CGR - Concepto 0074 de 2020

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

074

CG R-OJ- ---------- 2020

80112Bogotá D.G., Señora

LUCEIBA ACEVEDO

luceiba.acevedo@comitepan.org Referencia: Radicado Interno: 2020ER0043750 del 11/05/2020 - 2020-180711-80052CO Tema: CONTRATACIÓN ESTATAL - CONTROL FISCAL - Disponibilidad de los soportes de la contratación. Respetada señora Luceiba, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGR-recibió la consulta citada en la referencia 1, donde la peticionaria plantea lo siguiente:

1. Antecedentes Contexto: "Somos el Comité Privado de Asistencia a la Niñez PAN, una entidad sin ánimo de lucro que ejecuta programas de atención a primera infancia y de restablecimiento de derechos vulnerados a niños, niñas y adolescentes. Estos programas los ejecutamos como operadores de diferentes entidades gubernamentales y estatales como ICBF, alcaldía de Medellín, Gobernación de Antioquia entre otros.

En la actualidad nos encontramos adelantando nuestro Plan de Gestión documental. Dentro de este proceso requerimos establecer nuestras tablas de retención documental, en las cuales se establece el tiempo que debe permanecer en archivo físico los diferentes tipos de documentos generados en la corporación". La peticionaria pregunta lo siguiente: 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2º, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a

su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 2 ¿Cuál sería el tiempo máximo en el cual la CGR pudiera llegar a requerir información que soporte la ejecución de los contratos firmados con las entidades mencionadas anteriormente y si nosotros como Operadores seríamos susceptibles de ser requeridos por ustedes para soportar la ejecución de estos contratos?

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generaf'4 y las

presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que Je sean formuladas a la Contra/orí a General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigt1ancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo so/iciten"7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:(. .. ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una

doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá o.e., Colombia

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3 Esta Oficina no se ha pronunciado sobre el tema objeto de consulta.

4. Consideraciones jurídicas Problema jurídico: ¿Cuál sería el tiempo max1mo dentro del cual la CGR podría requerir la información que sirve de soporte a los contratos suscritos con entidades públicas? ¿Sobre quiénes recae el control fiscal dentro de la actividad contractual?

El artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, contempla lo siguiente: < "Artículo 267. Artículo modificado por el artículo 1 del Acto Legislativo 4 de 2019. El > nuevo texto es el siguiente: La vigilancia y el control fiscal son una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. La ley reglamentará el ejercicio de las competencias entre contralorías, en observancia de los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad. El control ejercido por la Contraloría General de la República será preferente en los términos que defina la ley.

El control fiscal se ejercerá en forma posterior y selectiva, y además podrá ser preventivo y concomitante, según sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público. El control preventivo y concomitante no implicará coadministración y se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información, con la participación activa del control social y con la articulación del control interno. La ley regulará su ejercicio y los sistemas y principios aplicables para cada tipo de control. ( ... )" (Subrayado fuera de texto). De acuerdo con la norma constitucional, la Contraloría General de la República, tiene la facultad de ejercer la vigilancia y control fiscal de los recursos públicos independientemente de si la gestión fiscal es llevada a cabo por la Administración o por particulares pues los recursos no pierden su naturaleza pública. Es de anotar que el Contralor General de la República expidió la REG-ORG 762 de 2020 "Poda cual se desarrollan las condiciones y la metodología general para el seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la Contraloría General de la República". Señala este acto administrativo en el artículo 2 que el seguimiento permanente a los recursos públicos hace parte de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado, es un proceso sistemático y continuo de recolección y análisis de información sobre la gestión fiscal en todas sus etapas y ciclos, que consiste en observar el desarrollo o ejecución de los procesos o toma de decisiones de los sujetos de control, sin intervenir en aquellos o tener

injerencia en estas, con el fin de obtener información útil para monitorear y analizar los riesgos y controles asociados a la planeación, uso, ejecución, contratación e impacto de los bienes, fondos o recursos públicos, y para realizar el control fiscal concomitante y preventivo o posterior y selectivo. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ,

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4 El artículo 4º de la misma disposición indica también que la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata -DIARI-conformará, gestionará y administrará sistemas de seguimiento en tiempo real a los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información y la gestión inteligente de la misma entendida como el uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, inteligencia artificial, analítica y minería de datos, análisis predictivo y prospectivo, entre otros, para la determinación anticipada de eventos o malas prácticas, con probabilidad significativa de ocurrencia, persistencia o mutación, y que impliquen riesgos de pérdida del patrimonio público. De igual manera, se dispone en esta Resolución que el Jefe de la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata y los Contralores Delegados Generales y Sectoriales podrán requerir, conocer y examinar todos los datos e información sobre hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en los que se involucren recursos

públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, sin oponibilidad de reserva legal, exclusivamente para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo. Nótese que de acuerdo con las normas constitucionales, legales y reglamentarias del control fiscal la CGR está facultada para requerir información a sus sujetos de control fiscal con el fin de adelantar las acciones de su competencia. En este contexto, ha indicado la Corte Constitucional, en diversos pronunciamientos ha hecho referencia a la fiscalización de los recursos públicos, en los siguientes términos. "( ... ) donde quiera que haya bienes o ingresos públicos, deberá estar presente en la fiscalización el ente superior de control".9 Para efectos de determinar si hay lugar a endilgar responsabilidad fiscal es necesario analizar la conducta y el daño patrimonial dentro de un proceso entendiendo por este "el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado". (Art. 1 º de la Ley 61 O de 2000). En cuanto al daño patrimonial el artículo 6 de la Ley 61 O de 2000, modificado por el artículo 126 del Decreto Ley 403 de 2020, ha señalado lo siguiente: "Artículo 126·. Modificar el artículo 6º de la Ley 61 O de 2000, el cual quedará así:

"Artículo 6º. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el 9 9 Corte Constitucional. Sentencia C -167 de 1995. M. P. Dr. Fabio Morón Díaz. Bogotá D.G., abril 20 de 1995 Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 5 menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. Dicho daño podrá ocasionarse como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de quienes realizan gestión fiscal o de servidores públicos o particulares que participen, concurran, incidan o contribuyan directa o indirectamente en la producción del mismo". Resulta de gran importancia para efectos del presente caso· comprender muy bien el concepto de gestión fiscal a la que se hace alusión, en los términos del artículo 3 de la precitada ley donde es definida como "el conjunto de actividades económicas, jurídicas

y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales". (Subrayado fuera de texto). Adicionalmente, es necesario entender qué quiere decir la expresión "o con ocasión de esta", contenida en el artículo 1 º de la Ley 61 O de 2000, antes reseñado, para lo cual resulta pertinente traer a colación el siguiente pronunciamiento de la Corte Constitucional1º: "El sentido unitario de la expresión o con ocasión de ésta sólo se justifica en la medida en que los actos que la materialicen comporten una relación de conexidad próxima y necesaria para con el desarrollo de la gestión fiscal. Por lo tanto, en cada caso se impone examinar si la respectiva conducta guarda alguna relación para con la noción específica de gestión fiscal, bajo la comprensión de que ésta tiene una entidad material y jurídica propia que se desenvuelve mediante planes de acción, programas, actos de recaudo, administración, inversión, disposición y gasto, entre otros, con miras a cumplir las funciones constitucionales y legales que en sus respetivos ámbitos convocan la atención de los servidores públicos y los particulares

responsables del manejo de fondos o bienes del Estado". Esta constituye la razón por la cual la vigilancia que ejerce el órgano de control fiscal recae sobre la totalidad de la actividad contractual, ya que, cubre la etapa precontractual, contractual y postcontractual, control que comienza una vez se han surtido todos los requerimientos previos a la ejecución del contrato, a saber11 : aprobación de la garantía, si así se contempló en el contrato; contar con las correspondientes disponibilidades presupuestales, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras; tener la acreditación de que 1° Corte Constitucional. Sentencia C 840 de 2001. M.P. Dr. Jaime Arauja Rentería. Bogotá D.G., 9 de agosto de 2001. 11 Colombia Compra Eficiente. https ://colom biacomp ra.gov .co/content/cuales-son-los-req uisitos-de-perfeccionam iento-y-de­ ejecucion -del-contrato-estatal. 22 de diciembre de 2017. 9:30 am. 1 -----• a ----------____ , _ H ---•---- -• --___ --•- - -- fi------H -------H ------•------------------"----•------fi H • • ---------H •UH H H H H • Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ,

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 6 el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, en los términos de ley. El control fiscal en materia de contratación estatal abarca desde la etapa

precontractual hasta la materialización de los fines para los cuales fue adelantada y que deben corresponder con los fines del Estado, por ende, los organismos de control fiscal vigilarán los recursos públicos comprometidos y en el evento de haberse causado un daño al patrimonio público (art.6 L 610/00, modificado por el artículo 126 de Decreto 403 de 2020), deberá analizarse de manera individual la conducta de todos lo que intervinieron para poder establecer si tenían la calidad de gestores fiscales, lo que implica el manejo y administración de los recursos, o si actuaron a título de contribución a la gestión fiscal, de no encontrarse demostrada plenamente tal calidad, no podrá imputarse responsabilidad fiscal. En consonancia con lo anterior, se encuentra el artículo 65 de la Ley 80 de 1993, "por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" "Artículo 65. De la intervención de las autoridades que ejercen control fiscal. La intervención de las autoridades de control fiscal se ejercerá una vez agotados los trámites administrativos de legalización de los contratos. Igualmente se ejercerá control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los mismos, para verificar que éstos se ajustaron a las disposiciones legales. Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal incluirá un control financiero, de gestión y de resultados, fundados en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. El control previo administrativo de los contratos le corresponde a las oficinas de control interno. Las autoridades de control fiscal pueden exigir informes sobre su gestión

contractual a los servidores públicos de cualquier orden". (El aparte subrayado del inciso 2o. declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-623-99 de 25 de agosto de 1999, M. P. Dr. Carlos Gaviria Díaz). Adicionalmente, no debe dejarse de lado, que con ocasión de la modificatoria del artículo 267 Constitucional por el artículo 1 º del Acto Legislativo 04 de 2019, el control fiscal se ejercerá en forma posterior y selectiva, y además podrá ser preventivo y concomitante. según sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público. El control preventivo y concomitante no implicará coadministración y se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, eíecucíón, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información, con la participación activa del control social y con la articulación del control interno. El ejercicio del control fiscal concomitante y preventivo que se realiza a través de una advertencia al gestor fiscal, es de competencia exclusiva del Contralor General de la República. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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7 De otro lado, se indica que con fundamento en las disposiciones constitucionales y legales, el Contralor General de la República expidió la Resolución Orgánica No.7 350 de 2013, "por la cual se modifica la Resolución Orgánica número 6289 del 8 de marzo

del 2011 que "Establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI), que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República". El artículo 6 de este acto administrativo establece en su numeral segundo que el informe de la gestión contractual es la información que deben presentar las entidades y particulares sujetos de control del orden nacional sobre los procesos realizados con recursos públicos. Por su parte, el artículo 8 de la misma norma, establece la obligación para los jefes de entidad o representantes legales, o quien haga sus veces en los sujetos de control de la Contraloría General de la República, de rendir un informe de la gestión contractual por entidad. En cuanto a la forma y términos para presentar este informe a la CGR, dispone el numeral 2 del artículo 16 de Resolución Orgánica No. 7350 de 2013, modificado por el artículo 1 º de la Resolución Orgánica No.33 de 2019, que la modalidad del informe de gestión deberá presentarse en forma mensual a partir del 1 º de septiembre de 2019. En este contexto, la CGR en forma periódica solicita a sus sujetos de control fiscal el envío de información sobre la gestión contractual. De otro lado, el artículo 8 del Decreto Ley 403 de 2020, establece que la Contraloría General de la República definirá las actividades de control mediante la elaboración del Plan Nacional de Vigilancia y Control Fiscal, de acuerdo con los principios, lineamientos, sistemas y procedimientos establecidos en dicho decreto ley y con los procedimientos de unificación y estandarización dictados por el Contralor General de

la República. El Plan Nacional de Vigilancia y Control Fiscal podrá contar con los siguientes componentes: i) el plan de actividades de control de corto plazo; ii) el plan de actividades de control de mediano plazo; iii) el plan indicativo de objetivos y resultados de corto, mediano y largo plazo; iv) sujetos u objetos de control fiscal, incluidos aquellos sobre los cuales se ejercerá la competencia prevalente y v) los demás que determine el Contralor General de la República. Cuando en el Plan Nacional de Vigilancia y Control Fiscal de la Contraloría General de la República se incluyan sujetos u objetos de control fiscal de competencia de las contralorías territoriales, estas serán desplazadas en su competencia por la Contraloría General de la República. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., ColombiaCONTRALORIA

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8 En este orden, el Plan Nacional de Vigilancia y Control Fiscal, es un documento de direccionamiento estratégico que compila y contempla las decisiones de la alta dirección de la CGR, respecto a la programación de auditorías a sujetos de vigilancia y control fiscal, políticas públicas, programas, proyectos de inversión, recursos públicos y temas de prioridad nacional, sobre los cuales la CGR ejercerá vigilancia y control fiscal durante un período determinado, tal como lo establece el documento "Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR". Es así como dicho Plan contiene la programación de las entidades que se auditarán.

Cabe precisar que la Contraloría General de la República anualmente expide un acto administrativo en el cual sectoriza los sujetos de control fiscal y asigna la competencia en las Contralorías Delegadas Sectoriales, para ejercer la vigilancia y el control fiscal de las entidades y los particulares que manejan fondos o bienes en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos12 . Luego, si el sujeto de control fiscal con el cual se suscribió un contrato en el cual participó la entidad consultante quedó incluido dentro del Plan de Vigilancia, se auditará la vigencia inmediatamente anterior, la cual incluirá los contratos terminados o liquidados en esta, por lo cual este constituirá el criterio para la conservación de los soportes del respectivo contrato. Ahora bien, en lo que atañe a la regulación sobre el tema de conservación documental, de acuerdo con el artículo 2 de la Ley 594 de 2000, "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", esta ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos que regula esta disposición legal. La precitada ley no señala términos, pero entre los conceptos expedidos por el Archivo General de la Nación, se encuentra el "Concepto sobre retención de la serie contratos"13 donde se consigna lo siguiente: , "El Acuerdo 002 de 2014 reitera la obligación en la que están las entidades públicas de crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos que se gestionan en desarrollo de un mismo trámite (artículo 4º). En complemento, la

norma explica que tal conformación comienza desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo y, por lo tanto, los expedientes se compondrán de los documentos que se generan durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales; independientemente del tipo de información, formato o soporte (artículo 5º). Los expedientes deben crearse respetando los principios archivísticos de procedencia y orden original, que se ven representados en los cuadros de clasificación y las tablas de retención documental elaboradas por la entidad (artículos ° ° 4 y 5 ). 12 Resolución Reglamentaria Ejecutiva número: 062 de 2020. 13 Archivo General de la Nación. Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.file:///C:/Users/geymy-catherine gamb/Down loads/Radicado_2-2015-04644. %20archivo%20contratos .pdf Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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.... ,1 9 Como complemento a tal definición, la Cartilla de Ordenación Documental, editada por el Archivo General de la Nación en 2003, señala que: "El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el

documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser observado en su integridad. Los expedientes se forman mediante la colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los trámites que dan lugar a la solución de un asunto y que están unidos por la relación causa-efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia lógica, es decir, respetando el orden original. En ese orden de ideas se puede concluir que de un proceso de contratación desarrollado en varias etapas (preparatoria, precontractual, contractual, ejecución y liquidación) se generan los documentos que conformarán el expediente contractual, entre ellos: estudio de mercado, certificado de disponibilidad presupuesta!, ficha técnica, resolución de apertura del proceso, invitación u oferta a contratar, propuestas, contrato, acta de inicio, informes de avance, acta de finalización, etc. Así el conjunto de expedientes contractuales de características similares conformarían la serie contratos.

B. VALORACIÓN DOCUMENTAL En última instancia le informamos que la definición de los tiempos de retención de los documentos de archivo a registrar en las TRD se obtiene a través de la valoración documental, un proceso técnico intelectual que consiste en analizar la producción documental de una institución a fin de determinar, de una parte, su valor inmediato o primario, es decir, cuáles documentos son necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que tiene asignadas y, así mismo, sirven a sus destinatarios o beneficiarios. De otra parte, identificar los documentos que poseen valor mediato o secundario, es decir, que serán útiles

a futuro para la reconstrucción de la vida institucional del productor, como fuente para la historia o para fines científicos1 4 . En consecuencia los documentos que aún poseen valores primarios (administrativos, legales, contables, fiscales y técnicos) deberán permanecer en el archivo de gestión el tiempo que dure su trámite y durante su vigencia, es decir, mientras obliguen, testimonien o informen lo que explícitamente dice su -texto, y su consulta sea permanente. En el archivo central estarán los documentos que, una vez hayan finalizado su gestión y agotada su vigencia, deban retenerse por un plazo precauciona! para "responder a posibles reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a su tramitación y cumplimiento; además, para servir de antecedentes directo o soporte jurídico a un 14 Definición construida a partir de lo expuesto por: Casilimas Rojas, Clara lnes y Juan Carlos Ramírez Moreno. Fondos Acumulados. Manual de Organización. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2004. / Godoy, Julia, lmelda López, Clara Casilimas y otros. Mini/manual No. 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001. / Vázquez, Manuel. Manual de Selección Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia ,

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 10 documento que lo requiere para estar vigente"15 . Por su parte, los documentos que

extinguieron su valor primario y poseen valores secundarios (histórico, cultural y científico) deberán pasar al archivo histórico. En todo caso, el proceso de valoración que determina los plazos de retención debe contar con la participación de un equipo interdisciplinario conformado por profesionales de diferentes áreas, tales como archivística, derecho, contabilidad, historia, entre otras. La conformación de un equipo con tales características permitirá conocer "las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro" (Acuerdo 004 de 2013 artículo 6°, literales a y b). Como se percatará el marco normativo es fundamental a la hora de establecer los términos de vigencia, reserva legal, prescripción o caducidad de acciones legales y técnicas que recaen sobre los documentos. Si se trata de contratos suscritos con el Estado bajo la Ley 80 de 1993 y las normas que la reglamentan, es fundamental tener en cuenta lo establecido por el artículo 55 de la citada ley, que trata de la prescripción de las acciones de responsa