CGR - Concepto 0099 de 2018

Contraloria General de la Republlea SCID 28-01201B 1109 CONTF A Al Contexto Cite Esie No.: 20181000497713(cid:9) Anex:0 Fie0 ORIGEN 80812-0E101NA A/FR:71CA /IVAN DARIO GUAUOUE TORRES ocHallAt. ot t1.1.16mOis I^ I ° DESTINO 80118-0FICINA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA / VICTORIA EUGENIA DIAZ ACOSTÁ

ASUNTO DISPONIBILIDAD SICE OBS 099 20181E0049773(cid:9) NI 011111111W I II 1111111111111111188111118

CGR—OJ-

-2018 80112Bogotá, D.C. Doctora Victoria Eugenia Díaz Acosta Directora Oficina de Sistemas e Informática. Contraloría General de la República Referencia: 20181E0036604 del 16 de mayo de 2018.

Tema: Disponibilidad SICE.

Respetado (a) doctora (a): La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República —CGRrecibió la comunicación citada en la referencia', la cual procedemos a responder:

1. Antecedentes El 16 de mayo de 2018, mediante documento radicado con el N° 20181E0036604 esta oficina recibió el oficio, suscrito por usted, en el cual se formuló la siguiente consulta "Como es de su conocimiento, el Decreto 19 del 10 de enero de 2012, en su artículo 222 suprimió el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SME), Luego del apagado de los servidores de

producción, la Oficina de Sistemas e Informática dispuso de una copia del sistema en un servidor interno en modo consulta, con el ánimo de responder derechos de petición y solicitudes de información de particulares y de entidades de control, cuya última solicitud se recibió el 8 de mayo de 2018, por parte de la Fiscalía General de la Nación. ' Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción." Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contraloriaaen.qov.co 9NTRAL9RÍA1 c(cid:9) ue(cid:9) Mí 4454..c.^ . A la fecha han pasado más de 5 años por lo cual gentilmente solicito informar a esta Oficina si se debe mantener disponible para consulta y por cuánto tiempo o si ya se puede dejar apagado definitivamente. Es de aclarar que la Oficina de Sistemas cuenta con las copias de seguridad debidamente almacenada. De otra parte, la Fiscalía pregunta si es posible obtener una copia del SICE, con el ánimo de instalarla en sus propios equipos y tenerla disponible para consulta. ¿Es viable jurídicamente entrogar esa información a esta Entidad?

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de

carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generar4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscare y "asesorar jurídicamente a las 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000

5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contraloriacten.qov.co .(cid:9) 412,1 1 I "- entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten" 7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica No existen precedentes doctrinales de esta Oficina en relación con la consulta formulada.

4. Consideraciones jurídicas Problemas Jurídicos ¿Debe mantenerse disponible para consulta la copia del sistema SICE, en un servidor interno de la CGR, para atender peticiones o puede apagarse definitivamente?

Si debe mantenerse disponible, ¿por cuánto tiempo, debe cumplirse esta obligación? ¿Es viable jurídicamente entregar a la Fiscalía General de la Nación una copia de la información que reposa en el SICE? Para resolver los problemas jurídicos antes descritos se analizarán los siguientes temas (i) la creación del SICE, su finalidad y regulación y (ií) la derogatoria

efectuada en el artículo 222 del Decreto 019 de 2012 y sus efectos. 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contraloriaaen.00v.co 9490At, 0« 1.4 01000ifiG" 1 JUdke: 4.1., El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, finalidad: Mediante la Ley 598 de 2000 el legislador dispuso la creación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR. El texto inicial de dicha ley, previó que estos sistemas serían establecidos por el Contralor General de la República, pero esa previsión fue declarada inexequible mediante sentencia C-384 de 2003, bajo las siguientes consideraciones: (...)Así pues; la potestad reglamentaria que constitucionalmente tiene asignada el Contralor General de la República se limita a aquellos ámbitos expresamente mencionados en los

numerales 1 y 12 del artículo 268 Superior, es decir, para la prescripción de los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de los fondos o de bienes de la Nación, indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deben seguirse, así como a dictar las normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial. (...)Mediante la Ley 598 de 2000 se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones; así mismo, le atribuye competencia al Contralor General de la República para ejercer las siguientes funciones:

1. Establecer el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR. (Art. 1)

2. Expedir actos administrativos encaminados a crear subsistemas, métodos, principios, instrumentos y demás aspectos que garanticen el ejercicio del control fiscal, los que constituirán el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SISE,. (Art. 2)

3. Fijar los términos en que los proveedores deberán registrar los precios de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que estén en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos. (Art. 3)

4. Determinar las condiciones y los términos en que se deberán consultar el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y del Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, para la ejecución de los planes de compras de las entidades estatales y la adquisición de bienes y servicios de los particulares o entidades que manejan recursos públicos. (Art. 5) (..) Así pues, para la Corte la exequibilidad de las funciones que atribuyó el Congreso de la República al Contralor mediante la Ley 598 de 2000 depende de que cada una de ellas se la oriente al desarrollo de función que la Constitución entregó a la Contraloría General, y se enmarque en el ámbito del ejercicio de la potestad reglamentaria que corresponde al Contralor General de la República.

Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contralorlacien.gov.co 0 211Z111519)15:11=,` El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, se crea por la Ley 598 de 2002, como su nombre lo indica, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y reviste Vital importancia por cuanto su finalidad es ofrecer información integral, especialmente al órgano de control fiscal, relacionada con todos los datos relevantes en el proceso de contratación estatal, facilitándole de tal manera el ejercicio de su función constitucional, y constituyéndose en una herramienta para el fortalecimiento y garantía del ejercicio del control posterior y selectivo,

proporcionando además soportes a la rendición de cuentas por parte del Estado. El SICE está integrado por dos elementos primarios que son el CUBS y el RUPR. Según lo previsto en el parágrafo del artículo 1° de la Ley 598 de 2002, denominase Catalogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, al conjunto de códigos, identificaciones y. estandarizaciones, entre otros, de los bienes y servicios de uso común o de uso en obras que contratan las entidades estatales para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado; Por su parte, al RUPR —Registro Único de Precios de Referencialo conforma el catálogo de los proveedores, junto con los bienes y servicios, que éstos se encuentran en capacidad de ofrecer a la administración pública o a los particulares que manejan recursos públicos. Todo proveedor que desee participar en los procesos contractuales con la administración pública deberá inscribirse en el RUPR donde incluirá los precios de los bienes y servicios que ofrece a la misma (Art. 3° Ley 598 de 2000). Este sistema suministrará a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada el umbral de precios de un bien o servicio, Nótese cómo estos elementos, el CUBS y el RUPR, orientados de manera particular a la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado, si bien son elementos del SICE, expanden su órbita de acción al proceso mismo de contratación estatal pues estos catálogo y registro deberán ser consultados en etapas anteriores y concomitantes con dicho proceso, por lo que, quienes deseen intervenir en ella deberán ajustarse al umbral de precios

allí registrados y a la reglamentación que para el efecto se expida. Entonces, con el fin de rodear de condiciones de transparencia a la contratación estatal como un factor determinante de su legitimidad, mediante el establecimiento de estos catálogo y registro es evidente que se introducen condiciones y requisitos para el acceso a la contratación estatal. Debe tenerse en cuenta, que para los efectos del artículo 267 de la Constitución Nacional se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades, para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. (...)Cualquier actividad reglamentaria del Contralor que no se relacione con la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de bienes o fondos de la Nación escapa a sus funciones. Como el artículo 1° de la Ley 598 de 2000 contiene una amplia autorización legal que desborda en parte las atribuciones constitucionales del Contralor General de la República, la Corte declarará la inexequibilidad de la expresión "los cuales serán establecidos por el Contralor Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contraloriagen.CIOZCO RÍ AI =I44 OPí.f tNu4t. ok.ICA V General de la República", pues a dicho funcionario solo le corresponde establecer el Sistema

de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, que se orienta a facilitar y garantizar el ejercicio del control fiscal de manera posterior y selectiva, y en el marco del numeral 1° del artículo 268 de la Constitución, es decir, en el proceso de rendición de cuentas los responsables del manejo de recursos y fondos de la nación. Así las cosas, la habilitación legal al Contralor General de la República para que expida actos administrativos encaminados a crear subsistemas, métodos, principios, instrumentos y demás aspectos que garanticen el ejercicio del control fiscal, los que constituirán el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE (art. 2), al constituirse en una habilitación que conlleva la expedición de actos administrativos de carácter general y abstracto, con ánimo de permanencia, y orientados al ejercicio de una potestad reglamentaria relacionada directamente con la vigilancia de la gestión fiscal en materia de contratación estatal, se encuentra ajustada a la Constitución. Debe tenerse en cuenta que, en la exposición de motivos de la ley demandada se evidencia que consideró el legislador para expedir la Ley 598 de 2000, la clara relación existente entre la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos, la contratación estatal, la rendición de cuentas y el funcionamiento del SICE. Así lo expresó14: "El SICE, en consecuencia, responderá para:

1. Garantizar el ejercicio del control fiscal más calificado.

2. Facilitar y soportar los procesos de preparación y evaluación de los presupuestos públicos.

3. Mejorar la rendición de cuentas de los funcionarios a los organismos de control (negrilla fuera de texto).

4. Estimular y facilitar el ejercicio del control social".

Además de este claro antecedente legislativo, la Corte considera que un importante componente del proceso de rendición de cuentas guarda una estrecha e indudable relación con la forma en que una determinada entidad estatal ha venido ejerciendo su actividad contractual. En efecto, el mencionado proceso abarca aspectos financieros, de gestión y resultados, que se apoyan sobre el examen del respeto a los principios de eficiencia, es decir, que en igualdad de condiciones y calidad los bienes y servicios se haya obtenido el menor costo; economía, o sea que la asignación de recursos haya sido la más conveniente para maximizar los resultados; eficacia, es decir, que los resultados alcanzados lo hayan sido de manera oportuna y guarden relación con los objetivos y metasl5, así como la evaluación del impacto ambiental. En tal sentido, es indudable la existencia de un claro vínculo material y finalístico entre la facultad consagrada en el numeral 1° del artículo 268 de la Constitución y la habilitación legal al Contralor General de la República para que expida actos administrativos encaminados a crear subsistemas, métodos, principios, instrumentos y demás aspectos que garanticen el ejercicio del control fiscal, los que constituirán el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE ( art. 2 ). Así pues, la Corte declarará la exequibilidad de la expresión "de conformidad con los actos administrativos que expida el Contralor General de la República", del artículo 2 de la Ley 598

de 2000. Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contraloriaden.aov.co CONTRALORÍA otmcwon. OK lA ft‘P<Prik.10^ %RIMA En la citada sentencia, se definieron con claridad el alcance de las funciones reglamentarias del Contralor General de la República, en relación con el S10E, el CUBS y el RUPR; así como la finalidad con la cual el legislador los creó. En ese sentido, en cuanto resulta relevante para atender la consulta formulada, es pertinente resaltar que conforme a lo analizado en dicha sentencia y al alcance mismo que tiene la disposición legal analizada por el Alto Tribunal Constitucional, en vigencia de la Ley 598 de 2000, el registro de la información que reposa en el SICE, en el CUBS y el RUPR se llevó a cabo con el fin de contar con sistemas que ofrecieran tanto a la Contraloría General de la República, como a los distintos actores del proceso de gestión contractual, información integral relacionada con los datos relevantes de dicho proceso, entre éstos los referidos a los bienes y servicios comúnmente utilizados por las Entidades Públicas y los precios de referencia de los mismos y de la obras contratadas por el Estado. Estas actividades resultan coherentes con los fines del SICE, que se previeron expresamente en el artículo 4 del Decreto 3512 de 2003, en los siguientes términos: "Artículo 4°. Fines del SICE. El SICE permitirá cumplir los siguientes objetivos: a) Reducir real y significativamente los costos actuales de la contratación de la

administración pública y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos; b) Diseñar, implementar y consolidar un sistema de información que le facilite al país mejorar las condiciones actuales de contratación, aportando un nuevo marco de referencia que contribuya a la legalidad del proceso de contratación de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos; o) Garantizar los principios constitucionales y legales de Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad, Eficiencia, Equidad, Transparencia, Responsabilidad y Control Social; d) Mejorar sustancialmente los procesos relacionados con la planeación, elaboración de planes de compras y presupuesto de las entidades públicas; e) Optimizar los estudios de mercado en los procesos dé contratación, mediante la utilización de tecnología informática; f) Garantizar el acceso a la consulta libre por Internet de la información de los procesos de selección de los proveedores. " Lo anterior pone de presente que la totalidad de la información que se registró en tales sistemas debía usarse, durante la vigencia de la norma que los hacía obligatorios y exigibles y según el querer del legislador, en las siguientes actividades: i) En el trámite de los respectivos contratos estatales, desde la fase de planeación de los mismos, ya que en términos del artículo 5 de la Ley 598 de 2000, para la ejecución de los planes de compras de las entidades estatales y la adquisición de Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contraloriaaen.aov.co

7)9 C9NTRALORÍA CFc. Ov. o« LA ificoo<ibuGA bienes y servicios de los particulares o entidades que manejan recursos públicos, se debían consultar el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR; 10 En ejercicio del control fiscal posterior y selectivo respecto de los mismos, que incluye los procesos de rendición de cuentas. Para esta última actividad se debe considerar que el control fiscal sobre la actividad contractual de la administración pública se realiza una vez se encuentren liquidados o terminados los contratos, según así lo dispone la ley 80 de 1993, artículo 65. 4.2. Efectos de la Derogatoria de la Ley 598 de 2000, en virtud de la cual fue creado el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE: La obligatoriedad del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, encaminada a dar cumplimiento a lo fines descritos en el acápite anterior, desapareció a partir de la entrada en vigencia del Decreto 019 de 2012, esto es del a partir del 10 de enero de 20129. En efecto, en el artículo 222 del Decreto 019 de 2012, se dispuso lo siguiente: ARTICULO 222. SUPRESIÓN DEL SICE, GRATUIDAD Y SISTEMA DE ANÁLISIS DE PRECIOS Derogase la Ley 598 de 2000, la cual creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación estatal, SICE, el Catalogo Único de Bienes y Servicios CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia PURF, de los bienes y servicios de uso común en la Administración

Pública. En desarrollo del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la República podrá obtener un análisis de precios de mercado de valor de los contratos que se registran en los sistemas de información o en los catálogos existentes sobre la contratación pública o privada, nacional o internacional; en virtud de lo cual, existirán los sistemas de registros de precios de referencia y los catálogos que las necesidades de análisis de precios aconsejen, para racionalizar la vigilancia a los precios de la contratación. 9 Decreto 019 de 2012, ARTICULO 238. VIGENCIA. El presente Decreto-ley rige a partir de la fecha de su publicación. La publicación de dicho Decreto se surtió el 10 de enero de 2012. Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. www.contraloriatien.qov.co v..17117n1.13.11, "7:77111:7"..rTMT.T7. Irr""7nW1.; 9.0E14519,11,1%, I "4"A ANVWW De manera que, desde comienzos del 2012, la información que hasta ese momento fue registrada en el Sistema SICE no debe, ni puede ser usada para los fines con los cuales fue creado dicho Sistema. Ello se hace evidente, en las consideraciones que tuvo el legislador para derogar la Ley 598 de 2000, que constan en la Sentencia C-016 de 2013, que analizó la constitucionalidad del artículo 222 de Decreto-ley 019 de 2012, en la cual se

señaló que la derogatoria del SICE tuvo como causa la obsolescencia del sistema para atender las exigencias de la contratación estatal colombiana, por lo cual, el legislador consideró que resulta más adecuado el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP. En esas condiciones, se impone concluir que el legislador consideró que los fines perseguidos por las disposiciones que crearon el SICE ya no podían cumplirse mediante ese sistema, motivo por el cual, era necesario que la información consignada en éste se reportara en un sistema distinto, más acorde con las nuevas políticas en materia de compras públicas. 10(cid:9) Siendo ello así, la derogatoria de la Ley 598 de 2000 no solo supuso la eliminación de la obligación de registrar la información en el SICE, el CUBS y el RUPR, sino que, además, implicó que la información allí registrada ya no pudiera usarse para la actividad referida al trámite de los respectivos contratos estatales, desde la fase de planeación de los mismos, ya que a partir del 1 de enero de 2012, la fase de planeación, celebración y ejecución de los contratos estatales debe surtirse conforme a la reglas vigentes en la actualidad y la consulta de la información requerida para el efecto, debe efectuarse en fuentes distintas al SICE. Así, la derogatoria también supuso que, a partir del 1 de enero de 2012, desapareciera el Sistema de Operación del SICE, al cual se refería el artículo 5 del Decreto 3512 de 200310; así como la reglas previstas para la operación de dicho sistema, en el artículo 6 del mismo Decreto".

1° Artículo 5°. Sistema de Operación del SICE. El Sistema de Operación corresponde a una serie de elementos relacionados en un conjunto estructurado que hacen posible el funcionamiento del SICE. Este Sistema está compuesto por: Software, Hardware, Internet, Redes de Comunicaciones, Operador del SICE y Portal SICE. En el sistema de Operación se garantizará el principio de publicidad, así mismo se dará a todos los usuarios del SICE un tratamiento igualitario. 11 Artículo 6°. Operación del SICE. Créase el Comité para la operación del SICE que el Contralor General de la República integrará con funcionarios de la Contraloría General de la República. El Comité podrá invitar a participar en sus sesiones a funcionarios representantes de la Vicepresidencia de la República, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, del Ministerio de Comunicaciones, del Departamento Nacional de Planeación, del Departamento Administrativo Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. • www.contraloriaaen.(70V.00 9.04404. t." RePhel I(cid:9) ! En otros términos, la derogatoria prevista en el artículo 222 del Decreto Ley 019 de 2012, implicó que el Sistema SICE dejó de operar y, por lo tanto, que dejó de existir. En consecuencia, los datos que reposan en el mismo, solo pueden considerarse como información que da cuenta de los bienes, obras o servicios existentes durante la vigencia del sistema y de sus valores de referencia. Ahora bien, en cuanto se refiere a la actividad consistente en el ejercicio del control fiscal posterior y selectivo respecto de los contratos, que se nutría de la

información que reposa en el Sistema SICE, debe señalarse lo siguiente: Conforme a lo previsto en el artículo 38 de la Ley 153 de 1887, en todo contrato se entenderán incorporadas las leyes vigentes al tiempo de su celebración, lo que significa que, respecto de los contratos celebrados entre la fecha de entrada en vigencia de la Ley 598 de 2000 y aquellos celebrados hasta el 1 de enero de 2012, resultan obligatorias las disposiciones que rigieron el sistema SICE, el catalogo CUBS y el registro RUPR. Lo anterior significa que el control fiscal posterior, respecto de los contratos celebrados y ejecutados en ese periodo debe ejercerse teniendo en cuenta las normas vigentes en el mismo y, en consecuencia, que la información registrada en el SICE, el CUBS y el RUPR, puede servir como material probatorio para analizar si determinado contrato se ajustó a la ley, en cuanto tiene que ver con la Gestión Fiscal que este pudo implicar. Ahora bien, según reporta la solicitud de la consulta, la información que se registró en el SICE hasta antes del 1 de enero de 2012, está ubicada en los siguientes lugares: i) En la copia del sistema SICE, en un servidor interno de la CGR y, ii) En la copia de seguridad de la información del SICE, debidamente almacenada. Nacional de Estadística, de la Imprenta Nacional, de la Contaduría General de la Nación y funcionarios de otras entidades o personas que considere necesarias. Carrera 69 No. 44-35 Piso 12 PBX: 5187000 Extensión 15200 - Bogotá, D.C. Colombia. •

www.contraloriaaen.aov.co Lo anterior indica que, si desde el punto de vista tecnológico el acceso a dicha información puede darse en idénticas condiciones en cualquiera de los dos repositorios, para los efectos probatorios ya referidos, en los eventuales procesos de responsabilidad fiscal que se encuentren en curso o que pudieran adelantarse en relación con contratos celebrados antes de que fuera derogado el sistema SICE, se cuenta con fuentes de información a las que es posible acudir; lo cual, además, pone de presente que, desde el punto de vista práctico, existen dos repositorios de información que almacenan los mismos datos, siempre que, claro está el acceso a toda la información que reposa en ambos se pueda dar en idénticas condiciones tecnológica. La existencia de esos repositorios de información no significa que el SICE siga operando como sistema, para efectos del control fiscal y en esa medida, se hace evidente que, siempre que sea posible acceder a toda la información registrada en el SICE a través de la copia de seguridad de la información del mismo debidamente almacena, no existe necesidad de mantener la copia del sistema SICE en un servidor interno de la CGR, pues al desaparecer el soporte legal del Sistema, desparecieron también las funciones de administración y operación del mismo que tenía la Contraloría General de la República. Por ello, se impone concluir que en la actualidad, el SICE no existe jurídicamente y que la información que se registró durante su existencia, solo servirá de consulta cuando el contrato sujeto de control fiscal en el caso de la CGR lo requiere, para lo cual, siempre que las condiciones técnicas permitan el acceso completo a dichos datos, una copia

simple de seguridad sería suficiente. Ahora bien, respecto del tiempo que la CGR estaría en la obligación de conservar la copia de seguridad del SICE, cuya información puede tenerse en cuenta con efectos probatorios en eventuales procesos de responsabilidad fiscal, debe tenerse en cuenta que esta copia de seguridad forma parte de los archivos de la Contraloría General de la República, en los términos previstos por el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, ley de archivo, que dispone lo siguiente: Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte materi