CGR - Concepto 0108 de 2017

80112 8

CGR — OJ 1 0 2017

Bogotá, D.C. Contraloria General de la Republica SGO 17-05.201715:02

Al Contestar Cite Este No.: 2017E50060704 Fol:2 Anec:1 FA:5

ORIGEN 80112-OFICINA JURIDICA / NESTOR IVÁN ARIAS AFANADOR

DESTINO HENRY•VAUPES VARELA MEJIA

ASUNTO CONCEPTO

OBS 2017EE0060704(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 Señor

HENRY VAUPES VARELA MEJIA

Henryvarelamejia@gmail.com; asistente@mcldecolombi.com

ASUNTO: FIRMA POR MEDIOS ELECTRONICOS.

Respetado señor Varela Mejía: Esta Oficina recibió su comunicación solicitando concepto sobre: 1. ¿Cuáles son los tipos y modalidades de firmas válidas en documentos públicos y/o privados que son aceptados por la Contraloría General de la

República?

2. Si yo cuento con un software que emite un informe en digital, pero éste debe ser firmado para su aceptación por el cliente, en donde la operación de firmado se adelanta sobre la superficie de la pantalla de un celular o una Tablet de forma mecánica con lápiz y el mecanismo de protección para asegurar la legitimidad del firmante autorizado es que al mismo se le ha asignado un usuario y password, de conocimiento únicamente por el titular y que deben ser ingresados para poder habilitar la opción de firma. ¿La firma en el documento es válida para la Contraloría General de la República?

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Carrera 69 No. 44 — 35 piso 15 Edificio Paralelo 26, PBX: 5197000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

L_9.FgA,

Señor Henry Vaupés Varela Mejía(cid:9) Página 2 de 4 Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar% así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General% y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República".. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal". y "asesorar jurídicamente a las entidades

que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten".. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). CONSIDERACIONES JURIDICAS Los artículos 267 de la Constitución Política de Colombia y 4° de la Ley 42 de 1993, establecen que el control fiscal es una función pública, que ejerce la Contraloría General de la República la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establece la ley. Acorde con el artículo 268 de la Constitución Política el Contralor General de la República tiene la atribución de prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas por parte de los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse; así como revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado. Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000.

3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. .4 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44 — 35 Piso 15 Edificio Paralelo 26 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Señor Henry Vaupés Varela Mejía(cid:9) Página 3 de 4 Ahora bien, la Contraloría General de la República aplica en sus actuaciones la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual con el ánimo de fortalecer el uso de los medios tecnológicos y cumplir con los principios de eficacia, economía y celeridad en sus funciones introdujo disposiciones mediante las cuales es posible realizar los procedimientos y trámites administrativos por medios electrónicos! Así por ejemplo respecto a la forma de rendir los informes, la Contraloría General de la República, mediante la Resolución Orgánica N° 6289 de 2011, consagró en su artículo 1: "(...) el método y la forma de rendir cuenta e informes que deben presentar a la

Contraloría General de la República, los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación a través del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes — "SIRECI". Sobre el particular, señaló que estarán obligados a rendir los informes "(...) todas las entidades del orden nacional, territorial y particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos de la nación en sus diferentes etapas de planeación, recaudo o percepción, conservación, adquisición, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición, sin importar su monto o participación a que estén sometidos o sean de la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional y legal." (Negrilla fuera de texto) De otro lado, las personas pueden interactuar con la administración por medios electrónicos lo que implica que entidades como la Contraloría deben habilitar las herramientas electrónicas para que los ciudadanos ejerzan sus derechos, tales como el derecho de petición, los informes, en el caso de los procesos de responsabilidad fiscal la notificación del acto administrativo que decide el caso, la ordenación del expediente electrónico y su archivo, etc.8 Es así como las tecnologías han contribuido a modernizar y racionalizar el funcionamiento interno de la administración, lo que correlativamente exige tomar las medidas para evitar inconsistencias, alteraciones u omisión en los datos; para esto las actuaciones realizadas a través de dichos medios deben contar con las garantías 7

CPACA: Artículo 60. Sede electrónica. Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica.

La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. Podrá establecerse una sede electrónica común o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique claramente quién es el responsable de garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad usuaria de la sede compartida será responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por este medio. 8 El Capítulo IV del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo señala que los documentos suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confiere el Código de Procedimiento Civil, y que las autoridades podrán emitir válidamente actos administrativos por medios electrónicos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley. Es así como Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos y a ello da cumplimiento la Contraloría General de la República. Carrera 69 No. 44 — 35 Piso 15 Edificio Paralelo 26 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Señor Henry Vaupés Varela Mejía(cid:9) Página 4 de 4 de seguridad necesarias sobre su autoría, integridad y conservación, de conformidad con la Ley 527 de 19999 sobre comercio electrónico. Al respecto la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas

digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones" posibilita, el uso de las firmas digitales para asegurar la autenticidad o veracidad de la información y el Decreto 2364 de 201210, "por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999", se ocupa de la firma electrónica. De acuerdo con la normatividad referida y de conformidad con la estrategia de Gobierno en Línea GEL», implementada a partir del año 2000, esta Oficina expidió el concepto 20141E0146753, el cual en respuesta a su solicitud se adjunta para su conocimiento. En él se especifica la validez de un documento electrónico, autenticidad, su fuerza probatoria, conservación, integridad, los tipos de firma (electrónica y digital) motivos de su consulta. Con fundamento en dicho concepto jurídico, se concluye que tienen valor los documentos allegados a la Contraloría General de la República en los que se plasmen firmas en físico o en digital, y la firma digital será válida si cumple con los requisitos legales, tal como se explica en el concepto cuya copia se remite. Cordialmente, '

STOR IV ARIA

7,2•1 Director Oficina Jurídica

Proyectó: Cielo Eslava Boowde

Revisó: Pedro Pablo Padilla Castro

N.R. 2017ER0039057

TRD. 80112 — 152 - 02 Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos.

Anexo: Concepto 20141E0146753 en 5 folios. ° Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.

El Decreto 2364 de 2012 define la firma electrónica como: "Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente." 11 El Decreto 1151 de 2008 determina los lineamientos de la implementación del Gobierno en Línea Gel, que es la estrategia del Gobierno Nacional para contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). Carrera 69 No. 44 — 35 Piso 15 Edificio Paralelo 26 PBX: 5187000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CONTRALORIA

OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA F JUIVOICA 80112 Contraloria General de la Republica SOG 17-10-2014 10:02

Al Contestar Cite Este No.: 20141E0146753 Fola Anex:0 FATO 01110015 80112OF1C1NAJURIDICA / MARTHA JULIANA MARTINEZ BERME0

Bogotá, D.C., DESTINO 88111:CONTRALORIA DELEGADA PARA LA GESTION PODUCA/YENSSY MILENA

FLECHAS MANOSALVA

ASUNTO CONSULTA

065 20141E0146753(cid:9) 111111111111111111111111111111111111111111111 Doctora

YENSSI MILENA FLECHAS MANOSALVA

Profesional Especializado Grado 04 Contraloría Delegada Sector Gestión Pública E Instituciones Financieras Contraloría General de la República Bogotá, D.C. CC)17R,‘„.A, ni" ;.a. „" LA G

DESPACHON

PUBLYNOV 214

ASUNTO. SAE.- FIRMA ELECTRÓNICA1 .¿ • Respetada doctora Yenssi .Milena: Esta Oficina recibió su oficio con SIGEDOC No. 2014ER0131444, con el cual, respecto al SAE implementado en la Contraloría General de la República, indica que el expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos y que cada actuación firmada electrónicamente reviste el mismo valor legal y documental que en medio físico. • Señala también, que la firma bien sea electrónica o digital, debe estar certificada por la autoridad legalmente autorizada para ello. En este orden y después de invocar las normas que regulan el tema, como la Ley 527 de 1999, el Decreto 333 de 2014 y las normas internas como la Resolución Reglamentaria 277 de 2014, expresa que la Contraloría General de la República, no ha solicitado la acreditación correspondiente ante la Autoridad Nacional de Acreditación y que tampoco se encuentra autorizado el contratista que apoya la implementación del SAE, lo cual puede acarrear nulidades procesales.

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución

directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucióni, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la 1 Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011. Av. Esperanza No. 62 - 49 Edificio Gran Estación II . PBX: 6477000 Bogotá, D. C. - Colomb' www.contralorla.gov.co • CONTRALO RIA Página 2 de 10 OFICINA DE LA RPEÚPBÚLiBCLAIC IA J URID/CA YENSSI MILENA FLECHAS MANOSALVA. Profesional especializado grado 04. interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República". En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorar jurídicamente a laS

entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Finalmente se aclara que no todos los conceptos de esta Oficina Jurídica implican lá adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Art.43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

La Ley 527 de 1999. De conformidad con la Estrategia de Gobierno en Línea GEL, implementada a partir del año 2000, ha sido una constante del Estado Colombiano avanzar en las tecnologías de la información, para lo cual ha desarrollado esta política pública. 2 Art. 43, numeral 4 del Decretó Ley 267 de 2000. 'Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 'Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. 7 Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Juridica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza juridica de cualquier orden.

Av. Esperanza No. 62 — 49 Edificio Gran Estación II • PBX: 6477000 - Bogotá, D. C. -Colombia•www.contraloria.cmv.co OCONTRALORIA Página 3 de IQ (OFICI NA GENERAL DEE(cid:9) . LA RePú BLIcA I .1 UF1101()A YENSSI MILENA FLECHAS MANCSALVA. Profesional especializado grado 04. Con el desarrollo tecnológico, las entidades públicas, pueden intercambiar información por medios electrónicos, automatizar sus procesos y procedimientos e incorporar la cultura de cero papel. Para ajustar los sistemas jurídicos a los avances tecnológicos, el Estado Colombiano, promulgó disposiciones de diferente orden, como Directivas, Decretos y específicamente la Ley 527 de 1999, "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones". Esta preceptiva, se expide para que contenga las reglas legales, que permitan que un documento se considere válidamente expedido, con valor probatorio, debidamente firmado y fidedigno, sin que para que ello importe si el mismo es electrónico o físico, para lo cual acoge el principio de equivalencia funcional. Este principio, se encuentra determinada en los artículos 6°, 7° y 808 de la Ley 527 de 1999, que admiten este criterio. Esta norma, acoge el Modelo de Ley sobre Comercio Electrónico aprobado en 1996, por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil

. Internacional (CNUDMI), como se señaló en la exposición de motivos de la misma, al indicar que "al igual que la Ley Modelo, sigue el criterio de los "equivalentes funcionales" (...) que se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas. Se adoptó el criterio flexible de "equivalente funcional", que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a 8 ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito. ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: á) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como•apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado .Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma. ARTICULO 80. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma

original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original. Av. Esperanza No. 62 - 49 Edificio Gran Estación II - PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. -Colombia -www.contraloria.gov.co o Página 4 de 10 CGEONCNRATLR ALLAO RERPÍÚAB LOICAF ICINA DE t JURIDICA YENSSI MILENA FLECHAS MANOSALVA. Profesional especializado grado 04. la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. En conclusión, los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley."9 La explicación señalada en los antecedentes de la Ley 527 de 1999, lleva a concluir que un documento electrónico, tiene la misma validez que uno expedido

en la forma tradicional, es decir en forma escrita, si reúne los requisitos que la mencionada normativa establece para tal efecto. Así también, lo ha destacado la Corte Constitucional, la cual para precisar el alcance de la noción de equivalencia funcional recurre a la Guía de aplicación de la ley modelo de UNCITRAL de comercio electrónico. Señala la Corporación, que en dicha Guía se expresa: "16. Así pues, la Ley Modelo sigue un nuevo criterio denominado a veces 'criterio del equivalente funcional', basado en un análisis de los objetivos y funciones del requisito tradicional de la presentación de un escrito consignado sobre papel con miras a determinar la manera de satisfacer sus objetivos y funciones con técnicas del llamado comercio electrónico. Por ejemplo, ese documento de papel cumple funciones como las siguientes: proporcionar un documento legible para todos; asegurar la inalterabilidad de un documento a lo largo del tiempo; permitir la reproducción de un documento a fin de que cada una de las partes disponga de un ejemplar del mismo escrito; permitir la autenticación de. los datos consignados suscribiéndolos con una firma; y proporcionar una forma aceptable para la presentación de un escrito ante las autoridades públicas y los tribunales. Cabe señalar que, respecto de todas esas funciones, la documentación consignada por medios electrónicos puede ofrecer un grado de seguridad equivalente al del papel y, en la mayoría de los casos, mucha mayor fiabilidad y rapidez, especialmente respecto de la determinación del origen y del contenido de los datos, con tal que se observen ciertos requisitos técnicos y jurídicos. Ahora bien, la adopción de este criterio del equivalente funcional no debe dar lugar a que se impongan normas de

seguridad más estrictas a los usuarios del comercio electrónico (con el consiguiente costo) que las aplicables a la documentación consignada sobre papel."1° s Exposición de motivos Ley 527 de 1999, Gaceta 44 de 1998, proyecto de ley 227 de 1998. "C831 de 2001. Av. Esperanza No. 62 - 49 Edificio Gran Estación II - PBX: 6477000 - Bogotá, D. C. -Colombia-www.Contraloria.ciov.co • CONTRALORÍA! Página 5 de 10 GENERAL O LA n EPÚBL,C:A °Jj;iffi YENSSI MILENA FLECHAS MANOSALVA. Profesional especializado grado 04. Cabe destacar que la ley equipara el valor probatorio de un mensaje de datos con aquel que fue expedido en forma escrita. Dicho en otras palabras, el principio de equivalencia funcional establece que un mensaje de datos tiene la misma validez jurídica, si cumple con los elementos señalados en las normas antes indicadas. Ahora bien, el artículo 10 de la norma en comento, determina que los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En este ordenamiento jurídico, tal aspecto estaba contemplado en el artículo 251", hoy artículo 243 del Código General del Proceso, el cual trae el mismo enunciado, pero incluyendo en la clasificación de documentos, los mensajes de datos y las videograbaciones. La Corte Constitucional, sobre la definición de documentos contenidas en el Ordenamiento Procesal Civil, en la Sentencia C662 de 2000, ha indicado que "al

hacer referencia a la definición de documentos del Código de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, permitiendo coordinar el sistema telemático con el sistema manual o documentado, encontrándose en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica, teniendo en cuenta para su valoración algunos criterios como: confiabilidad, integridad de la información e identificación del autor." En la misma providencia, indica la Corporación que "al valorar la fuerza probatoria de un mensaje de datos se habrá de tener presente la confiabilidad de la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad de la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente. " Recuérdese que artículo 11 de la Ley 527 de 1999, señala que "para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de 11 ARTÍCULO 251. DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es

instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. Av. Esperanza No. 62 - 49 Edificio Gran Estación II • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. -Colombiawww.contraloríamov.co O CONTRALORÍA Página 6 de 10

OFICINA GENERA L Ot LA R E: f. Ú BL ICA ! JURIDICA YENSSI MILENA FLECHAS MÁNOSALVA. Profesional especializado grado 04. las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en qué se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente." Efectuadas las anteriores precisiones, se pasa al análisis del tema que nos ocupa, cual es la firma de un documento electrónico, establecida en el artículo 712 de la ley 527 de 1999.

Indica esta normativa, que cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje dé datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo, se aplicará tanto si el requisito establecido en

cualquier disposición constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma. El articulo 7° de la Ley 527 de 1999, consagró el equivalente electrónico de la firma, sin definir la firma electrónica, aspecto del que se ocupa, el Decreto 2364 de 2012, "por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones" el cual -se analizará más adelante. Empero sí define, la firma digital, como un valor numérico que se adhiere .a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático -conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. El Decreto 2364 de 22 de noviembre de 2012, señala, los requisitos de cumplimiento de la firma electrónica, al indicar que cuando se exija la firma de una 12 ARTICULO 70. FIRMA_ Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha .utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este articulo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

Av. Esperanza No. 62 - 49 Edificio Gran Estación II - PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. •Colombia•www.contraloria