CGR - Concepto 0111 de 2020

CGR–OJ______1_1__1_______2020

80112Bogotá D.C., Doctora

DIANA LORENA RAMOS LOZANO

Contralora Provincial Gerencia Departamental Colegiada de Caquetá diana.ramos@contraloria.gov.co Referencia: Radicado Interno: 2020ER0041320 del 28/04/2020

Tema: PETICIONES – Comunicación de respuesta.

Respetada Doctora Diana Lorena, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1, la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes Contexto: “El párrafo segundo del artículo 13 de la Ley 1755 de 2015 establece. "Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo". La Sentencia C-951 de 2014 de la Honorable Corte Constitucional determinó que, El núcleo esencial del derecho de petición está compuesto entre otros por "La respuesta de fondo y La notificación al peticionario de la decisión".

La Guía para el Procedimiento para la Atención, Tramite y seguimiento de las denuncias fiscales y de los demás Derechos de Petición en la Contraloría General de la República establece en el último párrafo del numeral 9.1.1.1 señala: "Los derechos de petición de no competencia (NC) son clasificados y evaluados por la Dirección de Atención Ciudadana en el Nivel Central o por los Grupos de Atención Ciudadana en las Gerencias Departamentales, quienes emiten las

respectivas respuestas de fondo". (Sub rayado fuera de texto original). Por su parte el numeral 9.2.1.3 Etapa de respuesta de fondo y archivo, consagró entre otras cosas: "A la dirección de Atención Ciudadana en el Nivel Central y a los 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2º, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción”.

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2 Grupos de Participación Ciudadana en el Nivel Desconcentrado les es dado el trámite inicial, dar respuestas de fondo o archivar los derechos de petición cuando su evaluación indique que procede". "La respuesta de fondo corresponde a aquellas decisiones que, como consecuencia de la evaluación, no ameritan el traslado a las dependencias de la Contraloría General de la República y que ponen fin a las peticiones ciudadanas". (Sub rayado propio). El numeral 9.2.1.3.1 de la misma Guía consagra: "Formas de notificación del archivo. Las decisiones que pongan fin a una actuación administrativa, son notificadas de la siguiente forma de conformidad con lo establecido por los artículos 67 a 69 del CPACA". La peticionaria pregunta lo siguiente: “Cuando se da respuesta de fondo a una petición, entendida esta como cualquier

solicitud o actuación elevada por cualquier persona ante las autoridades y con ella se pone fin a la actuación administrativa, ¿Se puede notificar de manera simple o debemos aplicar necesariamente el procedimiento consagrado en el numeral 9?2.1.3.1 de la Guía, esto es, de conformidad a los artículos 67 a 69 del CPACA?”

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para

2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000

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3 la vigilancia de la gestión fiscal"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de según el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina no se ha pronunciado sobre el tema objeto de consulta.

4. Consideraciones jurídicas Problema jurídico: ¿Cómo se notifican las respuestas a los derechos de petición? 4.1. El derecho de petición El artículo 23 de la Constitución Política, dispone lo siguiente: “Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. (…)”. El derecho de petición se encuentra regulado en la Ley 1437 de 2011, disposiciones que posteriormente fueron modificadas con la expedición de la Ley 1755 de 2015. El artículo 13 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, dispone que: “Artículo 13. Objeto y modalidades del derecho de petición ante autoridades. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma. Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (…) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden.

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4 que sea necesario invocarlo. Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos. El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado, o de persona mayor cuando se trate de menores en relación a las entidades dedicadas a su protección o formación”. El artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015, señala los términos para resolver las peticiones dependiendo de la modalidad. La regla general consiste en que toda petición debe resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción, es decir, que dentro de ese término deberá generarse la respuesta a la consulta y comunicarse al peticionario. En relación a cómo debe contestarse, la Corte Constitucional9, hizo referencia a la respuesta de fondo en los siguientes términos: “iii) Respuesta de fondo: dentro del núcleo esencial del derecho de petición se encuentra la obligación que tienen las autoridades y los particulares de responder de fondo las peticiones de forma clara además de precisa. Tal deber es apenas obvio, pues de nada serviría reconocer a la persona el derecho a presentar peticiones si estas no deben resolverse materialmente. La jurisprudencia de la Corte ha precisado que la respuesta de los derechos de

petición debe observar las siguientes condiciones para que sean considerada válida en términos constitucionales: “(i) clara, esto es, inteligible y contentiva de argumentos de fácil comprensión; (ii) precisa, de manera que atienda directamente lo pedido sin reparar en información impertinente y sin incurrir en fórmulas evasivas o elusivas ; (iii) congruente, de suerte que abarque la materia objeto de la petición y sea conforme con lo solicitado; y (iv) consecuente con el trámite que se ha surtido, de manera que, si la respuesta se produce con motivo de un derecho de petición elevado dentro de un procedimiento del que conoce la autoridad de la cual el interesado requiere la información, no basta con ofrecer una respuesta como si se tratara de una petición aislada o ex novo, sino que, si resulta relevante, debe darse cuenta del trámite que se ha surtido y de las razones por las cuales la petición resulta o no procedente”(resaltado no es del texto). En este sentido, resulta relevante comprender que no basta con simplemente responder, sino que debe hacerse en debida forma con plena observancia de los elementos descritos en el pronunciamiento jurisprudencial, dentro de los términos de ley y comunicada al peticionario, hecho este que no reviste formalidad alguna que obre en la ley, pero si conlleva la responsabilidad de utilizar medios eficientes bien sea electrónicos, o, físicos, según lo haya requerido el mismo peticionario y solo hasta este momento se puede entender que se ha garantizado al consultante su derecho de petición. 9 Corte Constitucional. Sentencia C 951 de 2014. M. P. Dra. Martha Victoria Sáchica Méndez. Bogotá D.C., 4 de diciembre de

2014.

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5 Paso seguido distingue la norma entre peticiones de documentos e información, cuyo término es de 10 días, además advierte que, si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes Finalmente, cuando . se presenta una petición de consulta ante las autoridades, estas contarán con 30 días para resolverla. El Consejo de Estado, se ha pronunciado en varias ocasiones sobre los elementos del derecho de petición y estos son: “(i) la posibilidad de formular solicitudes respetuosas ante las autoridades públicas o los particulares, según sea el caso; (ii) la garantía de que se entregue respuesta oportuna, es decir, en las oportunidades que prevé el ordenamiento jurídico; (iii) la respuesta de fondo o contestación material, esto es, la decisión que, en el ámbito de su competencia, debe entregar la autoridad, sin importar que la decisión sea o no favorable al solicitante; (iv) la comunicación oportuna de lo decidido, y (v) la falta de competencia para pronunciarse sobre la totalidad o parte de la petición presentada no significa que el destinatario quede exento de pronunciarse”10. (Subrayado fuera

de texto). El parágrafo del artículo 14, señala que de no ser posible resolver la petición dentro de los términos señalados la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. De otra parte, el artículo 21 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015, señala que, si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito. Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente. Nótese como en general, las normas determinan que se debe de informar, comunicar, mas no de notificar la decisión adoptada por la autoridad, lo cual encuentra explicación en el hecho de que la respuesta a las peticiones, por regla general, no constituye un acto administrativo, evento en el cual, tendría que darse aplicación a lo dispuesto en el artículo 67 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011.

Debe tenerse en cuenta que la notificación personal reviste un carácter excepcional por lo que se utiliza en los eventos determinados por la ley. 10 Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. Rad. 66001-23-33-000-2016-00711-01. M.P. Dr. Hugo Fernando Bastidas Bárcena. Bogotá D.C., 7 de diciembre de 2016.

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6 Teniendo en cuenta lo anterior, como ya se señaló, las respuestas a los derechos de petición deben ser enviadas a la dirección física o al correo electrónico suministrado por el peticionario con lo que se entiende que se ha comunicado oportunamente lo decidido, siempre que se haga dentro de los términos del artículo 14 de la precitada ley. Cabe aclarar que cuando el peticionario no ha proporcionado datos para el envío de la respuesta a su petición, esta deberá ser publicada en la página web de la Entidad. Esto en consonancia con los principios propios de la función administrativa tales como la eficacia, la economía y la celeridad. 4.2. Procedimiento para la Atención, Tramite y Seguimiento de las Denuncias Fiscales y de los demás Derechos de Petición en la Contraloría General de la Republica Teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye el

Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y artículos 69 y 70 de la Ley 1757 de 2015 por medio de los cuales se define la denuncia fiscal y se indica el procedimiento para su atención y respuesta, se actualizó el Procedimiento para la Atención, Trámite y Seguimiento de las denuncias fiscales y de los demás derechos de petición en la Contraloría General de la República. De acuerdo con lo expuesto, se implementó en el SIGECI el Macroproceso: Enlace con Clientes y Partes InteresadasECP Proceso: Gestión de Derechos de Petición Procedimiento para la Atención, Tramite y Seguimiento de las Denuncias Fiscales y de los demás Derechos de Petición en la Contraloría General de la Republica

Código: ECP02PR001 Versión: 2.0.

Establece el numeral 9.2.1.3.1 de este macroproceso, “Formas de notificación del archivo: “Las decisiones que pongan fin a una actuación administrativa, son notificadas de la siguiente forma, de conformidad con lo establecido por los artículos 67 a 69 del CPACA: (…)” Nótese que las decisiones que pongan fin a una actuación administrativa, se deben notificar como allí se determina. De acuerdo con las disposiciones legales allí indicadas, estas actuaciones son aquellas que pongan término a una actuación administrativa, las cuales se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse, y en la diligencia

de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente

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7 proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. Lo anterior no debe confundirse con una petición pura y simple que amerita una respuesta oportuna y de fondo de la administración, pero que no implica adelantar un procedimiento administrativo. En este orden, en ese mismo macroproceso, en el numeral 9.2.2.2 “Detalle de las actividades desarrolladas por las dependencias de la Contraloría General de la República responsables de la atención de fondo de los demás derechos de petición”, se establece: ETAPA ACTIVIDADES RESPONSABLE MEDIO DE VERIFICACIÓN Trámite del Una vez recibido el Directivo en el Decisión del derecho de derecho de Nivel Central / trámite y registro petición petición remitida Gerente en el SIPAR por la Dirección de Departamental en Atención el Nivel Ciudadana o por el Desconcentrado Gerente Departamental, se debe proceder a analizar y definir el trámite pertinente, en un término no superior a los dos (2) días hábiles siguientes, haciendo el respectivo registro en los Sistemas de Información que lo requieran. Tal como lo señala el SIGECI en el numeral 9.2.2.2 una vez recibido el derecho de

petición remitida por la Dirección de Atención Ciudadana o por el Gerente Departamental, se debe analizar la solicitud y definir el trámite pertinente. Quiere esto significar que debe adelantarse la actuación que corresponda de acuerdo con la petición del ciudadano. En consecuencia, en el caso de la CGR si se tratara por ejemplo de una denuncia, debe adelantarse el procedimiento que está establecido para tal efecto, y se realizará tal procedimiento. Contrario sensu, si corresponde a una petición que no amerita iniciar alguna actuación o un procedimiento especial, como una solicitud de información, la misma se responderá en la forma y términos que determine la ley.

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8 Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se trata de peticiones que por su naturaleza pueden ser respondidas sin un trámite o procedimiento previo, la misma deberá responderse en forma pura y simple y la respuesta debe ser enviada a la dirección física o al correo electrónico suministrado por el peticionario con lo que se entiende que se ha comunicado oportunamente lo decidido, siempre que se haga dentro de los términos del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015. Cabe aclarar que cuando el peticionario no ha proporcionado datos para el envío de la respuesta a su petición, esta deberá ser publicada en la página web de la Entidad. Esto en consonancia con los principios propios de la función administrativa tales como la eficacia, la economía y la celeridad.

Finalmente, debe señalarse que le corresponde al funcionario competente realizar el análisis de la petición que recibe, y adelantar las actuaciones que en derecho correspondan, siempre teniendo en cuenta que debe aplicar la Constitución y la Ley y corresponderá en cada caso, determinar de acuerdo con los ordenamientos legales la forma que debe cumplir el principio de publicidad.

5. Conclusiones 5.1. La respuesta de fondo a un derecho de petición corresponde a aquellas decisiones que, como consecuencia de su evaluación, no ameritan el traslado a las dependencias de la Contraloría General de la República o a otra autoridad y que por su naturaleza tampoco requieren adelantar actuación distinta a su respuesta, y en consecuencia, ponen fin a las peticiones ciudadanas, las cuales deben comunicarse al peticionario a la dirección física o correo electrónico suministrado por aquel. Si se desconoce este dato, deberá publicarse en la página web institucional. 5.2. Si la petición diere lugar a la expedición de un acto administrativo deberá notificarse en los términos de la Ley 1437 de 201, en armonía con lo dispuesto en el numeral 9.2.1.3.1 del Macroproceso: Enlace con Clientes y Partes InteresadasECP Proceso: Gestión de Derechos de Petición Procedimiento para la Atención, Tramite y Seguimiento de las Denuncias Fiscales y de los demás Derechos de Petición en la

Contraloría General de la Republica Código: ECP02PR001 Versión: 2.0. Cordialmente,

JULIÁN MAURICIO RUIZ RODRÍGUEZ

Director Oficina Jurídica

Proyectó: Erika Cure

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas

Radicado: 2020ER0041320

TRD. 80112-033 – Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos

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