CGR - Concepto 0130 de 2018

Contraloría General de la Republiea SGD 07-08-201811:28

Al Contestar Cite Este No.: 2018EE0107042 Fol:4 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-0FICINA JURÍDICA 1 IVAN DARIO GUAUQUE TORRES DESTINO JOSE ERVIN LOPEZ ROJAS / ALCALDIA MUNICIPAL DE OPORAPA HUILA

ASUNTO RESPUESTA AL SIGEDOC 2018ER0084376; SIPAR 2018-143122

CONTRALORÍA OBS GENERAL DE LA REPUBLICA 2018EE0107042(cid:9) 111 1111111111111 111 1111111111 111 11111 1111 II II

130

CGR — OJ - de 2018

80112Bogotá D.C., Señor

JOSE ERVIN LOPEZ ROJAS

Secretario Ejecutivo Alcaldía Municipal de Oporapa — Huila Edificio municipal Calle 5 # 6 — 79 Oporapa — Huila alcaldia@oporapa-huila.gov.co Referencia: Respuesta al radicado n.° 2018ER0084376; SIPAR 2018143122

Tema: (cid:9) Reproducción de copias. Límite al costo de las copias - Política Cero Papel y Estrategia Gobierno en línea Respetado señor López: Mediante traslado efectuado por la Procuradora Provincial de Garzón Huilla, la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la comunicación citada en la referencia', la cual procedemos a responder a

continuación: 1.(cid:9) Antecedentes.

Mediante su oficio 085 del 123 de marzo de 2018, tras informar un caso particular de una persona que solicita de forma reiterativa copias de contratos y actuaciones de la Alcaldía Municipal de Oporapa — Huila en su condición de ciudadano y Concejal, las cuales refiere son frecuentemente atendidas haciendo entrega de las copias en medio digital considerando la extensión de los folios a entregar, que para un caso concreto llegan a los 4.500 folios, informándole además las páginas web institucionales donde se encuentra publicada la misma información por mandato legal, siendo rechazada la respuesta y entrega de copias digital por el peticionario, caso en el cual solicita se resuelvan las siguientes preguntas: "¿Las copias se deben expedir a cargo del erario público? 'Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 7 o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA ¿Las copias se cancelarán (sic) cargo al presupuesto del Concejo Municipal y/o Presupuesto de la Alcaldía? ¿Corresponde al solicitante pagar las respectivas copias? ¿Las copias se deben entregar autenticadas tal como las solicita el honorable Concejal (sic)." 2.(cid:9) Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica. La competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas

que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Genera!'2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Genera('3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República". En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). Una vez valorado el asunto puesto a consideración, es procedente indicar que de conformidad con lo establecido en el artículo 43 del Decreto Ley 267 de 2000, los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la

República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En 2 República de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 República de Colombia, Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 República de Colombia, Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 República de Colombia, Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. 7 República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 7 O CONTRALORÍA GENERAL OE LA REPÚBLICA cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución8, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control

fiscal. 3.(cid:9) Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica 3.1. Con relación al valor probatorio de las copias en concepto radicado 20141E0146753 de fecha 17 de octubre de 2014, esta Oficina anotó que: "La Ley 527 de 1999. De conformidad con la Estrategia de Gobierno en Línea GEL, implementada a partir del año 2000, ha sido una constante del Estado Colombiano avanzar en las tecnologías de la información, para lo cual ha desarrollado esta política pública. Con el desarrollo tecnológico, las entidades públicas, pueden intercambiar información por medios electrónicos, automatizar sus procesos y procedimientos e incorporar la cultura de cero papel. El Código General del Proceso, en el artículo 244, determina que un documento es auténtico, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando hay seguridad respecto de a quien se atribuya el documento. Señaló también que los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso. También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución." 3.2. Con relación a la gestión documental en concepto CGR-0J-081-2017 bajo

radicado 20171 E0032807 de fecha 19 de abril de 2017, esta Oficina anotó que: "GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión documental en las entidades públicas se rige por la Ley 594 de 2000, sus decretos reglamentarios, acuerdos, directivas del Archivo General de la Nación AGN, y adopta Normas Técnicas Colombianas (NTC) como son las Normas ISO. Se complementa y articula con normas que regulan aspectos específicos de la administración pública y estrategias gubernamentales o políticas públicas, tales como Estrategia Gobierno en Línea — GEL; Política Cero Papel; Política de Racionalización de Tramites, entre otras." (Subrayado fuera de texto) De lo anterior se desprende que ha sido reiterado el criterio que la política de cero papel ha venido acompañada del desarrollo tecnológico de las entidades públicas, que pueden intercambiar información por medios electrónicos, automatizar sus 8República de Colombia, Art. 28, Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraJoria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 7 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA procesos y procedimientos e incorporando la cultura de cero papel, entre otros mecanismos a través del suministro de la información a la ciudadanía mediante estrategias como la de Gobierno en Línea. 4.(cid:9) Consideraciones jurídicas. Si bien la consulta se genera sobre un caso concreto, sobre el cual no concurre la

competencia de la Contraloría General de la República, se abordará el asunto de manera genérica analizando el problema jurídico de ¿Cuál es la normativa aplicable a las solicitudes de entrega de copias?. No obstante ello, es de notar que en el Oficio n.° 85 de fecha 13 de marzo de 2018, el peticionario como Secretario Ejecutivo de la Alcaldía Municipal de Oporapa — Huila realiza de forma amplia una exposición de argumentos jurídicos sobre la normatividad que rige la materia y la forma en que se considera por parte del Municipio que se ha dado aplicación a dicha normativa garantizando el derecho fundamental de petición del solicitante de copias, motivo por el cual dada la limitación de competencias de la Contraloría General de la Repúblicas, la presente respuesta se limitará a brindar algunos insumos normativos que pueden contribuir a dilucidar el asunto de su interés. 4.1. Límite al costo de las copias que debe ser asumido por el peticionario constituye una medida razonable acorde con la Constitución Mediante sentencia C-951/14, M.P. Martha Victoria Sáchica Méndez, la Corte Constitucional declaró exequibles las disposiciones legales sobre el costo de la reproducción de los documentos solicitados por el peticionario, contenidas en el artículo 29 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015), en la medida que se ajustan a la Constitución y garantizan los derechos que esta consagra y protege, en este sentido señaló: "Análisis de constitucionalidad del artículo 29 En primer término, cabe señalar que si la petición del ciudadano en ejercicio de su

derecho fundamental se materializa con la entrega de documentos en posesión de la autoridad (como resulta lógico de las modalidades de resolución de situaciones jurídicas, el requerimiento de información y el requerimiento de copias de documentos, todas señaladas en el artículo 13 del proyecto de ley), la reproducción de los mismos y su entrega al peticionario Constituyen un aspecto En virtud de la autonomía administrativa y territorial, la Contraloría General de la República -CGRno participa 9 en los procesos internos de la Administración pública y que corresponde a cada entidad pública ejercer sus funciones y responsabilidades, entre ellas asumir el desarrollo y control sobre sus procesos, incluido el control interno sobre sus propios procesos administrativos. Motivo por el cual la Contraloría General de la República no tiene injerencia alguna, ni le es dable pronunciarse sobre casos particulares, máxime cuando a la CGR le están vedadas dentro del marco constitucional las acciones de advertencia y coadministración, dada la naturaleza del control posterior y selectivo al tenor del artículo 267 de la Constitución Política de 1991, existiendo claros pronunciamientos de la Corte Constitucional al respecto con efectos erga omnes, estos son entre otros, la sentencia C-113/99 de la Corte Constitucional, M.P. José Gregorio Hernández Galindo y la sentencia C-103/15 de la Corte Constitucional, M.P. María Victoria Calle Correa. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 7 O

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA necesario para la garantía efectiva del derecho. Por ello, si bien una primera impresión llevaría a considerar que se trataría de una norma de naturaleza ordinaria, de una cuestión meramente operativa que no requeriría formar parte de una ley estatutaria, lo cierto es que el costo de reproducción de los documentos es una condición que afecta el goce efectivo del derecho de petición y por tanto, objeto de regulación por parte del legislador estatutario. (...) Cabe resaltar, que el valor de las copias a asumirse por el peticionario, debe equivaler al de la reproducción de las mismas, costo que debe ser determinado objetivamente por parte de la respectiva autoridad o entidad y que por lo general, es inferior al valor comercial que tiene en cuenta otros factores. Por ello, se insiste, el establecimiento de un tope al valor que se cobra por las copias solicitadas a la vez que es un límite razonable, configura una garantía para que no se haga nugatorio el derecho de petición. " Conforme lo anterior, le corresponde a cada entidad o ente territorial establecer un límite al valor de las copias, tomando como fundamento el costo de la reproducción sin que supere el valor comercial de las copias, a fin de evitar barreras insuperables de acceso a la información pública. 4.2. Política Cero Papel y Estrategia Gobierno en línea 2012 — 2015 Para el orden nacional 2012 — 2017 Para el orden territorial Dentro de los componentes de la Estrategia Gobierno En Línea10, el Plan de Cero Papel" se enmarca dentro del componente de Transformación, en el "Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden

nacional de la República de Colombia"12 se indica al respecto: "Transformación: comprende todas las actividades para que las entidades realicen cambios en la manera de operar para eliminar límites entre sus dependencias y con otras entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información, liderando o participando en cadenas de trámites en línea. Así mismo, establece las pautas para que la entidad automatice sus procesos y procedimientos internos e incorpore la política de Cero Papel. Las actividades se clasifican en dos grupos: 1. Actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos, y 2. 10 La política pública de Gobierno en línea en Colombia inició en el año 2000 con la directiva presidencial 02 de dicho año y continuó de manera decidida desde el 2008 con la expedición del Decreto 1151 que definió los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea. Con el objeto de impulsar el Gobierno en línea, se ha definido un nuevo método a seguir por parte de las entidades, el cual está compuesto por 6 componentes que agrupan definidos en el Decreto 2693 de 2012. 11 La Directiva Presidencial 04 de 2012 establece lineamientos de la Política Cero Papel en la administración pública, complementada con la Directiva Presidencial 01 de 2016, que establece el Plan de Austeridad para la vigencia 2016, y con el artículo 104 de la Ley 1815 de 2016 "Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembre de 2017".

12 En: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/ebOdf10529195223c011ca6762bfe39e/manual3.1.pdf Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www,contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 7 O GENERAL DE LA 17EPUBLÍICA Actividades para intercambiar información entre entidades." (Subrayado fuera de texto) Adicionalmente, tratándose de información de procesos contractuales, el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006, la Ley 1150 de 2007, así como los artículos 9° y 10° de la Ley 1712 de 2014, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación — TIC, sobre este respecto el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 (modificado por el artículo 224 del Decreto 19 de 2012), informa sobre la obligación de publicar la información de los procesos contractuales en la página Web de la entidad contratante y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP13. Fruto de lo arriba enunciado, si se trata del intercambio de información entre entidades existe una política pública que integra el intercambiando información por medios electrónicos y la incorporación de la política de Cero Papel, resultando contraria a estas políticas que pretenden lograr la disminución en el consumo de papel y prestar un servicio más eficiente a los ciudadanos, en

términos de mayor acceso a la información mediante la utilización de Tecnologías de la Información y la Comunicación, beneficiando al mismo tiempo al medio ambiente, el expedir copias en papel de documentos extensos que pueden ser suministrados en formatos digitales. 5.(cid:9) Conclusiones: 5.1. En virtud del artículo 29 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015) y bajo los criterios definidos por la Corte Constitucional en la sentencia C-951/14, le La Agencia Nacional de Contratación Pública —Colombia Compra Eficiente—, explica las funcionalidades de 13 los aplicativos SECOP I y SECOP II dentro del enlace de su página web, https://www.colombiacompra.gov.co/compradores/secop-iSECOP I en los siguientes términos: "SECOP I Las Entidades Estatales están obligadas a publicar su actividad contractual en el SECOP I. Esta obligación que es de carácter legal tiene soporte en el hecho de que los contratos son ejecutados con recursos de los contribuyentes para entregar bienes y servicios a la ciudadanía, y en consecuencia todas las personas deben tener acceso a la información correspondiente. De otra parte, la disponibilidad de información oportuna sobre los Procesos de Contratación promueve la competencia. Colombia Compra Eficiente invita a las Entidades Estatales a revisar si publicaron la totalidad de su actividad contractual y publicar de forma extemporánea la no publicada oportunamente, revisar la calidad de la información publicada y corregir los errores y tomar los correctivos necesarios para cumplir a cabalidad con el

principio de publicidad y evitar errores en la información. Contratación en línea Colombia Compra Eficiente también invita a las Entidades Estatales a que ingresen y se registren en el SECOP II (en funcionamiento desde marzo de 2015) que ayuda a mejorar la oportunidad y la calidad de la información disponible al público, pues es una plataforma transaccional. En el SECOP II las Entidades Estales y los Proveedores son usuarios, las primeras hacen todo el Proceso de Contratación en línea y los Proveedores pueden presentar en línea sus ofertas. El SECOP II tiene módulos para todas las modalidades de contratación, excepto la compra a través de los instrumentos de agregación de demanda para la cual está la Tienda Virtual del Estado Colombiano con un usuario y contraseña diferentes a los del SECOP II." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 7 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA corresponde a cada entidad o ente territorial establecer un límite al valor de las copias que debe pagar el peticionario, tomando como fundamento el costo de la reproducción sin que supere el valor comercial de las copias, a fin de evitar barreras insuperables de acceso a la información pública. 5.2. Dentro de los componentes de la Estrategia Gobierno En Línea, el Plan de Cero Papel se enmarca dentro del componente de Transformación que contempla actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos y actividades para intercambiar información entre entidades. Por tanto, si se trata del intercambio de información entre entidades existe una

política pública que integra el intercambio de información por medios electrónicos y la incorporación de la política de Cero Papel, resultando contraria a estas políticas que pretenden lograr la disminución en el consumo de papel y prestar un servicio más eficiente a los ciudadanos, en términos de mayor acceso a la información mediante la utilización de Tecnologías de la Información y la Comunicación, beneficiando al mismo tiempo al medio ambiente, el expedir copias en papel de documentos extensos que pueden ser suministrados de forma compacta en formatos digitales a través de medios electrónicos. Cordialmente, IVA RI(cid:9) AUQUE TORRES Dir c sr Oficin. Jurídica.

Proyectó: Andrés Rolando Ramír(cid:9) canem e/Sty--

Revisó: Pedro Pablo Padilla Castr N.R. 2018ER0084376; SIPAR 201:- 122

TDR 80112-033 Conceptos Jurídicos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 7