el cargo de Profesional Especializado 04; sumado a lo anterior, la Gerencia Colegiada no crea un equipo de trabajo pues nunca la referencia en los autos ni en sesión de la Gerencia Colegiada ya mencionados, ni se me nombra como líder del mismo, pues la verdad de acuerdo con los documentos, dicho equipo de trabajo nunca ha existido por lo que realmente no se aplica el artículo 31 de la Resolución Organizacional 748 de 2020, solo se asignan funciones de

sustanciador que corresponden a los profesionales universitario grados 1 y 2. Por otro lado, tampoco es aplicable "Las demás que le sean asignkdas que correspondan a la naturaleza del empleo", pues como bien se expresa, las funciones asignadas 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 2 deben corresponder con la naturaleza del cargo, que como ya se dijo en el manual de funciones del cargo de profesional especializado 4, no está la de sustanciar". El peticionario pregunta lo siguiente: 1. "Para desempeñar las funciones del rol de Líder del Grupo de Responsabilidad Fiscal, ¿primero se debe expedir acto administrativo haciendo esta designación, el cual debe estar debidamente motivado según la cantidad y complejidad de los asuntos asignados a cada dependencia?

2. Los profesionales especializados 04, designados como líderes de equipo de trabajo, deben cumplir con las funciones del artículo 31 de la resolución 748 de 2020, así como, de las funciones de sustanciador de los procesos de responsabilidad fiscal, indagaciones preliminares y procesos sancionatorios o No, de conformidad con los

conceptos emitidos por la Gerencia de Talento Humando -Dirección de Carrera Administrativa, teniendo en cuenta que el parágrafo hace mención a que para asignar la sustanciación de procesos se debe tener en cuenta la naturaleza del cargo?

3. Se puede en aplicación del parágrafo de la norma citada, solamente asignar la función de sustanciador que están a cargo de los profesionales universitarios grados 1 y 2, o se requiere la conformación del equipo de trabajo con dos o más funcionarios, pues una es el efecto de la otra, ¿es decir primero es líder de equipo y luego la asignación de sustanciación?

4. Se pueden desarrollar actividades asignadas a los grupos de trabajo de vigilancia fiscal, teniendo en cuenta que el cargo corresponde al Grupo de Responsabilidad Fiscal, ¿o conformar el equipo de trabajo con funcionarios de diferentes grupos de trabajo?"

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actua_ ciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones

legales relativas al campo de actuación de la Contra/oría Generaf'3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generaf'4 y las 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 3 presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden Jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de según el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad sólo la

tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado sobre aspectos relacionados con el tema objeto de consulta mediante Conceptos tales como el 032 de 2020, el cual podrá consultar a través de la Relatoría en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o solicitarlos al teléfono 5187000 Ext. 15204, o a través del correo institucional:

cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas Problema jurídico: ¿Qué se requiere para la designación de Líder de Equipo de Trabajo? ¿Cuáles son las funciones que debe ejercer un servidor público en situación administrativa de encargo?

A continuación se responde cada una de las preguntas: 1. "Para desempeñar las funciones del rol de Líder del Gru¡po de Responsabilidad Fiscal, ¿primero se debe expedir acto administrativo haciefido esta designación, el cual debe estar debidamente motivado según la cantidad y complejidad de los asuntos asignados a cada dependencia?" La Resolución Organizacional No. 74 8 de 2020, "por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trámite de la acción de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones", en el artículo 31 dispone lo siguiente: 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000

8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: ( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 4 "Artículo 31. Organización. Las Dependencias Competentes para conocer indagaciones preliminares fiscales, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo, podrán organizar equipos de trabajo, según lo amerite la cantidad y complejidad de los asuntos asignados a cada dependencia. Los equipos de trabajo tendrán un Líder designado directamente por los Directivos que ostentan la competencia, para apoyar actividades tales como ( ... )". El nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República, tiene la competencia para asumir el conocimiento y trámite de indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo. Luego, de acuerdo con la norma en cita, los Directivos tienen la facultad para organizar los equipos de trabajo que crean convenientes para la mejor ejecución de las funciones a cargo de su Gerencia, de igual manera, la facultad para designar a los líderes de los equipos. Dicha conformación deberá ser comunicada por parte de los Directivos a cada uno de los miembros de los equipos y sus líderes, de modo que haya absoluta claridad en lo

que respecta a las funciones y rol por desempeñar. 2. "Los profesionales especializados 04, designados como líderes de equipo de trabajo, deben cumplir con las funciones del artículo 31 de la resolución 7 48 de 2020, así como, de las funciones de sustanciador de los procesos de responsabilidad fiscal, indagaciones preliminares y procesos sancionatorios o No, de conformidad con los conceptos emitidos por la Gerencia de Talento Humando -Dirección de Carrera Administrativa, teniendo en cuenta que el parágrafo hace mención a que para asignar la sustanciación de procesos se debe tener en cuenta la naturaleza del cargo?" En la respuesta con radicado 20201 E0025716 del 16 de marzo de 2020, dada a su petición, en donde se alude a la respuesta con radicado 2020EE0024273 del 27 de febrero de 2020, consta que se plantearon las siguientes preguntas: "¿Es jurídicamente viable que un Profesional Especializado, Nivel Profesional, Grado 04 pueda en su concertación de objetivos de resultados establecer funciones de sustanciador de procesos de responsabilidad fiscal, indagaciones preliminares y procesos administrativos sancionatorios del Grupo de Regalías, funciones que no están en el cargo pero si como un Profesional Universitario Grado 01? ¿Para la concertación de objetivos de Profesional Especializado, Nivel Profesional, Grado 04, se deben aplicar las funciones del artículo 31 de la resolución OGZ 7 48 de 2020 y las específicas del cargo determinadas en la Resolución No. 07 45 del 2020? ¿La resolución OGZ 748 de 2020, modifica la Resolución OGZ 745 de 2020, Por la

cual se adopta el Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los Empleos de la Planta de Personal de la Contraloría General de la República", en cuanto a las funciones del cargo de Líder de equipos de trabajo Las Dependencias Competentes para conocer indagaciones preliminares fiscales, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo establecido por la Gerencia Colegiada?" A lo cual se le respondió con un cuadro comparativo entre las funciones de un Profesional Universitario Grado 0i y un Profesional Especializado Grado 04, Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 5 concluyendo con lo dispuesto en el artículo 60 de la Resolución Reglamentaria No. 043 de 2006, al señalar que los objetivos que se van a concertar deben corresponder a las funciones del cargo, de la dependencia y del ejercicio misional. No se pronuncia sobre la Resolución Organizacional No.748 de 2020. En el caso objeto de análisis, se trata de un funcionario Profesional Universitario Grado 02, el cual es encargado como Profesional Especializado Grado 04, y en consecuencia, es designado como Líder de Equipo de Trabajo. Resulta necesario remitirse a la definición de encargo que trae el Decreto 1083 de 2015: "Artículo 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales

han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. ( ... )". La situación administrativa del encargo en esencia obedece fi la necesidad de delegar un mayor grado de responsabilidades para garantizar la I efectiva prestación del servicio ante la ausencia bien sea de carácter temporal o definitiva del titular de un cargo. En una Dependencia en donde haya escasez de personal, evidentemente, el encargado, según lo determine su superior jerárquico, tendría que asumir probablemente o bien parte o la totalidad de las funciones inherentes al cargo en el cual fue nombrado, además de las propias del encargo, o, estas últimas junto a otras adicionales. En ese orden de ideas, teniendo en cuenta que los Directivos de la Gerencia determinaron que el funcionario sea Líder de Equipo de Traqajo, se reitera, en razón del encargo, deberá asumir las funciones consignadas fin el artículo 31 de la Resolución Organizacional No.748 de 2020, a saber:

1. Fijar, en asocio con el superior funcional o jerárquico, las metas y objetivos referidos en el plan estratégico de la entidad, en procura de la evacuación oportuna de los asuntos y la atención de prioridades para el cumplimiento de los planes de acción, planes de mejoramiento y mapas de riesgos de Responsabilidad Fiscal y Cobro coactivo, rindiendo los informes correspondientes.

2. Asistir jurídicamente y hacer seguimiento al desarrollo de las diferentes actuaciones procesales para que estas se realicen de conformidad con la ley, el reglamento y las directrices y criterios jurídicos impartidos por la Contraloría Delegada para

Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo.

3. Participar en las reuniones de planeación y seguimiento programadas por la dependencia.

4. Aprobar el diagnóstico o plan de trabajo que se efectúe respecto de cada asunto, hacer seguimiento a su cumplimiento y rendir informes periódicos al superior jerárquico.

5. Velar por una eficaz actividad procesal y la oportuna toma de decisiones dentro de los asuntos a cargo del equipo de trabajo. -- ----- --- ----- ----------·--·---~-----fi---fi--------- ---- ------------- ----------------------- .

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6. Promover y participar en mesas de trabajo para orientar los asuntos a cargo del Equipo de Trabajo y de la Dependencia, así como para difundir los conceptos, directrices y criterios jurídicos, dejando registro en actas.

7. Hacer seguimiento al registro actualizado de las actuaciones procesales, de acuerdo con los datos que deben suministrarse a los sistemas de información de la entidad y de rendición de cuentas y rendir los informes que sobre el particular le soliciten.

8. Cumplir y velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos del Sistema

de Gestión y Control Interno SIGECI.

9. Canalizar los requerimientos técnicos, logísticos y administrativos de los profesionales del Equipo de Trabajo comunicándolos oportunamente al superior respectivo. 1 O. Hacer seguimiento a la presentación oportuna de los proyectos de respuesta a los derechos de petición, acciones de tutela y similares que se relacionen con asuntos de

conocimiento del equipo a su cargo.

11. Establecer con los Profesionales Sustanciadores las decisiones a proyectar o las actuaciones a seguir en cada asunto, hacer seguimiento a su cumplimiento y diligenciar los registros que se adopten para tal fin.

12. Las demás que le encomiende el superior funcional o jerárquico".

Adicionalmente, tal como lo señala la norma las actividades indicadas no son óbice para que se les comisione a los líderes de equipo para la sustanciación de la indagación preliminar fiscal, del proceso de responsabilidad fiscal y del proceso de cobro coactivo, de manera directa, de acuerdo con la naturaleza de los cargos. 3. "Se puede en aplicación del parágrafo de la norma citada, solamente asignar la función de sustanciador que están a cargo de los profesionales universitarios grados 1 y 2, o se requiere la conformación del equipo de trabajo con dos o más funcionarios, pues una es el efecto de la otra, ¿es decir primero es líder de equipo y luego la asignación de sustanciación?" Como ya se indicó, las condiciones del encargo están dadas de alguna manera por la necesidad del servicio y será el superior jerárquico quien determine si además de las funciones del cargo superior, deba desvincularse o no de las propias del cargo original. No se debe olvidar que el cargo de nombramiento del caso en análisis es Profesional Universitario Grado 02, para el cual, expresamente el Manual de Funciones, establece en relación con la Vigilancia Fiscal sustanciar las indagaciones preliminares y/o los procesos de responsabilidad fiscal, para garantizar el resarcimiento del patrimonio público. En el caso de la Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo,

dispone: "Sustanciar las actuaciones que se deriven de los procesos de responsabilidad fiscal y Cobro Coactivo en primera y en segunda instancia que le sean asignados, así como la ejecución de actividades de carácter administrativo y de gestión que sean -·----fi- ·---------------------------.-.--.............. ... ._....., _______________ ··----·--·-----·----·----------·--·-------·---- Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 7 competencia de la dependencia, de acuerdo con la normatividad vigente, lineamientos y procedimientos institucionales aplicables". "Realizar la proyección, respuesta y/o revisión de actos administrativos, peticiones y demás documentos de su competencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos y el marco normativo vigente". 4. "Se pueden desarrollar actividades asignadas a los grupos de trabajo de vigilancia fiscal, teniendo en cuenta que el cargo corresponde al Grupo de Responsabilidad Fiscal, ¿o conformar el equipo de trabajo con funcionarios de diferentes grupos de trabajo?" Es facultad de los Directivos de la Gerencia organizar los equipos de trabajo de la manera más conveniente para el eficaz cumplimiento de las metas y objetivos preestablecidos para la óptima prestación del servicio. Sin perjuicio de lo anterior, se indica que la dependencia competente para pronunciarse al respecto es la Dirección de Carrera Administrativa, Gerencia del Talento Humano.

5. Conclusiones La conformación de los equipos de trabajo y la designación de los líderes en el nivel desconcentrado está a cargo de los Directivos quienes deben comunicar de manera

expresa a cada profesional su rol y funciones a desempeñar. Cuando un servidor público está en situación administrativa de encargo puede ser desvinculado o no de las funciones inherentes al cargo de nombramiento, o ejercer estas últimas y otras adicionales relacionadas con la naturaleza de su cargo a criterio de su superior jerárquico atendiendo las necesidades del servicio. Cordialmente, Director Oficina Jurídica

Proyectó: Erika Cure

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas

Radicado: 2020IE0027589

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