CGR - Concepto 0088 de 2021

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

088

CGR-OJ-______ - 2021

80112o.e., Bogotá Señor

CARLOS JUNCO PÉREZ

perejucar@gmail.com

Referencia: Radicado Interno: 2021 ER0007941

Tema: VALOR PROBATORIO DE LAS COPIAS EN EL PRF Y EN EL

PROCESO AUDITOR. - EVIDENCIA DENTRO DEL PROCESO

AUDITOR. - ELEMENTOS DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL. -

IMPEDIMENTOS.

Respetado señor Junco, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1 , la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes El peticionario pregunta lo siguiente: "1) Dentro de los Procesos de Responsabilidad fiscal adelantados por la Contraloría General de la Republica, las Copias y/o fotocopias de Documentos Administrativos y contractuales tienen la validez probatoria establecida en la Ley No. 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. 2) En los procesos de Auditoria adelantados por la CG R, si una Entidad Pública o en su defecto una Persona Natural o Jurídica auditada, presenta Copias (fotocopiadas) de documentos administrativos y contractuales que soportan el cumplimiento del objeto de un Contrato, estas tienen plena validez como lo estipula la Ley No. 1564 de 2012 o pueden ser rechazadas por los Auditores. ¿De poder ser rechazadas que Norma o Ley faculta a los Auditores para tal fin?

1. Si se presenta extravió de una carpeta que contenga documentos Administrativos o Contractuales, en una Entidad Pública, es válido presentar las copias o fotocopias de los Documentos contenidos en la carpeta extraviada. ¿Estos conservan plena 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". ------------------------------- ---------------------------------------------------------------

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 2 validez con la que se pueda demostrar la ejecución a satisfacción de las actividades establecidas (por ejemplo, un contrato estatal), tal como lo estipula la Ley No? 1564 de 2012 y la Sentencia de la Sala Administrativa del Consejo de Estado Sección Tercera Subsección C. Magistrado Ponente. Dr. ENRIQUE GIL BOTERO, con Radicación número: 07001-23-31-000-2000-00118-01 (26621) del veintitrés (23) de abril de dos mil trece (2013); o dichas copias pueden ser rechazadas sin haber sido tachadas de falsas por los Auditores como prueba de ejecución del mismo dentro de los Procesos de Auditorias 4) Durante la realización de un Proceso de Auditoria a una Entidad Pública, los

Auditores de la CGR puede determinar con la suficiente certeza y objetividad la existencia de un detrimento patrimonial, con la simple revisión documental (en Oficina) de las actividades establecidas en un Contrato Estatal, sin antes haber verificado en campo o terreno si fueron ejecutadas o no dichas actividades; es decir sin hacer la respectiva visita Técnica Ocular o de Inspección al sitio de ejecución de las obras para verificar el cumplimiento de las mismas y levantar la respectiva Acta donde conste la situación encontrada. 5) Si un Contratista en desarrollo de actividades pactadas en cumplimiento de un Contrato de Obra Estatal, dentro de la Autonomía Administrativa que este tiene hace pago a Terceras Personas por concepto de Mano de Obra No Calificada (EjemploJornales), a través de sus propios Comprobante internos de Egresos y se presenta un error en uno o más Comprobantes al momento del Jornalero Beneficiario colocar su número de cedula en el respectivo Comprobante de Pago o sucede lo mismo con Un Acta de Entrega y Recibo de Insumos a un beneficiario del Proyecto; de lo cual el Contratista pudo no haberse percatado, en cumplimiento del principio de la Buena Fe. Si posteriormente utiliza ese comprobante errado y esa Acta de Entrega de Insumos como Soporte de su Factura de Cobro presentada a la Entidad Estatal: 5.1) ¿Esos hechos por si solo son constitutivo de Detrimento Patrimonial, si se sabe que todas las actividades contractuales fueron ejecutadas en su totalidad y a satisfacción? 5.2) ¿Pueden los Auditores de la CGR establecer con certeza y objetividad que el

hecho genero por si solo un Detrimento Patrimonial, sin haber realizado como debió ser, por lo menos una Visita Ocular o de Inspección a las Obras; esgrimiendo y sustentando que el solo error en el cupo numérico al firmar el Comprobante o el Acta de Entrega de Insumos por parte del beneficiario del pago, es un hecho constitutivo de un daño y por consiguiente un Detrimento Patrimonial? 5.3) ¿Pueden por ese mismo hecho imputársele y trasladarle Responsabilidad Fiscal al Ordenador del Gasto de la Entidad Publica que efectuó el Pago o al Supervisor de la Obra, sin haber verificado dentro del Deber Ser, el Equipo Auditor en Campo las Obras ejecutadas? 6) Es posible pactar el pago de anticipo en un Contrato Estatal generado dentro de un proceso de Menor Cuantía. ¿Si es posible que requisitos se requieren para hacer efectivo el anticipo? 7) Si un Consorcio dentro de un Contrato de Obra Pública, factura y cobra el IVA descontable a una Entidad Estatal, y no lo declara ante la DIAN: 7.1) Puede la CGR por ese hecho abrir procesos de responsabilidad fiscal al Consorcio y al Ordenar del Gasto de la Entidad Pública o debe la DIAN hacer el cobro coactivo para recuperar lo no pagado. 7.2.) Están jurídicamente habilitados un Consorcio Contratista y el Ordenador del Gasto de una Entidad Pública para ejercer Gestión Fiscal, sobre los recursos recaudadados por concepto del impuesto IVA o IVA Descontable. ¿Qué Norma o Ley lo determina? Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 3 7.3) Que Ley o Norma obligar a que una Entidad Estatal, antes de efectuar Pagos a un Consorcio, ONG, etc., tenga que verificar ante la DIAN, si el Consorcio o la Entidad Juridica, está inscrita como retenedor del IVA Descontable 8) Es legal a la luz de las Normas que regulan los Procesos de Responsabilidad Fiscal, que el Funcionario de Jurisdicción Coactiva que valide el hallazgo Fiscal conjuntamente con el Equipo Auditor, pueda ser nombrado como Sustanciador del mismo Proceso Fiscal en el que participo al momento de validar el Hallazgo, es decir en cumplimiento del debido proceso, no estaría impedido como tal para ser el Sustanciador de hechos aprobados antes por el mismo. En este caso como se garantizaría el Debido Proceso a los imputados. Si de entrada van en desventaja.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las

mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generaf'4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vig/1ancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000

8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (. .. ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 4 sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado sobre la antijuridicidad mediante Conceptos tales como el 2006IE37514 de 2006, EE87027 de 2012, EE0007386 de 2013,

2016IE0067575 de 2016, 063 de 2017, 208 de 2020, los cuales podrá consultar a través de la Relatoría en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o solicitarlos al teléfono 5187000 Ext. 15204, o a través del correo institucional: cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas Problemas jurídicos: ¿Qué validez probatoria tienen las copias en el proceso de responsabilidad fiscal? ¿Qué validez tienen las copias en el proceso auditor? ¿Cuál es el criterio para el recaudo de evidencia dentro de un proceso auditor? ¿Cómo se determina que hay daño fiscal y por tanto procede la apertura del proceso de responsabilidad fiscal? ¿Existe impedimento cuando un funcionario participa tanto en el proceso auditor, como en el de responsabilidad fiscal?

A continuación, se responden las preguntas formuladas por el peticionario: "1) Dentro de los Procesos de Responsabilidad fiscal adelantados por la Contralorfa General de la Republica, las Copias y/o fotocopias de Documentos Administrativos y contractuales tienen la validez probatoria establecida en la Ley No.1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones". "2) En los procesos de Auditoria adelantados por la CGR, si una Entidad Pública o en su defecto una Persona Natural o Jurídica auditada, presenta Copias (fotocopiadas) de documentos administrativos y contractuales que soportan el cumplimiento del objeto de un Contrato, estas tienen plena validez como lo estipula la Ley No. 1564 de 2012 o pueden ser rechazadas por los Auditores. ¿De poder ser rechazadas que Norma o Ley faculta a los Auditores para tal fin?". "3) Si se presenta extravió de una carpeta que contenga documentos Administrativos o Contractuales, en una Entidad Pública, es válido presentar las copias o fotocopias de los Documentos contenidos en la carpeta extraviada. ¿Estos conservan plena validez con la que se pueda demostrar la ejecución a satisfacción de las actividades establecidas (por ejemplo un contrato estatal), tal como lo estipula la Ley No. 1564 de 2012 y la Sentencia de la Sala aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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5 Administrativa del Consejo de Estado Sección Tercera Subsección C. Magistrado Ponente. Dr. ENRIQUE GIL BOTERO, con Radicación número: 07001-23-31-000-2000-00118-01 (26621) del veintitrés (23) de abril de dos mil trece (2013); o dichas copias pueden ser rechazadas sin haber sido tachadas de falsas por los Auditores como prueba de ejecución del mismo dentro de los Procesos de Auditorias". En relación con los procesos de responsabilidad fiscal, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley 61 O de 2000, en los aspectos no previstos en la presente ley se aplicarán, en su orden, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal. En materia de policía judicial, se aplicarán las disposiciones del Código de Procedimiento Penal. Al remitirse a la Ley 1437 de 2011, se encuentra el artículo 215, que a la letra dice: "Artículo 215. Valor probatorio de las copias. Se presumirá, salvo prueba en contrario, que las copias tendrán el mismo valor del original cuando no hayan sido tachadas de falsas, para cuyo efecto se seguirá el trámite dispuesto en el Código de Procedimiento Civil". Señala el ahora Código General del Proceso, Ley 1564 de 2012, en el artículo 270, el trámite para la tacha de falsedad, y es el siguiente: "Artículo 270. Trámite de la tacha. Quien tache el documento deberá expresar en qué

consiste la falsedad y pedir las pruebas para su demostración. No se tramitará la tacha que no reúna estos requisitos. Cuando el documento tachado de falso haya sido aportado en copia, el juez podrá exigir que se presente el original. El juez ordenará, a expensas del impugnante, la reproducción del documento por fotografía u otro medio similar. Dicha reproducción quedará bajo custodia del juez. De la tacha se correrá traslado a las otras partes para que presenten o pidan pruebas en la misma audiencia. Surtido el traslado se decretarán 1a s pruebas y se ordenará el cotejo pericial de la firma o del manuscrito, o un dictamen sobre las posibles adulteraciones. Tales pruebas deberán producirse en la oportunidad para practicar las del proceso o incidente en el cual se adujo el documento. La decisión se reservará para la providencia que resuelva aquellos. En los procesos de sucesión la tacha deberá tramitarse y resolverse como incidente y en los de ejecución deberá proponerse como excepción. El trámite, de la tacha terminará cuando quien aportó el documento desista de invocarlo como prueba". Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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6 En relación con la tacha de falsedad, el Consejo de Estado9 , se pronunció en estos términos: "Las disposiciones que regulan la institución de la tacha de falsedad contenida en el

Código General del Proceso, resultan aplicables al proceso contencioso administrativo en virtud de la integración normativa establecida en el artículo 306 de la Ley 1437 de 2011 . Sobre esta figura procesal, lo primero que amerita ser precisado es que un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado o cuando existe certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento, según las voces del artículo 244 del Código General del Proceso. Dicha autenticidad se presume de los documentos públicos y privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos y, además, de aquéllos que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos. Se colige entonces que la presunción de autenticidad de los documentos, esto es, la certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado o la certeza respecto de la persona a quien se atribuye el documento, puede ser desvirtuada a través de la tacha de falsedad". Los documentos y los archivos específicamente, son testimonios del desarrollo institucional de las entidades públicas y privadas, así como del acontecer histórico y cultural de la Nación. En ellos se reflejan las actuaciones de las instituciones y personas y se convierten en soportes indispensables para la toma de decisiones, el desarrollo de proyectos, la defensa de los derechos y la exigencia de deberes, en consecuencia, las entidades deben contar con los respectivos archivos que den cuenta de sus actuaciones. De otra parte, en el caso del proceso auditor éste se realiza en varias fases o etapas,

tales como planeación, ejecución e informe. En la fase de examen o trabajo de campo se aplican y desarrollan los programas de auditoría, operaciones, actividades y procesos propios de la entidad objeto de fiscalización, incluyendo la verificación de la revisión y evaluación del Sistema de Control Interno y la aplicación de procedimientos y pruebas de auditoría necesarias. La ejecución del trabajo o fase de examen, constituye la fase fundamental del proceso de auditoría, ya que en esta se realizan las pruebas que servirán para la obtención y evaluación de las evidencias necesarias para la formulación de las conclusiones y recomendaciones específicas con respecto a los hallazgos de auditoría y en general, para fundamentar las opiniones del auditor y el equipo de trabajo. Así, en el proceso auditor es viable la aplicación de determinados procedimientos y a la utilización de técnicas de auditoría como inspección, observación, investigación, confirmación, entre otras, para lo cual el auditor solicitará a la entidad la información 9 Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Quinta. Radicación número: 68001-23-33-000-2016-0004301. C. P. Dr. Rocío Arauja Oñate. Bogotá o.e., 27 de octubre de 2016. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 7 que requiera. En razón a que la información la posee la entidad auditada, la misma debe ser puesta a disposición del auditor de conformidad con los procedimientos establecidos para ello y de acuerdo con las características de la

misma. En tal sentido para cada caso se requerirá de la entidad auditada la documentación necesaria para tales efectos, la cual puede ser consultada en la fuente es decir, en los originales si ello fuere procedente y el auditor solicitará las copias que requiera. En la regulación que al respecto ha generado la CGR, contenida en documentos internos como la Guía de Auditoría Financiera 1°, cuya etapa de planeación supone un proceso que parte de la identificación de las áreas de riesgo y el entendimiento de problemas potenciales. Requiere establecer la estrategia general de la auditoría, contenida en un plan sistemático para su desarrollo, de manera que el proceso auditor pueda ser administrado oportuna y adecuadamente. Dentro de los riesgos y controles, el equipo auditor debe identificar los riesgos de incorrecciones materiales que puedan estar afectando los estados contables y el pre­ supuesto, así como determinar si los controles que ha establecido la administración del sujeto de control son apropiados y eficaces. En desarrollo de la auditoría financiera, se deben realizar pruebas de recorrido para todos los procesos financieros y presupuestales claves, con el fin de obtener evidencia sobre su funcionamiento, identificar los principales riesgos que puedan existir y los controles existentes para mitigarlos. Para realizar una prueba de recorrido se debe tener en cuenta, entre otros aspectos, que para cada uno de los procesos clave, se debe seguir el flujo de procesamiento de una transacción real seleccionada utilizando los mismos documentos y operaciones informáticas que utiliza el funcionario del sujeto de control. Esto implica que no se deben revisar copias de documentos pro­ porcionados por una única fuente o que presuntamente están en uso.

Dentro de los tipos de evidencia, se encuentra la documental. La manera más común de encontrar este tipo de evidencia es en la clasificación de documentos. El auditor debe valorar permanentemente la confiabilidad de la evidencia documental utilizada para respaldar sus hallazgos, frente a los objetivos de la auditoria. Esta debe cumplir, entre otros atributos, con el hecho que debe ser competente y fiable. La evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, se deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Entre los supuestos para juzgar si la evidencia es competente, se encuentra que los documentos originales son más confiables que sus copias. Sobre la fiabilidad de la información que se utilizará como evidencia de auditoría, la evidencia de auditoría proporcionada por documentos originales es más fiable que la 1° Contraloría General de la República. Guía de Auditoría Financiera. En el marco de las Normas de Auditoría para Entidades Fiscalizadoras Superiores -ISSAI. Bogotá D.G., 2017. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 8 evidencia de auditoría proporcionada por fotocopias o facsímiles, o documentos que han sido filmados, digitalizados o convertidos, de cualquier otro modo, en formato electrónico, cuya fiabilidad puede depender de los controles sobre su preparación y conservación.

Dentro de la Auditoría de Desempeño 11 , en relación con la evidencia documental, las técnicas de obtención de dicha evidencia aluden a documentos originales del ente auditado; documentos producidos por el ente auditado para la CGR; documentos certificados por auditores externos e internos; datos en sistemas de información del ente auditado y otras entidades gubernamentales; y, datos en sistemas de información de otras entidades no gubernamentales. Los hallazgos desarrollados por el equipo auditor deben poseer, entre otras características, ser competente, es decir, que el hallazgo está basado en evidencia que es válida y confiable. El equipo auditor ha evaluado cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez o integridad del hallazgo, y lo ha identificado así en los papeles de trabajo. En general, la evidencia es más competente si se genera directamente por el equipo auditor, proviene de un sistema de información con un control interno apropiado y está basada en documentos originales. La evidencia testimonial es más competente si los informantes se pudieron expresar libremente, sin intimidación y distracciones. Si se trata de la Auditoría de Cumplimiento12 , en relación con la evidencia cuando se refiere a las marcas de auditoría, entendiendo por estas los símbolos o signos que se utilizan en el ejercicio de la auditoría para explicar en forma resumida, dentro de los papeles de trabajo los procedimientos efectuadas por el auditor en cumplimiento del programa de la AC, señala el documento que no se deben colocar marcas en los registros y documentos originales de la entidad. Si el trabajo de los auditores se sustentó en tales registros y documentos, es suficiente que en el papel de trabajo correspondiente se indique la fuente y se describa el tipo de pruebas efectuadas, el

alcance de éstas y las conclusiones alcanzadas. A partir de la reseñada regulación, se puede concluir que la documentación que constituye la evidencia del proceso auditor reviste mayor competencia y fiabilidad si obra en documentos originales, sin que en momento alguno y a falta de aquellos puedan desestimarse las copias cuyo valor probatorio se presume salvo tacha de falsedad. en los términos de artículo 215 de la Ley 1437 de 2011. En ese orden de ideas, será en desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal donde se analicen los elementos atrás mencionados, sin que resulte pertinente entrar a definir de manera abstracta a partir de un concepto jurídico, si están o no dados los presupuestos para que las copias y/o fotocopias de documentos administrativos y contractuales tengan la validez probatoria que se requiere. 11 Contraloría General de la República. Guía Auditoría de Desempeño -GAD. En el marco de las normas de auditoría de las entidades fiscalizadoras superiores - ISSAI Bogotá D.G., junio de 2017. 12 Contraloría General de la República. Guía de Auditoría de Cumplimiento. En el marco de las normas de auditoría de las entidades fiscalizadoras superiores -lSSAI Bogotá D.G., junio de 2017 Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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9 En el mismo sentido, será en el respectivo proceso auditor donde se determine el valor probatorio de las copias, toda vez que el auditor consigna en sus papeles de trabajo

las evidencias tomadas de los documentos originales y demás puestos a disposición del equipo de auditoría. También será dentro del proceso de que se trate, donde se determinará de conformidad con los ordenamientos legales el valor probatorio de un expediente extraviado y que posteriormente fue reconstruido, el cual haya sido puesto a disposición de un equipo de auditoría, o, en un proceso de responsabilidad fiscal, y será dentro de la respectiva actuación donde se indiquen las decisiones al respecto. "4) Durante la realización de un Proceso de Auditoria a una Entidad Pública, los Auditores de la CGR puede determinar con la suficiente certeza y objetividad la existencia de un detrimento patrimonial, con la simple revisión documental (en Oficina) de las actividades establecidas en un Contrato Estatal, sin antes haber verificado en campo o terreno si fueron ejecutadas o no dichas actividades; es decir sin hacer la respectiva visita Técnica Ocular o de Inspección al sitio de ejecución de las obras para verificar el cumplimiento de las mismas y levantar la respectiva Acta donde conste la situación encontrada". En desarrollo de las normas internacionales de auditoría, la CGR expidió el documento "Principios, fundamentos y aspectos generales para las Auditorías en la CGR. En el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadoras superiores - ISSAI", donde definió la evidencia como la información sobre hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor. Prueba obtenida por cualquiera de los diversos procedimientos empleados por el auditor en el curso de una auditoría. La evidencia es competente, cuando es válida y confiable; es relevante cuando guarda una relación lógica y patente con el hecho a

demostrar o refutar; es suficiente cuando es objetiva y convincente y sirve para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. A su vez, define la evidencia para la configuración del hallazgo fiscal, como un v coniunto de documentos, registros fotográficos, archivos digitales, demás material v que permita comprobar la existencia cierta, clara, actual precisa con la respectiva cuantificación de un daño patrimonial, la identificación de los presuntos autores del v hecho generador del daño fiscal que realizaron las acciones u omisiones el nexo causal entre los dos elementos anteriores (el Daño Patrimonial y la acción u omisión de los autores del hecho generador del daño fiscal). La evidencia de auditoría se compila para entregar insumos de calidad al área de investigaciones, por cuanto allí es donde se determina la responsabilidad fiscal y por ende se califica la conducta. Señala el Documento, que /os métodos para obtener la evidencia de auditoría pueden incluir la inspección, observación, indagación, confirmación, recalculo, repetición, procedimientos analíticos y/u otras técnicas de investigación. La evidencia debe ser tanto suficiente (en cantidad) para persuadir a una persona conocedora de que los Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 10 resultados son razonables, como apropiada (en calidad) - es decir, relevante, valida y confiable. La evaluación del auditor sobre la evidencia debe ser objetiva, justa y

equilibrada. Además, el documento en cita, contiene entre otros aspectos de la Auditoría, los principios y elementos inherentes a la misma, es así como /a documentación de auditoría debe incluir el plan de trabajo, el cual está conformado entre otros, por los objetivos, la estrategia, el alcance, la muestra y los programas de auditoría. Debe registrar los procedimientos realizados y la evidencia obtenida, y sustentar los resultados comunicados de la auditoría. La documentación debe elaborarse con suficiente detalle para permitir que un auditor experimentado, sin conocimiento previo de la auditoría, comprenda la naturaleza, los tiempos de ejecución, el alcance y los resultados de los procedimientos realizados, la evidencia obtenida en apoyo a las conclusiones de auditoría, el razonamiento detrás de todos /os asuntos significativos que requirieron del ejercicio del juicio profesional, y las conclusiones relacionadas. La documentación debe registrase y conservarse de acuerdo con la naturaleza y su origen, los documentos y archivos electrónicos y digitales producidos, recibidos o reunidos en el transcurso de las auditorias deben ser almacenados en el sistema de información de auditorías dispuesto por la CGR, siguiendo los manuales, instructivos y lineamientos emitidos para este fin; mientras que la gestión de los documentos físicos produc