CGR - Concepto 0159 de 2019

Página 1 de 11 CONTRALORÍA Contraloría General de la Republica SGD 31-10-2019 08:29

GENERAL DE LA REPÚBLICA

Al Contestar Cite Este No.: 20191E0098076 Foil 1 Anex:1 FA:13

ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA / JULIAN MAURICIO RUIZ RODRIGUEZ

DESTINO 81110-DESPACHO DEL CONTRALOR DELEGADO PARA ECONOMÍA Y FINANZAS

PÚBLICAS / CARLOS DAVID CASTILLO ARBELAEZ

ASUNTO RESPUESTA A RADICADO NO. 20191E0084786

OBS CGR-OJ-(cid:9) 159-2019 20191E0098076(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 80112 — Bogotá, D.C., Doctor

CARLOS DAVID CASTILLO ARBELAEZ

Contralor Delegado para Economía y Finanzas Contraloría General de la Republica Bogotá D.C.

Referencia: Respuesta al radicado No. 20191E0084786

Tema: REPORTE INFORMACION EN CHIP. — PERSONAL Y COSTOS.- INFORMACION PÚBLICA CLASIFICADA — DATOS PRIVADOSDATOS SEMIPRIVADOS.- VIABILIDAD PARA SU ENTREGA.

Respetado Doctor Castillo: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la Republica —CGRrecibió su solicitud de consulta citada en la referencia', la cual fue recibida en ese Despacho, por traslado que le hiciera la Contaduría General de la Nación y que procedemos a responder a continuación.

1. Antecedente Mediante el oficio señalado en la referencia, solicita concepto respecto a la naturaleza de información pública o publica clasificada de la información que reportan los municipios a la categoría CGR de personal y costos a través del CHIP, la cual contiene -datos relacionados con la-- remuneración de los funcionarios y contratistas de las entidades del sector público.

Indica también, que dentro de la información que se envía a la CGR, por parte de las entidades obligadas a rendir este tipo de datos, en la categoría CGR personal y costos, comprende aparte de las escalas salariales, las primas y otras erogaciones laborales pagadas durante la vigencia, tanto de las entidades públicas, como de las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía mixta. Código da Procedimiento Administrativo y de lo Contenciosa Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En tal sentido, indica que no tiene claro si dicha información es pública o privada.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la

Republica, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las .entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General', así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General', y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la Republica'4. En este orden de ideas, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la Republica en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando estos lo soliciten'. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la Republica, porque de conformidad con el artículo 43,

numeral 167 del Decreto Ley 267/00, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica La Oficina Jurídica se pronunció mediante concepto 20181E0079008 del 11 de octubre de 2018, concluyendo lo siguiente: 2 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000

Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 12° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 11° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 14° del Decreto Ley 267 de 2000 6 Decreto 267 de 2000, Articulo 43: "Artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica:1..116. Coordinar con 7 las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia O Página 3 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÓ8UCA "La Ley 1712 de 2014 establece unas normas generales sobre el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las

excepciones a la publicidad de información, definiendo además unos sujetos obligados a su aplicación, dentro de los cuales se encuentra la Contraloría General de la República." De igual forma en concepto No. CGR OJ 151 de 2018, con radicado No. 20181E0079008 de 11-10 de 2018, se realizó el análisis sobre el derecho a la información pública, información pública clasificada, información pública reservada y las excepciones a la publicidad de la información. Teniendo en cuenta que el tema hace referencia al ya tratado en este concepto, al respecto se trascribe unos de sus apartes y se remite el mismo para su conocimiento y fines pertinentes. "4.1. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional 4.1.1. Aspectos generales "Obsérvese que La Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional", de carácter estatutario, regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información8, entre estas regulaciones establece el principio de máxima publicidad para titular universal que consiste en que "Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley"9 (Subrayado fuera de texto). Igualmente, en el artículo 3° de esta Ley se establece que para la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los

principios de: transparencia, buena fe, facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad, eficacia, calidad de la información, divulgación proactiva de la información, responsabilidad en el uso de la información. De los anteriores principios se destaca el de la transparencia: "Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley."1° (Negrilla fuera de texto) 8 Artículo 1° de la Ley 1712 del 06 de marzo de 2014. 9 Artículo 2° de la Ley 1712 del 06 de marzo de 2014. 19 Artículo 3° de la Ley 1712 del 06 de marzo de 2014. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 11 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA De acuerdo al artículo 5° de la Ley 1712 de 2014, corregido por el artículo 1° del Decreto 1494 de 2015, las disposiciones de esta ley son aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados: "a) Toda entidad pública,

incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital. b) Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control. c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público. d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función. e) <Literal CONDICIONALMENTE exequible> Las empresas públicas creadas por ley, las empresas del Estado y sociedades en que este tenga participación. f) Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos. g) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público. (...)"

4. Consideraciones jurídicas 4.1 Problema jurídico ¿La información adicional que reportan los municipios a la categoría CGR de personal y costos a través del CHIP, la cual contiene datos relacionados con la remuneración de los funcionarios y contratistas de las entidades del sector público, es de naturaleza pública o publica clasificada? 4.2. Información para el Control Fiscal Macro En primer término, es procedente indicar que se trae a colación la Resolución REGORG-0007-2016, norma que a la fecha fue derogada por la Resolución REG-ORG032 de 2019, en razón a que la consulta hace referencia a esta disposición

reglamentaria. La Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0007-2016, "Por la cual se reglamenta la rendición de información para la contabilidad presupuestal y del tesoro, la información presupuestal de los departamentos, distritos, municipios y territorios indígenas; el control y seguimiento al límite del gasto territorial; el régimen presupuestal del Sistema General de Regalías; el registro y refrendación de la deuda pública; la auditoría al balance de hacienda; las estadísticas fiscales del Estado y demás disposiciones sobre la materia", determina en su artículo 211, el ámbito de aplicación de la misma al indicar que sus disposiciones aplican a las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la "ARTÍCULO 2°. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones de la presente resolución aplican a las entidades que 11 hacen parte del Presupuesto General de la Nación, a los órganos autónomos Constitucionales, a las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios de cualquier orden, a los organismos de control fiscal, a los particulares que manejen fondos o bienes de la Nación en relación a dichos fondos o bienes, a los fondos sin personería jurídica denominados Especiales o Cuenta creados por ley o con autorización de esta, al Banco de la República y a las entidades recaudadoras, receptoras y ejecutoras del Sistema General de Regalías. A los particulares que manejen recursos públicos se les aplicarán las normas que expresamente los mencionen en el presente Acto Administrativo." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

Página 5 de 11 ()CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Nación, a los órganos autónomos constitucionales, a las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios de cualquier orden, a los organismos de control fiscal, a los particulares que manejen fondos o bienes de la Nación en relación a dichos fondos o bienes, a los fondos sin personería jurídica denominados Especiales o Cuenta creados por ley o con autorización de esta, al Banco de la República y a las entidades recaudadoras, receptoras y ejecutoras del Sistema General de Regalías y a los particulares que manejen recursos públicos se les aplicarán las normas que expresamente los mencionen en ese acto administrativo. 4.2.1. Información sobre Personal y Costos La REG-ORG-0007-2016 establecía en el artículo 43, lo relacionado con el reporte de información sobre personal y costos, así: "ARTÍCULO 43°. PERSONAL Y COSTOS: Para las entidades de que trata el inciso primero del artículo 2 de la presente Resolución, deberán reportar anualmente, con corte a 31 de diciembre, a la Contraloría General de la República, Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas la información sobre personal y costos tanto de la planta de personal como contratación de prestación de servicios, el 31 de marzo del año inmediatamente siguiente, a través del Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP). " Remite la normativa a lo dispuesto en el inciso primero del artículo segundo (REGORG-0007-2016), el cual establece los sujetos obligados a reportar dicha

información. De acuerdo con la Contaduría General de la Nación, la definición de gastos de personal se refiere a las prestaciones económicas que una entidad pública o privada paga a sus servidores y que comprende el salario con todos sus emolumentos. Corresponden entonces estos pagos a la remuneración por el trabajo y todas las prestaciones que por este concepto se cancelen. Así lo indicó, la Contaduría General de la Nación: "9.2.1. Agrupación de las diferentes cuentas de costos y gastos en recursos. Como se definió anteriormente, un recurso puede estar compuesto por una o varias cuentas de costos o gastos. El objetivo de agrupar las cuentas en recursos es facilitar la posterior asignación a las actividades y objetos de costo. El criterio básico para llevar a cabo la definición de recursos es que todas las cuentas de costos o gastos que lo conforman deben tener en común el mismo criterio de asignación. Por ejemplo, cuentas tales como sueldos y salarios, horas extras, auxilio de transporte, aportes a salud, cesantías, vacaciones, entre otras, pueden agruparse para efectos de asignación a las actividades en un recurso denominado: Gastos de personal."12 12 Contaduría General de la Nación, MARCO DE REFERENCIA PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

DE COSTOS EN LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO. Pág. 59.

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CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA En este contexto y tal como Usted lo indica en su comunicación, la información que se reporta a la CGR, por el criterio de personal y costos, corresponde a datos correspondientes a pagos realizados por conceptos de prima técnica anual, prima de gestión anual, prima de localización anual, prima de coordinación anual, prima de alto mando anual, bonificación por compensación anual, bonificación dirección anual, prima de servicios anual, prima de navidad anual, bonificación de recreación anual, bonificación gestión territorial anual, otras primas anual, intereses sobre cesantías. En efecto, señala también en su escrito que la información que se envía a la CGR, por parte de las entidades obligadas a reportar la información sobre personal y costos, comprende los salarios, primas y demás erogaciones laborales pagadas durante la vigencia, tanto de las entidades públicas, como de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta. Es importante precisar las siguientes definiciones señaladas en los ordenamientos legales relacionados con la información: Ley 1266 de 2008, Artículo 3°, trae entre otras definiciones las siguientes "e) Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados; f) Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de

la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas; g) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. h) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular." De igual forma el artículo 6° de la Ley 1712 de 2014, en su artículo 6°, define: "a) Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen; Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 11 ()CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÓSLICA b) Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal; c) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito

propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley; d) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley;" Efectuadas las precisiones sobre los conceptos necesarios para el adecuado manejo de la información, en el tema que nos ocupa se indica que la nómina en términos generales y los datos que ella contiene corresponden a información clasificada, porque contiene datos personales privados, semiprivados, sensibles, y que al revelarse vulnerarían el derecho a la intimidad del titular de los datos, así como se podría poner en riesgo su seguridad. Lo anterior de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 constitucional, en armonía con el literal a) del artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, el cual señala el derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011; b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad, el literal g) del artículo 3° de la Ley 1266 de 2008,que establece que el dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o

divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere dicha ley y el literal h) que señala que el dato privado, es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. También se deben armonizar estas normas con lo establecido en el Artículo 24, numeral 3 de la Ley 1755 de 2015, el cual determina que solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial; (...) 3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica. En cuanto a la excepción para publicar o entregar a terceros esta información, se puede señalar que la excepción es parcial, en razón a que la parte objeto de clasificación es la relacionada con datos personales, privados y semiprivados. En este contexto y de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014, desde una perspectiva general es una inferencia lógica que la solicitud tiene por objeto la Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 11 O CONTRALORÍA GENERAL GE LA REPURL~CA entrega de documentos públicos, pues así determina la ley la información que es

generada, obtenida o recibida por una entidad del Estado en ejercicio de sus funciones. Es claro que la petición tiene por objeto datos contenidos en la nómina de las entidades del Estado o particulares de los cuales la CGR requiere esta información, lo cual no cobija la reserva de la nómina, como tampoco pondría en peligro la intimad de dichas personas, pues se trata de información general. En este orden, sobre el tema objeto de consulta se señala que la información solicitada sobre personal y costos es pública de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014, por cuanto el principio de trasparencia contenido en esta ley determina que toda la información en poder de los sujetos obligados, se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley. También es un dato semiprivado, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y en tal sentido su entrega es viable, siempre que se observen ciertos protocolos, por tanto requiere una medida técnica para controlar su entrega y uso. 4.3. La formulación y ejecución de las políticas y programas de seguridad de la información en la Contraloría General de la República De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 128 de la Ley 1474 de 2011, con el fin de fortalecer las acciones en contra de la corrupción, se creó dentro de la estructura de la Contraloría General de la República, entre otras dependencias, la Unidad de

Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático. La norma antes indicada determina que la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático prestará apoyo profesional y técnico para la formulación y ejecución de las políticas y programas de seguridad de los servidores públicos, de los bienes y de la información de la entidad; llevará el inventario y garantizará el uso adecuado y mantenimiento de los equipos de seguridad adquiridos o administrados por la Contraloría; promoverá la celebración de convenios con entidades u organismos nacionales e internacionales para garantizar la protección de las personas, la custodia de los bienes y la confidencialidad e integridad de los datos manejados por la institución. En aplicación de la disposición legal antes indicada, se estableció en la entidad el Sistema de Gestión de Seguridad.- Política de Tratamiento de Datos Personales. Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, razón por la cual dicho sistema entró en vigencia a partir del 1 de enero de 2019. La vigencia de la base de datos será el tiempo Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia O Página 9 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074

de 2015. Se incluyen en ésta, entre otros aspectos, el de tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos, los derechos de los titulares de los datos y los deberes de la Contraloría General de la República cuando obra como responsable del tratamiento de datos personales y así también respecto del titular del dato personal. Dispone el mencionado documento en el numeral 2:

"2. OBLIGATORIEDAD.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Contraloría General de la República, sus funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y en general cualquier tercero que sostenga vínculo contractual o jurídico con la Contraloría General de la República y que, en razón a ello tenga acceso a información de la Entidad. Todos los servidores públicos del Contraloría General de la República deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones." (Resaltado del texto original) Así también en el numeral 3, define dato personal como "Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables." Y en este sentido, clasifica estos datos en "sensibles, públicos, privados y semiprivados." Define el dato personal privado como aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio. Señala también el documento en comento, que el responsable del tratamiento de los datos es la persona que decide sobre el tratamiento de los datos personales, y que se entiende por tratamiento: "Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre

datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información." También el Sistema de Gestión de Seguridad.- Política de Tratamiento de Datos Personales, señala el principio de acceso restringido e indica que sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas: "Al titular del dato A las personas autorizadas por el titular del dato A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 10 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En el numeral 13 del Sistema de Gestión de Seguridad.- Política de Tratamiento de Datos Personales, se establece que la persona o área responsable de la protección de datos personales, en la CGR es el Jefe de la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático - USATI o su delegado Ahora bien, en vista de lo anterior, y de acuerdo con el Sistema de Gestión de Seguridad.- Política de Tratamiento de Datos Personales implementado en la Contraloría General de la República y que es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos de la entidad en ejercicio de sus funciones, la entrega de la información deberá coordinarse con el director de la USATI, quien determinará los protocolos de seguridad para su entrega, así como también su viabilidad. Así las cosas, de acuerdo con lo contemplado en el numeral 12.1 del Sistema de

Gestión de Seguridad.- Política de Tratamiento de Datos Personales, la entrega de información debe realizarse "EXCLUSIVAMENTE a través de los canales que tiene la Contraloría General de la República destinados para el efecto." Y como se señaló en el primer acápite de este escrito, la persona responsable por la protección de datos en la CGR es el Jefe de la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático — USATI. En tal virtud, la decisión de entregar la información solicitada, le corresponde al Contralor Delegado de Economía y Finanzas Públicas quien para tal efecto coordinará tal actuación con el Director de la USATI. Cabe precisar que visto el escrito contentivo de la solicitud, se echa de menos los requisitos establecidos en el artículo 1613 de la Ley 1755 de 2015, entre ellos las razones o motivos en que se fundamenta, y al respecto se considera que una petición efectuada a la administración debe cumplir con todos los requisitos legales, así como la entidad pública tiene el deber de cumplir con las normas que le imponen su entrega. 13 Ley 1755 de 2015. Artículo 16. Contenido de las peticiones. Toda petición deberá contener, por lo menos:

1. La designación de la autoridad a la que se dirige. 2. <Numeral CONDICIONALMENTE exequible> Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar

su dirección electrónica.

3. El objeto de la petición.

4. Las