CGR - Concepto 0103 de 2022

Contraloria General de la Republica :: SGD 02-06-2022 08:39

Al Contestar Cite Este No.: 20221E0050788 Fol:6 Anex:O FA:O

ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA/ LUIS FELIPE MURGUEITIO SICARD

DESTINO 80181-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL DE CAQUETÁ/ LUIS ALFREDO

CARBALLO GUTIERREZ

ASUNTO RESPUESTA PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL. CARACTERISTICAS­ OBS 20221 E0050788 1111111111111111111111111111111111111111111111 80112103 CGR - OJ - --------- de 2022 o.e., Bogotá Doctor

LUIS ALFREDO CARBALLO GUTIERREZ

Gerente Departamental Gerencia Departamental Colegiada de Caqueta luis.carballo@contraloria.gov.co Referencia Respuesta a su consulta radicada en la CGR con

SIGEDOC No. 2022IE0030586

Tema: PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL.

CARACTERISTICASTRASLADO DE ALEGATOS, REGISTRO

PUBLICO DE SANCIONES.

Respetada Doctor Carballo, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió mediante memorial, la comunicación citada en la referencia, la cual procedemos a responder a continuación:

1. Antecedente.

Indica en su escrito que, solicita la emisión de un concepto jurídico sobre los asuntos relacionados con el tramite de los procesos administrativos sancionatorios fiscales, efectuando los siguientes interrogantes:

1. Con relación a la etapa de traslado de alegatos, dentro del curso de un proceso administrativo sancionatorio, una vez notificado por estado el auto que corre traslado para los alegatos ¿se debe fijar en lista el auto por medio del cual se traslada al encausado, los términos para presentar los alegatos de conclusión?

2. Con relación a la etapa de traslado de alegatos, dentro del curso de un proceso administrativo sancionatorio, ¿se debe comunicar al encausado a la dirección física y/o del correo electrónico autorizado, sobre el traslado de los alegatos, tal como sucede con los procesos de responsabilidad fiscal con ocasión de la emergencia sanitaria?

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3. Cuando un encausado, cancela una multa, con ocasión de la sanción impuesta en un Proceso Administrativo Sancionatorio ejecutoriado, ¿se debe emitir posteriormente un auto de archivo por pago, conforme los requerimientos de la Auditoria General de la República al diligenciar la Cuenta Anual en el SIREL?

4. Con la implementación del Registro Público de Sanciones, se reportan solamente las sanciones de multa impuestas en los Procesos Administrativos Sancionatorios Fiscales iniciados posteriormente al Decreto 403 de 2020. A su vez el numeral 3 del artículo 50 de la Ley 1437 de 2011, dispone ARTÍCULO 50. Graduación de las sanciones. Salvo lo dispuesto en leyes

especiales, la gravedad de las faltas y el rigor de las sanciones por infracciones administrativas se graduarán atendiendo a los siguientes criterios, en cuanto resultaren aplicables:

1. Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados.

2. Beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero.

3. Reincidencia en la comisión de la infracción. (negrilla y subraya fuera de texto).

En ese orden de ideas, ¿la reincidencia en la comisión de la infracción se debe verificar solamente con las sanciones que se hayan registrado en el Registro Público de Sanciones o se puede tomar como referencia, la base de datos internas de la Gerencia Departamental antiguas, máxime cuando tanto Directivos y sustanciadores no tienen acceso pleno al historial de las sanciones del aplicativo?

5. Aclarar si el Sistema de Aseguramiento Electrónico SAE, está funcionando para

los Procesos Administrativos Sancionatorios Fiscales.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contrakma Generffi de _,,la..,__- --- - Republica, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita

a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de /as disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contrataría Generaf'2 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y /as demás materias en que deban actuaren armonía con la Contraloría 1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 2 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 12 Generaf'3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007 esta calidad

, sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica.

Revisada la base de datos Normatividad y Relatoría, se encuentra que esta Oficina se pronunció respecto de la naturaleza y tramite del Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal a través de los conceptos CGROJ-071-2021 con radicación 2021 IE0039769 y CGR.OJ-202-2021 con radicación 2021 EE0184579 y en relación con la notificación de las actuaciones en el proceso administrativo sancionatorio fiscal mediante concepto CGR-OJ-160-2021 con radicación 2021 IE0078793, cuyos fundamentos se retomán en lo pertinente en la presente respuesta, los cuales pueden ser consultados en los cuales pueden ser consultados en el aplicativo SINOR (Normatividad y Relatoría), a través de la página web institucional: www.contraloria.qov.co.

4. Consideraciones Jurídicas 4.1. Problema jurídico Conforme a lo anterior, se tendrá como problema jurídico a resolver, lo dispuesto en los interrogantes elevados en su escrito petitorio. De esta manera, a fin de brindar elementos de juicio que permitan a la consultante dilucidar la problemática planteada, se abordarán los siguientes temas: 3 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000

7 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 12 4.2. Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal. Traslado de Alegatos de Conclusión - Notificación de actos administrativos de trámite. ¿Con relación a la etapa de traslado de alegatos, dentro del curso de un proceso administrativo sancionatorio, una vez notificado por estado el auto que corre traslado para los alegatos ¿se debe fijar en lista el auto por medio del cual se traslada al encausado, los términos para presentar los alegatos de conclusión? Con relación a la etapa de traslado de alegatos, dentro del curso de un proceso administrativo sancionatorio, ¿se debe comunicar al encausado a la dirección física y/o del correo electrónico autorizado, sobre el traslado de los alegatos, tal como sucede con los procesos de responsabilidad fiscal con ocasión de la emergencia sanitaria? El Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal posee una naturaleza especial, cuyo propósito es dotar a las contralorías de herramientas que le permitan la realización de

un eficiente y eficaz ejercicio del Control Fiscal. De esta manera, la Corte Constitucional en Sentencia SU-431 del nueve (9) de julio de 2015, Magistrado Ponente Luis Guillermo Pérez, amplio el criterio de diferenciación del Proceso Administrativo Sancionatorio de la Contraloría General de la Republica, respecto a otros procedimientos sancionatorios: "( ... ) A diferencia de lo que ocurre con el propósito meramente resarcitorio de la acción de responsabilidad fiscal, los procesos administrativos de carácter sancionatorio son una manifestación propia del poder punitivo del Estado que resulta necesaria para el adecuado cumplimiento de sus funciones y la realización de sus fines. Se trata de una potestad que se ejercita a partir de la vulneración o perturbación de reglas preestablecidas con una cierta finalidad preventiva, la cual se funda en el hecho de promover un cuadro sancionador junto al conjunto de prescripciones normativas, con el objetivo de que se atienda pacífica y voluntariamente el cumplimiento de aquellas. (Subrayado y negrilla fuera de texto) ( ... )" "( ... ) Desde esta perspectiva, la facultad sancionadora de la Administración Pública se diferencia de las demás especies del derecho sancionador, particularmente por las siguientes características ( ... ): "( ... ) La actividad sancionatoria de la Administración "persigue la realización de los principios constitucionales que gobiernan la función pública a los que alude el artículo 209 de la Carta ( ... )" La sanción administrativa, constituye la "respuesta del Estado a la inobservancia por parte de los administrados de las obligaciones, deberes y mandatos generales Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 12 o específicos que se han ideado para el adecuado funcionamiento y marcha de la Administración( ... )" Dicha potestad, se ejerce "a partir de la vulneración o perturbación de reglas preestablecidas, pero que, no obstante, ese contenido represivo presenta una cierta finalidad preventiva en el simple hecho de proponer un cuadro sancionador, junto al conjunto de prescripciones de una norma, lo cual implica una amenaza latente para quien sin atender pacífica y voluntariamente al cumplimiento de tales prescripciones las infringe deliberadamente." En elación con la sanción aplicable, "dentro del ámbito sancionador administrativo cabe destacar la aceptación de la interdicción de las sanciones privativas de la libertad, la instauración de la multa como sanción prototípica y la necesaria observancia de un procedimiento legalmente establecido." Y, finalmente, "la decisión sancionatoria adoptada por la Administración está sujeta a control judicial ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo". Es así que, el Decreto Ley 403 de 20208 , en sus artículos 78 a 88, regula lo concerniente al Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, estableciendo de forma inicial que el mismo, es de naturaleza especial, el cual propende por el debido ejercicio de la vigilancia y el control fiscal, la protección del patrimonio público y el cumplimiento de los principios constitucionales y legales del control y la gestión fiscal. Mencionando a su vez que, las sanciones administrativas fiscales no tienen naturaleza

disciplinaria ni indemnizatoria o resarcitoria patrimonial, pueden concurrir con esas modalidades de responsabilidad y proceden a título de imputación de culpa o dolo. En esta medida, conforme a los presupuestos instituidos en el artículo 88º de la norma en comento, el procedimiento administrativo sancionatorio fiscal se tramitará en lo no previsto en el presente decreto ley, por lo dispuesto en el Parte Primera, Título 111, Capítulo 111 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o en las normas que lo modifiquen o sustituyan. Por ello, en aras de establecer las reglas para el ejercicio de la potestad sancionatoria fiscal al interior de la Contraloría General de la Republica, se profirió la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0039 del trece (13) de julio de 2020 y la Guía para la aplicación del Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, reseñada con código CMI - 03 - GU -001 con fecha de publicación el cinco (5) de mayo de 2021. En la referida Guía, se desarrollan las etapas del Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, consagrando en su numeral 5.3.1.7, lo concerniente al traslado para alegatos de conclusión, ello es: 8 Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

Página 5 de 12 "De conformidad con lo establecido por el Artículo 5 de La Ley 2080 de 2021, que adiciona un parágrafo al artículo 48 de la 1437 de 2011, según el cual el traslado al investigado se da por el término de cinco (5) días. La citada adición señala "Parágrafo. En los procedimientos administrativos sancionatorios fiscales el término para la práctica de pruebas no será mayor a diez (1O ) días, si fueran tres (3) o más investigados o se deban practicar en el exterior podrá ser hasta de treinta (30) días. El traslado al investigado será por cinco (5) días". "( ... )" Ahora bien, en lo que respecta al traslado para alegatos dentro del Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, el legislador no determinó la forma de hacerlo, ni la forma de comunicar el mismo, no obstante conforme a la norma reseñada, se podría entender que el traslado se efectúa por cinco (5) días a propósito de la culminación del período probatorio para que haga las manifestaciones a que haya lugar, pero claramente, bajo el entendido que no es una oportunidad procesal para pedir nuevas pruebas.

Señala el citado Manual: "En primer término, se trata de un acto de trámite por la vocación de dar impulso al procedimiento, y que busca satisfacer las garantías sustanciales del investigado. En este orden, se deberá proferir el auto correspondiente, el cual deberá darse traslado mediante comunicación al implicado remitida por correo certificado, y notificación por estado. (Resaltado fuera de texto) Frente a la notificación por estado, es necesario remitirse a lo dispuesto en el articulo

° 201 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el articulo 50º de la Ley 2080 de 2021, señalando: ARTÍCULO 201. NOTIFICACIONES POR ESTADO. Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario. La inserción en el estado se hará el día siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de constar:

1. La identificación del proceso.

2. Los nombres del demandante y el demandado.

3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.

4. La fecha del estado y la firma del Secretario.

El estado se insertará en los medios informáticos de la Rama Judicial y permanecerá allí en calidad de medio notificador durante el respectivo día. Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 12 constancia con firma al pie de la providencia respectiva, y se enviará un mensaje de datos al canal digital de los sujetos procesales. Adicional a ello, el Manual de Secretaria Común Versión 1.09 , elaborado por la Contraloría General de la República, adoptado con la Resolución Reglamentaria Ejecutiva REG-EJE-0038 -2017, dispone: "5.2.1. Trámite de la notificación por estado en la Secretaría Común Conforme el artículo 295 del Código General del Proceso, el procedimiento para

notificar por estado se integra por las siguientes actividades: Una vez recibido el auto en la secretaria Común se debe elaborar el estado por parte del funcionario asignado, indicando la determinación del proceso por su clase, la identificación de la entidad afectada, los presuntos responsables (en el caso de ser varias personas se señalará la primera de estas seguida de la expresión "y otros"); la fecha de la providencia; la fecha del estado y la firma del secretario. La inserción en el estado debe hacerse al día siguiente de proferida la providencia, el estado se fija en un lugar visible de la secretaría común al comenzar la primera hora hábil del respectivo día y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo día. De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejará constancia con su firma al pie de la providencia notificada. De los estados se dejará un duplicado autorizado por el Secretario. Ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su conservación en el archivo, y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. El funcionario encargado de las notificaciones por estado se encuentra también a cargo de elaborar con responsabilidad y calidad la cartelera en donde se publica el estado y cada uno de los traslados y constancias de poner a disposición los informes técnicos o informes de aclaración o complementación de los mismos. Ahora bien, frente a la remisión por correo electrónico, de conformidad con lo instituido en el artículo 4° del Decreto 491 de 202010 ", se consagra: "Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio

de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos 9 El" Manual de Secretaría Común" de la Contraloría General de la República, tiene como propósito fundamental brindar un documento de consulta y apoyo a los funcionarios ejecutores, en su labor de notificar y comunicar las decisiones administrativas a los posibles incursos en indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo 10 Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica" Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 12 administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere

el presente artículo. El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. ( ... )" Por ello, mientras se encuentre vigente el estado de emergencia declarado con ocasión de la pandemia por el COVID - 19, toda notificación o comunicación de actos administrativos por parte de las autoridades, tendrá que hacerse por medios electrónicos. 4.3. Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal. Registro de Sanciones- ¿Cuándo un encausado, cancela una multa, con ocasión de la sanción impuesta en un Proceso Administrativo Sancionatorio ejecutoriado, ¿se debe emitir posteriormente un auto de archivo por pago, conforme los requerimientos de la Auditoria General de la República al diligenciar la Cuenta Anual en el SIREL? El artículo 83° del Decreto Ley 403 de 2020, indica que la Contraloría General de la Republica podrá imponer las sanciones de multa y de suspensión. Es así que, en el evento en que se imponga la sanción de multa, atendiendo los criterios del artículo 86º del Decreto Ley 403 de 2020 y del articulo 9° de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0039 del trece (13) de julio de 2020, el pago deberá realizarse

dentro del mes siguiente a la ejecutoria del acto que la impone, a favor de la Tesorería del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República en la cuenta destinada para este recaudo, expresando que la resolución que imponga la multa debidamente ejecutoriada prestara merito ejecutivo. (Subrayado y negrilla fuera de texto) Tal como lo dispone la norma antes mencionada, una vez ejecutoriado el acto administrativo que impone la sanción de multa, el sancionado debe proceder a su Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 12 pago dentro del mes siguiente, de no ser así, dicha Resolución presta mérito ejecutivo, es decir procede su cobro coactivamente. Por otro lado, el artículo 85° del Decreto Ley 403 de 2020, consagra que, frente al registro de sanciones administrativas fiscales, los órganos de control fiscal llevaran un registro de las sanciones administrativas fiscales impuestas por estos. (Subrayado y negrilla fuera de texto) En esta medida, la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0039 de 2020, en su artículo 12º regula esta disposición, "Artículo 12. REGISTRO DE SANCIONES. Las sanciones impuestas dentro de procedimientos administrativos sancionatorios fiscales iniciados con posterioridad a la entrada en vigencia del Decreto Ley 403 de 2020, se incluirán en el Registro Público de las Sanciones Administrativas Fiscales, administrado por la Sala

Fiscal y Sancionatoria, el cual contendrá, como mínimo: nombre del sancionado, identificación, clase de sanción, número y fecha de providencia de primera y segunda instancia, fecha de ejecutoria, monto o tiempo de la sanción. !::I registro contará con un mecanismo de consulta el cual deberá cumplir con las políticas de seguridad de la información y la protección de datos personales. Para el efecto, una vez en firme el acto administrativo que imponga las sanciones, será remitido por el operador de primera instancia con constancia de ejecutoria, a la Sala Fiscal y Sancionatoria para su registro. Parágrafo. Una vez cumplida la sanción, esto es, vencido el término de suspensión o pagada la multa, será eliminada del del Registro Público de las Sanciones Administrativas Fiscales. Parágrafo transitorio. El Coordinador de la Sala Fiscal y Sancionatoria en coordinación con la Oficina de Planeación como líder de arquitectura de la Entidad y las instancias respectivas, en un término no mayor a un (1) mes, deberán definir, aprobar y entregar los requerimientos funcionales a la Oficina de Sistemas e Informática para que en un tiempo no superior a cuatro (4) meses, la OSEI desarrolle e implemente el Registro Público de las Sanciones Administrativas Fiscales." (Subrayado y negrilla fuera de texto) Sobre el registro de las sanciones, establece Guía para la aplicación del Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal en el numeral 5.3.1 .16 que las sanciones impuestas dentro de procedimientos administrativos sancionatorios fiscales iniciados con posterioridad a la entrada en vigencia del Decreto Ley 403 de 2020, se

incluirán en el Registro Público de las Sanciones Administrativas Fiscales, administrado por la Sala Fiscal y Sancionatoria. Señala también que, para el efecto, una vez en firme el acto administrativo que imponga la sanciones, será remitido por el operador de primera instancia con constancia de ejecutoria, a la Sala Fiscal y Sancionatoria para su registro. Indica Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 9 de 12 también que, una vez pagada la multa, será eliminada del Registro Público de las Sanciones Administrativas Fiscales. En este orden, si una vez ejecutoriado el acto administrativo que impone la sanción, el sancionado paga el valor de la multa impuesta, dentro del término establecido para tal efecto, no hay lugar a incluirlo en el citado Registro, ni tampoco correr traslado para el inicio del proceso de cobro coactivo, en tal sentido, se archivará el proceso sin que sea procedente diligencia adicional alguna. En consecuencia, la emisión de un auto de archivo por pago de la multa, no resulta factible, en la medida que el procedimiento administrativo sancionatorio fiscal, se surtió en debida forma, encontrándose a su vez en firme y debidamente ejecutoriado el acto administrativo que dispone la sanción por multa. 4.4. Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal. -Reincidencia ¿La reincidencia en la comisión de la infracción se debe verificar solamente con las sanciones que se hayan registrado en el Registro Público de

Sanciones o se puede tomar como referencia, la base de datos internas de la Gerencia Departamental antiguas, máxime cuando tanto Directivos y sustanciadores no tienen acceso pleno al historial de las sanciones del aplicativo? El artículo 87° del Decreto Ley 403 de 2020, determina los criterios para la graduación de la sanción, teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad y razonabilidad.

Donde dicho artículo determina: "La graduación de las sanciones se realizará teniendo en cuenta lo dispuesto en el presente decreto ley y en el artículo 50 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y las normas que lo modifiquen o adicionen, atendiendo criterios de necesidad, razonabilidad y proporcionalidad." (Resaltado fuera de texto) Por su parte, el artículo 50º de la Ley 1437 de 2011, establece: ARTÍCULO 50. GRADUACIÓN DE LAS SANCIONES. Salvo lo dispuesto en leyes especiales, la gravedad de las faltas y el rigor de las sanciones por infracciones administrativas se graduarán atendiendo a los siguientes criterios, en cuanto

resultaren aplicables:

1. Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados.

2. Beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero.

3. Reincidencia en la comisión de la infracción.

4. Resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión.

5. Utilización de medios fraudulentos o utilización de persona interpuesta para ocultar la infracción u ocultar sus efectos.

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6. Grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado las normas legales pertinentes.

7. Renuencia o desacato en el cumplimiento de las órdenes impartidas por la autoridad competente.

8. Reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas.

Teniendo en cuenta lo anterior, debe realizarse el análisis de las causales que proceden para imponer sanciones, y para efectos de determinar si ha existido reincidencia por parte del mismo infractor, se debe verificar el Registro Público de Sanciones y de igual forma, se puede tomar como referenciq., la base de datos internas de la Contraloría General de la República, toda vez que son archivos oficiales de la entidad. Finalmente, en cuanto a su inquietud relacionada con aclarar si el Sistema de Aseguramiento Electrónico SAE, está funcionando para los Procesos Administrativos Sancionatorios Fiscales, se indica que de conformidad con las funciones dispuestas en el artículo 64 E del Decreto Ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 20 del Decreto Ley 2037 de 2019, corresponde al ámbito de las competencias de la Contraloría Delegada Para Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo, por lo cual se procederá a dar traslado, en los términos del artículo 21 de la Ley 1437 de 2011.

5. Conclusiones. 5.1. En el Proceso Administrativo sancionatorio Fiscal, el traslado para la presentación

de los alegatos de conclusión, se surtirá mediante acto administrativo de trámite, el cual será remitido al implicado por correo certificado, procediendo con la notificación por estado. La notificación por estado, se surtirá conforme los presupuestos establecidos el Manual de Secretaria Común, el cual indica que, se realiza en consonancia al artículo 295 del Código General del Proceso. Sin embargo, ante la vigencia del artículo 4° del Decreto 491 de 2020, ello es ante la continuidad del estado de emergencia declarado con ocasión de la pandemia por el COVID