CGR - Concepto 0142 de 2016

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CONTR LO

A

GENERAL DE RÍIA I ?t.111JCA

142 CGR — OJ(cid:9) de 2016 Contraloria General de la Republica SGD 19-08-2016 15:12

Al Contestar Cite Este No.: 2016EE0105022 Fol:3 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-0FICINAJURIDICA / MARTHA JULIANA MARTINEZ BERMEO

DESTINO MARIO RIASCOS

ASUNTO RENDICION DE INFORMES - FUNCIONARIO COMPETENTE PARA PRESENTARLO

Bogotá, D.C., OBS 2016EE0105022(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111 Señor

MARIO RIASCOS

marioj.56@hotmail.com Asunto:(cid:9) Rendición de Informes - Funcionario competente para presentarlo

1. Antecedentes.

Esta Oficina ha recibido su solicitud de concepto jurídico radicada bajo el número 2016ER0068721 en la que expone lo siguiente: "(...) La entidad tiene un nuevo representante legal y a éste hacen llegar el informe preliminar; el derecho a la contradicción lo debe presentar el anterior representante legal? o lo debe hacer el nuevo (...)"

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Juildica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución', ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la

interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generat'2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía República de Colombia. Ley 1755 de 2015, artículo 28 2 República de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 9 No. 12C — 10 • PBX: 6477700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Página 1d e 6 o CONTRALORÍA I OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA JURÍDICA con la Contraloría Generaf'3 y las presentadas por la ciudadanía rhspecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República'. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal" y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una

doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). No obstante lo anterior, y con el propósito de brindar elementos de juicio que contribuyan a ilustrar el tema puesto a consideración, pasa este Despacho a formular algunas consideraciones jurídicas de manera general y abstracta sobre el particular.

3. Consideraciones Jurídicas.

El artículo 268 de la Constitución Política señala las atribuciones que le asisten al Contralor General de la República y en los numerales 1, 4 y 11 consagra específicamente las siguientes competencias: "1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación.

11. Presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley 1.

República de Colombia, Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 República de Colombia, Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000.

6 República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 9 No. 12C —10 • PBX: 6477700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Página 2 de 6 • '11,1~. • 9

CONTRALORÍA

OFICINA GENERAL DE LA REPÜDLICA I JURIOICA En desarrollo de las facultades anteriores, la Ley 42 de 1993 establece a cargo del Contralor General de la República, entre otras, las siguientes atribuciones: "Artículo 16°.- El Contralor General de la República determinará las personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello. Artículo 26°.- La Contraloría General de la República podrá ejercer control posterior, en forma excepcional, sobre las cuentas de cualquier entidad territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las contralorías departamentales, y municipales, en los siguientes casos a) A solicitud del gobierno departamental, distrital o municipal, de cualquier comisión permanente del congreso de la República o de la mitad más uno de los miembros de las corporaciones públicas territoriales b) A solicitud de la ciudadanía, a través de los mecanismos de participación que establece

la Ley. Artículo 41°.- Para el cumplimiento de lo establecido en el ordinal 11 del artículo 268 de la Constitución Política, la Contraloría General de la República deberá certificar la situación de las finanzas del Estado y rendir el respectivo informe al Congreso y al Presidente de la República, tomando en cuenta, entre otros, los siguientes factores: - Ingresos y gastos totales. - Superávit o déficit fiscal y presupuestal. - Superávit o déficit de Tesorería y de operaciones efectivas. - Registro de la deuda total. - Resultados financieros de las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. La certificación irá acompañada de los indicadores de gestión y de resultados que señale la Contraloría General de la República. (-9 Parágrafo 2°.- El Contralor General de la República prescribirá las normas de forzoso cumplimiento en esta materia y señalará quiénes son las personas obligadas a producir, procesar, consolidar y remitir la información requerida para dar cumplimiento a esta disposición, así como la oportunidad para ello, sin perjuicio de que esta labor la realice la Contraloría General en los casos que así lo considere conveniente. La no remisión de dichos informes dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en esta Ley. (se subraya) Teniendo en cuenta el asunto expuesto en el oficio de consulta, es preciso señalar que en desarrollo de la facultad constitucional y legal anterior, la Contraloría General de la República expidió la Resolución Orgánica 7350 de 20138, en cuyo Título I "Aspectos Generales"; Capítulo IV "Responsables" establece lo siguiente:

8 "Por la cual se modifica la Resolución Orgánica No. 6289 del 8 de marzo del 2011 que "Establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes — SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República" Carrera 9 No. 12C —10 • PBX: 6477700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Página 3 de 6

CONTRALO R I A

OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA JURIDICA "ARTÍCULO 7o. DE LA CUENTA O INFORME ANUAL CONSOLIDADO. Los ¡efes de entidad o los representantes legales, o quien haga sus veces en los sujetos de control de la Contraloría General de la República, son responsables de rendir la cuenta o informe anual consolidado por entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados. (...)" "ARTÍCULO 80. INFORME DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL. Los ¡efes de entidad o los representantes legales, o quien haga sus veces en los sujetos de control de la Contraloría General de la República, son responsables de rendir un Informe de la Gestión Contractual por entidad. ARTÍCULO 9o. PLAN DE MEJORAMIENTO. Los jefes de entidad, los representantes legales, o quien haga sus veces en los sujetos de control y entidades territoriales, donde la Contraloría General de la República haya realizado procesos de vigilancia y control fiscal, en los que se establezca la obligación de suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento

Consolidado por Entidad o recursos según el caso, deben presentarlo con base en los resultados del respectivo proceso de vigilancia o control fiscal y sus avances semestrales". (se subraya) De igual manera, el artículo 21 de la misma Resolución establece que la Contraloría General de la República mediante procesos de vigilancia y control, revisará el informe anual consolidado rendido por el responsable fiscal, con el propósito de emitir un concepto. Y en el artículo 22 precisa que el organismo de control se pronunciará sobre los informes que sobre la gestión fiscal rindan los responsables de acuerdo con los procedimientos previsto para tal efecto por la Contraloría General de la República. De acuerdo con lo anterior, se observa que el responsable al interior de cada sujeto de control, llamado a presentar los informes que solicite el respectivo organismo de control en sus diferentes modalidades, es el jefe de cada entidad o su representante legal, o quien haga sus veces. En tal sentido, no resulta acertado que una persona que ya no ostenta la calidad de jefe de la entidad o de representante legal sea la llamada a presentar los informes que solicite el respectivo organismo de control, como quiera que esa responsabilidad le asiste exclusivamente a quien cuenta con tal calidad o quien haga sus veces, tal como lo dispone la Resolución Orgánica 7350 de 2013 en desarrollo del parágrafo 2° del artículo 41 de la Ley 42 de 1993. Cabe señalar que en la misma Resolución Orgánica, se prefijó correlativamente, un capítulo que remite a las sanciones a que puede verse compelido un sujeto de control que incumple su obligación de presentar su rendición de la cuenta o informes solicitados por la Contraloría General de la República, en virtud de lo previsto en los

artículos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, que al tenor consagran: Carrera 9 No. 12C —10 • PBX: 6477700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Página 4 de 6 O

CONTRALORÍAI.Fi.

GENERAL DE LA REPÚBLICA i JUR(DICA Artículo 100°.- Los contralores podrán amonestar o llamar la atención a cualquier entidad de la administración, servidor público, particular o entidad que maneje fondos o bienes del Estado, cuando consideren, con base en los resultados de la vigilancia fiscal que han obrado contrariando los principios establecidos en el artículo 9 de la presente Ley, así como por obstaculizar las investigaciones y actuaciones que adelanten las Contralorías, sin perjuicio de las demás acciones a que pueda haber lugar por los mismos hechos. Parágrafo.- Copia de la amonestación deberá remitirse al superior jerárquico del funcionario y a las autoridades que determinen los órganos de control fiscal. Artículo 101°.- Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita las hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento

de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello. Adicional a lo expuesto, y atendiendo al asunto de consulta, es preciso señalar además que el artículo 102 de la Ley 42 de 1993, establece una sanción para el servidor público que haya sido renuente en la presentación oportuna de las cuentas o informes solicitados, de la siguiente manera: Artículo 102°.- Los contralores, ante la renuencia en la presentación oportuna de las cuentas o informes, o su no presentación por más de tres (3) períodos consecutivos o seis (6) no consecutivos dentro de un mismo período fiscal, solicitarán la remoción o la terminación del contrato por justa causa del servidor público, según fuere el caso, cuando la mora o la renuencia hayan sido sancionadas previamente con multas. De otro lado, resulta relevante destacar que de conformidad con lo dispuesto en la Guía de Auditoria de la Contraloría General de la República, en su versión de mayo de 20159, en el numeral 3.3.6. establece que una vez se cierra la auditoría se procede a la publicación de los resultados, en los siguientes términos: "El cierre de la Auditoría se da con la reunión final con el auditado y con la publicación de los resultados

del proceso auditor en los medios de comunicación, si el Contralor (a) General lo considera pertinente. La reunión final "cierre de auditoría" con el auditado tiene como único fin informar sobre la terminación del proceso auditor y hacer la entrega de los bienes y documentos facilitados al Equipo auditor por el auditado para el desarrollo de la auditoría. El Contralor Delegado Sectorial y/o Presidente de la Colegiatura en las Gerencias Departamentales, a solicitud del Contralor General, remitirá un resumen ejecutivo, elaborado por el Supervisor encargado, para realizar el pronunciamiento sobre los aspectos que considere que deben ser divulgados. La publicación de informes, en los medios de comunicación, deberá ser 'Guía de Auditoria, Versión Mayo de 2015, en www.contraloria.gov.co link auditorias Carrera 9 No. 12C —10 • PBX: 6477700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Página 5 de 6 ,

CONTRALORIA

O(cid:9) OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA I JURÍDICA coordinada entre la respectiva Contraloría Delegada o Gerencia Departamental y la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones de la CGR o la dependencia que determine el Contralor General". Del mismo modo, consagra la mencionada Guía de Auditoría la obligación para el sujeto de control auditado de elaborar un plan de mejoramiento de la siguiente manera: "3.3.7. Plan de Mejoramiento El auditado como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de Mejoramiento el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI), así como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría

General de la República no emitirá pronunciamiento, sino que dentro del siguiente proceso auditor se evaluará la efectividad de las acciones emprendidas por el ente objeto de control fiscal, para eliminar las causa de los hallazgos detectados por la CGR en la auditoría anterior". Finalmente, establece la Guía de Auditoría dentro de las acciones post auditoría a realizar, la consistente en el traslado de los hallazgos con connotaciones, actuación ésta que está a cargo del Directivo Superior de la misma, esto es, en el nivel central, el respectivo Contralor Delegado del Sector que corresponda o en el nivel descóncentrado, el Presidente de la Colegiatura en tratándose de las Gerencias Departamentales. Por último cabe señalar al consultante que de tales actuaciones que se surtan, fruto de los traslados efectuados ante los diferentes organismos de investigación disciplinaria, penal o fiscal, se deberá notificar por parte de dichas instancias, a los presuntos responsables en los términos previstos por la ley en observancia de las garantías del debido proceso y el derecho de contradicción. En los anteriores términos, se absuelve su consulta. Cordialmente,

J LIANA MARTÍNEZ BERIVÍEO

Directora Oficina Jurídica

Proyectó: (cid:9) Johana Asslen Aré val

Revisó: (cid:9) José Díaz Peñaloz Radicado: (cid:9) 2016ER0068721

(cid:9) 80112-033 Conceptos Jurídicos — Conceptos Jurídicos Carrera 9 No. 12C —10 • PBX: 6477700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co Página 6 de 6