CGR - Concepto 0153 de 2020

153

GR–OJ________________2020

80112Bogotá D.C., Señor

ÁLVARO ERNESTO PALACIO PELÁEZ

Gerente General Asociación Hortifrutícola de Colombia, ASOHOFRUCOL Carrera 10 No. 19-45 Piso 9 Bogotá, D.C gerecia@asohofrucol.com.co

REFERENCIA: Radicado Interno: 2020ER0068373

SIPAR: 2020-186289-82111-CO

TEMA: ENTIDADES NO OBLIGADAS A TENER OFICINA DE

CONTROL INTERNO. - Presentación Avances Planes de Mejoramiento.

Respetado Señor Palacio Peláez: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia1, la cual respondemos a continuación: 1.Antecedentes El peticionario consulta acerca del funcionario de debe dar cumplimiento a la

Circular No. 5 de 2019, emitida por la Contraloría General de la República, respecto de la presentación de la información sobre el cumplimiento de los planes de mejoramiento, en entidades no obligadas a tener una Oficina de Control Interno dentro de su organización, en los siguientes términos: “(…) en tanto ASOHOFRUCOL no se encuentra obligado a tener oficina de control interno, nos permitimos consultar: ¿si la comunicación digital que señala el aparte citado en la circular, puede ser suscrito por el coordinador del Proceso HSEQ y el representante legal de la asociación?” 2.Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2º, sustituido por el artículo 1 de

la Ley 1755 de 2015: “Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción”.

Carrera 69 No.4435 Piso 15 ● Código Postal 111071 ● PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co ● www.contraloria.gov.co ● Bogotá D.C., Colombia

• fiscal de recursos que era

2 Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la

República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque según el numeral 16 del artículo 43 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con las dependencias implicadas. 3.Precedente Doctrinal de la Oficina Jurídica Revisado el SINOR no se encontró concepto relacionado con el tema objeto de consulta. 4.Consideraciones Jurídicas 4.1. Problema jurídico: 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4º del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5º del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (…) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e

interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44 – 35 / Código postal 111071 / PBX: (57) 518 7000 / FAX:(57) 518 7001 / cgr@contraloria.gov.co / www.contraloria.gov.co / Bogotá D.C., Colombia fiscal de recursos que era 3 ¿Qué funcionario es responsable de presentar a la Contraloría General de la República, la información acerca del cumplimiento de los Planes de Mejoramiento, por parte de las entidades no obligadas a tener Oficinas de Control Interno en su estructura, a la luz de la circular 05 de 2019?? 4.2. Rendición Electrónica de la Cuenta, los Informes y otra Información – mediante SIRECI. Planes de Mejoramiento El Contralor General de la República expidió la Resolución Reglamentaria REGORG-042 de 25 de agosto de 2020, “Por la cual se reglamenta la rendición electrónica de la cuenta, los informes y otra información que realizan los sujetos de vigilancia fiscal a la Contraloría General de la República”. La Resolución REG-ORG-042 dedicó el Título II a la "Rendición de la Cuenta e Informes” y dentro de éste, el capítulo II a la Rendición del Informe Anual Consolidado, que definió en el artículo 14 como: “(…) el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario”.

Prescribe el artículo 15 ibídem, de deben rendir Informe Anual Consolidado, los representantes legales de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta del Orden Nacional cuya composición accionaria sea menor al 50%, así como las sociedades distintas a éstas en las que el Estado tenga participación y los representantes legales de las empresas privadas y particulares que manejan, administran o gestionan fondos o bienes públicos, a quienes se les aplica vigilancia y control fiscal, para emitir concepto o calificación favorable o no, sobre la gestión en el manejo de los recursos públicos; y precisa el artículo 16, que el contenido del Informe será la información requerida por el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informe y Otra Información, SIRECI, por un periodo equivalente al año fiscal, comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año en que se genera la información. Indica también que el término de presentación del Informe y la fecha límite es establecida para cada sujeto de control por el propio Sistema, en un rango comprendido entre el último día hábil del mes de febrero y el cuartó día hábil del mes de marzo, la cual debe ser consultada por los sujetos de vigilancia y control fiscal. La Resolución en comento, destinó el capítulo VI, artículos 38 a 43 del mismo Título II, para referirse a los “Planes de Mejoramiento”, definiéndolos como: “El instrumento que contiene la información del conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal o entidad territorial, en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de

subsanar y corregir las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del Carrera 69 No. 44 – 35 / Código postal 111071 / PBX: (57) 518 7000 / FAX:(57) 518 7001 / cgr@contraloria.gov.co / www.contraloria.gov.co / Bogotá D.C., Colombia fiscal de recursos que era 4 ejercicio de una actuación fiscal” , y le asignó la obligación de su presentación, al representante legal de la entidad. Los Planes de Mejoramiento, según la referida reglamentación, cubren el período que adopte el sujeto de vigilancia y control fiscal o entidad territorial para su ejecución, de acuerdo con el resultado de la actuación fiscal en donde se haya establecido. El Plan de Mejoramiento debe ser presentado por los sujetos de vigilancia y control fiscal, dentro del plazo establecido en días dentro del Informe y comenzará a contarse desde la fecha de recibo por parte del obligado. De la ejecución del “Plan de Mejoramiento” se desprende la obligatoriedad, para los sujetos de vigilancia y control fiscal, de informar semestralmente con corte a 30 de junio y a 31 de diciembre, los avances alcanzados, correspondiéndole una fecha límite entre el quinceavo (15) y el veinteavo (20) día hábil del mes de julio y de enero siguiente al periodo a reportar. Respecto a la revisión del “Plan de Mejoramiento” y a los avances del mismo, el artículo 43 de la normatividad a que nos estamos refiriendo, indica que la Contraloría General de la República, mediante actuaciones fiscales que podrán

incorporarse al Informe de Auditoría o proferirse de manera independiente, emitirá concepto o calificación. 4.3. Circular No. 015 de 30 de septiembre de 2020. El Contralor General de la República, mediante la Circular 015 de 30 de septiembre de 2020, establece los Lineamientos Generales sobre los Planes de Mejoramiento y manejo de las acciones cumplidas y deja sin efectos la Circular No. 005 de marzo 11 de 2019.

Señala la nueva Circular: “(…) Por último la revisión del plan de mejoramiento y avances será según lo descrito en el artículo 43 de la resolución 042 de 2020 así: “La Contraloría General de la República mediante actuaciones fiscales emitirá un concepto o calificación sobre el avance de los planes de mejoramiento, que podrá incorporarse al informe de auditoría o de manera independiente”.

De conformidad con la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias corresponde a las oficinas de control interno de los sujetos de control, dentro de sus funciones, verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias que fueron observadas por parte de la CGR. Esas acciones deben estar evidenciadas, lo cual será el soporte para darlas por cumplidas e informarlo a la Contraloría General de la República, en comunicación Carrera 69 No. 44 – 35 / Código postal 111071 / PBX: (57) 518 7000 / FAX:(57) 518 7001 / cgr@contraloria.gov.co / www.contraloria.gov.co / Bogotá D.C., Colombia fiscal de recursos que era 5 dirigida al Contralor Delegado que corresponda de conformidad con la resolución de sectorización vigente.

Las acciones de mejora en las cuales se haya determinado que las causas del hallazgo han desaparecido o se han modificado los supuestos de hecho o de derecho que dieron origen al mismo, corresponde a las Oficinas de Control Interno señalar su cumplimiento e informarlo a la CGR. No obstante, ante la ausencia de una Oficina de Control Interno, estas decisiones deben ser asumidas por el representante legal o máximo directivo correspondiente”. (Resaltado fuera de texto. Es entonces obligación de las entidades vigiladas que hayan presentado “Plan de Mejoramiento”, realizar la verificación de las acciones cumplidas y que éstas hayan impactado positivamente sobre los hechos constitutivos de los hallazgos, y luego reportarlo a la Contraloría General de la República, a través de sus Oficinas de Control Interno, y en ausencia de éstas, las decisiones deberán ser reportadas por el representante legal o máximo directivo de la entidad. Para los fines pertinentes se adjunta la Circular 15 de 30 de septiembre de 2020. 4.CONCLUSIÓN Frente a los Planes de Mejoramiento y manejo de las acciones cumplidas, en aquellas entidades no obligadas a tener oficina de control interno, las acciones de mejora en las cuales se haya determinado que las causas del hallazgo han desaparecido o se han modificado los supuestos de hecho o de derecho que dieron origen al mismo, deben ser asumidas por el representante legal o máximo directivo correspondiente, en la forma y términos establecidos por la Resolución REG-ORG0042 de 2020 y la Circular No. 015 de 2020. Cordialmente,

JULIÁN MAURICIO RUÍZ RODRÍGUEZ

Director Oficina Jurídica Anexo. Circular No. 15 de 2020.

Proyectó: Gloria Leonor Torres Gutiérrez.

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas

Radicado: 2020ER0068373.

TRD80112-033 Conceptos Jurídicos. Carrera 69 No. 44 – 35 / Código postal 111071 / PBX: (57) 518 7000 / FAX:(57) 518 7001 / cgr@contraloria.gov.co / www.contraloria.gov.co / Bogotá D.C., Colombia