CGR - Concepto 0081 de 2017

o

CONTRALORIA OFiC iNA

GENERAL DE LA REP1:113LICA JURIDICA CGR-OJ 041 2017 80112 — Contralorla General de la Republica SGD 19.84-201714:13

Al Contestar Cite Este No.: 20171E0032807 Fol:S Anex :O FA:0

ORIGEN 80112-OFICINA JURIDICA / NESTOR IVÁN ARIAS AFANADOR

DESTINO 80762-GRUPO DE VIGILANCIA FISCAL DEPARTAMENTAL COLEGIADA DEL VALLE DEL

CAUCA/ LUZ YANET MORENO OCHOA

ASUNTO REFERENCIACION DOCUMENTO ELECTRONICO

OBS 20171E0032807(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 Doctora

LUZ YANET MORENO OCHOA

Profesional Universitaria 01 Gerencia Colegiada del Valle Contraloría General de la República

ASUNTO: REFERENCIACION DOCUMENTO ELECTRONICO-SICA - PROCESO

AUDITORVALORACION PRUEBA PRF.

Esta Oficina recibió de la Oficina de Planeación su comunicación mediante la cual refiriéndose a la correspondencia recibida en el proceso auditor y a su organización en el archivo general (AG8-xx) pregunta: "En un proceso de Responsabilidad Fiscal se puede cuestionar la integridad, autenticidad, originalidad y admisibilidad de los documentos allegados a (Sic) la auditoría impreso o por medio magnético, cuando son referenciados y foliados en el archivo, con un color diferente al contenido del documento siguiendo los lineamientos establecidos en la Guía de Auditoría" Este procedimiento utilizado podría generar un riesgo del5echazo de un documento,

cuando este sirve como prueba en un proceso de responsabilidad fiscal, en razón a la manipulación dada al momento de insertarle o registrarle en cada hoja un código de identificación del proceso auditor lo cual es posterior a la remisión y producción del documento"

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co /

CONTR LAO RÍA

OFICI GENERAL DE L,A tEPÚBLI.CA JURÍDICA Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Página 2 de 11 disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generan, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respectó de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la

Contraloría General"2y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"4 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

GESTIÓN DOCUMENTAL.

La gestión documental en las entidades públicas se rige por la Ley 594 de 2000, sus decretos reglamentarios, acuerdos, directivas del Archivo General de la Nación AGN, y adopta Normas Técnicas Colombianas (NTC) como son las Normas ISO. Se complementa y articula con normas que regulan aspectos específicos de la administración pública y estrategias gubernamentales o políticas públicas, tales como Estrategia Gobierno en Línea — GEL; Política Cero Papel; Política de Racionalización de Tramites, entre otras•. El Acuerdo AGN 002 de marzo 14 de 20149, establece los lineamientos básicos para

crear, conformar, organizar, controlar y consultar expedientes de archivo, desarrolla los diferentes conceptos de expediente (Expediente digital o digitalizadow; expediente 1 Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. `Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Directiva Presidencial No. 4 de abril 3 de 2012: Eficiencia Administrativa y Lineamiento de la Política Cero Papel en la Administración Pública. Guía No. 3 Mintic. AGN. Cero Papel en la Administración Pública: Documento Electrónico. Bogotá. Mintic. AGN. Sf.2011. Guía No. 5. Mintic.AGN. Cero Papel en la Administración Pública. Digitalización certificada de documentos. Bogotá. Mintic. AGN.sf.2012. Circular Externa AGN. Número 005 de septiembre 11 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa de cero papel.

8 Concepto DIAC 20161E0090885. 9 "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones" 1° Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co

CONTRALORÍA 1

OFÉCINA

GENERAL DE LA REPÚBLICA JURÍDICA Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Página 3 de 11 electrónico de archivo-, expediente híbrido-, expediente virtual-) y lo concerniente a la autorización para desarrollar los procesos de digitalización. El mencionado Acuerdo se aplica a todas las entidades públicas en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital y municipal y en él se indica que el foliado electrónico se realiza para garantizar su integridad, orden y autenticidad. De igual forma define el "índice electrónico" como la "relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin."- Por su parte, el Acuerdo AGN 003 de febrero 27 de 2015, establece lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a gestión de documentos electrónicos según lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, que reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 200015 y el capítulo IV del Decreto 2609 de

2012.- Adicional a lo establecido la Ley 1437 del 2011,, señala que las entidades públicas deberán garantizar la integridad y autenticidad del expediente y los documentos que lo conforman. Las normas enunciadas miran la gestión documental como un sistema integrado, compuesto por procesos que se desarrollan secuencialmente y se articulan sistemática y armónicamente independientemente del soporte o medio en el cual estén contenidos o registrados los documentos (físicos, electrónicos, etc). Estos procesos corresponden a la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de documentos,. Es así como los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y en su producción deben respetar los principios constitucionales y legales y su archivo se constituye en una herramienta indispensable para la gestión administrativa. 11 Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo. 12 Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación. 13 Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes

sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros. 14 La Ley 594 de 2000 en su artículo 10 señala la obligatoriedad de la creación de archivos por parte de los organismos de control y de los organismos autónomos. is(cid:9) • ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. 16 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. 17 CPACA. Artículo 59 18 Artículo 22 Ley 594 de 2000. Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloría.gov.co OFI

GENERAL DE LA REPÚBLICA I JURItOICA

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LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA CONTRALORIA GENERAL DE LA

REPUBLICA.

La Contraloría General de la República en cumplimiento de la normatividad referida, ha desarrollado su Programa de Gestión Documental y en el uso de las nuevas tecnologías respeta los principios y procesos archivísticos que señalan como

obligación que los documentos generados o contenidos en dichos medios gocen de la validez y eficacia de un documento original, teniendo como condición que garanticen la autenticidad, integridad y cumplimiento de leyes procesales-. Es así como el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia 2016, V.10, código del SIGCC GRE — 04 — MA — 001, indica las características que debe tener un documento electrónico de archivo a saber:

1. Contenido estable: El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.2°

2. Forma documental fija: Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.

3. Vínculo archivístico: Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie documental, expediente o carpeta).

4. Equivalente funcional: Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

De igual forma, define el expedientey se refiere a la foliación documental, la cual

consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta, en forma consecutiva, sin omitir ni repetir números.- El proceso de foliación lo hará el Equipo Auditor, de acuerdo con lo establecido en el Manual.- Es así como los expedientes son ordenados cronológicamente y por cuadernos, ya que cada uno refleja las actividades propias del proceso y su trámite, tienen una " Ley 594 de 2000, artículo 22. 20 El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. 21 "Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva". 22 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia 2016, V.10, código del SIGCC GRE — 04 — MA — 001.Página 62 23 Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia 2016, V.10, código del SIGCC GRE — 04 — MA — 001Página 69 Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co

Cco) CONTRALORA

OFICINA

GENERAL DE LA REPÚBLICA JURIDICA

Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Pagina5 de 11

secuencia lógica y coherente en el tiempo y los documentos que lo conforman se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento. Se concluye entonces que los expedientes en la CGR deben ser identificados por las peráonas responsables en cada dependencia u oficina, de acuerdo con los elementos propios del sistema de descripción adoptado por la entidad, así como las normas y directrices impártidas por el Archivo General de la Nación. El equipo auditor y los funcionarios encargados del proceso de responsabilidad fiscal y en general cuentan entonces con una amplia normatividad externa e interna para la identificación, generación y conservación de documentos en el desarrollo de sus funciones, normas que no pueden ser desconocidas.

GUIA DE AUDITORIA.

La Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República da las pautas fundamentales para adelantar el Proceso Auditor y su articulación con el Sistema Integrado para el Control de Auditorías (SICA). Se aplica para todo proceso auditor que se adelante por la entidad. Los formatos, procedimientos e instancias de revisión a través de SICA son los esenciales para la planeación, programación, seguimiento, monitoreo, supervisión y ejecución de las auditorías. Y sus criterios de calificación apuntan a la consistencia entre los resultados de las auditorías y la situación real de los entes objeto de control fiscal o asuntos a auditar. Ahora bien, la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República, dispone: 5.3 Administración documental y Papeles de Trabajo. "El propósito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría que proporcionan evidencia de que su

trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estos deben ser legibles, lógicos completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente. La conservación y custodia de los papeles de trabajo comienza cuando se originan hasta la disposición final de los mismos; una vez culmine la auditoría y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia." (Negrilla fuera de texto) 5.3.1. Elaboración y registro de los papeles de trabajo en el SICA. Carrera 69"No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co

CONTF LOR1A

E GENERAL D JURÍDCICAA Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Página 6 de 11 "Los papeles de trabajo se deben elaborar en formato electrónico, digital u otros medios similares. Los papeles de trabajo preparados en forma electrónica deben someterse a los mismos estándares de calidad establecidos para la preparación, revisión y retención de los papeles de trabajo en papel o manuales. En cumplimiento de la política de "Cero Papel" establecida por la CGR, los papeles de trabajo de la auditoría deben ser elaborados o convertidos a medio electrónico, para ser registrados directamente en el SICA y contarán con la respectiva firma tanto del Responsable o del Líder de Auditoría como del Supervisor Encargado de la UE. El Supervisor Encargado será el responsable de verificar que la preparación de los papeles de trabajo se realizó de conformidad con los procedimientos establecidos en esta Guía, actividad que realizará en el módulo de supervisión del

SICA, en el momento en que apruebe cada procedimiento de las diferentes actividades del proceso auditor.... (Negrilla fuera de texto) No obstante, es preciso recordar que el soporte físico o los documentos en papel originales deben ser conservados, finalizados y entregados al archivo de gestión respectivo-. 5.3.2. Conservación y custodia de los papeles de trabajo. "Para la conservación y custodia de los papeles de trabajo del proceso auditor se ha dispuesto de una tabla de retención documental ajustada al Sistema Integral de Control de Auditoría — SICA, con el fin de garantizar la debida integridad de los documentos del proceso auditor-. Es así como para relacionar en forma detallada el registro y conservación de los papeles de trabajo y los archivos de la auditoría en forma digital o electrónica en el SICA, se ha dispuesto un "índice Virtual" que considera cada tipo de archivo (Permanente, General y Corriente), al igual que cada fase del proceso (Planeación, Ejecución, Informe y Supervisión), para lo cual se deberán relacionar en dicho índice todos los papeles de trabajo de la auditoría, clasificados según el tipo de archivo al que pertenecen y fase a la que corresponden. Finalmente, dentro de las fases del proceso auditor se encuentra el cierre de auditoría y publicación de resultados. La Guía de Auditoría de la CGR en el numeral 3.3 (...) 3.3.6 alude a la reunión final de "cierre de auditoría" con el auditado, en la cual se le informara sobre la terminación del proceso auditor, así como el de hacer la entrega de los bienes y documentos facilitados al Equipo auditor por el auditado para el desarrollo de la auditoría. 24 Guía de Auditoría 2015 pág. 103

25 Guía de auditoria. Pág. 111. El proceso de preservación de los papeles de trabajo, inicia desde cuando se originan y hasta la disposición final de los mismos; los documentos solicitados al Ente objeto de control o asunto auditado y demás documentos que sirven de soporte a la auditoría deben ser entregados y reportados de acuerdo al medio utilizado y a la naturaleza del documento y registro observando las tablas de retención documental vigente. Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co

CONTRALORIA

OFICINA

ccii) GENERAL DE LA REPÚBLICA JURÍDICA

Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Página 7 de 11 Se concluye entonces que dentro de la función fiscalizadora de la CGR, los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoría. Es por ello que es esencial que los papeles de trabajo deban incluir suficiente evidencia del trabajo realizado para poder sustentar los hallazgos encontrados. De igual forma, los papeles de trabajo se deben elaborar en formato electrónico, digital u otros medios similares y no obstante ser electrónicos deben someterse a los mismos estándares de calidad establecidos para los papeles de trabajo en papel o manuales. En otras palabras, en un proceso de auditoría el manejo de documentos debe dar cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias y por supuesto esto incluye las normas de auditoría generalmente aceptadas y las del Archivo General de la

Nación mencionadas.

LA REFERENCIACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO - SICA.

La Resolución Reglamentaria 212 de febrero 20 de 2013, modificada por la Resolución 273 de 2014, adopta el Sistema Integrado para el Control de Auditorías SICA, como herramienta informática basada en un enfoque de riesgos, para planear, programar, ejecutar, seguir y monitorear para la vigilancia' y el control fiscal en la CGR, creándose un grupo permanente y de dedicación exclusiva para su operatividad. Los documentos electrónicos que se generan en el desarrollo de la auditoria se almacenan de acuerdo con la estructura del aplicativo La recolección y administración de la información del proceso auditor a través del SICA, permite en tiempo real analizar y monitorear el comportamiento y evolución del proceso auditor, permite contar con información íntegra, confiable y oportuna que facilite la toma de acciones para la ejecución de los objetivos del Plan de Vigilancia y Control Fiscal (PVCF) y el acatamiento al Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad, procurando el mejoramiento continuo en el ejercicio del control fiscal. Ahora bien, el" Procedimiento "Control de Documentos de la CGR" define la Codificación de un documento en el SCIGC como la asignación del código que lo individualiza, de acuerdo con lo establecido en el mismo procedimiento SCIGC, para permitir su identificación y controi21 26 La Resolución Reglamentaria 212 de febrero 20 de 2013, modificada por la Resolución 273 de 2014, adopta el Sistema Integrado para el Control de Auditorías SICA, como herramienta informática basada en un enfoque de riesgos, para planear, programar, ejecutar, seguir y monitorear para la vigilancia y el control fiscal en la CGR, creándose un grupo permanente y de dedicación exclusiva para su operatividad.

27 Versión: 1.1. Página 3. Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co

CONTRALORÍA1

OFICINA

GENERAL OE LA REPÚBLICA 1 JURiDICA

Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Página 8 de 11 A su vez la referenciación-es un sistema de codificación que se realiza en cada hoja o documento, con el propósito de facilitar la identificación, ubicación, acceso, archivo, supervisión y consulta de los papeles de trabajo. Se deben referenciar todos y cada uno de los papeles de trabajo asignándole a cada hoja el código de referenciación seguido del número consecutivo. Los documentos recibidos o producidos en medio magnético se deben referenciar como una unidad, referencia que debe hacerse mediante un mecanismo legible y perdurable sobre el medio magnético. La referenciación de los papeles de trabajo debe hacerse por parte de los auditores y debe ser escrita en un color y tamaño diferente al utilizado en el resto del papel, ubicada en la parte superior derecha del papel de trabajo. Para su estandarización, se ha implementado una referenciación alfabética propia basada en los diferentes procesos, la cual se complementa con la respectiva foliación-. Esto indica que la marca a la cual hace alusión en su consulta debe ser realizada siguiendo los procedimientos indicados sin que afecte el contenido del mismo ni su validez.

VALIDEZ, FUERZA PROBATORIA.

Para el proceso de Responsabilidad Fiscal como medios de prueba se deben identificar y relacionar todos los medios probatorios recolectados o allegados al

Antecedente-Hallazgo de Auditoría, Denuncia o Queja, Actuación Especial, Control Excepcional o aplicación de cualquiera de los sistemas de controlseñalando su ubicación en el expediente: carpetas, número de folios, etc-. La Ley 610 de 2000 por la cual se reglamenta el proceso de Responsabilidad Fiscal en el artículo 28 refiriéndose al proceso auditor establece: "Los hallazgos 28

16. REFERENCIACION PAPELES DE TRABAJO.

SIGA REF.(cid:9) 1 CONTENIDO(cid:9) 1 MODULO(cid:9) I ACTIVIDAD(cid:9) 1 PROCEDIMIENTO(cid:9) 1 DESCRIPCION

FASE DE EJECUCION.

ACE12 Actualización Matriz y A 6 1 Actualización matriz Justificación de de riesgo de la Entidad cambios A 6 2 Justificación cambios estrategia y factores ACE 13 Matriz de evaluación A 6 3 Comentario del trabajo de la gestión y efectuado. resultados. 29 El Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la Republica, 2016, (junio), V. 1.0, código del SIGCC GRE-04-MA-001, adoptado mediante Resolución Organizacional Número OGZ-0443 del 3 de junio de 2016, indica que el Archivo Electrónico es el "Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos". Y define Código como la "identificación numérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivamente y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad".

30 Iniciación del proceso. El proceso de responsabilidad fiscal podrá iniciarse de oficio, como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias contralorías, de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización ciudadana, en especial por las veedurías ciudadanas de que trata la Ley 563 de 2000." De igual forma en el Procedimiento Verbal de Responsabilidad Fiscal el artículo 9 de la Ley 144 de 2011 señala: "El proceso de responsabilidad fiscal se tramitará por el procedimiento verbal que crea esta ley cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine que están dados los elementos para proferir auto de apertura e imputación. En todos los demás casos se continuará aplicando el trámite previsto en la Ley 610 de 2000." Las pruebas y diligencias serán recogidas y conservadas en medios técnicos. Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co

CONTRALORIAI

°MINA GENERAL OE LA REPÚGLICA JURIDICA Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Página 9 de 11 encontrados en las auditorías fiscales tendrán validez probatoria dentro del proceso de responsabilidad fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley." (Negrilla fuera de texto) Esto indica que se presume la legalidad de los documentos recaudados en el proceso auditor de acuerdo con los procedimientos establecidos y por ende, las pruebas

recaudadas sin. el lleno de las formalidades sustanciales o en forma tal que afecten los derechos fundamentales del investigado, se tendrán como inexistentes.- De igual forma, toda providencia dictada en el proceso de responsabilidad fiscal debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas o aportadas al proceso-, las cuales deben ser apreciadas en forma integral de acuerdo con las reglas de la sana crítica y la persuasión racional-. Así mismo, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, introduce la figura de archivo electrónico de documento y expediente electrónico (Capítulo IV referido a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo, artículos 58 y 59) y señala que "Será admisible la utilización de medios electrónicos para efectos probatorios, de conformidad con lo dispuesto en las normas que regulan la materia y en concordancia con las disposiciones de este Código y las del Código de Procedimiento CiviP4. (Negrilla fuera de texto) Respecto de la validez y fuerza probatoria de los procedimientos y trámites administrativos surtidos a través de medios electrónicos en el artículo 55 indica que "Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil»." (Negrilla fuera de texto) Y el Artículo 244 del Código General del Proceso se establece que "los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la

reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos...36.37 (Negrilla fuera de texto) La Ley 527 de 1999, en su artículo 10 señala: Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medíos de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del 31 Ley 610 de 2000, artículo 30. 32 Artículo 22 Ley 610 de 2000 principio de necesidad de la prueba. 33 Artículo 26 Ley 610 de 2000. 34 CPACA artículo 216. 35 Hoy Código General del Proceso y CPACA artículo 216. 36 Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. CPACA artículo 216. Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co. Cgr@contraloria.gov.co

ONTRALORIA 1

Ci MINA c

GENERAL DE LA REPÚBLICA JURÍDICA

Doctora Luz Yanet Moreno Ochoa(cid:9) Página 10 de 11 Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil» (Negrilla fuera de texto) Respecto de la validez jurídica de lo