CGR - Concepto 0121 de 2016

CONTRALORÍA

CsMINA

GENERAL DE LA REPÚBLICA JURID1CA

(cid:9) 121

CGR — OJ 2016

Contralorla General treta Raoul/Hm SGD 29-07-2016 10:06

Al Contestar Cite Este No.: 20161E0055729 Fol:4 Anexe FA:0

DO ER SIG TIE NN O 8 80 01 91 12 3- -O GF RI UC PIN OA D 3 EU R INID VI EC SA T I . ,M ./UA IR CT OH SA Y J U JIL AI BA SN OA . M CA OR AT CI TN IE VZ A H DE ER AN MIE A° Z ONAS / JHOMNY

URREA BAUTISTA

ASUNTO CONCEPTO SOBRE GRABACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS SAE Y SIREF

OBS 20161E0065729(cid:9) 111111111111111111111111111111111111111111111 80112 Bogotá, D.C. Doctor

JHOMNY URREA BAUTISTA

Profesional Universitario Grado 01 Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva Gerencia Departamental Colegiada de Amazonas Leticia. Amazonas

ASUNTO: GRABACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS - SAE y SIREF Respetado doctor Urrea Bautista: Esta Oficina recibió su comunicación con Radicación mediante la cual consulta:

1. Si es posible que los funcionarios tecnólogos de las Gerencias Departamentales graben o conviertan los archivos o video de las audiencias verbales o las versiones libres, garantizando su autenticidad, calidad y confiabilidad, a formatos de peso en bytes menores a 20 MB con la finalidad de que puedan ser cargados por los

sustanciadores a los sistemas SAE y SIREF.

2. Explica que los archivos grabados son muy pesados porque son superiores a las

20MB impidiendo subir el archivo al SIREF y hace poco funcional la plataforma SAE porque para conocer un proceso verbal a través de las audiencias es necesario descargar grandes volúmenes de información.

3. Adicional a ello la velocidad de internet en las Gerencias no es buena y la lentitud en el manejo de la información va en contravía del principío de celeridad de las actuaciones administrativas.

4. Hoy es posible tecnológicamente convertir los formatos de grabación de audio-video a menor cantidad de bytes, menos pesados, pero según algunos se violaría la Ley

527. No obstante, en su concepto no existe ninguna violación legal y debe escogerse un sistema más amable con el usuario.

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

GENERAL. DE LA REPÚBLICA1

(cid:9) Doctor Jhomny Urrea Bautista Página 2 de 7 En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados

de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generari, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República".. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaPy "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciteh".. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). Una vez sentada esta premisa la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República se pronuncia sobre su consulta, así:

CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

La Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", al regular la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo, dispone:

"Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la 'Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 6 Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 9a No. 12 C —10 piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CONTRALORÍA 1

OFICINA

GENERAL DE LA REPCIEILICA JURfOICA

(cid:9) DoctorJhomny Urrea Bautista Página 3 de 7 autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las

normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen." (Subrayado y negrilla fuera de. texto) "(...) Artículo 55. Documento público en medio electrónico. Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales." (Subrayado y negrilla fuera de texto) "(...) Artículo 57. Acto administrativo electrónico. Las autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrán emitir válidamente actos administrativos por medios electrónicos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley. Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo. Artículo 59. Expediente electrónico. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su

recuperación cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. Artículo 60. Sede electrónica. Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica. La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. Podrá establecerse una sede electrónica común o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique claramente quién es el responsable de garantizar las Carrera 9a No. 12 C —10 piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co CONTRALORÍA OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA J1U RIDICA Doctor Jhom ny Urrea Bautista(cid:9) Página 4 de 7 condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad usuaria de la sede compartida será responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por este medio." (Subrayado y negrilla fuera de texto)

De lo anterior se desprende que: (i) En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen;

(ii) Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales; (iii) Las autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrán emitir válidamente

actos administrativos por medios electrónicos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley; (iv) La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley, y (v) La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. Por su parte, la Ley 527 de 1999 "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones", "ARTÍCULO 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original. ARTÍCULO 9°. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra,

si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o Carrera 9" No. 12 C —10 piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CONTRALORÍA

OFICINA

GENERAL_ DE LA REPABL8GA JURÍOIOA

(cid:9) DoctorJhomny Urrea Bautista Página 5 de 7 presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso. (Subrayado y negrilla fuera de texto) ARTÍCULO 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original. ARTÍCULO 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en

cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente. ARTÍCULO 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

(«•.)" Del contenido de esta normativa se puede colegir: (i) Que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso; (ii) En cuanto a la conservación, la información que contengan debe ser accesible para su posterior consulta. (iii) Que el mensaje de datos o el documento debe ser conservado en el

formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. Carrera 9a No. 12 C — 10 piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co I

CONTRALORÍA

OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA JURIDICA DoctorJhomny Urrea Bautista(cid:9) Página 6 de 7 (iv)(cid:9) Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. Así mismo, y en desarrollo de las normas antes analizadas, la Contraloría General de la República expidió la Resolución Ejecutiva No. 0005 de 2014 "Por la cual se establecen parámetros para la administración de los documentos relacionados con el Expediente Electrónico y se dictan otras disposiciones", en los considerandos de dicha Resolución expresamente hace referencia al artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 que reguló la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo, y señaló la validez y autenticidad del documento público en medio electrónico, y estableció la posibilidad de emitir actos administrativos electrónicos con las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad, la notificación por vía electrónica y la conservación electrónica de los documentos. La Resolución 008 de 2014, "Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria No. 0277 de 18 de marzo de 2014 por medio de la cual se adoptó el Sistema de

Aseguramiento Electrónico de Expedientes -SAEy se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento" permite la adopción de documentos electrónicos, garantizando su autenticidad, integridad, disponibilidad la notificación por vía electrónica y la conservación electrónica de los documentos. La misma Resolución define los roles y responsabilidades de los encargados del impulso procesal tanto en la primera como en la segunda instancia y señala como deberes de los usuarios incorporar al SAE todas las piezas del proceso de responsabilidad fiscal. CONCLUSIÓN Así las cosas, y dentro del marco funcional de la Oficina Jurídica, al realizar una interpretación sistemática, finalista y armónica de las disposiciones aquí analizadas ha de concluirse que es posible conservar los archivos en un formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, siempre y cuando se conserven las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad, la notificación por vía electrónica y la conservación electrónica de los documentos. PRECISIÓN FINAL Finalmente, y en lo que tiene que ver con la validación técnica de la operación, el artículo 3° de la Resolución 008 referida, determina que la Oficina de Sistemas e Informática, es la encargada de: Carrera 9a No. 12 C — 10 piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CONTRALORIA

LA (cid:9) A OFICI NA

GENERAL DE(cid:9) REPÚBLIC JORIIDCA

(cid:9) Doctor J homny Urrea Bautista Página 7 de 7 "a) Administrar y gestionar la infraestructura tecnológica (hardware, software

operativo y de aplicación; y comunicaciones) que soporta el Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE). (.- 9 g) Brindar soporte de segundo nivel técnico a los casos reportados por los usuarios. h) Dirigir las modificaciones o ajustes que deban realizarse para atender los requerimientos que desde la perspectiva funcional se formulen." Asimismo, el Director de la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República, será responsable de la orientación tecnológica del SAE7. Le corresponderá al Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia, adoptar las medidas necesarias para garantizar la digitalización de los documentos y expedientes físicos necesarios para iniciar los procesos correspondientes en el sistema SAEs. La Resolución Reglamentaria 87-A de 2009, Modificada por la Resolución No. 207 de 2012, en su artículo 4 establece: Artículo 4° Administración de la Aplicación. "La Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República, será la responsable de la administración del Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal (SIREF). Igualmente, será responsable de la administración de la base datos, del mantenimiento del aplicativo y del desarrollo de nuevas funcionalidades, en coordinación con la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva responsable del conocimiento de los requerimientos de negocio, cumpliendo con las políticas y lineamientos de desarrollo de software." En tal sentido, no son de competencia de ésta Oficina los aspectos técnicos del SAE y SIREF, razón por la cual es la Oficina de Sistemas e Informática la llamada a atender sus requerimientos sobre el cargue de documentos, circunscribiéndose el

concepto jurídico al análisis que precede. C• rdialmente,

ULIANA MARTÍNEZ BEIIMEO

Directora Oficina Jurídica Proyectó. Cielo Eslava Boowdem

Revisó: Dr. José Ismael Díaz Peñaloza

N.R. 20161E0051376 TRD. 80112-033 — Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos. 7 Articulo 7 Resolución 08 de 2014. 8 Artículo 9 Resolución 08 de 2014. Carrera 9a No. 12 C —10 piso 8 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co