CGR - Concepto 0090 de 2016

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CONTRALORÍ OFICINA LA RE PÚBL ICA LtlifilDtCA(cid:9) Contraloria General de la Republica :: SGD 01-06-2016 09:24

Al Contestar Cite Este No.: 20161E0047823 Fol:4 Anes:0 FA:0

ORIGEN 80112-OFICINA JURIDICA / NESTOR IVÁN ARIAS AFANADOR DESTINO 80171-DESPACHO DEL GERENTE DEPARTAMENTAL CALDAS ¡JORGE ALBERTO CGR-OJ 090 2016 ASUNTO G GRR AA DD OO G DA ER CC OIA N SULTA -SAE (cid:9) 20161E0047823(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 80112 Bogotá, D.C. Doctor

JORGE ALBERTO GARCÍA GARCÍA

Gerencia Colegiada de Caldas Contraloría General de la República Calle 21 No. 23 — 22 Piso 2, 6,10 y 11

Manizales - Caldas ASUNTO: GRADO DE CONSULTA Y SAE Esta Oficina recibió su consulta donde previo análisis de la normatividad sobre el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal y en particular sobre el grado de consulta, pregunta: 1. "El procedimiento del grado de consulta es un asunto regulado completamente por la Ley 610 de 2000 en su artículo 18, y tiene un término establecido en la norma de un mes para resolver dicho grado. Siendo su acatamiento incontrovertible como garantía de un debido proceso a los sujetos procesales, y teniendo claro que el SAE es una herramienta tecnológica que no puede impactar los términos

procesales, puede afirmarse que se aviene a la norma: • Que el memorando 008 del 19 de marzo de 2015 en su numeral 2°, enuncié sin desarrollo alguno, la posibilidad de devolución por parte de la segunda instancia del proceso remitido para resolver el grado de consulta, por no encontrarse completo el expediente SAE? • Que la Dirección de Juicios Fiscales proceda a devolver los expedientes remitidos para agotar el grado de consulta, y se abstenga de conocer el mismo, hasta tanto se allegue nuevamente con los documentos faltantes, con el agravante que la devolución se realiza casi un mes después de recibido el proceso por la Dirección, y justo antes de vencerse el plazo de que se trata el artículo 18 de la ley 610 de 2000 para que la decisión consultada quede en firme? • Que sé advierta por parte de la Dirección de Juicios Fiscales que el término establecido por el artículo 18 de la Ley 610 de 2000, sin que la segunda instancia se hubiera pronunciado de fondo, sino que se Avenida Carrera 60 No. 60-24• Costado Esfera. PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co o I

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GENERAL. DE LA REPÚBLICA JUR1DIC A Doctor Jorge Alberto García García Página 2 de 7 abstuvo de conocer el grado de consulta y ordenó la devolución del proceso, cómo debe resolverse? • Qué pasa entonces con la aplicación de la norma en el sentido qué la decisión de primera instancia queda en firme vencido tal plazo?"

CONSIDERACIONES JURIDICAS: Efectivamente en materia de Responsabilidad fiscal, el artículo 18 de la Ley 610 de 2000, indica que el grado de consulta está previsto como una instancia obligatoria cuando (i) se dicte auto de archivo, (ii) cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o (iii) cuando siendo el fallo con responsabilidad fiscal el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

La norma especial ha establecido este grado de consulta por tres razones: (i) defensa del interés público, (ii) defensa del ordenamiento jurídico, entendido básicamente como la aplicación del principio del debido proceso y (iii) defensa de los derechos y garantías fundamentales. Se surte la instancia en los casos expresamente consagrados en la Ley ante el superior funcional, o de segunda instancia quien tiene la competencia para conocer el proceso de responsabilidad fiscal y en tal virtud, la facultad para confirmar, modificar o revocar la decisión de primera instancia. Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador. Por su parte, quien recibe el expediente para conocer del grado de consulta cuenta con un mes desde el recibido del expediente para pronunciarse. Si no lo hiciere quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso'. Ahora bien, la Resolución Orgánica 5500 de 2003 "Por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trámite de la acción de responsabilidad fiscal en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones" en el artículo

9 indica la Competencia de la Dirección de Juicios Fiscales para conocer del grado de consulta en los siguientes términos: "Competencia de la Dirección de Juicios Fiscales. La Dirección de Juicios Fiscales conocerá: 1 A rtículo 18 Ley 610 de 2000. Avenida Carrera 60 No. 60-24• Costado Esfera. PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co O

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Doctor Jorge Alberto García García Página 3 de 7

2. Del grado de consulta y de los recursos de queja interpuestos contra las providencias dictadas en primera instancia por los Grupos de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, de las Gerencias Departamentales de la Contraloría General de la República, en los procesos regidos por la Ley 610 de 2000." Ahora bien, es entendible que para que se surta la decisión de segunda instancia aparte del fallo o auto objeto de la consulta el superior requiere del expediente para examinar el procedimiento seguido, la formulación de cargos, las pruebas y argumentaciones tanto de los investigadores como de la defensa. Por ello se hace indispensable que conozca la totalidad de la actuación consignada en el expediente ya que la decisión objeto de la consulta supone un examen integral por tratarse de una decisión definitiva.

El procedimiento de consulta se surte enviando, dentro de los tres días siguientes, el expediente al superior funcional o jerárquico según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador, para que se pronuncie2. Y respecto de la formación de los expedientes la Resolución Orgánica 5500

de 2003 prescribe: "artículo 24. Los expedientes que contengan la actuación procesal deberán conformarse con sujeción a lo dispuesto en la Guía General de Gestión Documental de la Contraloría General de la República, protegiendo y preservando la información y documentos contenidos en ellos." De igual forma la Resolución 6541 de 2012, modificatoria de la Resolución 5500 de en el artículo 29 reitera "Formación de los Expedientes. Los expedientes que contengan las actuaciones resultantes del proceso fiscal micro, control fiscal posterior excepcional, indagación preliminar y proceso de responsabilidad fiscal y proceso administrativo sancionatorio fiscal, deberán conformarse con sujeción a lo dispuesto en la Guía General de Gestión Documental de la Contraloría General de la República, protegiendo y preservando la información y documentos contenidos en ellos y garantizando la reserva legal cuando esta proceda." Es de observar que las disposiciones señaladas remiten a las normas internas del órgano fiscalizador para el envío del expediente (según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador y la Guía General de Gestión Documental, es decir que la norma permite la reglamentación interna del procedimiento de envío para surtir el grado de consulta. 22 Artículo 18, Ley 610 de 2000. Avenida Carrera 60 No. 60-24• Costado Esfera. PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co 9

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Doctor Jorge Alberto García García(cid:9) Página 4 de 7 Es por ello que es importante remitirse al manual de procedimientos de

gestión, documental, archivo y correspondencia de la Contraloría General de la República, que define el expediente como "el Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. El expediente comporta una _noción funcional y probatoria, da fe .y debe ser conservado en su integridad." Cuando se refiere a la organización de expedientes judiciales indica que se debe tener en cuenta las diferentes etapas del proceso, y respetar su integridad, ya que las actividades propias del proceso tienen una secuencia lógica y coherente en el tiempo, previendo que la estructura permanezca siempre intacta3. Mediante Resolución Reglamentaria 0231 del 04 de julio de 2013, modificada por la Resolución 277 de 2014, se adoptaron las medidas tendientes a la implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónica —SAE, que permite la adopción de documentos electrónicos, garantizando su autenticidad, integridad, disponibilidad El SAE es entonces la herramienta para la tramitación del expediente electrónico para todas las dependencias de la Contraloría General de la República" La misma normatividad define los roles y responsabilidades de los encargados del impulso procesal tanto en la primera como en la segunda instancia y señala como deberes de los usuarios incorporar al SAE todas las piezas del proceso de responsabilidad fiscal "realizando oportunamente el correspondiente registro en la plataforma de aseguramiento" De igual forma deben indicar a la Oficina de Sistemas cualquier situación o evento que se detecte respecto al normal funcionamiento de la plataforma tecnológica. Es así como al surtirse el grado de consulta ante el superior jerárquico o

funcional debe cargarse el expediente en su totalidad en el SAE de conformidad con el manual de procedimientos de gestión, documental, archivo y correspondencia de la Contraloría General de la República. De igual forma el Memorando 008 de 2015 dirigido a Gerentes Departamentales y Contralores Provinciales en su numeral 1. Indica: Manual de procedimientos de gestión documental, archivo y correspondencia de la Contraloría General de la República, Página 27. 3 4 Artículo 2 Resolución 277 de 2014. Avenida Carrera 60 No. 60-24• Costado Esfera. PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co O

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LA REPÚBLICA 1 JORIDICA Doctor Jorge Alberto García García Página 5 de 7 "Los procesos de responsabilidad fiscal cargados en el sistema de almacenamiento electrónico SAE deben estar integrados por la totalidad de los documentos y providencias que conformen el expediente." En su numeral 2. Señala: "Previo al envío de los procesos para trámite de segunda instancia deberá verificarse que los expedientes estén completos (incluidas notificaciones) y debidamente asociado el antecedente con el fin de evitar devoluciones o inconvenientes en el tramite oportuno de los mismos. (...) Para el trámite del grado de consulta, de igual forma una vez agotado el cargue de los documentos asociados al auto de archivo o al auto de archivo e imputación, debe confirmarse en la plataforma el traslado a segunda instancia. Cuando se trate de un fallo de primera instancia, una vez

diligenciados los datos básicos de la providencia y habiendo adjuntado y firmado el documento que la contiene, debe elegirse en la plataforma el recurso a interponer, o el grado de consulta, si es del caso. Lo anterior para garantizar que en las actuaciones en las que el aplicativo SAE prevé el traslado de primera a segunda instancia y la devolución por parte de esta última, tanto dicho traslado como la devolución se realicen a través del flujo diseñado para tal fin, y solamente en los casos excepcionales contemplados en la Resolución Reglamentaria No. 0008 de 2014 se empleen medios alternos y se realice el envío del expediente haciendo uso del traslado manual." Ahora bien, la Resolución Reglamentaria Ejecutiva No. 0008 de 20145 prevé el procedimiento a seguir en los casos en que el 5 "Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria número 0277 de 18 de marzo de 2014 por medio de la cual se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento" Avenida Carrera 60 No. 60-24• Costado Esfera. PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • VIANW.con tra lo r ia.g ov. co

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GENERAL CE LA REPÚBLLIC A I JURIDICA Doctor Jorge Alberto García García Página 6 de 7 operador jurídico encuentre problemas en el traslado de la documentación, en los siguientes términos: ARTÍCULO 6o. UTILIZACIÓN DE MEDIOS ALTERNOS. Adoptar la utilización de los siguientes medios alternos para el trámite de las actuaciones

procesales contenidas en el presente artículo, con el fin de garantizar el normal desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal, en armonía con la utilización de la plataforma SAE.

1. Situaciones del sistema que impidan el trámite de las actuaciones en segunda instancia y/o que puedan afectar de manera crítica el trámite de las actuaciones. En aquellos casos en los cuales el expediente haya sido remitido a la segunda instancia para tomar una decisión y presente alguna situación que impida su trámite por parte del competente, deberá agotarse el siguiente procedimiento: a) El usuario debe realizar el reporte a Mesa de Ayuda

(GLPI) para que el caso sea estudiado en sus condiciones particulares. b) La Mesa de Ayuda retroalimentará al usuario sobre la solución al caso, o sobre el trámite en máximo 4 horas. c) Si la situación en SAE puede acarrear el cumplimiento de los términos establecidos para el Proceso de Responsabilidad Fiscal y Mesa de Ayuda no ha dado respuesta al caso dentro del término establecido, se entenderá autorizado al competente de Segunda instancia para producir el o los actos administrativos que correspondan en medio físico. d) El competente de segunda instancia expedirá la decisión que corresponda en medios físicos y la remitirá digitalizada al competente de primera instancia. e) El usuario de primera instancia será responsable de cargar en SAE PRF la documentación enviada por el competente de segunda instancia, una vez se le informe que la incidencia se encuentra resuelta. f) Es importante tener en cuenta que el expediente en SAE debe quedar completo. Avenida Carrera 60 No. 60-24• Costado Esfera. PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia •

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OFICINA

GENERAL DE LA REPÚBLICA I JURIOICA Doctor Jorge Alberto García García Página 7 de 7 g) Este procedimiento se realizará sin perjuicio de la revisión que se haga de los casos reportados para verificar el cumplimiento de las condiciones que los motivan. De lo expuesto se deduce que la Ley 610 de 2000 establece el término de envío del expediente a la segunda instancia pero no prevé un término de devolución del expediente en casos en que estuviere incompleto o presentare otra falencia o inexactitud. Y no lo contempla porque se trata de una situación excepcional porque de acuerdo con lo referido es obligación enviar completo el expediente para su estudio y decisión. La norma no puede regular el incumplimiento confiriéndole un término adicional porque ello si viola enfáticamente el debido proceso. Es por ello que el artículo 18 de la Ley 610 de 2000 acto seguido se refiere a la responsabilidad disciplinaria que conlleva el vencimiento de los términos en el presente caso del grado de consulta Se concluye entonces que con el cumplimiento de los términos establecidos para el grado de consulta se está garantizando no solo las dos instancias sino los derechos legalmente protegidos de todos los vinculados y salvaguardando el interés público involucrado en el proceso de responsabilidad fiscal. De igual forma internamente se han previsto procedimientos para evitar la devolución del expediente, razón por la cual una vez se avizore cualquier demora, problema y/o agotamiento del término debe acudirse a los procedimientos alternos para su solución oportuna. Cordialmente,

N STOR I N ARIAS ANADOR

Director Oficina Jurídica (E) Proyectó. Cielo Eslava Boowdem OdY(cid:9) elgpl

Revisó: José Ismael Díaz Peñaloz

N.R.2016IE0033987

TRD. 80112-033 Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos.

Anexo: Memorando 008 de 2015 en 2 folios.

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