CGR - Concepto 0154 de 2017

Contratada General de la RepubAea SGD1917.2A17 09:17

Al Contestar Clle Este No.: 20111E0057813 Fol:4 Anea:OEA:0

ORIGEN 80112.0fICINAJURIDICA /MAN DARIO GUAUOUE TORRES

DESTINO E0051.DESPACHO GERENTE DEPARTAWNTAL ANTICOJA ERIKA NAVARRETE

GOMEZ 154 ASUNTO CONCEPTO CGR-0J(cid:9) - 2017 OBS 80112 20171E0057813(cid:9) 111111111111111111111111111111111111111111

Bogotá, D.C. Doctora

ERIKA NAVARRETE GÓMEZ

Gerente Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía Contraloría General de la República Carrera 46 No. 52-36 Piso 1. Medellín, Antioquía

ASUNTO. SIRECI.- PLAN DE MEJORAMIENTO.- TÉRMINO PARA LA

PRESENTACIÓN DE AVANCES.- PROCESO ADMINISTRATIVO

SANCIONATORIO FISCAL.- VIABILIDAD.

1. ANTECEDENTE.

Esta Oficina conoce su comunicación, con la indica que la Resolución Orgánica No. 7350 de 2013, entró a regir el 3 de noviembre de dicho año, fecha en que fue publicada en el Diario Oficial No. 48.993, lo que significa que para el reporte del avance del Plan de Mejoramiento con corte a 31/12/2015 y con plazo de entrega hasta el 28/17/2016 ya estaban derogadas las Resoluciones Orgánicas No. 6289 de 2011 y 6445 de 2012.

Señala igualmente que al estar derogada la Resolución Orgánica No. 6445 de 2012, la cual establecía el rango de las fechas para la presentación de los avances al Plan de Mejoramiento, aspecto no contemplado en la Resolución Orgánica No. 7350 de 2013, no hay sustento para abrir procesos administrativos sancionatorios por esa causa. Teniendo en cuenta lo anteriormente indicado, realiza la siguiente consulta: 1. ¿Es viable adelantar el proceso administrativo sancionatorio fiscal por no rendirse en SIRECI, los avances del Plan de Mejoramiento, teniendo en cuenta que la Resolución Orgánica 7350 de 2013, no establece fechas para tal efecto?

2. CONCEPTOS DE LA OFICINA JURÍDICA. Alcance y competencia.

Carrera 69 N° 44-35 piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Doctora ERIKA NAVARRETE GÓMEZ, Gerente, Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía. 2 Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se

limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"4 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Art.43, Numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). 1 A rt. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000.

4 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 art. 43. oficina jurídica. son funciones de la oficina jurídica: (...) 16. coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la contraloría general de la república en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 5187000.- Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.goy.co

CONTRALORÍA 1.

Re.P4eiktcA Doctora ERIKA NAVARRETE GÓMEZ, Gerente, Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía. 3

3. CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

Para atender el asunto consultado, es necesario realizar un recuento normativo sobre la elaboración y presentación del Plan de Mejoramiento en la Contraloría General de la República. 3.1. Normas que regulan la presentación y avances del Plan de Mejoramiento.- La Contraloría General de la República, expidió la Resolución Orgánica N°. 5872 de 11 de julio de 2007 a través de la cual reglamentó la metodología de los Planes de Mejoramiento que presentaban los sujetos de control fiscal. Esta disposición fue derogada por el artículo 7 de la Resolución Orgánica No. 6368 de 22 de agosto de 2011, "Por la cual se adopta la Guía de Auditoría de la

Contraloría General de la República." Así las cosas, se profiere la Resolución Orgánica N°. 6289 del 8 de marzo de 2011 que establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes SIRECI, a través del cual los sujetos de control fiscal, presentaban la Cuenta e informes. El artículo 447 de esta normativa, derogó los siguientes artículos de la Resolución Orgánica No. 5872 de 2011. 7°. Lugar de la presentación del Plan de Mejoramiento. 8°. Forma de presentación de los Planes de Mejoramiento. Posteriormente se expide la Resolución Orgánica 6445 de 6 de enero de 2012, esta disposición, define el Plan de Mejoramiento, a quién compete su presentación el periodo en el cual debe ser suscrito y la presentación de avances. En dicha preceptiva se establecieron los términos para elaborar y presentar el plan de mejoramiento, así: 7 Mediante Resolución Orgánica No. 6439 de diciembre 15 de 2011, se hace necesario aclarar el artículo 44 de la Resolución Orgánica 6289, precisando que esta deroga, única y exclusivamente, las disposiciones que se hacen referencia a la rendición de la cuenta por parte de los sujetos de control fiscal de la Contraloría General de la República, y no al reporte de ejecución presupuestal y demás obligaciones reguladas en su Título VIII. Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 5187000.- Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co CO OtHCH(cid:9) P4/$41CA Doctora ERIKA NAVARRETE GÓMEZ, Gerente, Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía.

4

Suscripción: Dentro de los quince (15) días hábiles, contados a partir del recibo del informe de auditoría final. Avances: Comprendida entre el (15) día hábil y el (20) día hábil del mes de enero y el (15) día hábil y el (20) día hábil del mes de julio.

Corolario de lo anterior, tenemos que la Resolución Orgánica 5872 de 2007, reglamentaba la metodología en torno a la presentación y evaluación de los Planes de Mejoramiento pero con la adopción de la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República mediante la Resolución Orgánica 6368 de 22 de agosto de 2011, se derogó totalmente la mencionada Resolución No. 5872, y se determinó la obligación de suscripción de los Planes de Mejoramiento y sus avances en las Resoluciones Orgánicas No. 6289 del 8 de marzo de 2011 y 6445 de 6 de enero de 2012. La vigencia de las normas reglamentarias sobre el Plan de Mejoramiento en la CGR, se puede resumir así: Resolución Resolución Resolución Orgánica Resolución Resolución(cid:9) Orgánica 7350 Orgánica N°. 5872 Orgánica 6368 N°.(cid:9) 6289 del(cid:9) 8(cid:9) de Orgánica de 29 de noviembre de 2013 de 11 de julio de de agosto 22 marzo de 2011. Por la 6439 de 15 de "Por(cid:9) la(cid:9) cual se modifica(cid:9) la 2007. "Por la cual se de 2011, "Por cual se establece el diciembre de Resolución(cid:9) Orgánica

reglamenta(cid:9) la Sistema de Rendición 2011(cid:9) "Por número 6289 del 8 de marzo la cual(cid:9) se metodología de los Electrónica(cid:9) de(cid:9) la medio(cid:9) de(cid:9) la del 2011(cid:9) que "Establece el adopta la Guía Planes(cid:9) de Cuenta e Informes — cual se aclara Sistema(cid:9) de(cid:9) Rendición Mejoramiento(cid:9) que de(cid:9) Au(cid:9)d ito ría(cid:9) dde "SIRECI", que deben el Electrónica de(cid:9) la Cuenta e presentan(cid:9) los la(cid:9) Contraloría utilizar los sujetos de artículo 44 de Informes (SIRECI), que deben sujetos de control a General de la control fiscal(cid:9) para la la(cid:9) Resolución utilizar los sujetos de control la(cid:9) Contraloría República." presentación(cid:9) de(cid:9) la Orgánica 6289 fiscal para la presentación de General(cid:9) de(cid:9) la Rendición de Cuenta e de 2011. la(cid:9) Rendición(cid:9) de(cid:9) Cuenta(cid:9) e República." Informes(cid:9) a(cid:9) la Informes(cid:9) a(cid:9) la(cid:9) Contraloría Contraloría General de General de la República." la República." Resolución Resolución Resolución(cid:9) derogada Resolución vigente derogada(cid:9) por(cid:9) el vigente. por el artículo 34 de la Resolución(cid:9) Orgánica

artículo(cid:9) 7(cid:9) de(cid:9) la 7350 de 2013. Resolución Orgánica(cid:9) No. 6368 de 2011 Ahora bien, las Resoluciones Orgánicas No. 6289 de 8 de marzo de 2011 y 6445 de 6 de enero de 2012, fueron derogadas por la Resolución Orgánica No. 7350 de 29 de noviembre de 2013. Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 5187000.- Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.aov.co RALORÍA StPóeLICA Doctora ERIKA NAVARRETE GÓMEZ, Gerente, Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía. 5 En este acto administrativo, (Resolución Orgánica No. 7350 de 29 de noviembre de 2013) la regulación del plan de mejoramiento, se realiza así. En el Título I, capítulo III, se encuentran definidas las modalidades de información que debe ser rendida a la Contraloría General de la República. En este orden, el numeral 4 del artículo 5, establece que el plan de mejoramiento es la información que contiene el conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio del proceso auditor. En el capítulo IV. del mismo título, se señalan los responsables de rendir cuenta e informe a la CGR, y en consecuencia, el artículo 9, indica que los jefes de entidad,

los representantes legales, o quien haga sus veces en los sujetos de control y entidades territoriales, donde la Contraloría General de la República haya realizado procesos de vigilancia y control fiscal, en los que se establezca la obligación de suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento consolidado por Entidad o recursos según el caso, deben presentarlo con base en los resultados del respectivo proceso de vigilancia o control fiscal y sus avances semestrales. En el capítulo V, sobre la forma de presentación se determina que tal actuación debe surtirse a través del "Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta e Informes"

SIRECI.

En el capítulo VI., se establece el contenido, período y términos de la información. El numeral 4 del artículo décimo quinto, se señala que el período por el cual se suscribe el mismo, corresponde a aquel que adopte el sujeto de control, de acuerdo con los resultados del proceso de vigilancia y control que lo haya establecido. El período para realizar el avance del Plan de Mejoramiento, es semestral con corte a 30 de junio y 31 de diciembre. Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 5187000.- Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co CO ORíA 4it+1441^6 eG immitat Doctora ERIKA NAVARRETE GÓMEZ, Gerente, Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía. 6 La rendición de la suscripción de los planes de mejoramiento se debe realizar dentro del término que se establezca en el informe de la actuación de control, por parte de la dependencia competente de la Contraloría General de la República, la cual

validará que el sujeto de control fiscal haya presentado el plan de mejoramiento dentro del término previsto por la misma, a partir del recibo del informe. Con respecto a la revisión del plan de mejoramiento, la misma Resolución Orgánica 7350 de 2013, señala en el Título II, capítulo III, en los artículos 23 y 248 que tal actuación se surtirá dentro de los procesos de vigilancia y control y los resultados, se incluirán dentro de los informes, lo que recaerá sobre la evaluación de la suscripción y avances de los planes de mejoramiento. Por su parte, la Guía de Auditoría 2015, sobre el Plan de Mejoramiento señala en el numeral 3.3.7, que el auditado como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de Mejoramiento el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI), así como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría General de la República no emitirá pronunciamiento, sino que dentro del siguiente proceso auditor evaluará la efectividad de las acciones emprendidas por el ente objeto de control fiscal, para eliminar las causa de los hallazgos detectados por la CGR en la auditoría anterior. En este orden jurídico, tenemos que las normas vigentes que regulan el Plan de Mejoramiento en la Contraloría General de la República, son: la Resolución Orgánica No. 7350 de 2013 y la Guía de Auditoría adoptada mediante Resolución Orgánica 6368 de 2011. Cabe precisar que la Resolución Orgánica No. 7350 de 2013, no establece en forma expresa el término en que deben reportarse los avances del Plan de Mejoramiento,

razón por la cual para tales efectos, el auditor se debe remitir al SIRECI, en el cual se parametrizan las fechas en que dicha información debe enviarse, de acuerdo con el sujeto de control fiscal. ARTÍCULO 23. REVISIÓN. La Contraloría General de la República revisará los planes de mejoramiento dentro de los procesos de vigilancia y control. ARTÍCULO 24. RESULTADOS. La Contraloría General de la República incluirá dentro de los informes, los resultados sobre la evaluación de la suscripción y avances de los planes de mejoramiento. Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 5187000.- Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co RALORÍA 1 caza o~ LARtrótivona, Doctora ERIKA NAVARRETE GÓMEZ, Gerente, Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía. 7 Dicho en otras palabras, el SIRECI determina los plazos en que cada entidad vigilada por la CGR, debe registrar la información relacionada con los progresos del Plan de Mejoramiento. En este orden jurídico, la Resolución Orgánica 7350 de 2013, no establece un término en el cual se debe registrar la información de los avances del Plan de mejoramiento en el SIRECI, sino que ello lo determina el mismo Sistema, razón por la cual no hay fundamento normativo expreso que así lo determine. Para efectos de adelantar el proceso administrativo sancionatorio fiscal, es claro que debe existir una disposición que estipule en forma clara la obligación del sujeto de control fiscal para con la CGR., cosa que no sucede con la presentación de los

avances en el SIRECI del Plan de Mejoramiento, pues si bien el sistema los indica y el sujeto de control está obligado a su cumplimiento, no puede perderse de vista que debe existir un contenido normativo que le ofrezca a los sujetos de control fiscal la seguridad jurídica debida frente a las actuaciones del Ente Fiscalizador. No significa lo anterior, que sea inane la actuación de la Contraloría en relación con la suscripción y cumplimiento del Plan de Mejoramiento, pues recuérdese que el artículo 101 de la ley 42 de 1993, establece como causa para dar trámite al mismo, no adelantar las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías. No debe perderse de vista que la facultad sancionatoria fue conferida a los contralores con el fin facilitar el ejercicio de la función fiscalizadora, constriñendo a los sujetos pasivos de control fiscal para que cumplan las obligaciones que tienen para con el Órgano Fiscalizador.

4. CONCLUSIONES. 4.1. La Resolución Orgánica No. 7350 de 2013 y la Guía de Auditoría adoptada mediante Resolución Orgánica 6368 de 2011, determinan la forma como la Contraloría General de la República, debe realizar la evaluación y seguimiento a la suscripción y cumplimiento del Plan de Mejoramiento. 4.2. De acuerdo con lo anterior, estas normas reglamentarias constituyen el fundamento normativo para abrir un proceso administrativo sancionatorio fiscal, cuando del proceso auditor se determine que el sujeto de control, no ha adelantado las acciones tendientes a eliminar las causas de los hallazgos detectados por la CGR, los cuales dieron origen a la suscripción de un Plan de Mejoramiento.

Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 5187000.- Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co Doctora ERIKA NAVARRETE GÓMEZ, Gerente, Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía. 8 4.3. La Resolución Orgánica 7350 de 2013, no establece fechas puntuales en los cuales deben presentarse los avances del Plan de Mejoramiento, razón por la cual hay que remitirse al SIRECI, el cual determina los plazos por entidad, para presentar dicha información.

IVÁN DARÍO GUAUQUE TORRES

Director Oficina Jurídic Proyectó. Lucenith Muñoz Arenas) Revisó.(cid:9) Pedro Pablo Padilla Castro

N.R.(cid:9) 20171E0045647.- 80112-033. CONCEPTOS JURÍDICOS.

Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 5187000.- Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co