CGR - Concepto 0189 de 2020

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

189

GR-OJ- - 2020

80112Bogotá D.G., Doctor

ÁLVARO BARRAGÁN RAMÍREZ

Director de Carrera Administrativa Contraloría General de la República alvaro.barragan@contraloria.gov.co

REFERENCIA: Radicado Interno: 2020ER0117134

TEMA: CORREO INSTITUCIONAL DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA. Utilización Mensajes Masivos de Sindicatos. Respetado Doctor Barragán Ramírez: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGR-recibió la consulta citada en la referencia1 , la cual respondemos a continuación: 1.Antecedentes Remite correo electrónico en el cual indica: "De manera atenta acudo a su despacho a efectos de conocer la posición jurídica institucional, sobre la procedencia o no de utilizar por Organizaciones Sindicales de la Entidad su correo institucional masivo para presuntamente difundir charlas, conferencias y actividades similares, con contenidos partidistas e ideológicos dirigidos en general a la comunidad de la Entidad; ¿invitaciones en donde aparecen lagos, banderas y distintivos de determinados grupos o partidos políticos? 2.Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. 1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo

1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción". Carrera 69 No.44-35 Piso 15 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá D.G., Colombia

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2 En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Genera/''3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General''4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República '6 . En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fisca/'6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo

soliciten "7 . Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque según el numeral 16 del artículo 43 del Decreto Ley 267 de 20008 esta calidad sólo , la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con las dependencias implicadas. 3.Consideraciones Jurídicas 2.1. Problema jurídico: ¿Puede utilizarse el correo institucional de la Contraloría General de la República, para difundir contenidos o ideologías de partidos políticos, por parte de los sindicatos legalmente autorizados para funcionar en la Entidad? 2.2. Disposiciones sobre la utilización del correo institucional en la Contraloría General de la República El contralor General de la República, expidió la Resolución Reglamentaria No. 106 de 20 de abril de 201 O, "Por la cual se reglamenta la generación, envío, recepción, almacenamiento y comunicación de los mensajes de datos en la Contraloría General de la 2 Art. 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000

8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

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3 República", modificadas por las Resoluciones Reglamentarias Nos. 106 de 20 de abril de 201 O y 118 de 20 de octubre de 201 O. El artículo 2 de la Resolución Reglamentaria No. 106 de 2010, determina lo que debe entenderse por correo electrónico, correo masivo y cuenta de correo, entre otras definiciones: al señalar: "( ... ) "g) Correo Electrónico: Servicio que permite el envío y recepción de información entre un remitente y uno o varios destinatarios, apoyado con los recursos informáticos. ( ... ) h) Correo masivo: Es el envío de un mismo mensaje a un gran número de usuarios y normalmente es para anunciar algo. ( ... ) j) Cuenta de Correo: Conjunto de información que indica los derechos y permisos que le asisten a un usuario dentro del servicio de correo electrónico de la Contraloría General de la República. ( ... )" A su turno, el artículo 3 de la Resolución Reglamentaria No. 106 de 201 O, señala que

"Toda persona vinculada a la Contra/oría General de la República como funcionario de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, provisionalidad, contratista, pasante, judicante, podrá acceder a la asignación de una única cuenta de correo, previa solicitud enviada por el superior jerárquico o por el mismo funcionario en caso de ser Ejecutivo, Asesor o Directivo y aprobada por la Oficina de Sistemas e Informática." En el parágrafo 1 ºdel artículo 3º de este acto administrativo se establece que se crearán y asignarán dos (2) tipos de cuentas de correo: individual e institucional, una cuenta de correo individual e institucional. Respecto del correo individual determina esta Resolución Reglamentaria en el parágrafo 2º del mismo artículo 3º que "Las cuentas de correo individual son de carácter personal e intransferible. El usuario es totalmente responsable de todas y cada una de las actividades realizadas con dicha cuenta". Para la creación y asignación del nombre de la Cuenta de Correo Individual, se emplearán las letras iniciales del nombre y el primer apellido completo. (. ..) " Indica el mismo parágrafo que ante la situación de desvinculación temporal o definitiva de un funcionario de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, provisional, contratista, pasante o judicante, de acuerdo a su competencia, la Gerencia del Talento Humano y/o La Gerencia Administrativa Financiera informará a la Oficina de Sistema e Informática la novedad, para que desactive o cancele la cuenta de correo Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 4 individual según el caso. La Oficina de Sistema e Informática enviará la confirmación de desactivación o cancelación de la cuenta, a la Gerencia correspondiente. Mediante Resolución Reglamentaria No. 118 de 201 O, se adiciona un parágrafo 4 º al artículo 3º de la Resolución Reglamentaria No. 106 de 201 O, y determina que "El Contralor General de la República podrá autorizar la creación o reactivación de cuentas de correo institucionales diferentes a la prevista en el parágrafo tercero del presente artículo, para lo cual impartirá la instrucción del caso al Director de la Oficina de Sistemas e Informática de la entidad." El artículo transcrito, otorga a las personas vinculadas con la Contraloría General de la República, cualquiera que sea su modalidad, siempre y cuando se trate del ejercicio de las funciones de la entidad, para acceder al uso de una cuenta de correo sea individual o institucional. Las primeras tienen las características de ser intransferibles y todas las actuaciones originadas en dicha cuenta, son responsabilidad de la persona a la que se le haya asignado. El artículo 4 º de la norma examinada, modificado por el artículo 1 º de la Resolución Reglamentaria No. 117 de 201 O y posteriormente modificado por el artículo 2º de la Resolución 118 de 201 O, establece los parámetros del uso del correo electrónico, cuando dispone: "ARTÍCULO 4o. USO DEL CORREO ELECTRÓNICO. La cuenta de correo electrónico se asigna exclusivamente para la generación, envío, recepción, almacenamiento y comunicación de mensajes de datos relacionados con las

actividades oficiales de la Contraloría General de la República. Se considera que no se está dando uso institucional a dicha herramienta cuando esta sea empleada para:

1. Enviar mensajes de datos que no correspondan a las labores y funciones de la Contraloría General de la República.

2. Iniciar o continuar con cadenas de mensajes obscenos, amenazadores, con ánimo de lucro, o que dañen el buen nombre (personal o de la institución).

3. Utilizar la cuenta de correo de otro usuario sin su debida autorización.

4. Intentar leer, borrar, copiar o modificar correos electrónicos de otros usuarios.

5. Interceptar el correo electrónico de otros usuarios.

6. Suministrar la cuenta de correo electrónico en sitios web que no estén directamente relacionados con el desarrollo de las funciones propias de la

Contraloría General de la República.

7. Enviar mensajes masivos, salvo que estos estén relacionados con el ejercicio del derecho de asociación sindical o la difusión de las ideas relacionadas con el mismo." (Resaltado fuera de texto) La anterior disposición, de forma puntual ordena que la cuenta de correo electrónico asignada por la Contraloría General de la República, entendiendo cualquiera que sea la modalidad personal o institucional que tenga el correo, en tanto la norma alude de forma general a la cuenta de correo sin distinción alguna, que su función está dirigida exclusivamente a la generación, envío, recepción, almacenamiento y comunicación

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5 de mensajes de datos relacionados con las actividades oficiales de la Contraloría General de la República. La calificación de exclusividad dada a la función del correo electrónico, de la Contraloría General de la República, indica de forma precisa, que está prohibida su utilización para diligencias no oficiales de la Entidad, y al mismo tiempo relaciona una serie de actividades que no corresponden al debido uso de la herramienta y dentro de esta enunciación, se destaca la de enviar mensajes masivos, salvo que estos estén relacionados con el ejercicio del derecho de asociación sindical o la difusión de las ideas relacionadas con el mismo. Así las cosas, la específica actividad de envío de mensajes masivos, se encuentra como regla general prohibida en la Contraloría General de la República, pero se excepciona de esta regla y por consiguiente se autoriza la utilización de esta modalidad de envío de correo electrónico, a las asociaciones sindicales para la difusión del ejercicio del derecho de asociación sindical o la difusión de las ideas relacionadas con el mismo. En consecuencia, existe una autorización a las organizaciones sindicales para enviar correos masivos dirigidos a un gran número de usuarios de la entidad, con la precisa finalidad de difundir las ideas relacionadas con la actividad sindical. Así entones, resulta viable la asignación de correos institucionales a determinados usuarios, en los términos establecidos por el parágrafo 4°. del artículo 3°. de la Resolución Reglamentaria 106 de 201 O y sus modificaciones y en tal sentido, los sindicatos pueden ser usuarios autorizados de correos institucionales, en cuyo caso pueden enviarse correos masivos, es decir que estén dirigidos a un grupo de destinatarios, siempre y cuando cumplan el parámetro establecido que es la difusión

de las ideas relacionadas con su actividad sindical. De otro lado, el artículo 5º de la Resolución Reglamentaria 106 de 201 O, modificada por las resoluciones reglamentarias 117 y 118 de 201 O, establece el procedimiento en caso de uso inadecuado del correo electrónico. Señala la disposición, que cuando se presente un uso no institucional de la herramienta corporativa de correo, la Oficina de Sistemas e Informática procederá a excluir del uso de la herramienta durante el término de tres (3) meses a quien así actúe; si hubiere eventos de reincidencia, se volverá a aplicar la exclusión señalada. Lo anterior sin perjuicio del traslado que deberá correrse a la Oficina de Control Disciplinario en el evento que la conducta cuestionada constituya además una eventual falta disciplinaria. Para el cumplimiento del artículo cuarto de la presente resolución, la Oficina de Sistemas e Informática podrá .actuar de oficio, o a petición de cualquier usuario que considere que otro usuario ha dado un uso no institucional a la herramienta de correo electrónico, para lo cual el peticionario deberá aportar los elementos probatorios, Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

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GENERAL DE LA REPÚBLICA 6 siquiera sumarios, que estime pertinentes. Las acciones que se adelanten sobre el particular se regirán por lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo en lo que a actuaciones administrativas se refiere.

Por su parte el artículo 6º del acto administrativo en comento establece la competencia de la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones para evaluar y dar conocer mensajes masivos como obituarios, cursos, seminarios, talleres, marchas, invitaciones y en este caso, también excepciona la norma de tal actuación a las organizaciones sindicales, cuando se trata de eventos relacionados con el ejercicio de la libertad de asociación sindical. En relación con la consulta, el punto entonces radica en evaluar y calificar si la actividad desarrollada por las organizaciones sindicales en el uso del correo electrónico de la CGR corresponde a su "actividad sindical", y no a propaganda y proselitismo político, cuya finalidad es la difusión de ideas y la ganancia de adeptos para un determinado partido político. Al respecto ha de señalarse que no es competencia de esta Oficina adelantar tal actuación, pues no está dentro de sus funciones hacer tal evaluación y calificación. En vista de lo anterior, se considera que de acuerdo con lo dispuesto el artículo 5º de la Resolución Reglamentaria 106 de 2010, modificada por las resoluciones reglamentarias 117 y 118 de 2010, de presentarse un uso inadecuado del correo electrónico, le corresponde a la Oficina de Sistemas e Informática adelantar las actuaciones que correspondan para tal hecho. Finalmente se señala que, respecto al derecho a la comunicación otorgado a los sindicatos, el mismo ha sido establecido en el Acuerdo Colectivo para el Mejoramiento de las Condiciones Laborales de los Empleados Públicos de la Contraloría General de la República actualmente vigente, en el numeral "1.5. SEDE SINDICAL,

DOTACIÓN, CARTELERAS, PUBLICIDAD." Así se estipula en el numeral 1.5., lo relacionado con las comunicaciones y en tal sentido, se determina: "1.5.2. Carteleras y comunicación. La NACIÓN/CGR autoriza a las Organizaciones Sindicales el uso de las carteleras virtuales para publicar allí sus contenidos bajo regulación existente para el efecto, adicional a las carteleras existentes en las cuales la administración de la Contraloría General de la República no limitará la actividad sindical. Igualmente, en la página web de la Contraloría General de la República, se mantendrá un enlace que remita al sitio web de cada organización sindical y facilitará el uso de todas las tecnologías de la información." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

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7 3.Conclusiones 3.1. Las cuentas de correo institucional, autorizadas por la Contraloría General de la República, pueden utilizarse masivamente por las organizaciones sindicales que funcionan en la Entidad, en los términos de la Resolución Reglamentaria 106 de 2010, modificada por las resoluciones reglamentarias 117 y 118 de 201 O, sin que pueda entenderse dentro de las mismas la propaganda y el proselitismo de partidos políticos. 3.2. En caso de uso inadecuado del correo institucional le corresponde a la Oficina de

Sistemas e Informática adelantar las actuaciones de su competencia en los términos de lo dispuesto en los artículos 4º y 5º de la Resolución Reglamentaria No. 106 de 2010, modificada por las resoluciones reglamentarias 117 y 118 de 201 O. Las acciones que se adelanten sobre el particular se regirán por lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso administrativo. Cordialmente, UEZ Director Oficina Jurídica

Proyectó: Gloria Leonor Torres Gutiérrez.

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas.

Radicado: 20201E0117134.

TRD80112-033 conceptos jurídicos. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia