CGR - Concepto 0096 de 2016

CONTRALORÍA O

FICINA

GENERAL rDE LA REPÚBLICA JURIC3ICA

096

CGR-0J - 2016

80112 Bogotá, D.C. Contralor. General de La Republica SOD 7.6-2018 13:86 ORIGEN 80112=11 (cid:9) ":°

DESTINO ERNESTO OROZCO DURAN

ASUNTO AUDITORIAS CERO PAPEL

OBS

2016EE0072078(cid:9) III 111111111111111 II 11111111111 H11111E11111111

Doctor

ERNESTO OROZCO DURAN

Director Administrativo

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DELCESAR

Carrera 9 No. 16 A — 48 Valledupar — Cesar.

ASUNTO: AUDITORIAS — CERO PAPEL Respetado doctor Orozco Durán: Esta Oficina recibió su consulta mediante la cual se refiere a la política "cero papel" y solicita concepto sobre las normas generales reglamentarias o directrices de la Contraloría sobre el tema cuando realiza las visitas de auditoría.

Pregunta si es viable aplicar las buenas prácticas (reducción en el uso del papel) en la Caja, ya que poseen documentos físicos duplicados por recomendación de la Contraloría en las visitas de auditorías realizadas en vigencias anteriores.

Pregunta: "Dentro del proceso de auditoría como se evalúa la política de "cero papel'

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General" , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia ' Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 9 No. 12 C — 10 piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CONTRALO R I A a

OFtCUJA

GENERAL DE LA REPÚBLICA(cid:9) (CA

(cid:9) Doctor Ernesto Orozco Durán Página 2 de 6 de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal" y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5.

Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). CONSIDERACIONES JURIDICAS Una vez, revisados los antecedentes de la consulta se indica que a este ente de control, no le es dable proferir pronunciamiento sobre el asunto en razón a que de conformidad con el artículo 7, numeral 150 de la Resolución Reglamentaría Ejecutiva No. 014 de 2015, la Caja de Compensación Familiar del Cesar es sujeto de control fiscal de la Contraloría Delegada del Sector Social de esta Entidad. Lo anterior, teniendo en cuenta las funciones constitucionales y legales atribuidas al Ente Fiscalizador. Como lo señala el artículo 267 de la Constitución Política el control fiscal es una función pública que ejerce la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. La Constitución establece con claridad la función de vigilancia y control fiscal, señalando el organismo encargado de ejercerla, ordenando también que tal facultad se debe realizar conforme a la ley. La función fiscalizadora, no implica una participación en la toma de decisiones de la administración, en su gestión, manejo de sus recursos, fondos, bienes o valores, sino del examen y control de ésta, al

tiempo o después de su ejecución. Ahora bien, la misma Constitución adopta el principio de la no intervención de la Contraloría en las actividades de la administración, cuando estipula en el inciso 4° Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 9a No. 12 C —10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CCOONNTTRALORÍA

RALORÍA I NA

LA RE P L ocA(cid:9) CA Doctor Ernesto Orozco Durán Página 3 de 6 del artículo 267 de la Carta: "La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización." Este mandato es determinante, la Contraloría General de la República, no tiene aptitud `legal para acometer las decisiones, de los sujetos pasivos de control fiscal. Obedece este Despacho, lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia C113 de 1999, la cual indicó: "En este orden de ideas, la tarea de entes como la Contraloría no es la de actuar dentro de los procesos internos de la administración cual si fueran parte de ella, sino precisamente la de ejercer el control y la vigilancia sobre la actividad estatal, a partir de su propia independencia, que supone también la del ente vigilado, sin que le sea permitido participar en las labores que cumplen los órganos y funcionarios competentes para conducir los procesos que después habrán de ser examinados desde la perspectiva del control. De lo contrario, él no podría ejercerse objetivamente, pues en la medida en que los entes controladores resultaren involucrados en el proceso administrativo específico, objeto de su escrutinio, y en la toma de decisiones, perderían toda la legitimidad para cumplir fiel e imparcialmente su función." Con fundamento, en las anteriores consideraciones, la Oficina Jurídica no es competente para pronunciarse sobre la viabilidad aplicar las buenas prácticas (reducción en el uso del papel) en la Caja, toda vez que ello puede afectar la imparcialidad que debe observar en el ejercicio de la auditoría. En este contexto, cualquier pronunciamiento del Organismo Fiscalizador debe hacerse de conformidad con el mandato Constitucional y legal y dentro de los procesos que le son inherentes a sus actuaciones. No obstante se indicará el marco normativo de la política "Cero pape!' y respecto de las recomendaciones de la auditoría se trasladará la solicitud a la Contraloría Delegada para el Sector Social, encargada de su vigilancia y control, para lo de su competencia. El documento CONPES 3650 del 15 de marzo de 2010, declara de importancia

estructural la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en Colombia y exhorta al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el apoyo del Departamento Nacional de Planeación, a formular los lineamientos de política que contribuyan a la sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea. El documento. CONPES 3785 del 9 de diciembre de 2013, enmarca los lineamientos de la Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano y adopta el modelo de Gestión Pública Eficiente, dirigido a mejorar la calidad de la Carrera 9a No. 12 C —10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CONTRALORÍA

OFICINA

GENERAL DE LA REF.L9t3LICA JORIDIOA

(cid:9) Doctor Ernesto Orozco Durán Página 4 de 6 gestión, como la prestación de los servicios provistos por las entidades de la Administración Pública. La Ley 1341 de 2009, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 2573 de 2014, estableció el marco general del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, incorporando principios, conceptos y competencias sobre su organización y desarrollo e igualmente señaló que las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deben servir al interés general y, por tanto, es deber del Estado promover su acceso eficiente y en igualdad de oportunidades a todos los habitantes del territorio nacional; El Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, hace referencia al uso de medios electrónicos como

elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública y establece en el artículo 4 que las autoridades deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas. El artículo 38 del Decreto-ley 019 de 2012 establece que la formulación de la política de racionalización de trámites estará a cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública con el apoyo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El Decreto número 2482 de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión" en su artículo 3, establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión e indica que para el desarrollo de las políticas de Desarrollo Administrativo se deberá tener en cuenta la Estrategia de Gobierno en Línea que formula el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones. El Decreto número 2618 de 2012 modificó la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones creando el Viceministerio de Tecnologías y Sistemas de la Información, como dinamizador en el país de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), contemplando dentro de sus funciones la de formular, coordinar y hacer seguimiento a la implementación de políticas públicas para el uso, acceso y administración de la infraestructura tecnológica que soporta la información del Estado; definir la arquitectura tecnológica de los sistemas de información del Estado, incluyendo estándares de

interoperabilidad, de privacidad, de seguridad y de construcción o parametrización de aplicaciones; y liderar el diseño y la adopción de políticas, planes y proyectos para promover y masificar el Gobierno en Línea coordinando acciones con las instancias pertinentes. Carrera 9a No. 12 C —10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co ... !or...

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA t JEIRiOTOA

(cid:9) Doctor Ernesto Orozco Durán Página 5 de 6 El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con base en la evaluación de los avances en la implementación de la estrategia por parte de las entidades del orden nacional y territorial, concluyó que era necesario que las entidades fortalecieran el modelo para la gestión de las tecnologías de la información y la interoperabilidad. El Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y la Dirección de Gobierno en línea y a través de la Directiva presidencial No.04 del 3 de abril de 2012, dirigida a los Ministros, Directores de los Departamentos Administrativos, Directores de entidades y organismos del Sector central y descentralizado de la rama ejecutiva del Orden Nacional, dio los lineamientos de la política "Cero Paper. El Decreto 2573 de 2014, "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones" en su artículo 1, indica: Objeto. "Definir los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea para

garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado abierto, más eficiente, más transparente y más participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad. Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Serán sujetos obligados de las disposiciones contenídas en el presente Decreto las entidades que conforman la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los particulares que cumplen funciones administrativas. Parágrafo. La implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en las Ramas Legislativa y Judicial, en los órganos de control, en los autónomos e independientes y demás organismos del Estado, se realizará bajo un esquema de coordinación y colaboración armónica en aplicación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política. Manual de Gobierno en Línea. Define las acciones que corresponde ejecutar a las entidades del orden nacional y territorial respectivamente. Artículo 9: Medición y monitoreo. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a través de la Dirección de Gobierno en Línea y de la Dirección de Estándares y Arquitectura de Tecnologías de la Información, diseñará el modelo de monitoreo que permita medir el avance en las acciones definidas en el Manual de Gobierno en Línea que corresponda cumplir a los sujetos obligados, los cuales deberán suministrar la información que les sea requerida."7 7 Manual de Gobierno en Linea. Carrera 9a No. 12 C — 10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

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OFICINA

GLNERAL DE LA REPÚBLICA JURIDICA

(cid:9) Doctor Ernesto Orozco Durán Página 6 de 6 En el caso de las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional, la información será suministrada en el Formulario Único de Reporte de Avance en la Gestión (FURAG) o el que haga sus veces, de acuerdo con lo señalado en el Decreto número 2482 de 2012. De conformidad con las disposiciones mencionadas el propósito del Gobierno Nacional fue tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz y para ello implementó la política "Cero Pape!' que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia-administrativa. Para ello se han propuesto algunas acciones tendientes a reducir el consumo de papel, mediante la adopción de buenas prácticas en la gestión documental, cambiando malos hábitos en el consumo de papel e implementando estrategias para que la administración pública siga siendo eficiente y amigable con el medio ambiente. La Contraloría General de la República para el caso de las auditorías a sus sujetos de control aplica la Guía de Auditoría de mayo de 2015, donde se indica que la auditoría está orientada a evaluar la gestión fiscal de los entes objeto de control fiscal, a través de la evaluación de las políticas públicas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de interés, vistos como un sistema o corno parte de él,

los cuales poseen un conjunto interrelacionado de recursos con la capacidad de crear, regular y producir bienes y/o servicios en cumplimiento de los fines del Estados. Respecto de la evaluación que hace la Contraloría a su política de "Cero Pape!' como se indicó corresponderá a la Delegada para el Sector Social, encargada de su control y vigilancia de acuerdo con sus competencias atender su solicitud.

NESTOFf IVAN AS A F D

Director Oficin Jurídica (E)

Proyectó: Cielo Eslava Boowdem 1

Revisó: José Díaz Peñaloza.(cid:9) .

N.R. 2016ER0051194

TRD.80112-033 Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos. CGR Guía de Auditoría, página 10. Carrera 9a No. 12 C —10 Piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co