CGR - Concepto 0143 de 2021

143

CGR-OJ- - 2021

80112Bogotá D.C., Señor

JOSÉ CLAROS PARRA

clarosabogado@hotmail.com

Referencia: Radicado Interno: 2021E R0060428

Tema: ARTÍCULO 201 DE LA LEY 1437 DE 2011. - Modificación artículo 50 de la Ley 2080 de 2021. - No obligatoriedad de aplicaciófl para los entes de control fiscal.

Respetado señor Claros, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia 1 , la cual se procede a responder a continuación:

1. Antecedentes El peticionario plantea lo siguiente: "De conformidad con los establecido en el art. 50 de la ley 2080 que modifica el art. 201 de la ley 1437, me permito presentar las siguientes consultas: 1. ¿qué debe contener el mensaje de datos remitido por el canal digital de los sujetos procesales? 2. ¿La inserción de la providencia en el estado se refiere a poner a disposición del público el documento o providencia a notificar v.gr. un auto, el cual pueda ser consultado en cualquier momento? Esto en semejanza al manejo que la rama judicial viene realizando a través de estados electrónicos poniendo a disposición un link de consulta de las providencias a notificar por estado. 3. ¿Las contralorías departamentales y la contraloría general están obligadas a dar cumplimiento al art. 50 de la ley 2080 haciendo envío del mensaje de datos comunicando a los sujetos procesales de la notificación por estado de una

1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

2 providencia dentro de un proceso ya sea de Responsabilidad fiscal y/o sancionatorio fiscal? 4. ¿Deben las contralorías departamentales y la contraloría general, en cumplimiento del art. 50 de la ley 2080, poner a disposición la providencia a notificar por estado para su consulta en todo momento desde la fijación del estado?".

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las

disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contrataría Generaf'3 , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contrataría Generaf"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contrataría General de la República"5 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contrataría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000

6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 3

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina no se ha pronunciado sobre el tema objeto de consulta.

4. Consideraciones jurídicas Problemas jurídicos: ¿Deben las contralorías dar obligatorio cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011, en relación con la modificación introducida por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021?

A continuación, se responderán las preguntas: "De conformidad con los establecido en el art. 50 de la ley 2080 que modifica el art. 201 de la ley 1437, me permito presentar las siguientes consultas: 1. "¿qué debe contener el mensaje de datos remitido por el canal digital de los sujetos procesales?" 2. "¿La inserción de la providencia en el estado se refiere a poner a disposición del público el documento o providencia a notificar v.gr. un auto, el cual pueda ser

consultado en cualquier momento? Esto en semejanza al manejo que la rama judicial viene realizando a través de estados electrónicos poniendo a disposición un link de consulta de las providencias a notificar por estado". En primer lugar, resulta pertinente precisar que el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021, regula la actividad de la jurisdicción contencioso administrativa y los órganos de control fiscal se remiten, en lo pertinente, a dicha ley por autorización expresa del artículo 66 de la Ley 61O de 2000, la cual señala que en los aspectos no previstos en la presente ley se aplicarán, en su orden, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil9 y el Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal. En materia de policía judicial, se aplicarán las disposiciones del Código de Procedimiento Penal. Aunado a lo anterior, la Rama Judicial cuenta con los recursos tecnológicos para realizar la notificación por estado electrónico, lo cual habrá de verificarse en relación con la contraloría respectiva pues desde ahora se señala que actualmente la CGR, como se verá más adelante ha adoptado medidas excepcionales en razón de la pandemia. Hechas las salvedades pertinentes, se procederá a analizar la aplicación del artículo 201 de la Ley 1437 de 2011. 9 Hoy Código General del Proceso. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA

/;.·.fi ' 4 Ahora bien, tanto dentro del proceso de responsabilidad fiscal, como en el proceso administrativo sancionatorio fiscal, la ley de manera taxativa ha señalado los eventos en los que procede la notificación personal, en el primer caso, en el artículo 10610 de la Ley 1474 de 2011, donde restringe la notificación personal a unos actos administrativos concretos prescribiendo para todos los demás la notificación por estado; mientras que en el PASF, se dispone la notificación personal para el acto º administrativo de formulación de cargos en el inciso 2 del artículo 47 de la Ley 1437 de 2011. También el acto administrativo que pone fin al proceso, deberá notificarse en los términos del artículo 67 a 69 de la Ley 1437 de 2011. Las demás actuaciones, serán notificadas por estado. Señala el artículo 67 de la Ley 1437 de 2011, lo siguiente: "Artículo 67. Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. ( ... )". Nótese como la norma de manera expresa señala que deberá entregarse copia de la providencia a diferencia de la notificación por estado. De otra parte, el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 50

de la Ley 2080 de 2021, sobre la notificación por estado, señala lo siguiente: "Artículo 201. Notificaciones por estado. Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario. La inserción en el estado se hará el día siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de constar:

1. La identificación del proceso.

2. Los nombres del demandante y el demandado.

3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.

4. La fecha del estado y la firma del Secretario.

El estado se insertará en los medios informáticos de la Rama Judicial y permanecerá allí en calidad de medio notificador durante el respectivo día. <Inciso modificado por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente con inserción 10 ARTÍCULO 106, NOTIFICACIONES. En los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten en su integridad por lo dispuesto en la Ley 61 O de 2000 únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011, Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado, Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

5 de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva, y se enviará un mensaje de datos al canal digital de los sujetos procesales. De los estados que hayan sido fijados electrónicamente se conservará un archivo disponible para la consulta permanente en línea por cualquier interesado, por el término mínimo de diez (1 O) años. Cada juzgado dispondrá del número suficiente de equipos electrónicos al acceso del público para la consulta de los estados". (Resaltado fuera de texto). En efecto, a la luz de la modificación que tuvo la precitada norma, la notificación por estado electrónico, debe incluir la providencia, pero como se explicó inicialmente, esto resulta aplicable cuando se ha implementado la tecnología para realizarla así, como es el caso de la Rama Judicial, para la cual fue dictada la norma. La notificación por estado electrónico deberá hacerse el día hábil siguiente al de la fecha del auto a notificar y debe permanecer para consulta al público en la página web de la Rama Judicial durante todo el día en que fue insertado. Además, se conservará un archivo disponible para consulta permanente en línea, por el término de 10 años. Como constancia de la notificación por estado electrónico, el Secretario suscribirá una certificación al pie de cada una de los autos notificados y, a quien haya suministrado la dirección electrónica para notificaciones judiciales, enviará un mensaje de datos, que dará cuenta de la notificación por estado electrónico. En el caso de la Contraloría General de la República, habrá de remitirse al Manual de Secretaría Común, según el cual, la notificación por estado se hace de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 295 del Código General del Proceso, que señala lo

siguiente: "Artículo 295. Notificaciones por estado. Las notificaciones de autos y sentencias que no deban hacerse de otra manera se cumplirán por medio de anotación en estados que elaborará el Secretario. La inserción en el estado se hará al día siguiente a la fecha de la providencia, y en él deberá constar:

1. La determinación de cada proceso por su clase.

2. La indicación de los nombres del demandante y el demandado, o de las personas interesadas en el proceso o diligencia. Si varias personas integran una parte bastará la designación de la primera de ellas añadiendo la expresión "y otros".

3. La fecha de la providencia.

4. La fecha del estado y la firma del Secretario.

El estado se fijará en un lugar visible de la Secretaría, al comenzar la primera hora hábil del respectivo día, y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia ·············································································································································································---················ 6 De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejará constancia con su firma al pie de la providencia notificada. De los estados se dejará un duplicado autorizado por el Secretario. Ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su

conservación en el archivo, y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. Parágrafo. Cuando se cuente con los recursos técnicos los estados se publicarán por mensaje de datos, caso en el cual no deberán imprimirse ni firmarse por el Secretario. Cuando se habiliten sistemas de información de la gestión judicial, la notificación por estado solo podrá hacerse con posterioridad a la incorporación de la información en dicho sistema". Además señala el Manual que, el funcionario encargado de las notificaciones por estado se encuentra también a cargo de elaborar con responsabilidad y calidad la cartelera en donde se publica el estado y cada uno de los traslados. En ese orden de ideas, dependerá de los recursos tecnológicos con los que cuenten los órganos de control fiscal el ofrecer la posibilidad de consultar las providencias de manera virtual. A la fecha, en la CGR las notificaciones por estado se publican en la cartelera de la Secretaría Común y en la página web de la Entidad. Únicamente, si así lo autorizó el interesado, se adelantan las notificaciones personales, que incluyen la providencia del caso, por correo electrónico. De otra parte, de manera excepcional atendiendo a la actual coyuntura, de acuerdo con el artículo 4 del Decreto 491 de 2020, "por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica", los actos administrativos deben notificarse de la siguiente manera:

"Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA 7 expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo. El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma

electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011. Parágrafo. La presente disposición no aplica para notificación de los actos de inscripción o registro regulada en el artículo 70 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". De acuerdo con la norma en cita, mientras se encuentre vigente el estado de emergencia declarado con ocasión de la pandemia por el COVID - 19, toda notificación o comunicación de actos administrativos por parte de las autoridades, tendrá que hacerse por medios electrónicos. En la Contraloría General de la República se expidió la Circular 012 de 30 de junio de 2020, dirigida a: "Personas naturales y jurídicas vinculadas como presuntas responsables fiscales o como terceros civilmente responsables dentro de las indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal, personas naturales vinculadas dentro de los procesos administrativos sancionatorios fiscales o procesos disciplinarios, responsables fiscales o sancionados fiscales o disciplinariamente perseguidos dentro de los procesos de jurisdicción coactiva, apoderados y defensores de oficio dentro de las diferentes actuaciones administrativas y quejosos dentro de los procesos disciplinarios". En dicha Circular se insta a los destinatarios de la misma a diligenciar un formato, registrando la información correspondiente a su nombre, dependencia que la tramita, número de la actuación, calidad en la que actúa, correo electrónico para recibir notificaciones personales, e indica además que dado que las demás notificaciones que por la ley especial que las rige se realizan por estado, a través de la publicación

en la página web; con el registro de esta información se entenderá que se ha dado la autorización de notificación personal de que trata el artículo 4 del Decreto 491 de 2020. Adicionalmente, señala el documento que mientras permanezca la emergencia sanitaria en el país, se privilegiará la comunicación a través de los correos electrónicos. Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.C., Colombia 8 3. "¿Las contralorías departamentales y la contraloría general están obligadas a dar cumplimiento al art. 50 de la ley 2080 haciendo envío del mensaje de datos comunicando a los sujetos procesales de la notificación por estado de una providencia dentro de un proceso ya sea de Responsabilidad fiscal y/o sancionatorio fiscal?". 4. "¿Deben las contralorías departamentales y la contraloría general, en cumplimiento del art. 50 de la ley 2080, poner a disposición la providencia a notificar por estado para su consulta en todo momento desde la fijación del estado?". Como ya se indicó, los órganos de control fiscal se remiten a la Ley 1437 de 2011, en lo pertinente, pero muchos de estos no cuentan con los medios tecnológicos para efectuar la notificación por estado electrónico, por lo que, a diferencia de la Rama Judicial, para la cual sí resulta de obligatoria aplicación el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021, no lo es para las contralorías. Es así como, se enviará un mensaje de datos a quien haya suministrado la dirección

electrónica para notificaciones dando cuenta de la notificación por estado electrónico.

5. Conclusiones 5.1. En relación con la aplicación del artículo 201 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021, para poder adelantar la notificación por estado electrónico, debe contarse con los medios tecnológicos necesarios para tal efecto, por lo que esta norma que pueden aplicar en lo pertinente las contralorías por autorización expresa del artículo 66 de la Ley 61 O de 2000, que permite la remisión a otras fuentes normativas en ausencia de regulación especial, no puede entenderse obligatoria para el caso de los entes de control fiscal al no estar provistos de dicha tecnología, a diferencia de lo que sucede con la Rama Judicial. 5.2. No podrá exIgIrse el envío de un mensaje de datos a quienes hayan suministrado la dirección electrónica, pues como lo señala de forma expresa la norma, este procede respecto de notificaciones judiciales y dicho mensaje da cuenta de la noti • ación por estado electrónico. ,,,----- C ord i,ífm ente,

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Proyectó: Erika Cure (!L-..

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas fi

Radicado: 2021E R0060428

TRD. 80112-033 - Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos

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