CGR - Concepto 0116 de 2019

Al Contestar Cite Este No.: 20191E0073151 Fol:3 Anex:0 FA:O

CONTRALORÍA ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA / JULIAN MAURICIO RUIZ RODRIGUEZ

DESTINO 80151-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL BOYACÁ / JOSE ISAIAS PALACIOS

GENERAL DE LA REPÚBLICA PALACIOS

ASUNTO CONCEPTO SOBRE NOTIFICACIÓN POR AVISO

OBS 20191E0073151(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 116 CGR—OJ- (cid:9) • - 2019 80112 — Bogotá D.C., Señor

JOSÉ ISAÍAS PALACIOS PALACIOS

Contralor Provincial Gerencia Departamental Colegiada de Boyacá Contraloría General de la República josei.palacios@contraloria.gov.co Referencia: Radicado Interno: 2019ER0067343 del 02/07/2019

Tema:(cid:9) PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL - NOTIFICACIÓN POR

AVISO. Respetado señor Palacios, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia', donde formula la siguiente solicitud:

1. Antecedente "Se emita concepto sobre el procedimiento para notificación por aviso, resaltando que en esta gerencia el aviso se fija en cartelera y se envía el mismo a la dirección que se conoce. Es necesario que: 1. El aviso se fije en cartelera y 2. Se envíe el mismo a la dirección que se conoce del presunto responsable. O si solo basta con

enviar el aviso a la dirección que se conoce del presunto responsable?".

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución direa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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2 En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. - Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la

gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Art.43, Numeral. 168 del Decreto Ley 267/00, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina se ha pronunciado sobre aspectos relacionados con el tema objeto de consulta mediante Conceptos tales como el 163 de 2018, el cual podrá consultar a través de la Relatoría en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o solicitarlos al teléfono 5187000 Ext. 15204, o a través del correo institucional:

cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas Problema jurídico: ¿Cuál es el procedimiento para la notificación por aviso? 2 Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

3 Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43. OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una 8 doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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3 Señala el artículo 104 de la Ley 1474 de 2011, la forma en que deben notificarse las providencias en el proceso de responsabilidad fiscal que se adelanten por el trámite verbal, recordemos la disposición legal: "ARTÍCULO 104. NOTIFICACIÓN DE LAS DECISIONES. Las decisiones que se profieran en el curso del proceso verbal de responsabilidad fiscal, se notificarán en forma personal, por aviso, por estrados o por conducta concluyente, con los siguientes procedimientos: a) Se notificará personalmente al presunto responsable fiscal o a su apoderado o defensor de oficio, según el caso, el auto de apertura e

imputación y la providencia que resuelve los recursos de reposición o de apelación contra el fallo con responsabilidad fiscal. La notificación personal se efectuará en la forma prevista en los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella no fuere posible se recurrirá a la notificación por aviso establecida en el artículo 69 de la misma ley; b) Las decisiones que se adopten en audiencia, se entenderán notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se haga el pronunciamiento, se encuentren o no presentes en la audiencia" En caso de no comparecer a la audiencia a pesar de haberse hecho la citación oportunamente, se entenderá surtida la notificación salvo que la ausencia se justifique por fuerza mayor o caso fortuito dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se profirió la decisión, caso en el cual la notificación se realizará al día siguiente de haberse aceptado la justificación. En el mismo término se deberá hacer uso de los recursos, si a ello hubiere lugar; c) Cuando no se hubiere realizado la notificación o esta fuera irregular, la exigencia legal se entiende cumplida, para todos los efectos, cuando el sujeto procesal dándose por suficientemente enterado, se manifiesta respecto de la decisión, o cuando él mismo utiliza en tiempo los recursos procedentes. Dentro del expediente se incluirá un registro con la constancia de las notificaciones realizadas tanto en audiencia como fuera de ella, para lo cual se podrá utilizar los medios técnicos idóneos; d) La vinculación del garante, en calidad de tercero civilmente responsable, se realizará mediante el envío de una comunicación. Cuando sea procedente

la desvinculación del garante se llevará a cabo en la misma forma en que se vincula". De acuerdo con la norma antes citada, cuando el proceso de responsabilidad fiscal se adelante por el trámite verbal, las providencias allí proferidas se deben notificar en forma personal, por aviso, por estrados o por conducta concluyente, de acuerdo con el tipo de providencia a poner en conocimiento de los sujetos procesales. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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4 En relación con el proceso ordinario de responsabilidad fiscal, el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, dispone lo siguiente: "Artículo 106. Notificaciones. En los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten en su integridad por lo dispuesto en la Ley 610 de 2000 únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado". A su vez, el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, señala que: "Artículo 69. Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso

que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal". La normatividad reseñada no ofrece dificultad interpretativa alguna, pues resulta claro que el aviso se envía al lugar que obre en el expediente incluso en defecto de aquel, la que reporte en el registro mercantil. El aviso siempre deberá estar acompañado de copia del acto administrativo. Solo en el evento en el que no se tenga conocimiento de la ubicación del destinatario deberá procederse a hacer la publicación en un lugar al cual el público tenga acceso tal como la página institucional y en el lugar que haya dispuesto la Secretaría Común de la Entidad para publicarlo físicamente. Al respecto, señala el Concepto 163 de 2018 de la Oficina Jurídica, lo siguiente:

"Dispone la Resolución Orgánica 5500 de 2003 de la Contraloría General de la República, modificada por el art. 36 de la Resolución Orgánica 6541 de 2012, "por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trámite de la acción de responsabilidad fiscal en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones", en su artículo 28, lo siguiente: Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.0 , Colombia )

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 5 "Artículo 28. Secretaría Común. Habrá una secretaría común para el Despacho de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la Dirección de Investigaciones y la Dirección de Juicios Fiscales, que estará encargada del trámite de los asuntos de estas dependencias. Igualmente, en el nivel desconcentrado funcionará una Secretaría Común por cada Gerencia. El Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva designará el responsable de la Secretaría Común en el nivel central y en el nivel desconcentrado esta facultad estará a cargo del Gerente Departamental". Paso seguido, el artículo 29, consagra entre las funciones de la Secretaría Común, la siguiente: "Artículo. 29. Funciones. Son funciones de la Secretaría Común:

1. Realizar, revisar y enviar los oficios, despachos comisorios, citaciones, edictos,

estados, traslados, avisos y demás comunicaciones relacionadas con las indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, procesos de jurisdicción coactiva, sancionatorios y disciplinarios, y atender al público cordial, diligente y oportunamente. (...)". Lo anterior, se reiteró en la Resolución Reglamentaria Ejecutiva No.38 de 2017 de la Contraloría General de la República, "por la cual se adopta el Manual de Secretaría Común en la Contraloría General de la República". Se hace alusión en el citado Manual a lo dispuesto en el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, el cual determina dos situaciones para que proceda la notificación por aviso, así:

1. Envío del aviso a la dirección conocida.

Se indica que cuando se envía la citación para notificación personal y el destinatario no concurre dentro de los 5 días siguientes, se remite oficio con SIGEDOC a la misma dirección, indicando el número del proceso, el tipo de providencia a notificar y su fecha, la entidad afectada y el presunto responsable (si son varios se mencionará al primero seguido de la expresión "y otros"), los recursos que proceden, el término para ejercerlos y la autoridad ante quien proceden, y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Se enviará en sobre cerrado copia íntegra del acto administrativo a notificar.

2. Publicación del aviso en la página web y en la cartelera o lugar de acceso al público de la entidad.

Este procedimiento opera cuando se desconoce la información de la dirección donde

se puede ubicar al destinatario. En este caso se envía solicitud a la Oficina de Comunicaciones mediante correo electrónico con SIGEDOC, para que se publique en Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

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) GENERAL DE LA REPÚBLICA 6 la página web, con la indicación de los datos ya señalados y copia íntegra del acto administrativo. De la misma forma se publica en un lugar de acceso al público o cartelera ubicada en lugar de acceso al público de la entidad. También puede suceder que aun cuando se desconozca la dirección física del destinatario, si se dispone de un número de fax o una dirección de correo electrónico en la que el implicado previamente haya aceptado ser notificado por esa vía, se deberá enviar correo con SIGEDOC, con los mismos datos indicados en el oficio físico, anexando en PDF el acto administrativo objeto de notificación. (Numeral 1° del Artículo 67 de la Ley 1437 de 2011).

5. Conclusiones La notificación por aviso se realiza de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011 y el Manual de Secretaria Común de la Contraloría General de la República, adoptado mediante Resolución Reglamentaria Ejecutiva No.38 de 2017.

Cordialmente,

JULIÁN MAURICIO UIZ RIGUEZ

Director Oficina Jurídica

Proyectó: Erika Cure

Revisó: Lucenith Muñoz Aren

Radicado: 2019ER0067343

TRD. 80112-033 — Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos

Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia