CGR - Concepto 0097 de 2022

CONTRALORIA Contraloria General de la Repub1ica :: SGD 23-05-202213:19

Al Contestar Cite Este No.: 20221E0047426 Fol:4 Anex:O FA:O

GENERAL DE LA REPÚBLICA ORIGEN 80112-0FICINA JURÍDICA/ LUCENITH MUÑOZ ARENAS

DESTINO 80731-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL DE TOLIMA/ UNA MARIA LAGUNA

BERMEO

ASUNTO CONCEPTO 2022IE0032660

OBS 097

GR-OJ- ---------2022 20221E0047 426 II I IIIIIIIIIIIII I II II IIIIII I IIIII IIIIII IIII III

80112Bogotá D.G., Doctora

UNA MARÍA LAGUNA BERMEO

Gerente Departamental Colegiada del Tolima Calle 14 No. 3A-34 lbagué Tolima Lina.laguna@contraloria.gov.co REFERENCIA: Radicado Interno: 2022IE0032660 de 5 de abril de 2022.

TEMA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y/O DOCUMENTACIÓN POR

LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Término de

Entrega.

Doctora Una maría: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGR-recibió la consulta citada en la referencia1, la cual respondemos a continuación: 1.Antecedentes Indica en su comunicación que el Grupo de Participación Ciudadana de la Gerencia Departamental Colegiada del Tolima, al realizar solicitudes de información y/o documentación a las entidades, otorga un plazo de 5 días para dar respuesta, basados en el término que contemplaba la Resolución 0029 de 2019 (hoy derogada).

Señala que si la entidad da respuesta a la solicitud dentro del 6°. O 7°. día, por ejemplo, se solicita el inicio de proceso administrativo sancionatorio por extemporaneidad en la información, pese a que la Resolución 0039 de 2020 no contempló dicho término y que el artículo 30 de la Ley 1437 de 2011 otorga un plazo de 1 O días para peticiones entre entidades, situación que ya ha sido alegada por varios implicados dentro de los procesos administrativos sancionatorios que adelanta esa Gerencia. En el anterior contexto pregunta: "Solicitamos precisar, aclarar o conceptuar si existe un término inferior o diferente al establecido en la Ley 1437 de 2011 modificado por la Ley 1755 de 2015, 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ------------------------ ------------------ ---------------------- ,

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 2 aplicable a las solicitudes de información y/o documentaciones requeridas por este órgano de control o se debe aplicar el término de 1 O días establecido en el artículo 30 de la Ley 1437 de 2011". 2.Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de

carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'G, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Genera/'14 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídiCíJ_que le sean_._ formuladas a la Contraloría General de la República'6 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten ''7_ Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque según el numeral 16 del artículo 43 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad sólo

la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con las dependencias implicadas. 3.Precedente Doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina analizó el tema de la facultad que poseen los organismos de control fiscal, para fijar los términos que deben atender los sujetos de control fiscal en la entrega de información o documentación, en los siguientes conceptos: CGR-OJ-133 de 20 de septiembre de 2019, Radicación 2019IE0084370; CGR-OJ-043 de 19 de abril de 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (. .. ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 3 2021, Radicación 2021 EE0058541 y CGR-OJ-079 de 29 de abril de 2022, radicación 2022EE0072614. 4.Consideraciones Jurídicas 4.1. Problema jurídico ¿Cuál es el término que puede fijar la Contraloría General de la República para la entrega de información o documentación por parte de los sujetos vigilados? 4.2. Información que se reporta la Contraloría General de la República. -Cuenta. - Informes y otra Información El inciso primero del artículo 267 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo número 04 de 2019, establece que la vigilancia y el control fiscal son una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. Igualmente, señala que la ley reglamentará el ejercicio de las competencias entre contralorías, en obseNancia de los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad, y que el control ejercido por la Contraloría General de la República será preferente en los términos que defina la ley. En consonancia con lo anterior, el artículo 272 de la Constitución Política modificado por el artículo 4 del Acto Legislativo 4 de 2019, establece que la vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios en los que existan contralorías corresponderá a éstas, en forma concurrente con la Contraloría General de la República.

Contexto bajo el cual, sin perjuicio de la concurrencia en el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal, en el Contralor General de la República recaen competencias de conformidad con lo previsto en el artículo 268 de la Constitución Política, modificado por el artículo 2 del Acto Legislativo No. 04 de 2019, entre otras, las siguientes: Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado. El Decreto Ley 403 de 2020, señala en el Artículo 45 que para el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal se podrán aplicar sistema de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ,

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4 Con fundamento en dichas facultades el Contralor General de la República, establece los lineamientos y el método general de rendir cuenta e informe y otra Información a la Contraloría General de la República, los responsables que manejen fondos o bienes y recursos públicos a través del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes y Otra Información. (SIRECI). Los formatos, contenidos y estructuras para

realizar la rendición de cuenta e informe y otra información a la Contraloría General de la República, se realizará a través de canales tecnológicos y mediante documento electrónicos. El método y la forma de rendir cuenta e informe y otra información, se establecen mediante Resolución, n la cual se determina que lo allí dispuesto es de obligatorio cumplimiento por parte de todas las entidades del orden nacional, territorial y los particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos en sus diferentes etapas de planeación, recaudo o percepción, conservación, adquisición, fififificustodia, fiexplotación, fienajenaciórr,fico11sumo, fidjudicación, -fiasto, i11versiónfiy---- --­ disposición sin importar su monto o participación, que son sujetos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición Constitucional y Legal. En dichos actos administrativos, tanto a nivel del control fiscal micro y macro, se determina el contenido de la información, el período a reportar y el término en que la misma debe reportarse. 4.3. Información requerida en el proceso auditor En cuanto a la información que e solicita en el proceso auditor, en la Contraloría General de la República, en el documento denominado "Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR", se define el marco que rige cualquier tipo de auditoría que lleve a cabo la CGR y, por lo tanto, se constituye en el principio rector para el desarrollo de las auditorías Financiera, de Desempeño y de Cumplimiento. En cuanto a la información que se requiere para adelantar el proceso auditor, este documento señala:

"Información del Proceso Auditor. La recolección y administración de la información del proceso auditor se realiza a través del sistema de información de auditorías vigente, lo cual permite analizar y monitorear el comportamiento y evolución del proceso auditor. Lo anterior permite contar con información íntegra, validada, confiable y oportuna que facilita la toma de acciones para la ejecución de los objetivos del plan de Vigilancia y Control Fiscal -PVCFy el acatamiento al Sistema integrado de Gestión y Control de calidad, procurando el mejoramiento continuo en el ejercicio del control fiscal". El Sistema automatizado para el proceso Auditor, APA se adoptó mediante Resolución reglamentaria Ejecutiva No. 1 03 de 1 022, y el mismo permite el debido Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 5 ejercicio del registro de la información de las actuaciones de vigilancia y control fiscal. Ahora bien, frente a los términos para comunicar las observaciones efectuadas en el ejercicio del proceso auditor el documento antes citado, señala: "Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoría, éstas deben ser comunicadas con sus presuntas incidencias fiscales, penales, disciplinarias o de otra índole al sujeto de vigilancia y control fiscal, para que pueda presentar los argumentos y soportar sobre la observación. El proceso de comunicación de observaciones de auditoría al sujeto de vigilancia y control fiscal, incluye una interacción permanente con los funcionarios y responsables. Lo anterior, permite considerar otros puntos de vista, identificar

posibles causas de las observaciones, comprender mejor la situación del asunto o materia evaluada, reducir el tiempo en el proceso de validación e ir consolidando el fundamento de los informes de auditoría. El sujeto de control fiscal deberá dar respuesta a la observación dentro del término establecido por el equipo auditor, sin que este sea superior a cinco días hábiles. Cumplidos los términos, si no se ha obtenido respuesta, los auditores validarán la observación como un hallazgo, en mesa de trabajo". De acuerdo con lo indicado, el documento Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR, establece que el equipo auditor puede determinar un término para que el sujeto de control fiscal de respuesta a las observaciones planteadas, pero el mismo es de cinco (5) días hábiles." De acuerdo con lo indicado, el Documento Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR, establece que el equipo auditor puede determinar un término para que el sujeto de control fiscal de respuesta a las observaciones planteadas, pero el mismo no puede ser superior a cinco (5) días hábiles. De otro lado, el parágrafo del artículo 6 de la Resolución Reglamentaria Orgánica No. 039 de 2020, "Por la cual se establecen las reglas para el ejercicio de la potestad sancionatoria fiscal al interior de la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones", determina que cuando se requiera información por parte de la Contraloría General de la República en cualquier actuación de control fiscal, para efectos de fijar los términos para su entrega, los funcionarios deberán tener en cuenta, criterios tales como: el volumen y la complejidad de la misma, bajo criterios de

razonabilidad y proporcionalidad. En estas condiciones, el funcionario competente en cada actuación de control fiscal podrá determinar el término en que la información requerida debe ser entregada por el sujeto obligado, pero teniendo en cuenta siempre los criterios establecidos el parágrafo del artículo 6 de la Resolución Reglamentaria Orgánica No. 039 de 2020. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia r

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 6 4.4. Peticiones reglamentadas por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. El Título 11 de la Ley 1437 de 2011, reglamenta el Derecho de Petición y establece los términos dentro de los cuales las autoridades están obligadas a dar respuesta a los peticionarios. "Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15} días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (1 O) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no

podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

PARÁGRAFO. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. La norma anterior, otorga a las autoridades, salvo que exista norma especial sobre la materia, el término para dar respuesta a los derechos de petición, y tratándose de la modalidad de derechos de petición de información o documentación, dicho plazo se reduce a (1 O) días siguientes a su recepción. Tratándose de peticiones que se surtan entre entidades del Estado, el artículo 30 ibidem señala: "Artículo 30. Peticiones entre autoridades. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (1O ) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14". Los términos establecidos como lo señala expresamente el artículo 14 transcrito, son

aplicables salvo norma legal especial. Para el caso de la Contraloría General de la República, el Contralor General está debidamente facultado para establece el método, Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 7 la forma y el plazo para que se rinda cuenta e informe, así como también otra información necesaria para el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal.

5. Conclusiones. 5.1. De conformidad con las facultades constitucionales contenidas en el artículo 267 de la Carta Política, modificado por el Acto legislativo 04 de 2019, el Contralor General de la República puede establecer los plazos dentro de los cuales los sujetos vigilados deben entregar la información o presentar la documentación requerida para el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal. 5.2. En desarrollo de la anterior facultad, el Contralor General de la República ha expedido los actos administrativos que determinan los criterios para que los sujetos de control fiscal rindan la información requerida para el ejercicio del control fiscal.

Cordialmente, LfififiÑfifF{?NAS

Directora Oficina Jurídica: ' (E)

.í \...__ .,,l•Proyectó: Gloria Leonor Torres Gutiérrez. if Revisó: Lucenith Muñoz Arenas. 4-. \) Radicado: 2022IE0032660. TRD80112-033 Conceptos Jurídicos. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia