CGR - Concepto 0099 de 2022
Contraloría General de la Nación
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Detalles
- Título
- CGR - Concepto 0099 de 2022
- Autor
- Contraloría General de la Nación
- Categoría
- Infralegal
- Área del derecho
- Fiscal
- Año
- 2022
Contraloria General de la Republica :: SGD 24-05-2022 07:04 CONTRALORIA Al Contestar Cite Este No.: 20221E0047732 Fol:5 Anex:0 F A:0
ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA/ LUCENITH MUÑOZ ARENAS
GENERAL DE LA REPÚBLICA
DESTINO 80521-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL DE NARIÑO/ SANDRA CAROLINA
ZARAMA MONCAYO
ASUNTO CONCEPTO SOBRE NOTIFICACIÓN PERSONAL ELECTRÓNICA
O8S 099 20221E0047732 1111111111111111111111111111111111111111111111
CGR-OJ______ - 2022
80112 Bogotá D.C., Doctora
SANDRA CAROLINA ZAR AMA MONCAY O
Gerente Departamental Gerencia Departamental Colegiada de Nariño Contraloría General de la República sandra.zarama@contraloria.gov.co Referencia: Radicado Interno: 2022IE0033475 del 07/04/2022
Tema: NOTIFICACIÓN PERSONAL POR MEDIOS ELECTRÓNICOS DENTRO
DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL.
Respetada doctora Sandra Carolina, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1, donde plantea los siguientes interrogantes:
1. Antecedentes La peticionaria plantea lo siguiente: "Dispone el inciso 2° del artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, que "Las decisiones podrán notificarse a través de un número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser
notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente". Dada la remisión normativa autorizada en el artículo 66 de la Ley 610 de 2000, corresponde acudir en primera instancia a lo normado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011; norma que en su artículo 56 faculta a las autoridades para notificar sus actos a través de medios electrónicos, "siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación". 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2º, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción".
Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia --------------------------------------- ---------------------------------------------------- 2 Así mismo lo regula el numeral 1 º del artículo 67 ibidem, cuando prevé que la notificación personal puede hacerse por medio electrónico "siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera". La peticionaria pregunta lo siguiente: Vista la exigencia de autorización para proceder por medios electrónicos, se consulta: • "¿La autorización para notificación personal por medios electrónicos de los autos que se profieran en los procesos de responsabilidad fiscal debe ser concreta para
cada asunto? • En el evento que un sujeto procesal manifieste en general que desea ser notificado por medios electrónicos ¿tal autorización puede utilizarse para todos los procesos de responsabilidad fiscal que se tramitan en la Gerencia? • Teniendo en cuenta que algunos sujetos procesales están autorizando la notificación electrónica expresamente respecto de un determinado auto proferido en el proceso de responsabilidad fiscal, ¿es viable que el operador jurídico extienda dicha autorización de notificación electrónica a todas las decisiones que se profieren dentro de ese PRF? Ahora, toda vez que el referido artículo 116 de la Ley 1474 de 2011 señala que la notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado, mientras que en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011 dispone que la notificación quedará surtfüa a partir de lalecha y hora en que el administrado acceda a la misma, se pregunta • ¿Cuándo se entiende surtida la notificación personal por correo electrónico de los autos proferidos en los procesos de responsabilidad fiscal? ¿Acontece cuando se envía el correo electrónico o cuando se abre el mismo?"
2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.
En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal.
Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia
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GENERAL DE LA REPÚBLICA 3 legales relativas al campo de actuación de la Contra/oría Genera/"3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de ta gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contrataría Genera/"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contrataría General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de ta Contrataría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fisca/"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soficiten"7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de
conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 esta calidad , sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).
3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado en varias ocasiones sobre el tema objeto de consulta mediante Conceptos tales como el 029 de 2019, el cual podrá consultar a través de la Relatoría en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o solicitarlos al teléfono 5187000 Ext. 15204, o a través del correo institucional: cgr@contraloria.gov.co.
4. Consideraciones jurídicas Problemas jurídicos: Corresponden a las preguntas planteadas por la peticionaria y que se responden a continuación: El artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, "por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", dentro del acápite denominado "Modificaciones a la regulación del procedimiento ordinario de responsabilidad fiscal", dispone lo siguiente: "Artículo 106. Notificaciones. En los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten en su integridad por lo dispuesto en la Ley 61 O de 2000 únicamente deberán 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 • Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000
6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia --------------·---------------------------------------------------------------------- ,
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GENERAL DE LA REPÚBLICA 4 notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley "1437 de 20"1 "1. Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado". La norma es clara en señalar que la notificación personal dentro de un proceso de responsabilidad fiscal, solo procede en los siguientes casos: 1 . Auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal
2. Auto de imputación de responsabilidad fiscal
3. Fallo de primera o única instancia De igual manera, el artículo en cita es claro en establecer que todas las demás decisiones que se adopten en desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal,
deberán ser notificada por estado. Más adelante y dentro del mismo acápite, establece el artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, lo siguiente: "Artículo "1 "16. Utilización de medios tecnológicos. ( ... ) ___ .l-ea..___sfidecisiaoesp orlrán notificarse a través de un número de fax o a la dirección fidefi _ __ correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente". (Resaltado fuera de texto). De la interpretación armónica de las precitadas normas se concluye que la notificación a través de correo electrónico únicamente procede respecto de aquellos actos administrativos señalados taxativamente por la ley como susceptibles de ser notificados personalmente, pues como se señaló, las demás decisiones serán notificadas por estado. Prescribe la norma que a estas providencias se les aplicará el procedimiento de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, cuyo artículo 67 dispone lo siguiente: "Artículo 67. Notificación personal. ( ... ) En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia
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5 La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:
1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera. ( ... )". (Subrayado fuera de texto).
Tal como lo señala la precitada norma, solo procederá la notificación personal a través de correo electrónico, si consta expresamente en el expediente autorización del notificado para tal efecto. Teniendo en cuenta que los procesos de responsabilidad fiscal son actuaciones independientes, aun cuando un mismo presunto responsable pueda formar parte de varios de ellos, en cada proceso deberá obrar autorización expedida por parte del interesado o de su apoderado en ser notificado por correo electrónico, que contenga la identificación del proceso, el correo electrónico donde debe ser notificado y será él quien determine la extensión de dicha autorización, es decir, si es general, lo que implica que abarca todos los actos administrativos que se deben notificar personalmente, o, si es para alguno de ellos. Se reitera, es una potestad exclusiva otorgada por prescripción legal, que radica en cabeza del presunto responsable, autorizar la notificación electrónica determinando la extensión de su validez, tal como ya lo indicó el artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, en armonía con lo dispuesto en el numeral 1 º del artículo 67 de la Ley 1437 de 2011
y que también se encuentra consignada en el artículo 56 de la misma ley al señalar lo siguiente: "Artículo 56. Notificación electrónica. <Artículo modificado por el artículo 1 O de la Ley 2080 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A9 del presente título. Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad. 9 Aartículo 53A. Uso de medios electrónicos. <Artículo adicionado por el artículo-ª de la Ley 2080 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando las autoridades habiliten canales digitales para comunicarse entre ellas, tienen el deber de utilizar este medio en el ejercicio de sus competencias. Las personas naturales y jurídicas podrán hacer uso de los canales digitales cuando así lo disponga el proceso, trámite o procedimiento. El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá a través de reglamento establecer para cuáles procedimientos, trámites o servicios será obligatorio el uso de los medios electrónicos por parte de las personas y entidades públicas. El ministerio garantizará las condiciones de acceso a las autoridades para las
personas que no puedan acceder a ellos. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ,
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6 Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un portal de acceso. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración". (Subrayado fuera de texto). Lo anterior no obsta para que, en circunstancias especiales, la Administración determine que las notificaciones deban ser realizadas por correo electrónico bajo unos determinados parámetros, como sucedió con la situación generada por la pandemia originada por el virus COVID - 19, donde fue necesario que el Contralor General de la República, expidiera la Circular No.012 de 2020, en la que, entre otras cosas, señaló que mientras permanezca la emergencia sanitaria en el país, se privilegiará la comunicación a través de los correos electrónicos. Se indica en dicha Circular lo establecido en el artículo 4 del Decreto Ley 491 de 2020, el cual establece: "Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. <Artículo condicionalmente exequible> Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la
sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo. El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011. Parágrafo. La presente disposición no aplica para notificación de los actos de inscripción o registro regulada en el artículo 70 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". (Resaltado fuera de texto). Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia
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7 Con fundamento en dicha norma, el Contralor General de la República, impartió la
siguiente instrucción: "Para el efecto, se insta a los destinatarios de la presente circular a diligenciar el siguiente formato, registrando en el asunto el número y fecha de la circular la información correspondiente a su nombre, dependencia que la tramita, número de la actuación, calidad en la que actúa, correo electrónico para recibir notificaciones personales, dado que las demás notificaciones que por ley especial que nos rige se realizan por estado, a través de la publicación en la página web; con el registro de esta información se entenderá que se ha dado la autorización de notificación personal de que trata el artículo 4 del Decreto 491 de 2020: NOMBRE DEPENDENCIA No. DE PROCESO CALIDAD EN Correo electrónico QUE TRAMITA LA QUE ACTÚA para notificaciones ACTUACIÓN personales Entiéndase la dependencia que adelantó o adelanta la primera o única instancia del proceso o trámite correspondiente". De igual manera, se indicó en la Circular No.012 de 30 de junio de 2020, que para las indagaciones preliminares con sujetos determinados, los procesos de responsabílídad fiscal y procedimientos administrativos sancionatorios fiscales y disciplinarios, la anterior información debería ser enviada a más tardar el día seis (6) de julio de 2020 mediante correo electrónico institucional a cgr@contraloria.gov.co, dirigido al funcionario de conocimiento que adelanta la actuación o que tramitó en primera instancia la actuación fiscal correspondiente. Teniendo en cuenta que de momento la emergencia sanitaria ha sido extendida hasta el 30 de junio de 2022, evidentemente mientras exista tal declaratoria, se encuentra vigente el citado artículo 4 del Decreto 491 de 2020, razón por la cual, será
responsabilidad de la Gerencia revisar sus procesos y verificar quiénes diligenciaron el formato pues, salvo que hayan dejado el mismo sin efectos de manera expresa o por conducta concluyente, les aplica esta norma y en consecuencia, la notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración Otra circunstancia es la ya señalada y que se encuentra contenida en el inciso 3 del artículo 53A1º de la Ley 1437 de 2011. 'º Artículo 53A. Uso de medios electrónicos. <Artículo adicionado por el artículo-ª de la Ley 2080 de 2021. El nuevo texto es el siguiente> Cuando las autoridades habiliten canales digitales para comunicarse entre ellas, tienen el deber de utilizar este medio en el ejercicio de sus competencias. Las personas naturales y jurídicas podrán hacer uso de los canales digitales cuando así lo disponga el proceso, trámite o procedimiento. El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá a través de reglamento establecer para cuáles procedimientos, trámites o servicios será obligatorio el uso de los medios electrónicos por parte de las personas y entidades públicas. El ministerio garantizará las condiciones de acceso a las autoridades para las personas que no puedan acceder a ellos. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ·········-······------------ ,
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8 De acuerdo con el artículo 56, la notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración. Esto en consonancia con el artículo 205 de la misma Ley 1437 de 2011, que señala lo siguiente: "Artículo 205. Notificación por medios electrónicos. <Artículo modificado por el artículo 52 de la Ley 2080 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> La notificación electrónica de las providencias se someterá a las siguientes reglas:
1. La providencia a ser notificada se remitirá por el Secretario al canal digital registrado y para su envío se deberán utilizar los mecanismos que garanticen la autenticidad e integridad del mensaje.
2. La notificación de la providencia se entenderá realizada una vez transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación.
Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El Secretario hará constar este hecho en el expediente. De las notificaciones realizadas electrónicamente se conservarán los registros para consulta permanente en línea por cualquier interesado". (Subrayado fuera de texto). Es preciso aclarar que es posible la aplicación de normas de la precitada ley. Sin embargo, en relación con el momento en el que se encuentra surtida la notificación personal por medio electrónico, no es procedente la remisión ni al artículo 56, ni al 205 de la Ley 1437 de 2011, ya que, existe norma especial aplicable a la responsabilidad
fiscal y por lo mismo prevalece sobre aquellas disposiciones y se trata del artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, ubicado en la Subsección 11 Modificaciones a la regulación del procedimiento ordinario de responsabilidad fiscal, Sección Primera, Capítulo VIII Medidas para la eficiencia y eficacia del control fiscal en la lucha contra la corrupción, según el cual, la notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente.
5. Conclusiones 5.1. La notificación personal de los actos administrativos previstos por la ley dentro de un proceso de responsabilidad fiscal que se efectúe por correo electrónico, solo podrá tener lugar previa autorización del notificado quien señalará en la misma la identificación del proceso, el e-mail y si es para determinado proceso o si es para determinada providencia. 5.2. El funcionario de conocimiento de un proceso de responsabilidad fiscal no tiene la facultad de extender los efectos de una autorización particular de notificación por
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GENERAL DE LA REPÚBLICA 9 correo electrónico, de un acto administrativo concreto, expedida por un presunto responsable fiscal, a providencias que este no haya señalado expresamente. 5.3. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, ubicada en el acápite "Modificaciones a la regulación del procedimiento ordinario de responsabilidad fiscal", la notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca
en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente. 5.4. Teniendo en cuenta que la emergencia sanitaria ha sido extendida hasta el 30 de junio de 2022, evidentemente mientras exista tal declaratoria, se encuentra vigente el citado artículo 4 del Decreto 491 de 2020, razón por la cual, será responsabilidad de la Gerencia revisar sus procesos y verificar quiénes diligenciaron el formato pues, salvo que hayan dejado el mismo sin efectos de manera expresa o por conducta concluyente, les aplica esta norma y en consecuencia, la notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración Cordial mente, ,/fi ull/'l-1fi {
LúteNITH M@6i AWENAS
Directora Oficina Jurídica (E)
Proyectó: Erika Cure eJ--
Revisó: Luceníth Muñoz Arenas
Radicado: 2022IE0033475
TRD. 80112-033 - Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia --------------------·····························