CGR - Concepto 0171 de 2018

o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Contraloría General de la Republica SGO 13.11.2018 10:08 - - 171 Al Contestar Cite Este No.:2018E0087773 Fol:4 Anex:0 FA:0 CGR-0J-P1-(cid:9) -2018 ORIGEN 80112-OFICINA JURÍDICA I JULIAN MAURICIO RUE RODRIGUEZ DESTINO 80171-DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL CALDAS /MARCELA SAENZ TRUJILLO 80112 — ASUNTO CONCEPTO OBS 20181E0087773(cid:9) 11111111111111111111111111111111111111111111 Bogotá, D.C. Doctora

MARCELA SAENZ TRUJILLO

Contralora Departamental Gerencia Departamental Colegiada de Caldas Contraloría General de la República Manizales, Caldas Referencia:(cid:9) Respuesta al radicado No. 20181E0079332

Tema:(cid:9) RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGÁNICA No. REG —ORG0020 de 2018.

COMITÉ TÉCNICO DEPARTAMENTAL/REPRESENTANTE DE

LOS TRABAJADORES/ ATRIBUCIONES Respetada doctora Marcela: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República —CGRrecibió la comunicación citada en la referencia', la cual procedemos a responder a continuación: 7

1. Antecedente Señala en su comunicación que con la entrada en vigencia de la Resolución Reglamentaria Orgánica No. REG-ORG-0020 de 2018, respecto del representante

de los trabajadores en el Comité Técnico Departamental, han surgido en esa Gerencia, diversos hechos relacionados con las principales actividades a ejercer por parte de este funcionario. Menciona igualmente su inquietud relacionada con el alcance de las funciones de revisar, recomendar y apoyar, del representante de los trabajadores en este Comité. En tal sentido, requiere se le indiquen las funciones del representante de los trabajadores en el Comité Técnico Departamental y se determine si las mismas cuentan con poder decisorio o sólo son de apoyo y recomendación. En ese orden 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción." Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 2 de 7 solicita se precise si el representante de los trabajádbres en el Comité Técnico Departamental, tiene voz pero sin voto.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General" y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Finalmente se aclara que no todos los conceptos de esta Oficina Jurídica implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Artículo 43, numeral 168 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la

tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). 2 Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011. 3 art. 43, numeral 4 del Decreto ley 267 de 2000. 4 art. 43, numeral 5 del Decreto ley 267 de 2000. 5 art. 43, numeral 12 del Decreto ley 267 de 2000. 6 art. 43, numeral 11 del Decreto ley 267 de 2000. 7 art. 43, numeral 14 del Decreto ley 267 de 2000. 8 art. 43. oficina jurídica. son funciones de la oficina jurídica: (...) 16. coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la contraloría general de la república en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

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3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Esta Oficina no se ha pronunciado sobre las funciones del Comité Técnico Departamental y específicamente sobre las funciones del Representante de los Trabajadores en el mismo.

4. Consideraciones jurídicas 4.1 Problema jurídico ¿Cuál es el alcance de las posiciones del representante de los trabajadores, en el

Comité Técnico Departamental, tiene éste, voz, pero no voto? 4.2. La Contraloría General de la República. Estructura organizacional. El Decreto Ley 267 de 2000, establece la estructura orgánica de la Contraloría General de la República y fija las funciones de sus dependencias. Jerárquicamente la CGR, está estructurada por los Despachos de Dirección en el nivel central e integrados a estos, se encuentran las oficinas que cumplen funciones de asesoría a las mismas y demás dependencias de la organización. Con el objeto de obtener resultados de interés común, de beneficio general y para el cumplimiento de las funciones propias de las Dependencias que integran la Contraloría General de la República, la entidad está organizada en dos niveles, el central y el desconcentrado, tal como lo prescribe el artículo 10 del Decreto Ley 267 de 2000. El nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República, actúa como extensión de los órganos centrales para realizar funciones en armonía con éste./ En cuanto al ejercicio del Control Fiscal Micro, el artículo 73 del Decreto Ley 267 de 2000, establece que la Contraloría General de la República realizará de forma desconcentradai con presencia departamental y municipal, y conforme a las disposiciones constitucionales y legales, la vigilancia y el control fiscal de las entidades públicas, mixtas o privadas que manejen fondos o bienes de la Nación. Siempre que se requiera, cada Contraloría Delegada, atendiendo criterios técnicos, tendrá un equipo de auditores en cada departamento, el cual estará coordinado por un jefe auditor o quien haga sus veces, de conformidad con lo

dispuesto en el decreto de nomenclatura de empleos y en el régimen de personal de la Contraloría General. El proceso auditor se desarrolla en forma secuencial y armonizada, de acuerdo con lo establecido en el documento Principios, fundamentos y aspectos generales Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia CONTRALOR ÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 4 de 7 para las auditorías en la CGR, en el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadoras superiores — ISSAI, adoptado mediante Resolución REG. ORG. 0012 de 2017, con el fin de estandarizar y unificar la metodología para la ejecución del proceso auditor. Este documento en el numeral 3.1., modificado por la Resolución Orgánica 0020 de 2018, establece la administración del proceso auditor y la distribución de las responsabilidades asignadas dentro del mismo. La administración del proceso auditor está conformada por los Comités: Directivo; de Evaluación Sectorial; Intersectorial; Técnico de Regalías; Técnico Departamental, Colegiatura de la Gerencia Departamental, Contralor Delegado Sectorial; Contralor Delegado Intersectorial; Coordinador Control Fiscal Micro de Regalías; Gerente Departamental, Directores de Vigilancia Fiscal - DVF, Contralores Provinciales y Contralores Intersectoriales designados en Regalías, Director de Estudios Sectoriales — DES, Coordinador de Gestión del Nivel Central, Profesionales, Dirección de Vigilancia Fiscal - DVF y Dirección de Estudios

Sectoriales — DES, Asesores de Gestión de las Contralorías Delegadas Sectoriales. A su vez, el numeral 3.1.1., del mismo documento, determina que la administración del proceso auditor está apoyada por cinco tipos de comités: el Directivo, el de Evaluación Sectorial, el Intersectorial, el Técnico de Regalías y el Técnico Departamental. La adecuada articulación en la operatividad de estos comités, durante el desarrollo del Plan de Vigilancia y Control Fiscal, permite generar una cadena de valor entre ellos que facilite a todos los actores del proceso auditor el logro de objetivos y metas de la Contraloría, de manera eficaz, eficiente y efectiva. Los Comités operan de acuerdo con los requerimientos específicos durante la administración del proceso auditor. Los asuntos tratados por los comités quedarán consignados en actas que deben ser firmadas por sus integrantes. En el nivel desconcentrado, de conformidad con lo establecido en el numeral 3.1.2., del documento de Principios, la Colegiatura de la Gerencia Departamental, tiene dentro de sus funciones aprobar el proyecto de informe o reporte de auditoría del proceso auditor ejecutado en la Gerencia. - Señala también el Documento de Principios que las decisiones que se tomen al interior de la Colegiatura deben ser el resultado de un consenso, a falta de este, el Presidente de la Colegiada y bajo su responsabilidad tomara la decisión definitiva sobre el tema en estudio, lo cual constara en el acta de colegiatura respectiva. , Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 6 de 7 decisiones del caso y la asunción de las consecuencias y responsabilidades derivadas de las mismas. Por tanto, no es acorde con la naturaleza de estos comités que exista un sistema de votación para validar sus recomendaciones, ya que tal actividad es precisamente del resorte del funcionario del conocimiento quien puede, fundadamente, acogerse o apartarse de la recomendación realizada por el comité En tal contexto, el representante de los trabajadores, al hacer parte de tal Comité Técnico Departamental cuenta con amplias facultades y posibilidades para exponer sus pareceres frente a los asuntos que sean puestos a consideración del comité, más ello no implica la emisión de votos de aplauso o censura con respecto a las decisiones que deben ser asumidos por los directivos colegiados. Tal como lo indica la norma reglamentaria, las funciones del Comité Técnico Departamental, son de apoyo y en tal sentido emiten recomendaciones, razón por la cual el poder decisorio está en cabeza de la Colegiatura. Así las cosas, las facultades del representante de los trabajadores en este Comité, no tienen poder decisorio pues el Comité en sí mismo no la tiene, toda vez que es una instancia de apoyo técnico de la Colegiatura de las Gerencias Departamentales, en consecuencia, no es procedente hablar de facultades de voz y voto en el mismo. De otro lado, el Informe de Auditoría, es el documento mediante el cual el equipo de auditoría reporta la evaluación que ha realizado sobre la situación, la gestión y los resultados de una Entidad y los diferentes hallazgos encontrados en el proceso

de evaluación de un sujeto de control, a su vez, la administración de la Auditoría tiene como pilares fundamentales los comités, los cuales tienen como responsabilidad el apoyo del proceso auditor. En consecuencia, la adecuada articulación en la operatividad de estos comités, durante el desarrollo del Plan de Vigilancia y Control Fiscal, permite generar una cadena de valor entre ellos que facilite a todos los actores del proceso auditor el logro de objetivos y metas de la Contraloría, de manera eficaz, eficiente y efectiva. El Comité Técnico Departamental, representa un nivel de apoyo de la Contraloría General de la República en cuanto al funcionamiento y desarrollo del control fiscal micro.

5. Conclusiones

5.1. El Comité Técnico Departamental, fue creado como instancia de revisión y apoyo técnico de la Colegiatura en las Gerencias Departamentales para la toma de decisiones en el proceso auditor. En consecuencia, de acuerdo con la Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia o

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Cabe precisar que el informe de auditoría que es remitido por las Gerencias Departamentales Colegiadas está sujeto a revisión por el Contralor Delegado Sectorial respectivo, el cual tiene la facultad de validar los hallazgos o excluirlos, si los mismos no reúnen los requisitos. También en igual forma, es facultad del Contralor Delegado Sectorial, analizar y aprobar el proyecto de informe de auditoría y darle el tratamiento de producto no conforme, en caso de que haya

lugar a ello. Teniendo en cuenta lo anterior, el CDS es una instancia jerárquica de revisión y decisión de los informes de auditoría. Nótese que de conformidad con el ordenamiento legal señalado, las instancias de decisión están deferidas al nivel directivo y específicamente en el nivel desconcentrado, a la Colegiatura. 4.3. El Comité Técnico Departamental La Resolución Reglamentaria Orgánica número: REG — ORG — 0020 — 2018, modifica el documento Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorías en la CGR, en el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadoras superiores — ISSAI, adoptado mediante Resolución REG. ORG. 0012 de 2017 y crea el Comité Técnico Departamental en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República. Este Comité está conformado por el Gerente Departamental quién lo preside, los Contralores Provinciales y un representante de los trabajadores que ostente la calidad de servidor público de carrera administrativa del nivel profesional o ejecutivo que esté adscrito o haya estado adscrito al grupo de vigilancia fiscal de la Gerencia respectiva, quien será elegido por los funcionarios de carrera administrativa de la respectiva Gerencia Departamental. El Comité, es una instancia de revisión y apoyo técnico de la Colegiatura de las Gerencias Departamentales en la toma de decisiones en el proceso auditdr, en tal sentido, sus funciones son de revisión y recomendación al proyecto de informe o reporte de auditoría del proceso auditor ejecutado en la Gerencia Departamental Colegiada. Así también recomienda soluciones a las controversias técnicas de competencia de la colegiatura, que surjan en desarrollo del proceso auditor del

nivel desconcentrado, como también apoya el seguimiento y monitoreo al PVCF y a la ejecución de las auditorías. Es importante indicar que es característica de estas instancias ser asesoras, más no decisorias, motivo por el cual son espacios deliberativos que permiten enriquecer el debate respecto de un determinado asunto puesto a su consideración. Más corresponde al funcionario del conocimiento la asunción de las decisiones del caso, sin que lo recomendado por el comité tenga un necesario carácter vinculante, ya que es del resorte de tal funcionario la toma de las Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 7 de 7 naturaleza de este comité, no es procedente que exista un sistema de votación para validar sus recomendaciones. Cordialmente,

JULIÁN MAURICIO RU(cid:9) EZ

Director Oficina Jurídica

Proyectó: Lucenith Muñoz A N.R.(cid:9) TRD. 20181E007 332

RD(cid:9) 80112-033 Conceptos Jurídicos. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia