CGR - Concepto 014 de 2024

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! C ontraloria Gene ral d e la R epublica :: 5GD 2 9-01 -2024 0 8:44

AlConteila rCjteEsteNo.: 2 024EE 001316 8Eol:3Ane x:0FA:0

ORIGEN 8011 2OFICIN AJUR IDICA/ISDUARJAVIER1 080RODR IGUEZ

DESTINO LUZANGELANAVACORRAL/EMPRESADESERVICIOSPUBLICOSDETOCANCIPA

ASUNTOCONCEPTO

80112OBS 014 2024EE0013168

CGR-OJ - de 2024

Bogota D.C. Doctora A luz ngela nava corral Jefe de la oficina de Control Interno Empresa de Servicios Publicos de Tocancipa S.A. ESP atencionalusuario@esptocancipa.com controlinterno@esptocancipa.com Referencia: Respuesta solicitud de concepto con radicados CGR SIGEDOC

2024ER0003888 SIPAR 2024-293284-82111-CO Asunto: REMISION DEL ACTA DE INFORME DE GESTION A LA CGR/ Ley 951 de 2005

Respetada Doctora La Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica -CGRrecibio las comunicaciones1 citadas en la referencia, las cuales se precede a responder a continuacion:

1. Antecedente.

Mediante correo electronico del dia 10 de enero de 2024, con radicado SIGEDOC 2024ER0003888 y SIPAR 2024-293284-82111-CO, usted eleva la consulta que a continuacion se menciona:

“De conformidad con la Ley 951 de 2005, artlculo 14 ‘‘La Contraloria General de la Republica y los demas organos de control, en el ambito de su competencia, vigilaran el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley”. Por lo anterior v muv respetuosamente, me diriio ante su despacho para elevar consulta. / Se debe radicar la copia del Informe de qestion consolidado del Gerente saliente v su correspondiente medio magnetico ante este Ente de Control?” 'Codigo de Procedimiento Administrativoy de lo Contencioso Administrativo, articulo 14, numeral 2°, modificado por el artlculo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relacion con las materias a su cargo deberan resolverse dentro de los treinta (30) dlas siguientes a su recepcion." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 1 de 6 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido!

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Juridica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica -CGR-, son orientaciones de caracter general que no comprenden la solucion directa de problemas especificos, ni el analisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucion2 ni tienen el caracter de fuente normativa y solo pueden ser utilizados para facilitar la

interpretacion y aplicacion de las normas juridicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Juridica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretacion y aplicacion de las disposiciones legales relativas al campo de actuacion de la Contraloria General"2, asi como, las formuladas por las contralorias territoriales "respecto de la vigilancia de la gestion fiscal y las demas materias en que deban actuaren armonla con la Contraloria General"4 y las presentadas por la ciudadania respecto de "las consultas de orden jurldico que le sean formuladas a la Contraloria General de la Republica'6. En este orden, mediante su expedicion se busca: "orientar a las dependencias de la Contraloria General de la Republica en la correcta aplicacion de las normas que rigen para la vigilancia de la gestion fiscal'6 y "asesorar jurldicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando estos lo soliciten"7. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la Entidad, porque de conformidad con el articulo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad solo la tienen las posiciones juridicas que hayan sido previamente coordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Juridica.

Esta Oficina se ha pronunciado al respecto del asunto consultado, en los siguientes conceptos: CGR-OJ-017-2020 con radicado SIGEDOC 2021IE0010214,

CGR0010214, CGR0010214, CGR-OJ-022-2021 con radicado SIGEDOC 2021EE0026293 , GR-OJ-185-2022 y radicado interno 2022ER0149125, Conceptos 2 Articulo 25 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Articulo 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000. 4 Articulo 43 numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000. 5 Articulo 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 Articulo 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Articulo 43 numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Articulo 43 OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Juridica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la Contraloria General de la Republica en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza juridica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 2 de 6 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! que pueden ser consultados a traves de la pagina institucional: www.contraloria.qov.co

4. Consideraciones Jundicas.

4.1. Problema jundico De la consulta, se puede establecer que el problema juridico es: De acuerdo con la Ley 951 de 2005 y en relacion con el Informe de gestion consolidado del Gerente saliente; ^Dichos informes deben reposar en las entidades 6 los deben remitir en fisico y medio magnetico a la CGR? 4.2 Ley 951 de 2005. La Ley 951 de 2005 tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepcion de los asuntos y recursos publicos del Estado colombiano, establecer la obligacion para que los servidores publicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legates, asi como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administracion, segun el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, as! como de la gestion de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones9. Disponiendo el ambito de aplicacion10, regulando el proceso de entrega y recepcion de los asuntos y recursos publicos. Senala el articulo 9 de la Ley 951 de 2005, respecto del interes que reviste el proceso establecido que, la entrega y recepcion de los recursos publicos es un proceso de interes publico, de cumplimiento obligatorio y formal, que debera efectuarse por escrito, mediante acta de informe de gestion, en la que se describa el estado de los recursos administrativos, financieros y humanos, segun se trate, a cargo de la administracion, dependencia o entidad y debera contener los requisites establecidos

por la ley, reglamentos y manuales de normatividad que fijen los organos de control. Los requisites que se mencionan deberan elaborarse mediante reglamentos que concuerden con las caracteristicas particulares de los poderes del Estado, las entidades del orden nacional, regional, departamental, municipal y demas relacionadas en la presente ley, donde se especifiquen la forma, terminos y alcances de la informacion que debera proporcionarse, la cual, de ninguna manera, podra dejar de abarcar los aspectos mmimos que se indican en la Ley 951 de 2005. 9 Art. 1, de la Ley 951 de 2005. 10 Art. 2, de la Ley 951 de 2005. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 3 de 6 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! A fin de ubicar los sujetos relevantes en el proceso de entrega observese lo senalado los articulos 3 y 13 de la Ley 951 de 2005, que disponen: “Articulo 3°. El proceso de entrega y recepcion de los asuntos y recursos publicos debera realizarse:

1. Al termino e inicio del ejercicio de un cargo publico para los servidores publicos descritos en los articulos 1°y 2° de la presente ley o de la finalizacion de la administracion para los particulares que administren fondos o recursos del Estado.

2. Cuando por causas distint as al cambio de administracion se separen de su cargo los servidores publicos a quienes obliga este ordenamiento. En este

caso, la entrega v recepcion se hara al tomar posesion del cargo por parte del servidor publico entrante, previa aceptacion que debera rendir en los terminos de la presente ley. Si no existe nombramiento o designacion inmediata de quien deba sustituiral servidor publico saliente, la entrega v recepcion se hara al servidor publico que designe para tal efecto el superior ierarguico del mismo. (...) Articulo 13. La verificacion del contenido del acta correspondiente debera realizarse por el servidor publico entrante en un termino de treinta (30) dlas, contados a partir de la fecha de entrega y recepcion del Despacho. Durante dicho lapso el servidor publico saliente podra ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la informacion adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor. Paragrafo. En caso de que el servidor publico entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos dentro del termino senalado en esta ley, debera hacerlas del conocimiento del organo de control a que corresponda la dependencia o entidad de que se trate, a fin de que el servidor publico saliente pueda proceder a su aclaracion dentro de los treinta (30) dias calendario siguientes o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Publicos del Estado. Asimismo, se seguira el procedimiento establecido en el inciso final del articulo 5° de la presente ley." (Subrayas y negrillas fuera de texto) As! las cosas, la obligacion de la entrega del informe de gestion a que se refiere la precitada ley en relacion con el servidor publico saliente, es frente a su sucesor o

quien haga sus veces, cuyo proposito es dejar trazabilidad de los asuntos gestionados por una administracion a otra que la sustituye, cuando se trata de la disposicion de recursos y bienes del Estado, la entrega debe efectuarse con la suscripcion de acta administrativa, que debe contener como minimo las materias descritas en la Ley y su estado a la fecha de la entrega. Correspondiendole la verificacion del contenido del acta al servidor publico entrante, en los terminos descritos por la misma Ley 951. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 4 de 6 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! Diferente es la vigilancia ejercida por las contralorias en el ambito de su competencia, que generalmente hacen alusion al control posterior y selective de competencia ordinaria de los organismos de control fiscal, sin perjuicio del control concomitante y preventive de caracter excepcional, el cual corresponde exclusivamente al Contralor General de la Republica en materias especificas. Asi el articulo 14 de la Ley 951 de 2005 senala: ‘‘Articulo 14. La Contraloria General de la Republica y los demas organos de control, en el ambito de su competencia, vigilaran el cumplimlento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley. ” En la Resolucion Reglamentaria REG-ORG-0064 de 2023 “Por la cual se reglamenta la rendicion electronica de la cuenta, los informes y otra informacion que

realizan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloria General de la Republica a traves del Sistema de Rendicion Electro nico de la Cuenta e In formes y Otra Informacion (SIRECI)”, no se menciona la obligacion de remitir tal informe de gestion a la CGR, como si lo hacia el paragrafo unico del articulo 6 de la Resolucion Organica 7350 de 2013, sin embargo, la misma se encuentra derogada, y la vigente es la Resolucion Reglamentaria REG-ORG-0064 de 2023. Ahora bien, el informe de gestion constituye un insumo importante en el marco de una auditoria en cualquiera de sus tres tipos, Se explica en El Documento Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorias en la CGR en el Marco de las Normas de Auditoria de Entidades Fiscalizadoras Superiores — ISSAI, establece en el numeral 1.13.2. Principios Relacionados con el Proceso de Auditoria yen el numeral 1.13.2.1 que, la informacion rendida como cuenta o informes por parte de los sujetos de vigilancia y control fiscal y demas obligados al reporte de informacion en el Sistema de rendicion de cuentas establecidos por la CGR, es un insumo obligatorio para el proceso auditor que programe y ejecute la CGR (1.014.), en la auditoria financiera, de desempeno o de cumplimiento. Visto lo anterior, la Contraloria General de la Republica, vigila las disposiciones de la Ley 951 de 2005, a traves del ejercicio auditor, y tales informes constituyen un insumo obligatorio para el proceso auditor se cual sea el tipo de auditoria.

5. Conclusiones Como respuesta a su pregunta, ^Se debe radicar la copia del Informe de gestion consolidado del Gerente saliente y su correspondiente medio magnetico ante este Ente de

Control? La entrega y recepcion de los recursos publicos es un proceso de interes publico, de cumplimiento obligatorio y formal, que debera efectuarse por escrito, mediante acta de informe de gestion, en la que se describa el estado de los recursos administrativos, financieros y humanos, segun se trate, a cargo de la administracion, dependencia o Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 5 de 6 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! entidad y debera contener los requisitos establecidos por la ley, reglamentos y manuales de normatividad que fijen los organos de control. Por tratarse de procedimientos que establecio el legislador para la entrega y recibo de los asuntos cuando se produce la separacion del cargo o termino de administracion, por quienes tienen el manejo de los recursos publicos, deben hacer parte de sus registros y, archivo institucional, sin que sea obligada su remision a la Contraloria General de la Republica, por tanto, son insumos para adelantar el proceso auditor y los mismos deben ser solicitados y revisados en ejercicio del mismo. Cordialmente, A JAVI DirectoKOficina Jundica

Proyecto: Guiseth Jackeline Cadena Vasquezj^-

Revise: Andres Rolando Ramirez Guacanej^§V

N.R. SIGEDOC 2024ER0003888 SIPAR 20245-293284-82111-CO

TDR 80112-033 Conceptos Juridicos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 6 de 6