CGR - Concepto 0105 de 2018

O Contraloria General de la Republica SGID 00-07-2010 15:30

Al Contestar Cite Este No.: 2018EE0081485 Fo1:5 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-OFICINA JURIDICA / IVAN DARIO GUAUQUE TORRES

CONTRALORÍA DESTINO HENRY MORENO GENERAL DE LA REPÚBLICA ASUNTO RESPUESTA AL RADICADO N.' 2018ER0052138; SIPAR 2018-138083

OBS 105 2018EE0081485(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111

CGR — OJ - de 2018

80112Bogotá D.C., Señor

HENRY MORENO

Carrera 9 # 9 -27 Barrio Uribe Uribe Yumbo — Valle del Cauca Referencia: Respuesta al radicado N.° 2018ER0052138; SIPAR 2018138083

Tema: (cid:9) Carácter confidencial de las auditorias.

Respetado señor Moreno: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la comunicación citada en la referencia', la cual procedemos a responder a

continuación: 1.(cid:9) Antecedentes. Mediante su oficio electrónico solicita, se resuelvan las siguientes preguntas: "1) Dentro de una visita de la contraloría a un instituto descentralizado del municipio, los funcionarios pueden exigir que se les deje "a solas" porque la visita tiene carácter de "confidencial 2 (sic) ?. 2) Pueden los funcionarios de la Contraloría EXIGIR que las tareas propias de la institución se suspendan debido a la visita de control ?.

1. La visita que realiza la Contraloría anualmente a las dependencias para revisar la situación fiscal, tiene carácter de CONFIDENCIAL ?. 4) Existe alguna norma [(en caso afirmativo favor indicarla) en la cual se exprese que las visitas que realiza la Contraloría a los organismos objeto de control, debe hacerse en recintos cerrados donde UNICAMENTE estén esos funcionarios y no haya nadie de la entidad objeto de la auditoría fiscal ?." 2.(cid:9) Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica. 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 11 o CONTRALOF GENERAL DE LA REPLIBLiiCA La competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generar y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría

General de la República". En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). Una vez valorado el asunto puesto a consideración, es procedente indicar que de conformidad con lo establecido en el artículo 43 del Decreto Ley 267 de 2000, los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución8, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. 3.(cid:9) Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica República de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 2 3 República de Colombia, Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000.

4 República de Colombia, Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 6 República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina 7

Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden.

8República de Colombia, Art. 28, Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 11 O CONTRALO,Rlii¿cl,k, 3.1. Con relación a la reserva de las auditorías y de los documentos de trabajo del equipo auditor, en el concepto radicado 20151E0121262 de fecha 24 de diciembre de 2015, esta Oficina anotó que: "Se precisa que en atención a que el ejercicio auditor es un proceso de carácter sistemático en construcción, constituirá información pública cuando no requiera del Ente de Control el debate sobre una opinión o un concepto que no tenga el carácter de definitivo, pues mal podría referirse a ella como posición de la Entidad

sobre la auditoría realizada."9 En respuesta al primer interrogante planteado, precisamos que tal como lo señala la ley de acceso a la información, si los documentos a los cuales quiere acceder la entidad auditada son de la categoría de "Documentos en construcción", los mismos gozan de reserva legal, hasta tanto no constituyan el fundamento de una posición definitiva. En Sentencia C-274 de 2013 mediante la cual se realizó la revisión constitucional de la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, en tratándose de documentos en construcción declaró exequible el artículo 6o, literal k) "en el entendido que la posibilidad de que un sujeto obligado pueda mantener la reserva sobre información preliminar, depende de que esta reserva obedezca a (i) un fin constitucionalmente legítimo (ii) la medida resulte ser razonable, proporcionada y necesaria." " 3.2. En el mismo sentido sobre la reserva de las auditorías y de los documentos de trabajo del equipo auditor, en el concepto radicado 80112-EE37304 de fecha 31 de mayo de 2010, esta Oficina aclaró: "Descendiendo ahora al asunto concreto de su consulta, respondamos empero que dispone el numl. 10°. del Libro II de la Guía Audite 4.0 que "Los papeles de trabajo a menudo contienen información confidencial. Es esencial la salvaguarda de información confidencial del Sujeto de Control que se encuentra en las manos del equipo auditor, así como la preservación de la integridad de los procedimientos de auditoría y conclusiones". Define la confidencialidad esa guía como la "Discreción y reserva que el auditor gubernamental debe guardar sobre un hallazgo o evento concreto detectado

durante el proceso de auditoría.... Solo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría". Mira la reserva a evitar que la indiscreción ponga en peligro el esclarecimiento de los hechos o la identificación de los presuntos responsables. Debe entenderse como un mecanismo excepcional al sistema, no con el fin de ocultar la actuación de los organismos públicos, sino para garantizar precisamente su funcionamiento cuando otros medios no son los adecuados. 9 Concepto Oficina Jurídica 20141E0153284 de fecha 31de octubre de 2014. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 11 CONTRALOR lA GENERAL DE LA REPUBLICA Recordemos además que la Guía Audite 4.0, instrumento que uniforma procedimientos y lenguaje en el ejercicio del control fiscal micro, es una norma que despliega fuerza obligatoria sobre la actividad de los funcionarios de esta institución, a virtud de haber sido adoptada por la Resolución Orgánica N°. 6099 de 2009, reglamento respecto del que actúa además la presunción de legalidad de los actos del aparato administrativo. Ahora bien, la naturaleza confidencial de los papeles de trabajo se debe mantener durante el curso de la auditoría, pues son documentos en proceso de construcción cuyo contenido aún sigue siendo validado para ese momento, pero finaliza esa reserva al liberarse el informe final. Ha sostenido en el pasado este Despacho al respecto que "...los informes de

auditoría no son susceptibles de reserva alguna. Sin embargo, no puede dejar de advertir la Oficina que, atendiendo a lo justo y a lo equitativo, el informe sólo podrá hacerse público una vez los servidores de la entidad auditada que presuntamente se encuentran involucrados, lo hayan conocido y, además, hayan tenido la oportunidad de explicar los hallazgos..." (Concepto Na. 80112-EE66266 del 23 de noviembre de 2005)." De lo anterior se desprende que ha sido reiterado el criterio que si bien en principio mediante la auditoria se accede a información pública que la mayoría de veces no ostenta el carácter de reservada, es cierto también que el proceso auditor además de adquirir obligaciones de custodio de la información cuando se entregan expedientes del sujeto de control, también está obligado a guardar reserva de la información y su análisis (algunos contenidos en documentos de trabajo), los cuales son publicables una vez se libere el informe final de auditoria. 4.(cid:9) Consideraciones jurídicas. El problema jurídico planteado en la consulta es ¿si la visita que realiza la Contraloría anualmente a las dependencias de un sujeto de control para realizar una auditoria ordinaria, tiene carácter de confidencial, y cuál es el alcance de dicha confidencialidad en aspectos logísticos? 4.1. Funciones de las contralorías territoriales — Descentralización del control fiscal Por orden del artículo 272 de la Constitución Política "La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva. La de los

municipios incumbe a las contralorías departamentales, salvo lo que la ley determine respecto de contralorías municipales. Corresponde a las asambleas y a los concejos distritales y municipales organizar las respectivas contralorías como entidades técnicas dotadas de autonomía administrativa y presupuestal." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 11 CONTRALOJRÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA De acuerdo a lo anterior, siguiendo los principios descentralización y autonomía territorial, las contralorías territoriales establecidas por las correspondientes asambleas departamentales o por los concejos distritales y municipales ejercen el control fiscal dentro de su ámbito territorial. 4.2. Funciones de la CGR La Constitución Política, en el artículo 267, establece que el control fiscal es ejercido por la Contraloría General de la República; se circunscribe, en principio y por regla general, a la vigilancia de la gestión de los recursos públicos de la Nación o que tengan origen en ésta, sea que la misma esté a cargo de entidades públicas del sector nacional, territorial o de particulares, control que es ejercido de manera posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la Ley. Consecuencia de la organización territorial y administrativa establecida en el artículo 1° de la Constitución Política de 1991, según la cual Colombia es un Estado Social de Derecho organizado en forma de República Unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, la Contraloría General de la República y

las contralorías territoriales (departamentales, municipales o distritales), son órganos de control diferentes, autónomos e independientes entre sí. Por ello, de conformidad con la Constitución Política, salvo los casos de control excepcional establecidos por la Ley, la CGR no ejerce control fiscal de los recursos territoriales (endógenos). 4.3. Control fiscal micro. El control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles, en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la República, así como también las contralorías departamentales y municipales10. En este sentido para el ejercicio del control fiscal micro, es decir, el que se lleva a cabo mayormente a través de las auditorías, se debe tener en cuenta los lineamientos de la Guía de "Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorías en la CGR" versión CMI-01-GU-001, especialmente los numerales: 1.13.1.7. Documentación (p. 24), 1.13.1.8. Comunicación (p. 25), y 1.13.2.4. Cierre de auditoría y publicación de resultados (p. 31), de donde se establece que: '° República de Colombia, Ley 42 de 1993, artículo 4°. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 11

CONTRALORÍA

GEIIERAL DE LA REPUBLICA Los auditores de la Contraloría General de la República tienen la responsabilidad de administrar la documentación que reciben del ente auditado y entregar al cabo del proceso auditor, conforme a las normas del sistema de gestión documental, expedido conforme a la Ley General de Archivos. Y donde se observa que, en todo caso, en las auditorias la solicitud de información y documentación al ente auditado se hace con destino a su representante legal, quien es el responsable de su integridad y autenticidad.11 Así por ejemplo varias entidades públicas desarrollan manuales o guías internas para la atención a las auditorías de la Contraloría donde indican que el proceso de atención de tales auditorias está en cabeza del representante legal de la entidad o de su delegado (usualmente el Jefe de la Oficina de Control Interno). De acuerdo a los artículos 3412 y 3513 del Código Disciplinario Único, corresponde a los servidores públicos custodiar y cuidar la documentación e información asignada a su cuidado debiendo facilitar su acceso, estando prohibidas conductas que impliquen el retardar o no suministrar debida y oportunamente respuesta a las solicitudes de las autoridades, disposiciones que son afines a lo señalado en el artículo 101 de la Ley 42 de 199314. 11 Más amplias que las de los auditores, son las facultades de los investigadores del proceso de responsabilidad fiscal, toda vez que en virtud de los artículos 10 (numeral 3 ), 29 y 31 de la Ley 610 de 2000, "Los servidores de las contralorías que realicen funciones de investigación o de indagación, o que estén comisionados para la

práctica de pruebas en el proceso de responsabilidad fiscal, tienen el carácter de autoridad de policía judicial", para tales efectos están facultados para solicitar información, tomar las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos, así como para practicar visitas especiales, donde el funcionario investigador procederá a examinar y reconocer los documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la diligencia. 12 República de Colombia, Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único, Art. 34: "Deberes. Son deberes de todo servidor público: (...)

5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos." 13 República de Colombia, Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único, Art. 35: "Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: (...)

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento." 14 República de Colombia, Leyes 42 de 1993, artículo 101: " Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita las hagan las

contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello." Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-054 de 1997, bajo el entendido de que en dicha expresión no se consagra una causal autónoma para aplicar sanciones, sino una regla que deben seguir dichos contralores para imponerlas Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia (cid:9) Y)47 Página 6 de 11 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Ahora bien, además de la obligación de custodia de la información entregada por el sujeto de control el auditor también obedece a criterios reserva de la auditoria cuyo análisis y documentos de trabajo son públicos sólo hasta que se libere el informe de auditoría final. En este contexto los auditores deben suscribir la declaración de independencia

anexa a la Guía de "Principios, Fundamentos y Aspectos, Generales para las auditorías en la CGR", donde el auditor entre otras suscribe las siguientes obligaciones: " 5. En el ejercicio de mis funciones, es posible que tenga acceso a información sobre distintos aspectos de la entidad auditada y otras relaciones que, por lo general, no están disponibles al público. Comprendo plenamente que poseer esta información requiere el más alto nivel de integridad y confidencialidad, comprometiéndome a no divulgarla ni utilizarla sin la debida autorización.

6. Me comprometo a no divulgar los resultados parciales o finales de la auditoría por fuera de los canales establecidos por la Contraloría." A su turno dentro de la Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI) emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), se encuentra la ISSAI 30 que comprende el Código de Ética" dirigido a las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) y a quienes trabajan apara o a nombre de las EFS, entre ellas la CGR, donde se encuentran las siguientes directrices: "2. Independencia y objetividad

34. Requisitos a nivel de EFS

(a) La EFS deberá ser independiente en lo que atañe a su condición, mandato, presentación de informes y autonomía de gestión. La EFS deberá tener plena discreción en el desempeño de sus funciones. Esta independencia estará estipulada por un marco constitucional, legal y reglamentario adecuado y eficaz. La EFS adoptará políticas para su funcionamiento independiente y objetivo. (b) La EFS debe establecer un marco que permita la identificación de amenazas

significativas a la independencia y la objetividad, y la aplicación de controles para mitigarlas, así como proporcionar orientación y dirección para el personal en este sentido. (c) La EFS deberá adoptar políticas para asegurar que el personal de auditoría, sobre todo a nivel superior, no desarrolle relaciones con entidades auditadas que pueden poner en riesgo su independencia u objetividad. (d) La EFS no proporcionará asesoría u otros servicios distintos de la auditoría a una entidad auditada cuando dichos servicios importen responsabilidades de gestión. Disponible para consulta en la dirección web http://www.issai.orgies/site-issaiiissai-framework/2-requisitos15 previos-para-el-funcionamiento-de-las-sais.htm Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 11 O

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPLIBLICA

(..-)

5. Confidencialidad y transparencia

70. Requisitos a nivel de EFS

(a) La EFS deberá equilibrar la confidencialidad de la información relacionada a la auditoría o de otra índole, con la necesidad de transparencia y rendición de cuentas. (b) La EFS deberá establecer un sistema adecuado para mantener la confidencialidad, según sea necesario, sobre todo en lo que respecta a datos sensibles. (c) La EFS deberá asegurar que cualquiera de las partes contratadas para realizar trabajos para la EFS, estén sujetas a acuerdos de confidencialidad apropiados.

71. Requisitos a nivel del personal de la EFS

(a) El personal de la EFS deberá estar al tanto de las obligaciones legales y de las

políticas y directrices de la EFS relativas tanto a la confidencialidad como a la transparencia. (b) El personal de la EFS no revelará ninguna información obtenida como resultado de su trabajo sin la debida y específica autorización, a menos que exista un derecho o deber legal o profesional para hacerlo. (c) El personal de la EFS no podrá utilizar información confidencial para beneficio personal o para el beneficio de terceros. (d) El personal de la EFS deberá estar alerta ante la posibilidad de revelación involuntaria de información confidencial a terceros. (e) El personal de la EFS deberá mantener confidencialidad profesional durante y después del cese del empleo." (Negrillas fuera de texto) Teniendo en cuenta lo anterior, se puede entender correctamente el sentido de la carta de presentación ante el auditado anexa a la Guía de "Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorías en la CGR", donde se efectúa la presentación del equipo auditor y se solicita el apoyo de la entidad auditada en los siguientes términos: "Para el cumplimiento de los objetivos y los términos de referencia establecidos en nuestra programación, solicitamos la oportuna colaboración del personal, mediante el fluido suministro de la información que soliciten los auditores y demás requerimientos relacionados con el trabajo. Así mismo, le agradezco impartir las instrucciones pertinentes a quien corresponda, para efectos de que los miembros del Equipo Auditor tengan acceso a las instalaciones de la Entidad, se le asigne el espacio físico necesario para el desarrollo de sus labores, y se les brinden las facilidades necesarias para la realización de su trabajo. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 11 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Es preciso indicar que de no darse la facilidad necesaria, obstruir de algún modo la práctica de la Auditoría o no proporcionar en forma completa, integra y oportuna, la documentación, informes y demás datos, requeridos por la Comisión de auditoría destacada, se procederá de conformidad con lo dispuesto en los Artículos 99 al 102 de la Ley 42 de 1993." (Negrilla fuera de texto). En estos términos se puede comprender que el proceso de auditoria si debe responder a unos valores éticos esenciales descritos se encuentra en la ISSAI 30 que comprende el Código de Ética16, como son: 1. Integridad; 2. Independencia y Objetividad; 3. Competencia; 4. Comportamiento Profesional; 5. Confidencialidad y Transparencia. De dichos valores ya destacamos algunos apartes de los preceptos referentes a la independencia y objetividad, así como a la confidencialidad y transparencia de las auditorías, los cuales se reflejan en el contenido de los documentos anexos a la Guía de "Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorías en la CGR", entre ellos: 1. la declaración de independencia y 2. la carta de presentación ante el auditado, ya citadas. 5.(cid:9) Conclusiones: 5.1. Colombia es un Estado Social de Derecho organizado en forma de República Unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, donde la

Contraloría General de la República y las contralorías territoriales (departamentales, municipales o distritales), son órganos de control diferentes, autónomos e independientes entre sí. 5.2. Salvo los casos de control excepcional establecidos por la Ley, la CGR no ejerce control fiscal de los recursos territoriales (endógenos). 5.3. En las auditorias la solicitud de información y documentación al ente auditado se hace con destino a su representante legal, quien es el responsable de su integridad y autenticidad. Así mismo se observa que varias entidades públicas desarrollan manuales o guías internas para la atención a las auditorias de la Contraloría donde indican que el proceso de atención de tales auditorias está en cabeza del representante legal de la entidad o de su delegado (usualmente el Jefe de la Oficina de Control Interno). 16 Disponible para consulta en la dirección web http://www.issai.org/es/site-issai/issai-framework/2-requisitosprevios-para-el-funcionamiento-de-las-sais.htm Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 9 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Sumado a lo anterior, en la medida que las entidades, implementen de forma adecuada los sistemas de gestión documental, se garantizará la preservación, la autenticidad e integridad de los documentos, a la vez que se facilitará y permitirá la disponibilidad y acceso de la información documental cuando sea requerida, desarrollando principios de transparencia, disponibilidad y oportunidad de la gestión

documental, condiciones que son totalmente armónicas con las labores de control fiscal que desarrolla la CGR. Por consiguiente la visita de auditoria no tiene por efecto suspender las labores de los sujetos de control. 5.4. Si bien es cierto que la auditoria que practica la CGR es por regla general un acto administrativo de carácter público, existiendo excepciones legal como son las auditorías sobre gastos reservados, se tiene que dados los deberes propios de los auditores, estos están obligados a mantener la reserva de la auditoría cuyo análisis y documentos de trabajo son públicos sólo hasta que se libere el informe final de auditoría. Adicionalmente, los auditores de la Contraloría General de la República tienen la responsabilidad de administrar la documentación que reciben del ente auditado y entregar al cabo del proceso auditor, conforme a las normas del sistema de gestión documental, expedido conforme a la Ley General de Archivos. Fruto de lo anterior, resulta necesario establecer un sistema adecuado para mantener la confidencialidad, según sea necesario, sobre todo en lo que respecta a datos sensibles, así como estar alerta ante la posibilidad de revelación involuntaria de información confidencial a terceros, así como adoptar políticas para asegurar que el personal de auditoría, sobre todo a nivel superior, no desarrolle relaciones con entidades audítadas que pueden poner en riesgo su independencia u objetividad. En este contexto y de acuerdo a los riesgos que detecte el equipo auditor, se dirige la carta de presentación ante el auditado, solicitando impartir las instrucciones pertinentes a quien corresponda, para efectos de que los miembros del Equipo Auditor tengan acceso a las instalaciones de la Entidad, se le asigne el espacio

físico necesario para el desarrollo de sus labores, y se les brinden las facilidades necesarias para la realización de su trabajo. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 10 de 11 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Es de resaltar que en la misma carta de presentación se advierte que de no darse la facilidad necesaria, obstruir de algún modo la práctica de la Auditoría o no proporcionar en forma completa, integra y oportuna, la documentación, informes y demás datos, requeridos por la Comisión de auditoría destacada, se procederá de conformidad con lo dispuesto en los Artículos 99 al 102 de la Ley 42 de 1993. Reiterando en este punto que el proceso de atención de tales auditorías y las determinaciones que sobre ella sean pertinentes por parte del sujeto auditado están en cabeza del representante legal de la entidad o de su delegado. Cordialmente, 4004~112 Aor,7, rgw"" ..

IVA YO; "MewAUQUE TORRES

Dirlitor Oficina Jurídica.

Proyectó: Andrés Rolando Ramírez Gua;145r Revisó: Néstor Iván Arias Afanador(cid:9) / N.R. 2018ER0052138; SIPAR 2 -138083

TDR 80112-033 Conceptos Jurídicos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 111 de 11